文/中國石油化工股份有限公司青島安全工程研究院　胡秀麗

科研機構(gòu)檔案管理存在的問題及解決對策研究

文/中國石油化工股份有限公司青島安全工程研究院胡秀麗

科研檔案是科研機構(gòu)的寶貴財富，能夠為科研事業(yè)的發(fā)展提供借鑒和憑證。目前，科研機構(gòu)檔案管理存在重保管輕利用、管理方式落后、管理人員素質(zhì)較低、開發(fā)程度低等問題。因此，應(yīng)充分認識科研檔案的作用，采取措施提高檔案管理水平和檔案的利用率，實現(xiàn)檔案的價值。

科研機構(gòu)；科技檔案；存在問題； 對策

科研院所是科技力量的聚集地，擁有強大的科學(xué)研究和科技開發(fā)能力?？蒲袡n案資源是國家的寶貴財富，能夠為科技發(fā)展和生產(chǎn)進步提供重要資源，是實現(xiàn)科研工作可持續(xù)發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)?？蒲袡C構(gòu)的檔案工作是科研機構(gòu)建設(shè)與管理的不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量科研機構(gòu)管理水平高低的重要標志之一。做好科研機構(gòu)的檔案管理，明確其管理特點，抓住管理工作重點，對于確?？蒲袡n案資源的科學(xué)積累和有效管理，促進科研機構(gòu)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，具有重要意義。

一、科研機構(gòu)檔案特點

（一）檔案價值特點?？蒲袡C構(gòu)檔案構(gòu)成較多，包括文書檔案、科技檔案、實物檔案、聲像檔案等，其中，文書檔案在數(shù)量上大多占據(jù)優(yōu)勢地位，具有數(shù)量大、利用率相對較高等特點。但從對科研發(fā)展的促進作用來講，科技檔案應(yīng)該是主體檔案。因為科技檔案是科研工作人員在長期的工作過程中對實驗記錄及研究成果的一系列記載、整理和管理，并以一定形式呈現(xiàn)在大家面前，涵蓋和反映了科研機構(gòu)主體業(yè)務(wù)的發(fā)展足跡，蘊含著大量科研信息。它的規(guī)模和質(zhì)量反映著科研院所的科技發(fā)展水平，是一個科研單位綜合科技實力的重要憑證。提高科技檔案的管理水平和科技檔案利用率，實現(xiàn)科技檔案的真正價值，是科研機構(gòu)檔案管理的重要任務(wù)。

（二）檔案利用特點?？蒲袡C構(gòu)檔案利用目的有兩種：一種是作為憑證作用和查考參照作用的文書檔案的利用，這是各類企業(yè)和單位都存在的檔案利用的普遍目的。第二種是為科學(xué)研究服務(wù)?？萍紮n案是促進科學(xué)研究事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，它以知識為載體，集中體現(xiàn)了科研人員在實踐中發(fā)明創(chuàng)造的具有自主知識產(chǎn)權(quán)的新成果、新經(jīng)驗、新思路，能夠為課題申報和科研選題提供借鑒和依據(jù)，為新時期科學(xué)研究領(lǐng)域的學(xué)科發(fā)展及建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。有別于第一種利用方式，第二種利用方式能夠提升檔案價值，直接服務(wù)于科研機構(gòu)主業(yè)，最終使科技檔案的科學(xué)價值在實際運用中得以實現(xiàn)。

二、科研機構(gòu)檔案管理工作存在問題

（一）重保管輕利用。從知識管理的角度來說，檔案屬于顯性知識，檔案資料里面蘊含著許多前人積累的成果和經(jīng)驗。充分利用檔案資源，挖掘其中潛在的價值，能為現(xiàn)在的工作研究提供參考，并能增強知識的傳承性和延續(xù)性。但目前許多單位雖然有相關(guān)制度與規(guī)范保證歸檔后的檔案妥善保管，但是歸檔之后檔案利用較少，尤其是科技檔案利用更少。且利用的目的簡單，大多數(shù)是為課題或項目報獎提供憑證作用，作為申報課題或者作為成果利用的參考資料的利用目的很少，造成了一定程度上的科技檔案科學(xué)價值的浪費。

（二）檔案管理方式原始，信息化程度低。目前大多數(shù)科研機構(gòu)的檔案管理模式還停留在收集、整理、借閱、保管等簡單的操作模式上，管理體制也僅限于原始的“坐、等、靠、要”模式。管理方式落后，缺少新的管理理念和管理方式的補充和更新。且大部分科研機構(gòu)檔案管理部門信息化建設(shè)起步較晚，大多數(shù)機構(gòu)處于電腦輔助管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變階段。雖然大都購置了計算機、打印機、復(fù)印機等現(xiàn)代化設(shè)備，但還遠遠沒有實現(xiàn)服務(wù)手段自動化和網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息服務(wù)水平明顯滯后于科研發(fā)展水平。

（三）檔案管理人員素質(zhì)較低?？蒲袡C構(gòu)重視科研研究，但對于承載研究成果的科研檔案及其他檔案的保管利用重視程度不夠。對檔案管理的認識僅停留在收集、整理和保管上，把檔案工作看成是人人都能勝任的工作，無需多少知識都可以“守好攤子”。雖然科研人員文化知識層次較高，但是檔案管理人員大都存在年齡偏大、缺乏創(chuàng)新意識、缺乏新的專業(yè)知識、缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識等問題。這種傳統(tǒng)的隊伍建設(shè)已遠遠不能適應(yīng)信息時代對檔案人員的要求。

