摘要：文章根據(jù)筆者講授用友U872會計軟件的經(jīng)驗，逐一分析總賬系統(tǒng)使用過程中存在的主要問題，并提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：用友U872 總賬系統(tǒng) 問題 解析

中圖分類號：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）16-0097-03

前，國內(nèi)多數(shù)高校均以用友U872軟件作為會計軟件應(yīng)用實驗課程的教學(xué)軟件。該財務(wù)軟件的核心模塊為總賬系統(tǒng)。由于該軟件具有一定的復(fù)雜性，在實驗教學(xué)中不可避免地存在一些疑難問題，筆者將對總賬系統(tǒng)使用過程中存在的主要問題進(jìn)行解析。

一、系統(tǒng)管理和基礎(chǔ)設(shè)置

系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置是首次使用財務(wù)軟件時必須要執(zhí)行的程序，其本質(zhì)是將通用系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為專用系統(tǒng)的過程，在系統(tǒng)管理和基礎(chǔ)設(shè)置環(huán)節(jié)，常見問題主要有：

（一）在“企業(yè)應(yīng)用平臺”中進(jìn)行“基礎(chǔ)設(shè)置”時，界面顯示為空，無法錄入部門、人員等基礎(chǔ)檔案信息

原因：建立賬套時，系統(tǒng)管理員未啟用總賬系統(tǒng)。賬套一旦建好，系統(tǒng)管理員則無法直接修改賬套。

解決對策：（1）以“賬套主管”的身份進(jìn)入“企業(yè)應(yīng)用平臺”，在[基礎(chǔ)信息]-[基礎(chǔ)檔案]-[系統(tǒng)啟用]中選擇啟用總賬系統(tǒng)。（2）“賬套主管”點擊[系統(tǒng)管理]-[修改賬套]，對相應(yīng)賬套進(jìn)行修改，勾選啟用總賬系統(tǒng)選項即可。

分析：啟用總賬系統(tǒng)屬于“修改賬套”的操作，系統(tǒng)管理員只有建立賬套的權(quán)限，賬套主管具有修改賬套的權(quán)限。

（二）在設(shè)置會計科目中，無法直接修改具有二級明細(xì)科目的一級會計科目

原因：修改或刪除會計科目應(yīng)遵循“自下而上”的原則，即先刪除或者修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。

解決對策：執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[財務(wù)]-[會計科目]命令，通過“修改”或者“刪除”功能完成相應(yīng)操作。

分析：修改或刪除已經(jīng)輸入余額的會計科目，必須先刪除本級及下級科目的期初余額（改為0），才能修改或刪除該科目。

（三）在設(shè)置“項目目錄”中，增加存貨核算項目目錄時，可選核算科目為空

原因：設(shè)置會計科目時，未設(shè)置“庫存商品”“主營業(yè)務(wù)收入”“主營業(yè)務(wù)成本”科目輔助核算屬性。

解決對策：執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[財務(wù)]-[會計科目]命令，增加“庫存商品”“主營業(yè)務(wù)收入”“主營業(yè)務(wù)成本”科目項目核算的輔助核算屬性。

分析：存貨核算科目需進(jìn)行項目核算。

二、總賬系統(tǒng)初始化

（一）執(zhí)行[財務(wù)會計]-[總賬]-[設(shè)置]-[期初余額]命令，進(jìn)入“期初余額錄入”窗口，錄入往來科目期初余額，點擊個人時無法參照個人信息

原因：錄入[基礎(chǔ)檔案]-[人員檔案]信息時，沒有對相關(guān)人員“是否業(yè)務(wù)員”的復(fù)選框進(jìn)行勾選。

解決對策：執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[機(jī)構(gòu)人員]-[人員檔案]命令，進(jìn)入“人員檔案”窗口，對相關(guān)人員“是否業(yè)務(wù)員”的復(fù)選框進(jìn)行勾選，勾選后系統(tǒng)自動為相關(guān)人員指定對應(yīng)的業(yè)務(wù)部門。返回“期初余額錄入”窗口，即可進(jìn)行往來科目期初余額的個人參照錄入。

