張松祥

摘 要：針對(duì)當(dāng)下黨政機(jī)關(guān)公文“機(jī)關(guān)代字”編寫(xiě)隨意、混亂、無(wú)序等弊端，從“機(jī)關(guān)代字”編寫(xiě)的區(qū)分性、通用性和簡(jiǎn)明性原則出發(fā)，對(duì)當(dāng)下黨政機(jī)關(guān)公文實(shí)踐樣例中，“機(jī)關(guān)代字”所涵括的區(qū)域簡(jiǎn)字、機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字和文件格式簡(jiǎn)字三大要素編寫(xiě)規(guī)范，進(jìn)行了全面界定。進(jìn)而對(duì)今后“機(jī)關(guān)代字”編寫(xiě)的規(guī)范化建設(shè)提出兩條實(shí)施路徑，并就此建議強(qiáng)化建章、審核、督查等手段，不斷推進(jìn)“機(jī)關(guān)代字”編寫(xiě)的規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：黨政機(jī)關(guān)公文；發(fā)文字號(hào)；機(jī)關(guān)代字；規(guī)范化建設(shè)

2012年《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，黨政機(jī)關(guān)公文發(fā)文字號(hào)由機(jī)關(guān)代字、年份號(hào)和順序號(hào)三部分組成。機(jī)關(guān)代字的要素構(gòu)成，學(xué)界觀點(diǎn)較多。有所謂機(jī)關(guān)代字和發(fā)文性質(zhì)代字的二要素說(shuō)[1]，也有機(jī)關(guān)名稱、主辦部門(mén)和文類的三要素說(shuō)[2]。但無(wú)論哪一種觀點(diǎn)，還只是停留在本體討論，即“機(jī)關(guān)代字是什么”的階段，沒(méi)有對(duì)其具體編寫(xiě)規(guī)范即“怎么辦”提出明確意見(jiàn)。基于此，筆者針對(duì)當(dāng)下黨政機(jī)關(guān)公文機(jī)關(guān)代字編寫(xiě)隨意、混亂等弊端，就其編寫(xiě)原則、涵括要素的編寫(xiě)規(guī)范，以及今后的規(guī)范化建設(shè)陳述陋見(jiàn)，拋磚引玉，以求教方家。

1 黨政機(jī)關(guān)公文機(jī)關(guān)代字編寫(xiě)原則

要闡釋黨政機(jī)關(guān)公文機(jī)關(guān)代字的編寫(xiě)原則，不能不探討發(fā)文字號(hào)的功能。發(fā)文字號(hào)肇始于古代勘合制度，真正作為政府公文必備格式要素的是在民國(guó)。1912年臨時(shí)大總統(tǒng)公布的公文程式令第十八條規(guī)定：“本令所揭各項(xiàng)令狀，各依年月日先后編號(hào)，每一年更易一次，自第一號(hào)起至何號(hào)止，于政府公報(bào)公布之”。由此可見(jiàn)，發(fā)文字號(hào)的原初意義在于防偽與統(tǒng)計(jì)，對(duì)機(jī)關(guān)代字編寫(xiě)并不十分重視。北洋政府時(shí)期，形成由機(jī)關(guān)名稱、文種和號(hào)數(shù)三要素的編寫(xiě)成例。如“某機(jī)關(guān)訓(xùn)令第某號(hào)”“某機(jī)關(guān)飭令第某號(hào)”等。1929年國(guó)民政府頒布的公文用紙訓(xùn)令中，在規(guī)定稿面格式時(shí)開(kāi)始使用“來(lái)文字號(hào)”“去文字號(hào)”的稱呼[3]。由此可以推斷，從彼時(shí)起發(fā)文字號(hào)的功能已不再限于防偽與統(tǒng)計(jì)，更多在于公文擬寫(xiě)、辦理與檔案管理等諸環(huán)節(jié)的指稱。中華人民共和國(guó)成立后，1957年《國(guó)務(wù)院秘書(shū)廳關(guān)于對(duì)公文名稱和體式問(wèn)題的幾點(diǎn)意見(jiàn)》中，提出公文編號(hào)目的在于“便于公文的檢查和處理”，能夠“反映公文的認(rèn)辦單位”“給予收文和發(fā)文的分類登記工作以方便”[4]。這是建國(guó)后首次也是唯一一次對(duì)公文發(fā)文字號(hào)功能進(jìn)行比較全面而權(quán)威的解釋。

