孫文星

【摘 要】近年來，我國公路建設(shè)實現(xiàn)了跨越式發(fā)展，這對公路建設(shè)項目的檔案管理的要求也越來越高。但由于多種因素的影響，公路工程檔案管理工作出現(xiàn)了滯后的情況，對公路工程建設(shè)的質(zhì)量檢驗、竣工驗收、施工管理等環(huán)節(jié)帶來嚴(yán)重影響，造成不必要的損失，因此，實現(xiàn)公路工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)同發(fā)展具有重要意義。本文主要研究公路工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)同發(fā)展的意義，提出公路工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)同發(fā)展的對策。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 公路工程建設(shè) 協(xié)同發(fā)展

在公路工程建設(shè)快速發(fā)展過程中，現(xiàn)有的工程檔案管理難以適應(yīng)其新要求，公路工程建設(shè)部門也出現(xiàn)了輕檔案、重建設(shè)和輕記錄、重進(jìn)度的不同程度的忽視檔案的意識，對檔案資料的收集造成嚴(yán)重阻礙，檔案管理工作逐漸產(chǎn)生滯后，同時對公路的工程建設(shè)也帶來了反作用，因此，實現(xiàn)公路工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)同發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。

1公路工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)同發(fā)展的必要性

目前公路工程建設(shè)中的檔案管理工作出現(xiàn)了一些問題：一是工程建設(shè)方的檔案意識薄弱，認(rèn)為檔案管理工作與工程建設(shè)、經(jīng)濟(jì)效益等沒有關(guān)系，從而造成工程建設(shè)與檔案管理的脫離，使檔案管理效能大大降低。二是工程文件與檔案管理的脫節(jié)，沒有及時的監(jiān)控工程檔案的全過程，檔案生成者和保管者往往缺乏工作經(jīng)驗，造成檔案管理的效率難以得到有效提高。三是公路工程建設(shè)過程中原始檔案歸檔的能力有待提高，在檔案管理工作中先進(jìn)的管理理念沒有及時有效的普及，使檔案生成的及時性和準(zhǔn)確性受到影響。

在公路工程建設(shè)中的檔案管理工作出現(xiàn)的這些問題，不僅使檔案管理工作受到嚴(yán)重阻礙，在公路工程建設(shè)中利用檔案進(jìn)行決策和工程驗收等工作也因此受到影響，檔案的參考憑證價值也難以在公路工程建設(shè)中充分發(fā)揮，對公路工程建設(shè)和檔案管理工作的發(fā)展都造成阻礙，因此，實現(xiàn)公路工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)同發(fā)展勢在必行[1]。

2公路工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)同發(fā)展的對策

2.1健全相關(guān)制度

在公路工程建設(shè)項目的籌備之初，工程項目指揮部應(yīng)組織相關(guān)人員對公路工程建設(shè)檔案管理的規(guī)定和規(guī)范進(jìn)行學(xué)習(xí)，明確指出在公路工程建設(shè)中工程建設(shè)工作和檔案管理工作同等重要、應(yīng)協(xié)同發(fā)展，并在工程施工等文件中規(guī)定檔案管理的工作內(nèi)容，明確相關(guān)工作人員的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任要求。公路工程建設(shè)項目啟動之后，應(yīng)根據(jù)上級頒布的文件精神對項目實施文件進(jìn)行進(jìn)一步的檢查，建立工程文件資料的保管、利用、歸檔、立卷、整理等內(nèi)容的具體工作細(xì)則，并成立專門的監(jiān)督小組，對各部門的檔案管理工作情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。另外，還可以建立相應(yīng)的獎懲制度，對公路工程項目中注重檔案收集和整理的部門和人員，能夠使檔案的真實性和準(zhǔn)確性得到保障，要對他們實行相應(yīng)的獎勵，同時，對檔案管理工作做得不好，使公路工程檔案出現(xiàn)丟失和遺漏等現(xiàn)象的部門和工作人員要予以懲罰，從而激勵相關(guān)工作人員重視工程施工過程中的檔案管理工作，提高工程施工檔案的質(zhì)量和利用率，更好的為公路工程建設(shè)提供便利和服務(wù)[2]。