分析：各項往來業(yè)務(wù)的信息記錄需詳細(xì)至個人。

（二）期初余額對賬不平

原因：期初余額對賬不平的主要原因是往來輔助核算科目期初余額未錄入或者錄入錯誤。

解決對策：根據(jù)系統(tǒng)對賬結(jié)果提示，執(zhí)行[財務(wù)會計]-[總賬]-[設(shè)置]-[期初余額]命令，對所有往來科目執(zhí)行[輔助期初余額]-[往來明細(xì)]-[期初往來明細(xì)]錄入命令，核對是否存在漏錄或者錯錄情況。核對完畢，返回“對賬”窗口，執(zhí)行“期初對賬”命令即可。

分析：期初往來余額需在往來明細(xì)中進(jìn)行記錄和跟蹤。

三、日常業(yè)務(wù)處理

（一）在月末無法對月末之前的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行制單處理

原因：在總賬控制參數(shù)設(shè)置中，設(shè)置了“制單序時控制”，因為必須序時制單。

解決對策：以“賬套主管”的身份執(zhí)行[財務(wù)會計]-[總賬]-[設(shè)置]-[選項]命令，取消勾選“制單序時控制”復(fù)選框，點擊“確定”即可。

分析：取消制單序時控制后，制單可不受先后時間控制。

（二）對應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)進(jìn)行制單時，系統(tǒng)提示應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)受控，無法制單

原因：在總賬控制參數(shù)設(shè)置中，設(shè)置了“不可使用其他系統(tǒng)受控科目”。

解決對策：以“賬套主管”的身份執(zhí)行[財務(wù)會計]-[總賬]-[設(shè)置]-[選項]命令，勾選“可以使用其他系統(tǒng)受控科目”復(fù)選框，點擊“確定”即可。

分析：在用友U872中，如果只啟用總賬系統(tǒng)，未啟用其他系統(tǒng)，為便于使用者處理各項業(yè)務(wù)，則在總賬控制參數(shù)設(shè)置中，應(yīng)設(shè)置可使用其他系統(tǒng)受控科目。

（三）對產(chǎn)生現(xiàn)金流量的業(yè)務(wù)進(jìn)行制單時，無法錄入現(xiàn)金流量信息

原因：（1）操作人員無現(xiàn)金流量錄入的權(quán)限；（2）未將“現(xiàn)金”“銀行存款”的明細(xì)科目、“其他貨幣資金”的明細(xì)科目指定為現(xiàn)金流量科目。

解決對策：（1）以“系統(tǒng)管理員”的身份登陸系統(tǒng)管理，執(zhí)行“權(quán)限”命令，給相應(yīng)人員賦予[總賬]-[憑證]-[憑證處理]-[現(xiàn)金流量錄入]的權(quán)限。（2）以“賬套主管”的身份執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[財務(wù)]-[會計科目]命令，進(jìn)入“會計科目”窗口，執(zhí)行[編輯]-[指定科目]命令，選擇“現(xiàn)金”“銀行存款”的明細(xì)科目、“其他貨幣資金”的明細(xì)科目，點擊“確定”。

分析：無法錄入現(xiàn)金流量信息的原因一般有兩個，即給相應(yīng)人員賦予現(xiàn)金流量錄入權(quán)限的操作由系統(tǒng)管理員完成，將相應(yīng)科目指定為現(xiàn)金流量科目由賬套主管完成。

（四）對支票報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行制單時，系統(tǒng)無法彈出“支票登記”對話框

原因：（1）銀行存款科目未掛銀行賬輔助核算屬性。（2）設(shè)置結(jié)算方式時，未選擇票據(jù)管理。3.總賬系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置中，未設(shè)置支票控制。