在公文擬寫(xiě)方面，發(fā)文字號(hào)往往是具體公文的替代。直到現(xiàn)在引述他文時(shí)，通常都要在其標(biāo)題后面括注其發(fā)文字號(hào)，以增強(qiáng)區(qū)分性和權(quán)威性。在公文辦理方面，如批復(fù)、函等文種在開(kāi)篇也必須引述請(qǐng)示標(biāo)題及其文號(hào)。當(dāng)某一公文附件不能與主件一起裝訂時(shí)，建國(guó)后歷次黨政機(jī)關(guān)公文處理規(guī)約文書(shū)都規(guī)定“應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)”，以標(biāo)示主件與其領(lǐng)屬關(guān)系。在檔案管理方面，國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定，檔案尤其是文書(shū)檔案卷內(nèi)目錄編寫(xiě)時(shí)，發(fā)文字號(hào)是要素之一。不僅如此，現(xiàn)代檔案管理技術(shù)發(fā)展之后，在編制電子檔案文件目錄時(shí)，發(fā)文字號(hào)也是要件之一。從上述黨政機(jī)關(guān)公文發(fā)文字號(hào)的歷史傳承與功能演化可以看出，黨政機(jī)關(guān)公文發(fā)文字號(hào)中的機(jī)關(guān)代字編寫(xiě)必須堅(jiān)持如下原則：

1.1 區(qū)分性。所謂區(qū)分性就是機(jī)關(guān)代字的各要素和整個(gè)機(jī)關(guān)代字應(yīng)該做到唯一性。正如有學(xué)者所說(shuō)，其應(yīng)該成為公文的“身份標(biāo)識(shí)”，不能與上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)代字相互沖突或重復(fù)[5]。同一地方的安監(jiān)局、質(zhì)監(jiān)局，發(fā)文代字如果都縮寫(xiě)成“×省監(jiān)”，那么就會(huì)出現(xiàn)文件不同而發(fā)文字號(hào)相同的情況。如按照以上，《河南省安監(jiān)局關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)工作的通知》和《河南省食品藥品監(jiān)管局關(guān)于加強(qiáng)春節(jié)期間食品安全管理的通知》兩個(gè)文件，可能會(huì)因發(fā)文年份相同、順序號(hào)相同，發(fā)文字號(hào)就完全相同，這就失去了不同公文的區(qū)分性。再如標(biāo)題同為《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)慶期間安全工作的通知》兩篇公文，如果是江蘇省政府發(fā)的，機(jī)關(guān)代字標(biāo)識(shí)為“蘇政發(fā)”；如果是浙江省政府發(fā)的，機(jī)關(guān)代字標(biāo)識(shí)為“浙政發(fā)”。雖然兩篇公文標(biāo)題的主體內(nèi)容相同，但由于機(jī)關(guān)代字不同，即使同時(shí)引用、稱述，人們也能一眼看出它們?cè)诎l(fā)文機(jī)關(guān)上的區(qū)別，這就是機(jī)關(guān)代字的區(qū)分性在發(fā)揮作用。

