文/中國(guó)電建集團(tuán)湖北工程有限公司　江舟

總承包單位電力工程檔案管理的過(guò)程控制分析

文/中國(guó)電建集團(tuán)湖北工程有限公司江舟

本文分析了目前我國(guó)總承包電力工程檔案管理的整個(gè)過(guò)程的問(wèn)題，主要包括了事前的控制、事中的控制、事后的控制，以期保證總承包單位電力工程檔案管理過(guò)程的有效控制。

電力工程；檔案管理；總承包單位

隨著我國(guó)電力行業(yè)的大力發(fā)展，而作為工程建設(shè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，是電力工程的歸集者，承擔(dān)著記錄電力發(fā)展足跡的任務(wù)，在新形勢(shì)下，電力工程的檔案管理工作愈發(fā)顯得舉足輕重。在總承包單位的檔案管理工作中，需要對(duì)建設(shè)工作的審批、采購(gòu)、施工、監(jiān)督、竣工等工作進(jìn)行如實(shí)記錄，是工程建設(shè)與竣工檢查的有效憑證。做好總承包單位電力工程檔案管理工作是保證建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵。

一、事前控制

（一）首先把握好總承包單位電力工程檔案管理的過(guò)程控制的特點(diǎn)。主要有以下幾點(diǎn)：

1.現(xiàn)實(shí)性?？偝邪鼏挝坏碾娏こ虣n案最基本的特點(diǎn)就是真實(shí)性，根據(jù)建設(shè)工程的細(xì)節(jié)與步驟如實(shí)地記錄，以便即使在存檔之后，可以為后期的復(fù)查檢測(cè)工作提供便利。另一方面，電力工程檔案的現(xiàn)實(shí)性也可以為下一個(gè)工程的建設(shè)工作的制定方案、領(lǐng)導(dǎo)決策等基本的建設(shè)工作提供必要的依據(jù)。

2.專業(yè)性。在對(duì)工程建設(shè)的過(guò)程中，需要許多專業(yè)之間緊密地聯(lián)系，比如通信、管道、電氣、土建等專業(yè)，各專業(yè)之間有明顯的分工與合作，對(duì)不同專業(yè)進(jìn)行檔案管理也要把專業(yè)之間的聯(lián)系與區(qū)別有效地區(qū)分開(kāi)來(lái)，彼此的檔案資料獨(dú)立也存在相應(yīng)的聯(lián)系。

3.反復(fù)利用性。在進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)中，往往會(huì)依據(jù)已有的工程文件與技術(shù)方案對(duì)工程相關(guān)的工作進(jìn)行制定與開(kāi)展。隨著我國(guó)電力工程建設(shè)工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度越來(lái)越高，總承包單位工程的檔案管理的通用性也得到了保障，一個(gè)優(yōu)秀的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)圖紙，可以一定程度上節(jié)約下一個(gè)工程的人力物力，節(jié)約設(shè)計(jì)的時(shí)間，也讓工程文件在反復(fù)使用的過(guò)程中，不斷得到改正，不斷地提高適用性，充分地得到利用與借鑒。

4.成套性?？偝邪鼏挝坏碾娏こ痰慕ㄔO(shè)是需要各項(xiàng)工作的有效協(xié)調(diào)，需要各個(gè)程序、各個(gè)階段的有機(jī)結(jié)合，由此可知各種工作的效能形成的文件也同樣存在著必要的聯(lián)系。這就要求電力工程檔案的管理過(guò)程中，需要建立一個(gè)成套的收集整理文件的系統(tǒng)，完整地反映總承包單位工程建設(shè)的全過(guò)程。另一方面，也對(duì)工程檔案的保管、利用提供制約與規(guī)范的作用。

5.變更性。在進(jìn)行工程施工的過(guò)程中，由于面對(duì)的環(huán)境因素不盡相同，需要對(duì)已經(jīng)成文的檔案文件的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)值不斷進(jìn)行改正與修改，而不是一味地單純復(fù)制照搬。要想在工程的生產(chǎn)、設(shè)計(jì)方面不斷得到創(chuàng)新發(fā)展，對(duì)總承包單位工程檔案的補(bǔ)充、修改是必不可少的，是總承包單位工程檔案有效正確地反映建設(shè)客觀變化的過(guò)程。

（二）加強(qiáng)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)力度。眾所周知，檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)將對(duì)整個(gè)總承包項(xiàng)目的檔案全過(guò)程的管理工作造成影響，所以，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)就顯得刻不容緩。加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)力度對(duì)管理人員業(yè)務(wù)水平的提高起著不容忽視的促進(jìn)作用。相關(guān)的管理人員要每年制定檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)的計(jì)劃，站在企業(yè)的角度，實(shí)行分階段分層次的培訓(xùn)辦法。二級(jí)的承包單位可以對(duì)三級(jí)承包單位的電力工程的檔案管理人員進(jìn)行一定的業(yè)務(wù)考核與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，三級(jí)承包單位的檔案管理者可以依據(jù)工程項(xiàng)目的不同分不同階段來(lái)對(duì)資料員與技術(shù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核與培訓(xùn)。這個(gè)層層遞進(jìn)的培訓(xùn)方式使培訓(xùn)工作與考核工作環(huán)環(huán)相扣，全方位覆蓋了整個(gè)企業(yè)范圍，只有不間斷地進(jìn)行培訓(xùn)工作，才能使培訓(xùn)目的得以實(shí)現(xiàn)。