2.2 細(xì)化協(xié)同發(fā)展工作流程

公路工程建設(shè)與檔案管理工作協(xié)同發(fā)展的關(guān)鍵就是實現(xiàn)兩者的工作流程協(xié)調(diào)一致，同步進(jìn)行。因此采取細(xì)化兩者工程流程的方式，明確發(fā)展各個階段和環(huán)節(jié)收集、整理、鑒定、歸檔工程建設(shè)資料的程序。首先，對工程建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化分解，對公路工程建設(shè)的各標(biāo)段的工序內(nèi)容進(jìn)行明確，規(guī)定各單位、各個部門檔案管理工作的具體程序和范圍，并對檔案管理工作制定相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)工程建設(shè)各部門和單位的具體工作。其次對歸檔資料進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保檔案的準(zhǔn)確性和真實性。通過嚴(yán)格的過程管理方式，對檔案資料的真實性提供保障，從而在這些檔案中反映公路工程建設(shè)的真實情況，以此為決策者提供決策參考。最后，對檔案資料的存儲位置進(jìn)行明確，對質(zhì)量管理、計劃統(tǒng)計、收發(fā)文管理、財務(wù)管理、計量支付等工作環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的工作流程圖，標(biāo)明各個環(huán)節(jié)需要整理、收集的工程建設(shè)檔案資料和數(shù)據(jù)，從而為后期完整的檔案整理奠定堅實的基礎(chǔ)。通過細(xì)化流程的具體方法可以促進(jìn)公路工程建設(shè)與檔案管理協(xié)同發(fā)展[3]。

2.3科學(xué)管理

科學(xué)管理是指在公路工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)同發(fā)展過程中采用現(xiàn)代化的管理手段，提高管理的科學(xué)性。首先，在工程建設(shè)和檔案管理的各個階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，在公路工程招標(biāo)階段明確指出承包人應(yīng)具備復(fù)印機(jī)、激光打印機(jī)、計算機(jī)，并應(yīng)符合公路工程建設(shè)和檔案管理的軟、硬件要求，以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。其次，管理用表實行統(tǒng)一指定的方法，并及時生成電子文件，公路工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的90%的數(shù)據(jù)都是用管理用表體現(xiàn)的，因此這些管理用表成為檔案管理重要的基礎(chǔ)資料，所以在制定管理用表的時候應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的規(guī)則和規(guī)范，并生成電子文件形式提供給相關(guān)工作人員，利用計算機(jī)設(shè)備將生成的用表直接輸出，保證出表的質(zhì)量，解決傳統(tǒng)制表中出表難的難題。最后，應(yīng)用計算機(jī)管理軟件，實現(xiàn)公路工程建設(shè)資料和數(shù)據(jù)的電算化管理，實現(xiàn)工程建設(shè)中數(shù)據(jù)管理的自動化，提高管理工作的質(zhì)量和效率，從而促進(jìn)公路工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)同發(fā)展[4]。

3結(jié)語

綜上所述，實現(xiàn)公路工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)同發(fā)展非常重要，我們要加強(qiáng)公路工程建設(shè)管理，提升公路工程的檔案管理水平，提高檔案利用效率，為公路項目建成后的養(yǎng)護(hù)和管理提供長遠(yuǎn)支持。：

參考文獻(xiàn)：

[1]王秀婷.如何實現(xiàn)公路檔案管理與工程建設(shè)的同步[J].山東檔案，2010，01：39-40.

[2]劉洋.淺析如何做好公路工程建設(shè)項目檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，13：219.

[3]吳尚明.公路建設(shè)工程檔案管理的問題與對策探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013，17：246-247.

[4]謝添龍.泰安市公路局電子政務(wù)協(xié)同管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].電子科技大學(xué)，2013.