1.2 通用性。所謂通用性，就是指機(jī)關(guān)代字的編寫(xiě)規(guī)則必須得到業(yè)界和社會(huì)的普遍認(rèn)可，成為各級(jí)文書(shū)撰寫(xiě)機(jī)關(guān)的共同準(zhǔn)則。這里包括兩層含義：首先，機(jī)關(guān)代字的編寫(xiě)規(guī)則必須尊重歷史傳統(tǒng)、符合約定俗成或遵守已有規(guī)定。如在既往成例中，“中”往往指代“中共中央”，“國(guó)”往往指代“國(guó)務(wù)院”，這就是約定俗成。再如河南省簡(jiǎn)稱“豫”，安徽省簡(jiǎn)稱“皖”，這既是長(zhǎng)期歷史傳承的結(jié)果，同時(shí)也得到國(guó)家機(jī)關(guān)的權(quán)威認(rèn)可并寫(xiě)入國(guó)民地理教科書(shū)中的，其稱呼不容隨意更改。其次是指基本規(guī)則確定之后，從中央到地方，從黨政機(jī)關(guān)到一般單位，都必須按此規(guī)則進(jìn)行編寫(xiě)。工作中我們經(jīng)常遇到這樣的情況，甲政府編寫(xiě)的機(jī)關(guān)代字是“×政發(fā)”，而乙政府編寫(xiě)的機(jī)關(guān)代字又變成“×府發(fā)”，同為行政機(jī)關(guān)，一個(gè)簡(jiǎn)為“政”，另一個(gè)簡(jiǎn)為“府”，這顯然是編寫(xiě)規(guī)則出了問(wèn)題，當(dāng)然也從一個(gè)方面更加看出機(jī)關(guān)代字編寫(xiě)通用性的極度重要。

1.3 簡(jiǎn)潔性。有的機(jī)關(guān)為了追求機(jī)關(guān)代字的區(qū)分性，機(jī)關(guān)代字有八九甚至十幾個(gè)之多。如筆者所在學(xué)校行政發(fā)文的機(jī)關(guān)代字是“通師高專?！?，這個(gè)代字顯然存在簡(jiǎn)明性不夠的毛病。機(jī)關(guān)代字太長(zhǎng)，給公文的登記、引用、轉(zhuǎn)述包括檔案管理等都帶來(lái)麻煩和不便，使人一望發(fā)怵。機(jī)關(guān)代字虛長(zhǎng)，往往是犯了“該省不省”和“妄加”的毛病。前者往往是編寫(xiě)者瞻前顧后，生怕機(jī)關(guān)的簡(jiǎn)稱、性質(zhì)、類別說(shuō)不清楚，編寫(xiě)時(shí)大費(fèi)筆墨。后者往往是過(guò)于放大機(jī)關(guān)代字的功能，什么菜都往機(jī)關(guān)代字這個(gè)籃子里裝。如某省國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督委員會(huì)文件《關(guān)于加強(qiáng)防汛工作的緊急通知》的機(jī)關(guān)代字編寫(xiě)為“×（該省的簡(jiǎn)稱）國(guó)資考核字”，該機(jī)關(guān)代字除“國(guó)資”二字還可進(jìn)一步簡(jiǎn)化外，“考核”二字本身與公文主題毫無(wú)關(guān)系，純屬畫(huà)蛇添足之舉。建國(guó)初期有的機(jī)關(guān)甚至把簽發(fā)人的名字也嵌入其中，那就顯得更不嚴(yán)肅。如何做到簡(jiǎn)潔？主要有兩條：一是組成要素不宜太多。目前公文實(shí)踐樣例中已經(jīng)包含機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字和文件格式簡(jiǎn)字兩個(gè)要素，筆者認(rèn)為仍有簡(jiǎn)化的可能（下文還要專述）。二是各個(gè)要素簡(jiǎn)字要做到字字珠璣，言簡(jiǎn)意豐，力求以少勝多。

