文/吉林省高速公路管理局德惠管理分局　劉倩

如何做好事業(yè)單位人事檔案管理

文/吉林省高速公路管理局德惠管理分局劉倩

隨著事業(yè)單位人事管理制度的不斷變化，以及領(lǐng)導(dǎo)和員工的不斷調(diào)動(dòng)等方面的原因，加大了人事檔案管理工作的難度，導(dǎo)致了部分管理制度出現(xiàn)漏洞以及檔案管理員工的素質(zhì)和工作能力普遍較低等問(wèn)題。因此，為了完善和改進(jìn)出現(xiàn)的問(wèn)題，事業(yè)單位人事檔案管理人員需要提高自身的綜合素質(zhì)，加大檢查工作的力度，完善單位的規(guī)章制度。

事業(yè)單位；人事檔案；管理

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）人事檔案管理的影響。人事檔案管理的工作內(nèi)容包括收集、整理以及更新企業(yè)員工的個(gè)人基本信息。員工的基本信息應(yīng)在其正式入職后立即做好記錄，信息中主要有員工的教育背景、政治面貌、個(gè)人特長(zhǎng)以及獎(jiǎng)懲情況等，這些信息是員工績(jī)效考核，升值或者崗位調(diào)動(dòng)以及享受各種待遇的主要依據(jù)。因此，人事檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量牽動(dòng)著員工的切身利益，同時(shí)也關(guān)系著單位的發(fā)展前景。

（二）不規(guī)范的管理制度。對(duì)于各類(lèi)國(guó)家下發(fā)的規(guī)章制度，人事檔案管理人員并沒(méi)有結(jié)合本單位的實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)，而是按部就班以原有的條例及規(guī)定來(lái)作為本單位的檔案管理制度條例和細(xì)則。在收集、整理歸檔、審核信息的過(guò)程中，存在隨意更改動(dòng)、涂畫(huà)、撤銷(xiāo)甚至銷(xiāo)毀員工個(gè)人信息的現(xiàn)象，并且在員工進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)時(shí)不提醒該員工需要攜帶的個(gè)人信息并且在接收信息時(shí)不及時(shí)審核該員工信息是否正確且完整，從而導(dǎo)致某些員工的人事檔案信息不完整、甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

（三）人事檔案管理人員對(duì)自身工作內(nèi)容不足夠了解。當(dāng)一個(gè)人事檔案管理人員在對(duì)于自身工作不了解的情況下，勢(shì)必會(huì)給企業(yè)的管理工作帶來(lái)較為嚴(yán)重的影響。目前的認(rèn)知問(wèn)題分為兩個(gè)群體：一方面為領(lǐng)導(dǎo)人，另一方面為管理人員。如領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)于人事管理缺乏必要的認(rèn)知，在人力物力等方面的投入較少且不夠重視，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的有效開(kāi)展。管理人員如缺乏專(zhuān)業(yè)管理能力，會(huì)導(dǎo)致部分工作無(wú)法按時(shí)按量完成，從而給檔案管理帶來(lái)較多不良的影響。

（四）單位檔案管理人員素質(zhì)較低。事業(yè)單位的人事檔案管理均帶有機(jī)密性、真實(shí)性、雙向性以及可追溯性。這與其發(fā)展的模式息息相關(guān)，主要原因?yàn)槭聵I(yè)單位無(wú)法因運(yùn)營(yíng)給單位帶來(lái)直接的盈利，因此，管理人員的工作均以社會(huì)的效益以及長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益為主，然而因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)較低，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)難以有效開(kāi)展、資料收集難度較大等問(wèn)題。

（五）編外員工在單位無(wú)正式存檔資格。在我國(guó)事業(yè)單位經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的改革之后，單位內(nèi)部的人員構(gòu)成也隨之出現(xiàn)較大的變化，即存在較多的合同工以及派遣員工，而這些員工的基本信息無(wú)法存檔，此類(lèi)員工的資料存放地方不一致，其存檔地與工作地也不盡相同。如此一來(lái)，當(dāng)?shù)厝瞬胖行臒o(wú)法及時(shí)了解和更新員工的資料。目前，事業(yè)單位檔案管理人員已不再關(guān)注員工的檔案問(wèn)題，任其自由發(fā)展，因此員工人事檔案資料的意義和作用不如從前。

二、事業(yè)單位人事檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的解決方案

（一）加強(qiáng)檔案管理的檢查及核對(duì)工作。人事檔案管理人員應(yīng)定期檢查員工的信息，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決出現(xiàn)的問(wèn)題。按照員工的入職日期、戶籍地點(diǎn)、性別以及教育背景進(jìn)行分類(lèi)檢查及存放，加大科研的力度，提高檔案管理的水平，重視信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，以提高檔案管理力度、檢測(cè)速度以及工作水平。

（二）靈活進(jìn)行人員檔案管理。以國(guó)家發(fā)布的檔案管理制度為基礎(chǔ)，結(jié)合單位的實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理制度的制定與建設(shè)。因各個(gè)事業(yè)單位的工作內(nèi)容以及員工情況都存在不同之處，在檔案管理上也需要根據(jù)本單位的特點(diǎn)進(jìn)行歸納總結(jié)，制定出符合本事業(yè)單位的人事檔案管理制度，以確保管理工作可順利且有效開(kāi)展。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)力度。為提高檔案管理人員的工作水平以及素質(zhì)，應(yīng)定期對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)?？蓮臋n案工作信息化、管理常態(tài)化以及管理目標(biāo)要求等方面著手培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，以推動(dòng)檔案工作可持續(xù)發(fā)展為主要目的。

（四）為員工建立內(nèi)部共同的檔案文件。雖然合同工和派遣員工的工作地點(diǎn)和檔案存放點(diǎn)不一致的情況是必然存在的，但是事業(yè)單位的檔案管理人員不能夠因此而置之不理。應(yīng)該在員工入職時(shí)，與相關(guān)人才中心聯(lián)系獲取該員工的基本信息，在單位內(nèi)為其建立檔案信息補(bǔ)充，并且保持與該人才中心的聯(lián)系，對(duì)該員工的人事檔案信息及時(shí)做補(bǔ)充整理。

（五）做好員工檔案保密工作。人事檔案管理是本單位人才資源以及核心技術(shù)記錄、整理以及更新的過(guò)程，如果在此過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)給員工甚至單位帶來(lái)安全性的危害。因此事業(yè)單位人事檔案管理人員必須做好保密工作，以確保員工基本資料信息的安全性。首先確保資料的存放地足夠安全，其次資料的檢查、整理及更新必須由專(zhuān)職工作人員進(jìn)行此項(xiàng)工作內(nèi)容，不同的信息資料可分開(kāi)存放，以確保檔案管理的機(jī)密性與安全性。

（六）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。利用先進(jìn)的技術(shù)加大檔案管理工作的宣傳力度，比如電視、計(jì)算機(jī)等。以提高領(lǐng)導(dǎo)人以及管理人員對(duì)檔案管理的意識(shí)，引起對(duì)其的重視度。宣傳達(dá)到目的后，可提高領(lǐng)導(dǎo)人及管理人員對(duì)人事檔案管理的重視與了解，增加對(duì)其的支持力度，在一定程度上可提高檔案資料更新的效率以及安全度。

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