解決對策：（1）執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[財務(wù)]-[會計科目]命令，為銀行存款科目增加銀行賬輔助核算屬性。（2）執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[收付結(jié)算]-[結(jié)算方式]命令，打開“結(jié)算方式”對話框，勾選“是否票據(jù)管理”復(fù)選框，點擊“保存”。（3）執(zhí)行[財務(wù)會計]-[總賬]-[設(shè)置]-[選項]命令，勾選“支票控制”復(fù)選框，點擊“確定”即可。（4）最后還可通過手工補(bǔ)錄的方法來登記支票信息。執(zhí)行[出納]-[支票登記簿]手工錄入即可。

分析：若結(jié)算方式設(shè)置為“支票管理”且在總賬初始參數(shù)設(shè)置時選擇了“支票控制”，則在填制憑證時自動彈出“支票登記”對話框。

（五）對本期記賬憑證執(zhí)行“出納簽字”命令時，彈出“出納簽字”查詢條件對話框，無法查詢到需要出納簽字的記賬憑證

原因：（1）出納無出納簽字權(quán)限；（2）現(xiàn)金和銀行存款科目未被指定為出納簽字科目。

解決對策：（1）以“系統(tǒng)管理員”的身份登陸系統(tǒng)管理，執(zhí)行“權(quán)限”命令，進(jìn)入“操作員權(quán)限”窗口，選中出納人員，點擊“修改”，給出納人員賦予[總賬]-[憑證]-[出納簽字]的權(quán)限，點擊“保存”。（2）以“賬套主管”的身份執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[財務(wù)]-[會計科目]命令，進(jìn)入“會計科目”窗口，執(zhí)行[編輯]-[指定科目]命令，將現(xiàn)金指定為現(xiàn)金總賬科目，將銀行存款科目指定為銀行總賬科目，點擊“確定”。返回至[總賬]-[出納簽字]命令，雙擊某一需簽字的憑證，進(jìn)入“出納簽字”窗口，點擊工具欄中“簽字”選項即可。

分析：出納簽字要有具有出納簽字權(quán)的人員進(jìn)行。指定會計科目是指選定現(xiàn)金、銀行存款科目，供出納管理使用，所以在出納簽字、查詢現(xiàn)金，銀行存款日記賬前，必須指定現(xiàn)金、銀行存款總賬科目。如果在出納簽字之后發(fā)現(xiàn)記賬憑證錯誤，需要修改，則可以取消出納簽字。在“出納簽字”憑證窗口點擊工具欄中“取消”選項取消出納簽字，取消出納簽字只能由出納簽字本人進(jìn)行。

（六）執(zhí)行本期記賬憑證記賬命令時，無法記賬

原因：（1）期初余額試算不平衡；（2）上月未記賬，本月不能記賬；3.本期有未審核的記賬憑證，記賬范圍小于等于已審核范圍。

解決對策：（1）在“期初余額錄入”窗口，點擊“試算”選項，進(jìn)行期初余額試算，若期初余額試算不平衡，則修改期初余額直至平衡為止。（2）對上月記賬憑證執(zhí)行記賬命令，上月已記賬，本月才可記賬。（3）對未審核的憑證進(jìn)行審核。以“賬套主管”身份執(zhí)行[財務(wù)會計]-[總賬]-[憑證]-[審核憑證]命令，雙擊需要審核的憑證，點擊工具欄中“審核”選項，點擊“退出”，再次執(zhí)行“記賬”命令。

分析：記賬功能可以是憑證記錄的數(shù)據(jù)生效，只能對已審核的憑證進(jìn)行記賬。若記賬后發(fā)現(xiàn)憑證錯誤，可利用反記賬功能恢復(fù)到記賬前狀態(tài)，再取消審核記賬憑證，即可對憑證進(jìn)行修改。反記賬步驟：執(zhí)行[總賬]-[期末]-[對賬]命令進(jìn)入“對賬”窗口，同時按Ctrl+H組合鍵，系統(tǒng)彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能已被激活”信息提示框，此時在“總賬-憑證”菜單下顯示“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令。

四、期末處理

（一）執(zhí)行[總賬]-[期末]-[轉(zhuǎn)賬生成]命令，進(jìn)入“轉(zhuǎn)賬生成”窗口，選擇“自定義轉(zhuǎn)賬”無法生成期末轉(zhuǎn)賬記賬憑證