2 當(dāng)下黨政機(jī)關(guān)公文實(shí)踐樣例中的機(jī)關(guān)代字編寫(xiě)規(guī)范設(shè)想

從目前黨政機(jī)關(guān)公文實(shí)踐用例可以發(fā)現(xiàn)，機(jī)關(guān)代字通常由機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字和文件格式簡(jiǎn)字兩部分組成。如國(guó)務(wù)院發(fā)文字號(hào)的系列機(jī)關(guān)代字中，就有“國(guó)函”“國(guó)發(fā)”“國(guó)發(fā)明電”諸類。筆者認(rèn)為，在機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字之前很有必要加注機(jī)關(guān)所在地的簡(jiǎn)字，理由一是在我國(guó)社會(huì)信息化水平不斷提升的大背景下，機(jī)關(guān)代字要更有利于黨政機(jī)關(guān)公文的全國(guó)流通與快速辨識(shí)。二是雖然機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字從黨政機(jī)關(guān)的規(guī)范化簡(jiǎn)稱中選擇可能最好，也最方便，但問(wèn)題是我國(guó)黨政機(jī)關(guān)規(guī)范化簡(jiǎn)稱的領(lǐng)屬區(qū)域范圍太小，不能反映其所在的省份?！秶?guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》中，規(guī)定國(guó)家行政機(jī)關(guān)印章所刊名稱“可以采用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。地區(qū)（盟）行政公署的印章，冠?。ㄗ灾螀^(qū)）的名稱。自治州、市、縣級(jí)人民政府的印章，不冠?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）的名稱。市轄區(qū)人民政府的印章冠市的名稱，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府的印章，冠縣級(jí)行政區(qū)域的名稱”。這里以縣級(jí)政府為例，如“中華人民共和國(guó)河南省平頂山市寶豐縣人民政府”的規(guī)范化簡(jiǎn)稱，按規(guī)定應(yīng)該是“寶豐縣人民政府”，前面不能冠以“河南省”。如果在編制機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字時(shí)編制為“寶政”二字，在河南省平頂山市范圍內(nèi)人們可能還能知其所指，但如果其所發(fā)公文超越了特定區(qū)域流通，人們就可能不知所云，那么機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字的替代和符號(hào)意義就很不明顯甚至沒(méi)有意義。但如果我們?cè)谄淝懊婕幼⑵渌趨^(qū)域的省份簡(jiǎn)字“豫”，則人們至少?gòu)臋C(jī)關(guān)代字上就可以一眼看出這是一份來(lái)自河南省的公文，這就使公文具有通行全國(guó)、普遍天下的價(jià)值。正是在這個(gè)意義上，筆者認(rèn)為，當(dāng)下黨政機(jī)關(guān)公文實(shí)踐樣例中的機(jī)關(guān)代字應(yīng)細(xì)分為區(qū)域簡(jiǎn)字、機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字和文件形式簡(jiǎn)字三項(xiàng)。

2.1 區(qū)域簡(jiǎn)字。黨政機(jī)關(guān)區(qū)域簡(jiǎn)字應(yīng)該由省份簡(jiǎn)字加市（縣、鎮(zhèn)）簡(jiǎn)字構(gòu)成。如河南省委、河南省政府，自然直接簡(jiǎn)稱為“豫”，這與中共中央、國(guó)務(wù)院直接簡(jiǎn)稱為“中”和“國(guó)”一樣。全國(guó)各省、自治區(qū)、直轄市的簡(jiǎn)稱相關(guān)文獻(xiàn)已有介紹，此不贅述。有的同志在簡(jiǎn)稱省份時(shí)過(guò)于隨意，如把海南省的簡(jiǎn)字確定為“海”。如果再有人把上海市的簡(jiǎn)字也確定為“?！?。這樣就不能保證全國(guó)各省、自治區(qū)、直轄市簡(jiǎn)字的唯一性，因此也就沒(méi)有區(qū)分價(jià)值，當(dāng)然也不易為社會(huì)大眾所接受。

