文/濱州市房地產(chǎn)管理局　王贊

淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作

文/濱州市房地產(chǎn)管理局王贊

本文從辦公室文書檔案的收集和歸檔管理的重要性入手，對辦公室文書檔案進行資料的收集和歸檔管理中遇到的一系列問題進行分析，并提出針對性的解決措施，以期能對辦公室文書檔案的收集和歸檔工作有所幫助。

辦公室文書檔案；收集；歸檔；管理

一、對辦公室文書檔案進行收集和歸檔管理工作的重要性

（一）管理工作地位重要。辦公室文書檔案是記錄辦公室工作的最為重要的文件，是對辦公室文書檔案進行的收集、歸檔管理工作，是辦公室工作的重要內(nèi)容，也是辦公室的重要職能之一。對辦公室文書檔案進行收集和歸檔處理，不僅能使辦公室工作更加有序、合理地進行，也對提高相關(guān)企業(yè)、單位的工作效率有非常重要的作用。在對辦公室文書檔案傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上，相關(guān)企業(yè)、單位以及辦公室文書檔案管理工作人員應(yīng)加強對文書檔案的收集、管理工作的重視。

（二）記錄各單位發(fā)展歷程。辦公室文書檔案管理人員通過對文書檔案進行收集、記錄、歸檔，以達到記錄相關(guān)企業(yè)、單位在各方面的發(fā)展歷程、活動的目的。對企業(yè)、單位在運營中產(chǎn)生的所有書面材料，進行規(guī)范、科學(xué)地整合，最終通過對文書檔案的收集、歸檔管理的形式呈現(xiàn)出來。以滿足辦公室文書檔案的考核、評定工作，以及相關(guān)人員對企業(yè)、單位運營資料的查閱和使用。

（三）便于管理者進行決策。辦公室文書檔案是對企業(yè)、單位相關(guān)的發(fā)展情況具體的記錄，企業(yè)、單位的決策人員可以通過對辦公室文書檔案的查閱，對企業(yè)、單位的實際運營情況有具體、全面的了解和掌握。然后結(jié)合企業(yè)、單位的發(fā)展方向、實際發(fā)展需求，制定企業(yè)、單位的發(fā)展計劃，對企業(yè)、單位的重大事件作出正確的決策。

二、辦公室文書檔案在收集和歸檔管理中遇到的困難

（一）材料方面收集不全面。隨著辦公室文書檔案管理工作的深入進行，材料收集方面的問題也日益明顯。目前，部分企業(yè)、單位中還存在管理人員對相關(guān)材料的收集、歸檔，沒有記錄的現(xiàn)象。很大程度地影響了辦公室文書檔案的收集和歸檔管理工作的順利進行，造成了檔案材料收集水平提升的困難。文件材料遺留，也會造成材料收集不全面。因此，辦公室文書檔案管理人員在進行材料的收集時，應(yīng)注重材料的完整性。由于某些文書檔案管理部門采用兼職檔案管理人員工作態(tài)度不端正，沒有投入精力工作，也會影響到辦公室文書檔案材料的完整性。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高。辦公室檔案管理人員的素質(zhì)存在較大差異，部分管理人員在進行檔案的收集和歸檔管理工作時，由于自身相關(guān)的管理知識的缺乏，使得檔案管理成效大打折扣。過度注重“紅頭文件”的管理，也會造成辦公室文書檔案質(zhì)量不高的現(xiàn)象。另外，辦公室檔案管理人員責(zé)任意識不強，缺乏對文書檔案的專業(yè)化分類和管理的能力。在進行歸檔時，對材料中記錄事件、內(nèi)容的真實性沒有采取有效的途徑進行查閱，或是根本沒有進行材料準(zhǔn)確性的論證，也將影響到辦公室文書檔案收集和歸檔管理最終的質(zhì)量。為解決這一問題，相關(guān)企業(yè)、單位需要加強對文書檔案的收集和歸檔管理整個過程的監(jiān)督，杜絕因管理人員不當(dāng)管理而降低文書檔案質(zhì)量的現(xiàn)象。

（三）材料收集的力度欠缺。文書檔案管理人員自身管理意識的欠缺，沒有對文件資料進行歸類存放，亂堆亂放，將造成文書檔案管理流程缺乏有序性、規(guī)范性。相關(guān)的企業(yè)、單位為從根本上解決這一問題，應(yīng)加強對文件管理人員文書檔案管理工作的監(jiān)督力度，并制定相關(guān)的管理規(guī)范，以約束辦公室文書檔案管理人員的管理行為，從而使文書檔案管理工作能順利進行。文件資料缺少連續(xù)性、完整性、落款公章，降低了文件的準(zhǔn)確性和可靠性。