（三）提高檔案管理人員相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前，我國(guó)的總承包單位電力工程施工技術(shù)在不斷地發(fā)展，總承包單位的隊(duì)伍也在不斷的壯大，需要相關(guān)人員加強(qiáng)自身的工作素質(zhì)，來(lái)適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要。但是，從實(shí)際的工作中，可以發(fā)現(xiàn)相關(guān)技術(shù)人員與資料員對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)比較匱乏，致使收集的檔案資料不合格或者資料收集不完善等問(wèn)題出現(xiàn)。這就要求在電力工程檔案管理的工作中，需要新血液的注入與吸收，使原有的檔案技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷地提高，積極補(bǔ)充有專業(yè)知識(shí)的新進(jìn)技術(shù)人員，防止管理人員檔案業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏的現(xiàn)象。

（四）重視總承包單位電力工程檔案管理的工作。在總承包單位電力工程的建設(shè)過(guò)程中，承包單位電力工程的檔案管理是一個(gè)關(guān)鍵的工作環(huán)節(jié)，檔案真實(shí)地記錄了總承包單位建設(shè)的實(shí)際工作情況，是在實(shí)際工作中逐步形成的重要資料。這就要求工程管理人員必須要加強(qiáng)對(duì)總承包單位電力工程檔案管理的工作，首先需要各部門(mén)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)程度，涉及的部門(mén)主要有設(shè)計(jì)部門(mén)、建設(shè)部門(mén)、工程規(guī)劃部門(mén)，需要在相關(guān)的決策上，領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案全程的管理進(jìn)行科學(xué)地分配，保證總承包項(xiàng)目的檔案管理上升至一個(gè)高度。然后強(qiáng)化相關(guān)參與工作的人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，由于檔案的管理需要對(duì)不同的檔案資源進(jìn)行收集，對(duì)各個(gè)參與項(xiàng)目進(jìn)行整理，這就需要在相關(guān)人員的幫助下，防止相關(guān)資料收集與管理的不到位。接著需要檔案管理人員自身對(duì)自己工作加以重視，檔案管理人員的素質(zhì)將直接對(duì)整個(gè)總承包項(xiàng)目的檔案全過(guò)程的管理工作造成影響，同時(shí)，管理人員檔案的保存與保存的成效也與檔案管理人員息息相關(guān)，這就需要檔案管理人員需要有對(duì)工作職責(zé)實(shí)現(xiàn)的使命感與神圣感。

二、事中控制

（一）明確職責(zé)。在進(jìn)行總承包單位電力工程檔案工作之前，總承包單位必須對(duì)工程施工過(guò)程中，各人員的職責(zé)進(jìn)行必要的梳理。但是，目前在檔案管理過(guò)程中，往往會(huì)出現(xiàn)各崗位職責(zé)不清晰的現(xiàn)象，如資料員、技術(shù)員、項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人。對(duì)職責(zé)的不清楚，就會(huì)在管理工作中存在空白與漏洞，導(dǎo)致資料不能夠及時(shí)地完成，出現(xiàn)不良的后果就會(huì)導(dǎo)致各相關(guān)人員相互推卸責(zé)任。由此可知，需要讓項(xiàng)目管理人員與工程檔案工作者共同商量科學(xué)有效的檔案管理制度，對(duì)總承包單位電力工程的檔案完成進(jìn)度、質(zhì)量與責(zé)任范圍進(jìn)行明確，有利于電力工程的建設(shè)質(zhì)量。

（二）及時(shí)形成檔案資料。在總承包單位電力工程的建設(shè)中，往往會(huì)出現(xiàn)工程前期缺乏合理科學(xué)的策劃，即使制定了計(jì)劃也沒(méi)有得到切實(shí)的實(shí)行等情況。這就給檔案管理的技術(shù)人員形成一種認(rèn)為資料完成的時(shí)間還早的錯(cuò)誤心理，這種懶散與僥幸的思想，也會(huì)一直延續(xù)到工程驗(yàn)收與質(zhì)量檢查時(shí)，此時(shí)資料人員便只能亡羊補(bǔ)牢，抓緊對(duì)檔案資料進(jìn)行管理。歸根結(jié)底，這種不良現(xiàn)象形成的原因就是監(jiān)管機(jī)制的缺乏。要想改變這種現(xiàn)狀，就必須要健全電力工程檔案管理制度，明確檔案資料形成的質(zhì)量與進(jìn)度要求，并且實(shí)行定期檢查的機(jī)制，嚴(yán)格按照經(jīng)濟(jì)責(zé)任制開(kāi)展檢查與監(jiān)督工作。