如果是某?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）的下一級(jí)機(jī)關(guān)，如省轄市級(jí)黨委、政府的發(fā)文，其區(qū)域簡(jiǎn)字就宜于使用兩個(gè)字。如河南省平頂山市，其區(qū)域代字應(yīng)確定為“豫平”為好。在實(shí)際用例中，河南省平頂山市政府辦公室文件的機(jī)關(guān)代字編為“平辦發(fā)”[6]，似乎就不夠妥當(dāng)，理由是其不利于全國(guó)通行。若非河南省平頂山市本地人，閱文者很難從區(qū)域代字上看出平頂山的地域歸屬。依次類推，河南省轄市下面的縣、鎮(zhèn)，也宜于標(biāo)注“豫”字，以顯示其所屬區(qū)域所在。如河南省洛陽(yáng)市伊川縣，宜標(biāo)注為“豫伊”，不能僅標(biāo)注一個(gè)“伊”字。至于有人提出，如果是縣、鎮(zhèn)一級(jí)，是不是一定要標(biāo)全省、省轄市、縣、鎮(zhèn)各級(jí)的區(qū)域簡(jiǎn)字？筆者以為不必過(guò)于拘泥，可以統(tǒng)一規(guī)定：除國(guó)家和省本級(jí)之外，從省轄市開(kāi)始至縣、鎮(zhèn)一級(jí)，一律標(biāo)注為“省簡(jiǎn)字+省轄市簡(jiǎn)字”或“省簡(jiǎn)字+縣簡(jiǎn)字”“省簡(jiǎn)字+鎮(zhèn)簡(jiǎn)字”。

2.2 機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字。僅從黨政兩類機(jī)關(guān)的公文來(lái)看，首先要確定黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)的區(qū)分簡(jiǎn)字。筆者建議把黨的機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱為“黨”，行政機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱為“政”。有人把黨的機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱為“委”，行政機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱為“府”，這種用例不常見(jiàn)也不統(tǒng)一，還是統(tǒng)一為好。如黨的機(jī)關(guān)簡(jiǎn)為“委”，似乎只有黨的委員會(huì)才適宜這樣簡(jiǎn)。但事實(shí)上黨的機(jī)關(guān)還包括黨組、黨總支、黨支部等，如果統(tǒng)一簡(jiǎn)為“委”，就顯得狹窄。而且黨政機(jī)關(guān)也經(jīng)常成立各種松散型組織如“×市人民政府經(jīng)濟(jì)體制改革委員會(huì)”，以及在其他社會(huì)組織尤其是社會(huì)團(tuán)體組織中，也有不少冠名為委員會(huì)的。如果它們也簡(jiǎn)之為“委”，那么黨政機(jī)關(guān)與社會(huì)團(tuán)體之間就難以區(qū)分。

其次，還有黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)部門(mén)的簡(jiǎn)字編寫(xiě)問(wèn)題。筆者認(rèn)為如果能夠直接從簡(jiǎn)字上看得出黨或政機(jī)關(guān)類別的，就直接標(biāo)注。如組織部簡(jiǎn)為“組”，宣傳部簡(jiǎn)為“宣”，統(tǒng)戰(zhàn)部簡(jiǎn)“統(tǒng)”；教育局簡(jiǎn)為“教”，建設(shè)局簡(jiǎn)為“建”等，這些可以直接約定俗成為黨的機(jī)關(guān)或行政機(jī)關(guān)部門(mén)，不必在其簡(jiǎn)字前面疊床架屋地加上“黨”或“政”字。反之，如果不能從簡(jiǎn)字上看出“黨”“政”類別，就宜于以“黨”或“政”標(biāo)注（日常用例中，黨的機(jī)關(guān)及其部門(mén)通常都要標(biāo)注“黨”。如果某一機(jī)關(guān)及其部門(mén)沒(méi)有標(biāo)注“黨”字，通常就視為行政機(jī)關(guān)或行政機(jī)關(guān)的部門(mén)）。如河南省開(kāi)封市教育局黨組發(fā)的文件，可以編寫(xiě)為“豫開(kāi)教黨”，其中“教黨”就是機(jī)關(guān)代字；如果是河南省開(kāi)封市教育局發(fā)的文件，編寫(xiě)為“豫開(kāi)教”即可，也不要畫(huà)蛇添足地編寫(xiě)為“豫開(kāi)教政”，這也要成為一個(gè)定規(guī)。