三、解決辦公室文書檔案在收集和歸檔管理中困難的措施

（一）構(gòu)建健全的辦公室文書檔案管理體系。相關(guān)的企業(yè)、單位應(yīng)針對辦公室文書檔案管理工作，制定出相對完善、健全的文書檔案管理體系，用以約束文書檔案管理過工作中的不規(guī)范、不系統(tǒng)、不完全等現(xiàn)象。在建設(shè)文書檔案管理系統(tǒng)時，在原有的基礎(chǔ)上，重新界定文書檔案管理相關(guān)單位的歸檔職能以及歸檔的范圍。文書檔案管理體系應(yīng)涵蓋各部門有關(guān)的考核制度，進一步規(guī)范工作人員對文件的處理和打印，全面提高辦公室文書檔案管理的工作效率，促進辦公室文書檔案管理總體水平的提升。

（二）全面提高文書檔案管理人員的素質(zhì)。文書檔案管理工作想要順利進行，不僅需要建立完善管理體系，還需要加強對檔案管理人員自身素質(zhì)的全面培養(yǎng)。相關(guān)的企業(yè)、部門應(yīng)針對管理人員培養(yǎng)問題，通過對管理人員檔期的安排進行了解，安排適當(dāng)?shù)臅r間對辦公室文書檔案管理人員進行專業(yè)化知識和管理能力的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，調(diào)動管理人員的責(zé)任意識和管理工作使命感，引導(dǎo)管理人員投身到文書檔案的管理工作中去，全心全意地完成辦公室文書檔案管理工作，繼而達到提升辦公室文書檔案管理整體管理水平的最終目的。辦公室文書檔案管理部門中存在較多的兼職管理人員，這就需要相關(guān)的企業(yè)、單位將兼職人員的培訓(xùn)也列入文書檔案管理人員的總體培訓(xùn)中，通過培訓(xùn)提升辦公室文書檔案兼職管理人員的管理水平，以利于文書檔案管理工作的順利進行。

（三）加強文書檔案收集和歸檔的宣傳工作。在進行辦公室文書檔案的收集和歸檔管理之前，良好的宣傳活動能為后續(xù)工作的開展提供意想不到的好處。首先，相關(guān)部門應(yīng)以簡報、檔案編研等方式擴大宣傳范圍、加強宣傳力度，提升文書檔案管理人員的工作積極性，促進管理人員自身管理意識的提高，從而達到全面宣傳的目的。然后，相關(guān)企業(yè)、單位的領(lǐng)導(dǎo)階層可以借用多媒體的宣傳手段，通過規(guī)范管理人員對文書檔案的管理方法，定時對文書檔案進行核查，并記錄庫藏等相關(guān)信息。最大限度地降低文書檔案收集和歸檔管理中檔案缺乏真實性的現(xiàn)象，以保障文書檔案的質(zhì)量、使用率能得以提升。最后，相關(guān)企業(yè)、單位應(yīng)加強對文書檔案作用的宣傳，使更多的員工了解到文書檔案在企業(yè)、單位正常運行中的重要作用。通過加強對文書檔案收集和歸檔管理的宣傳，達到解決傳統(tǒng)文書檔案管理模式中遺留的問題，提高文書檔案收集和歸檔管理能力，從而達到提升辦公室文書檔案收集和歸檔總體管理水平的目的。

四、結(jié)束語

受到傳統(tǒng)的文書檔案管理模式以及其他因素的影響，辦公室文書檔案收集和管理在實施中仍然存在較多問題。管理人員自身素質(zhì)、責(zé)任意識，以及對材料收集的重視度缺乏，都將會對辦公室文書檔案收集和歸檔管理帶來影響，降低了辦公室文書檔案的質(zhì)量和利用效率。為了解決這一困境，相關(guān)的企業(yè)、單位需要引導(dǎo)管理人員端正管理態(tài)度，加強對管理人員專業(yè)化知識和管理能力的培訓(xùn)，并加大對文書檔案的宣傳力度，通過構(gòu)建健全的文書檔案管理系統(tǒng)，以約束管理人員的管理行為。通過對辦公室文書檔案收集和歸檔管理中問題的解決，確保辦公室文書檔案管理工作順利進行，為穩(wěn)定文書檔案最佳管理狀態(tài)提供保障。

[1]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2013（23）:57-58.

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