原因：（1）在進(jìn)行月末轉(zhuǎn)賬之前，未將本月所有的記賬憑證全部記賬。（2）期末轉(zhuǎn)賬定義設(shè)置錯誤。

解決對策：（1）以“賬套主管”的身份執(zhí)行“記賬”命令，確認(rèn)本月所有記賬憑證均已記賬。（2）執(zhí)行[財務(wù)會計]-[總賬]-[期末]-[轉(zhuǎn)賬定義]命令，逐一核對“自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置”“對應(yīng)結(jié)賬設(shè)置”“銷售成本結(jié)賬設(shè)置”“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”是否正確。

分析：結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證要審核、記賬，才能生效。由于轉(zhuǎn)賬憑證中定義的公式基本上取自賬簿，因此，在月末轉(zhuǎn)賬之前，必須將所有未記賬憑證全部記賬。對于一組具有取數(shù)關(guān)系的相關(guān)的轉(zhuǎn)賬分錄，必須按順序依次進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成、審核、記賬，否則生成的轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)可能不正確。

（二）執(zhí)行月末結(jié)轉(zhuǎn)命令，系統(tǒng)顯示未通過工作檢查，不可以結(jié)賬

原因：（1）本月還有未記賬憑證時，則本月不能結(jié)賬。（2）上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。（3）總賬與明細(xì)賬對賬不符，不能結(jié)賬。（4）本月尚有未結(jié)轉(zhuǎn)為零的損益類一級科目。

解決對策：（1）以“賬套主管”的身份逐一核實上月是否結(jié)賬、本月是否還有未記賬憑證。（2）以“賬套主管”的身份作廢、刪除已生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證，并將所有自動轉(zhuǎn)賬憑證審核、記賬，然后重新生成期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證，再審核、記賬。

分析：期末結(jié)賬業(yè)務(wù)之間具有一定的取數(shù)關(guān)系，因此必須按順序依次進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成、審核、記賬，否則后續(xù)生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證數(shù)據(jù)將會出錯。期間損益結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證仍需審核、記賬，最后才能執(zhí)行“對賬”“結(jié)賬”命令。如果結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)本期業(yè)務(wù)需要調(diào)整，可以“賬套主管”的身份進(jìn)入系統(tǒng)，通過“反結(jié)賬”命令取消本期的結(jié)賬。

五、報表管理

生成利潤表時，期間費(fèi)用項目數(shù)據(jù)不正確。

原因：重復(fù)多次計提同一筆費(fèi)用業(yè)務(wù)。包括：（1）期末計提短期借款利息轉(zhuǎn)賬生成憑證時，多次點擊“自定義轉(zhuǎn)賬”“是否結(jié)轉(zhuǎn)”選項，導(dǎo)致系統(tǒng)重復(fù)多次計提短期借款利息。（2）期末轉(zhuǎn)賬生成無形資產(chǎn)攤銷憑證時，多次點擊“自定義轉(zhuǎn)賬”“是否結(jié)轉(zhuǎn)”選項，導(dǎo)致系統(tǒng)重復(fù)多次生成相同記賬憑證。

解決對策：反結(jié)賬、反記賬、取消憑證審核、刪除損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證、刪除重復(fù)計提的費(fèi)用憑證、結(jié)轉(zhuǎn)損益生成憑證、審核、記賬、對賬、結(jié)賬，生成報表。

分析：期末計提相應(yīng)費(fèi)用時，操作員只需相應(yīng)點擊一次“自定義轉(zhuǎn)賬”“是否結(jié)轉(zhuǎn)”選項即可，不可重復(fù)多次點擊。生成報表時，一旦發(fā)現(xiàn)本期業(yè)務(wù)處理錯誤，則需執(zhí)行反結(jié)賬、反記賬、反審核即三反命令進(jìn)行修改。

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作者簡介：

詹亮，男，鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院會計學(xué)院，助教；研究方向：財務(wù)管理。