2.3 文件形式簡(jiǎn)字。目前可見(jiàn)的文件形式簡(jiǎn)字通常為“發(fā)”“函”。在上個(gè)世紀(jì)還出現(xiàn)過(guò)“字”，這是舊式公文的沿用，當(dāng)下沒(méi)有實(shí)在意義?！鞍l(fā)”“函”等簡(jiǎn)字有什么意義？有學(xué)者認(rèn)為“發(fā)”表示某文件是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的下行文，“函”是代表某文件的發(fā)文機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)是不相隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)。據(jù)此，認(rèn)為“發(fā)”用于普發(fā)性下行文，“函”用于平行文及發(fā)文對(duì)象單一的下行文，“字”主要用于上行文，“電”主要用于明傳電報(bào)，“聯(lián)”主要用于聯(lián)合行文。如果此觀點(diǎn)成立的話，那么《國(guó)務(wù)院關(guān)于同意將浙江省湖州市列為國(guó)家歷史文化名城的批復(fù)》的發(fā)文字號(hào)又怎么編制為“國(guó)函〔2014〕88號(hào)”呢？其實(shí)對(duì)照《國(guó)務(wù)院關(guān)于優(yōu)化建設(shè)工程防雷許可的決定》的發(fā)文字號(hào)“國(guó)發(fā)〔2016〕39號(hào)”，就可以發(fā)現(xiàn)，目前公文實(shí)踐用例中的“發(fā)”“函”，前者指的是公文形式是普通文件格式，后者指的是信函格式。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）中的文件格式共四種：普通文件格式、命令格式、信函格式和紀(jì)要格式。在編寫(xiě)簡(jiǎn)字時(shí)如何使用，筆者有兩種意見(jiàn)：一是省略文件形式簡(jiǎn)字。二是如果一定要標(biāo)識(shí)，那么上述四種文件格式分別簡(jiǎn)為“發(fā)”“令”“函”“紀(jì)”四字。實(shí)際用例中還發(fā)現(xiàn)，有機(jī)關(guān)使用明傳電報(bào)的，還標(biāo)識(shí)“電”字，國(guó)務(wù)院公文中也有不少這樣的樣例。其實(shí)“電”字與前面的“發(fā)”“令”“函”“紀(jì)”四字的含義是不同的，前者指的是文件形式，后者指的是文件載體，根本不是一個(gè)類項(xiàng)。筆者認(rèn)為還是不要標(biāo)注為好，包括國(guó)務(wù)院在內(nèi)就應(yīng)停止此種用法。

3 盡快建立、實(shí)施黨政機(jī)關(guān)公文機(jī)關(guān)代字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)