（三）保證資料的整體性。在總承包單位電力工程的建設(shè)過(guò)程中，每一項(xiàng)工作項(xiàng)目都存在的一定的聯(lián)系，這就要求在檔案的管理中，要把項(xiàng)目之間的聯(lián)系有機(jī)地結(jié)合，有效地把握彼此的特點(diǎn)。其中，工程的檔案資料需要與施工項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)單位、生產(chǎn)廠家、監(jiān)管項(xiàng)目部、業(yè)主項(xiàng)目部等部門(mén)與單位進(jìn)行必要的溝通，收集各參與建設(shè)單位的獨(dú)立資料，而檔案的技術(shù)人員需要站在整個(gè)工程的高度，有機(jī)地對(duì)這些資料進(jìn)行整合，使這些資料環(huán)環(huán)相扣。密切聯(lián)系。一旦與各單位溝通環(huán)節(jié)沒(méi)有完善好，就會(huì)導(dǎo)致資料在數(shù)據(jù)或者時(shí)間節(jié)點(diǎn)上的脫節(jié)，犯低級(jí)的邏輯錯(cuò)誤。比如施工單位與建設(shè)單位在工程質(zhì)量的目標(biāo)上不一致，項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃的時(shí)間相對(duì)于報(bào)表審批時(shí)間要滯后、監(jiān)督規(guī)劃開(kāi)工時(shí)間與建設(shè)管理綱要時(shí)間不一致等。

（四）有效監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)施?？偝邪鼏挝浑娏こ痰臋n案管理人員要在工程建設(shè)過(guò)程中，有效地實(shí)行管理監(jiān)督職能，積極融入工程建設(shè)工作中。同時(shí)，總承包部門(mén)在嚴(yán)格監(jiān)管施工質(zhì)量與進(jìn)度之余，也要進(jìn)一步加大對(duì)工程檔案的管理工作。監(jiān)督的主要工作內(nèi)容包括檔案資料整理的質(zhì)量與資料的完善性的系統(tǒng)檢查。針對(duì)一些有條件的施工單位，可以在檔案管理問(wèn)題上，實(shí)施全過(guò)程的信息化管理，將檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)建項(xiàng)目檔案編碼的系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)化的管理監(jiān)控中，對(duì)管理過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)解決，保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性。

三、事后控制

事后控制主要是做好竣工階段的總結(jié)工作，在工程竣工的階段，各個(gè)參與建設(shè)的單位都要書(shū)寫(xiě)工作報(bào)告，總結(jié)單位的工作情況，把工作過(guò)程中的問(wèn)題與解決問(wèn)題的方法在單位上下得以有效地推廣，促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。這就要求工程資料的管理工作中，也要把工作總結(jié)這一部分有效地實(shí)施好，把工程檔案的管理過(guò)程中出現(xiàn)的不好的地方進(jìn)行歸納總結(jié)，有利于下一次的工作中，可以科學(xué)地?fù)P長(zhǎng)避短，使檔案管理工作越做越好。在進(jìn)行工作總結(jié)的過(guò)程中，二級(jí)承包單位可以讓檔案管理者在全企業(yè)召開(kāi)檔案管理的工程會(huì)議，參與的三級(jí)承包單位需要把工作進(jìn)展進(jìn)行匯報(bào)，交流各自的工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揚(yáng)先進(jìn)的工作辦法，推廣良好的管理辦法，使電力工程的建設(shè)質(zhì)量得到提高。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，總承包單位電力工程檔案管理工作作為復(fù)雜的一項(xiàng)工程，我們簡(jiǎn)析了目前隨著電力建設(shè)水平的提高我國(guó)承包單位電力工程檔案管理的整個(gè)過(guò)程的問(wèn)題，分析和探討的目的是能夠保障總承包單位電力工程檔案管理工作更加科學(xué)有效地進(jìn)行。隨著電力建設(shè)的發(fā)展與進(jìn)步，總承包單位電力工程檔案管理工作模式也需要加強(qiáng)和改進(jìn)，才能更好地為電力工程建設(shè)服務(wù)。

[1]段鵬翔,陳文革.電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐與思考[J].紅水河,2014，20(3):98-100.

[2]關(guān)翠利.加強(qiáng)過(guò)程控制確保文件質(zhì)量——電力系統(tǒng)科技檔案管理經(jīng)驗(yàn)淺談[J].黑龍江科技信息,2014,10(29):119-120.

[3]關(guān)翠利.加強(qiáng)過(guò)程控制 確保文件質(zhì)量——電力系統(tǒng)科技檔案管理經(jīng)驗(yàn)淺談[J].黑龍江科技信息,2010，16(29):119-120.

[4]常建斌.通過(guò)工程檔案工作全過(guò)程管理方法確保工程檔案的齊全完整準(zhǔn)確[J].黑龍江史志,2013(21)： 34-35.

[5]樊宇,侯璐.枕頭壩電站項(xiàng)目法人開(kāi)展施工檔案監(jiān)督指導(dǎo)實(shí)踐[J].人民長(zhǎng)江,2012, 43(14):14-16.

[6]葉健.電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案管理的探討與實(shí)踐[J].電力勘測(cè)設(shè)計(jì), 2014,22(4):76-80.