文/ 河南省理工中等專業(yè)學校　王蔚麗

改進人事檔案管理服務職能的探究

文/ 河南省理工中等專業(yè)學校王蔚麗

在人力資源管理現(xiàn)代化背景下，如何改進人事檔案管理服務職能，已經(jīng)成為人力資源管理工作創(chuàng)新的關鍵。本文首先對國內(nèi)人事檔案管理服務職能存在的問題展開探討，并對如何改進人事檔案管理服務職能進行探究，為人事檔案管理服務職能的改進和創(chuàng)新提供資料參考。

人事檔案；管理服務；職能；改進

隨著我國社會的發(fā)展和科技的進步，人力資源管理工作日益受到人們關注。人事檔案管理服務作為人力資源管理的基礎工作和重點內(nèi)容，其服務職能的發(fā)揮直接影響著人力資源管理工作效率和質量。我國現(xiàn)代人力資源管理起步較晚，人事檔案管理服務職能也存在一定問題，如何解決這些問題，實現(xiàn)對我國人事檔案管理服務職能的改進和創(chuàng)新，顯然已經(jīng)成為我國人力資源管理技術發(fā)展和創(chuàng)新的關鍵。

一、人事檔案管理服務職能存在的問題

（一）人事檔案材料內(nèi)容準確性不足。人事檔案是對企業(yè)內(nèi)職工資料記錄和管理的重點工作，人事檔案資料的完整性、客觀性和全面性不僅影響著企業(yè)關鍵崗位的人才任免，還對員工個人的職業(yè)發(fā)展影響深遠。我國傳統(tǒng)的人事檔案管理比較粗獷，人事檔案材料內(nèi)容準確性根本達不到現(xiàn)代人力資源管理的要求。這導致企業(yè)單位在崗位人員任免時無法對職工的詳細信息準確把握，導致員工檔案難以對號入座，影響了企業(yè)對員工業(yè)績的評定和能力的判斷，使人力資源管理部門的職工管理和崗位任免工作缺乏客觀性。

（二）人事檔案材料不夠完整。完整的人事檔案應該包括學歷、培訓、職稱、獎懲、年度考核等一系列材料。只有保證認識檔案材料的完整性，才能在關鍵崗位職業(yè)任免時對職工的履歷、經(jīng)驗和能力全方位判斷。然而由于我國人事檔案材料管理比較落后，導致我國當前人事檔案材料完整性不足。不僅初期的學歷信息、獎罰記錄等不全面，對于職工在崗工作業(yè)績也缺乏動態(tài)的記錄，造成人事檔案材料無法為崗位任免提供資料參考，降低了人事檔案材料的使用率。

（三）人事檔案管理人員素質偏低。由于我國常年對人事檔案管理工作的不重視，導致人事檔案管理崗位在企業(yè)和事業(yè)單位中受到忽視。正因如此，我國人事檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)無法滿足現(xiàn)代人事檔案管理工作的需求，很多企業(yè)單位的人事檔案管理員只能由其他崗位職工兼職。這不僅影響了人事檔案管理工作的服務質量，還不利于企業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)新。在企業(yè)用工人數(shù)不斷擴大的背景下，企業(yè)對人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求越來越高，但低素質的人事檔案管理人員根本無法完成企業(yè)人事檔案管理服務工作。

二、人事檔案管理服務職能的改進策略

（一）擴大人事檔案管理服務范圍。目前，人事檔案管理部門除了應管理包括干部、工人、學生等類型人員檔案外，對于其他一些勞動群體，如政府、企事業(yè)單位招聘的工人，民營、私營企業(yè)者，農(nóng)民等，隨著時間的推移和歷史的沉淀，他們在參與學習工作后也會形成許多有價值的檔案材料， 這部分檔案材料也應納入各單位的人事檔案管理范圍。擴大人事檔案管理服務范圍，不僅是激發(fā)人事檔案管理服務職能的關鍵，也是現(xiàn)代人力資源管理對人事檔案管理工作的具體要求。

（二）擴大人事檔案管理服務對象。傳統(tǒng)的企業(yè)單位人事檔案主要是為人力資源管理部門和企業(yè)領導服務的，我國現(xiàn)階段人事檔案管理服務的主要對象也如此。但隨著民主管理理念和信息化管理技術在企事業(yè)單位人力資源管理中的應用，人事檔案管理服務的對象必須擴大化，才能激發(fā)人事檔案管理對企業(yè)發(fā)展的作用。為此，企業(yè)單位人事檔案管理不僅要為人力資源管理部門和企業(yè)領導層提供服務，還需要為單位職工和社會公民積極提供服務，從而滿足不同人群對人事檔案信息的合法利用需求。

（三）擴大人事檔案管理的服務內(nèi)容。在人力資源管理技術和理論不斷創(chuàng)新發(fā)展的今天，人事檔案管理工作必須進行改革和創(chuàng)新，才能滿足社會發(fā)展對人事檔案管理工作的要求。傳統(tǒng)的人事檔案管理崗位工作人員正面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，而擴大人事檔案管理的服務內(nèi)容，則是應對挑戰(zhàn)的必要措施。為此，現(xiàn)代的人事檔案管理不僅要完成傳統(tǒng)的檔案資料收集、保管、統(tǒng)計和利用等基礎智能，還需要主動采集、加工、充足和調(diào)研人事檔案，從而為人力資源管理部門、單位領導和其他合法需求人士提供更加科學、客觀、準確的人事檔案資料。

（四）加強檔案管理人員隊伍的建設。由于我國人事檔案管理工作常年受到忽視，使國內(nèi)人事檔案管理專業(yè)人才缺口較大。為了適應社會和企業(yè)發(fā)展對人事檔案管理服務的需求，必須加大人才培養(yǎng)力度，為人事檔案管理崗位儲備充足的人才。為了實現(xiàn)這一目的，就需要社會力量和企事業(yè)共同參與到人才培養(yǎng)計劃中。首先，企業(yè)要積極與高等院校溝通和聯(lián)系，建立人事檔案管理人才培養(yǎng)的合作機制，加大人事檔案管理人才的培養(yǎng)效率。其次，企業(yè)單位要積極引進優(yōu)秀人才，通過人才的引進來優(yōu)化自身人事檔案管理團隊的職業(yè)素養(yǎng)，不斷提高人事檔案管理團隊的建設質量。最后，對現(xiàn)有的人事檔案管理團隊要加強技術培訓，提高其技術水平和職業(yè)素養(yǎng)，為企業(yè)人力資源管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展打下基礎。

綜上所述，改進人事檔案管理服務職能，已經(jīng)成為當前社會企業(yè)和政府部門人力資源管理創(chuàng)新和改革的關鍵。想要實現(xiàn)改進人力資源管理服務職能的目的，就一定要擴大人事檔案管理的服務范圍、服務內(nèi)容和服務對象，并加強檔案管理人員隊伍的建設。

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