（四）檔案開發(fā)程度較低。由于人員素質(zhì)、管理模式、服務(wù)理念等方面的原因，使得科研機構(gòu)只注重資料積累、文化財富堆積，卻缺乏對檔案信息的分析和編纂，檔案編研成果少之又少，且多是較低層次的組織機構(gòu)沿革、大事記等編研成果。對主體檔案的分析和開發(fā)明顯不夠，使得科研成果中隱藏的信息沒有被充分利用，不能滿足科研工作的利用需求，表現(xiàn)出了明顯的滯后和欠缺。

三、加強科研機構(gòu)檔案工作的有效對策

科研機構(gòu)要實現(xiàn)科技檔案為科研發(fā)展服務(wù)的目的，需加強科研檔案建設(shè)，建好高質(zhì)量的檔案，并不斷提高管理水平，努力發(fā)揮其知識和技術(shù)作用，促進科研成果產(chǎn)業(yè)化。在明確了科研機構(gòu)檔案特點和檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，筆者認為應(yīng)從以下五個方面加強科研機構(gòu)檔案建設(shè)：

（一）完善檔案歸檔范圍。檔案部門要加強檔案接收和征集工作，一方面要合理擴大接收范圍，加強與科研部門的溝通，把有保管價值的科研檔案納入歸檔范圍，加大對保存在各部門的專門檔案的接收力度。另一方面要對接收檔案的質(zhì)量進行控制，力爭建成檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源服務(wù)體系，努力改變館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案數(shù)量占主體的單一局面。

（二）注重檔案編研。編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分，是檔案部門系統(tǒng)、廣泛地提供利用服務(wù)的一項重要的基礎(chǔ)性工作。注重檔案編研，要加大檔案編研力度和深度，有計劃地開展一些信息材料的編研。首先，根據(jù)部門的檔案利用需求開展檔案編研。了解各部門對檔案信息的需求動向和發(fā)展趨勢，掌握他們需求的重點，有針對性地進行收集、匯總、分析和信息輸出。其次，經(jīng)常對檔案信息利用率進行分析，通過信息反饋，明確每個階段的利用重點。第三，充分發(fā)揮科技檔案信息資源在科研工作中的積極作用，加強對科技檔案的編研，挖掘科技檔案中潛在的規(guī)律和信息，為科研部門的科研規(guī)劃和課題申報提供思路和資料支撐。

（三）轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。檔案工作者要強化服務(wù)意識，把檔案工作的重點從保管轉(zhuǎn)移到主動提供服務(wù)利用上來。不能局限于就檔案工作而做檔案工作，應(yīng)隨時關(guān)注科學(xué)研究發(fā)展的動態(tài)，全方位了解一個項目（課題）研究的全過程，以及該課題在實施發(fā)展過程中需借鑒的文獻信息和相關(guān)資料。要主動出擊、服務(wù)上門，推銷檔案信息，推廣編研成果，與廣大利用者加強聯(lián)系，使檔案信息利用工作既有成效，又規(guī)范科學(xué)。

（四）加強檔案信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是企業(yè)檔案促進自身管理現(xiàn)代化，最大限度地開發(fā)檔案信息資源，使企業(yè)檔案事業(yè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展的嶄新目標。加強檔案信息化建設(shè)，要實現(xiàn)館藏檔案信息化和檔案管理和利用的網(wǎng)絡(luò)化。首先，要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。其次，加速實用、通用軟件的研制開發(fā)和利用，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。尤其對科技檔案，在實現(xiàn)檔案內(nèi)容電子化的基礎(chǔ)上，設(shè)計開發(fā)多角度、多方式的電子原文檢索工具，以根據(jù)檢索目標的相關(guān)度準確、迅速地檢索到相關(guān)檔案內(nèi)容，并實現(xiàn)電子原文查看，提高檢索利用速度和準確度。

（五）加強檔案管理人才隊伍建設(shè)。檔案價值的實現(xiàn)與檔案管理水平有著密切的關(guān)系，而檔案管理水平的提高有賴于檔案管理人員素質(zhì)的提高。檔案管理信息化的發(fā)展對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求。信息時代的檔案管理人員既要具備新的專業(yè)知識，又要具備一定的信息網(wǎng)絡(luò)化知識，同時還應(yīng)具備創(chuàng)新意識。科研機構(gòu)應(yīng)重視檔案管理隊伍建設(shè)，及時為檔案管理隊伍補充新鮮血液，優(yōu)化管理人員年齡結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，加強對檔案編研人員的安排。同時，加強對現(xiàn)有檔案管理隊伍的培訓(xùn)，包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)和創(chuàng)新、服務(wù)意識的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識。

總之，檔案資源是科研機構(gòu)的重要的歷史財富，在實際的檔案管理工作中，應(yīng)當重視檔案資源隱藏的價值，充分認識目前工作中存在的問題，采取措施提高檔案管理水平和檔案利用率，真正實現(xiàn)檔案資源尤其是科技檔案資源的價值，為科研工作服務(wù)。

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