機(jī)關(guān)代字雖然屬于黨政機(jī)關(guān)公文發(fā)文字號(hào)的組成部分之一，但在發(fā)文字號(hào)中卻起著根本作用。發(fā)文字號(hào)作為黨政機(jī)關(guān)公文格式眾多要素中的一種，其公文的身份性、替代性、統(tǒng)計(jì)性、防偽性等諸多功能，決定其絕非可有可無(wú)。正因?yàn)槿绱?，其作為黨政機(jī)關(guān)公文規(guī)范化建設(shè)的重要組成部分，不僅不可小覷，而且對(duì)其編寫(xiě)應(yīng)該有更為周詳?shù)囊?guī)定。建國(guó)后，歷次黨政機(jī)關(guān)公文處理的規(guī)定文書(shū)中，在內(nèi)容方面對(duì)發(fā)文字號(hào)的標(biāo)識(shí)規(guī)定為“包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)”，在編寫(xiě)格式方面也只是規(guī)定了年度號(hào)、順序號(hào)的編寫(xiě)要求，雖然具有一定的操作性和針對(duì)性（注：規(guī)定文本本身漏洞仍然不少。如2012年新版黨政機(jī)關(guān)公文格式中，規(guī)定發(fā)文順序號(hào)不加“第”字。在同一文本中，對(duì)命令格式的令號(hào)前面要不要加“第”字又沒(méi)有明確表述，在實(shí)際工作中恰恰又是使用“第”字的。既然如此，在規(guī)定文本中關(guān)于發(fā)文順序號(hào)前加不加“第”字，就要限定適用范圍。），但仍顯籠統(tǒng)，實(shí)踐性欠缺。尤其對(duì)機(jī)關(guān)代字的編寫(xiě)語(yǔ)焉不詳，這種現(xiàn)象在講究公文格式規(guī)范化的今天，應(yīng)該得到根本性轉(zhuǎn)變。

如何消除當(dāng)下機(jī)關(guān)代字編寫(xiě)的雜亂現(xiàn)象？解決途徑有兩種：第一種是回歸本原，即發(fā)文字號(hào)真正由機(jī)關(guān)代字、年份號(hào)和順序號(hào)三部分組成，機(jī)關(guān)代字就是機(jī)關(guān)名稱的縮寫(xiě)稱呼，由地區(qū)簡(jiǎn)字和機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字構(gòu)成。各?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）已有通行簡(jiǎn)稱，省轄市、縣、鎮(zhèn)等三級(jí)黨政機(jī)關(guān)的簡(jiǎn)字應(yīng)分別由上一級(jí)行政機(jī)關(guān)確定，并統(tǒng)一印制簡(jiǎn)字表送國(guó)家文書(shū)部門(mén)備案；機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字的編寫(xiě)規(guī)定為：黨的機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字為“黨”，政府機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字為“政”；黨政機(jī)關(guān)部門(mén)的簡(jiǎn)字編寫(xiě)以中共中央、國(guó)務(wù)院組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的名稱為依據(jù)，統(tǒng)一確定簡(jiǎn)字印發(fā)全國(guó)。如組織部簡(jiǎn)為“組”，宣傳部簡(jiǎn)為“宣”，辦公室（廳）簡(jiǎn)為“辦”等，要求全國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān)都要按統(tǒng)一稱呼編寫(xiě)，不得各行其是。同時(shí)去掉公文實(shí)踐中使用的文件格式簡(jiǎn)字“函”“發(fā)”“令”“紀(jì)”等。如國(guó)務(wù)院發(fā)的文件，發(fā)文字號(hào)就編制為“國(guó)〔××××〕×號(hào)”，不再編制為“國(guó)發(fā)〔××××〕×號(hào)”；國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)的文件，發(fā)文字號(hào)編制為“國(guó)辦〔××××〕×號(hào)”，也不再編制為“國(guó)辦發(fā)〔××××〕×號(hào)”“國(guó)辦函〔××××〕×號(hào)”等。第二種途徑就是在區(qū)域簡(jiǎn)字、機(jī)關(guān)簡(jiǎn)字之外，繼續(xù)保留文件格式簡(jiǎn)字，維持現(xiàn)在的結(jié)構(gòu)組成。這種編寫(xiě)規(guī)范固然一方面是較好地延續(xù)了傳統(tǒng)做法，容易被學(xué)界和寫(xiě)作實(shí)踐所接受；另一方面能夠從發(fā)文字號(hào)上看出公文格式。

權(quán)衡二者利弊，本著發(fā)文字號(hào)簡(jiǎn)明、區(qū)分、便捷、實(shí)用的要求，筆者更傾向于使用第一種途徑。理由：首先，正是因?yàn)闄C(jī)關(guān)代字組成要素多元，而使其在寫(xiě)作實(shí)踐中的編寫(xiě)變得自由隨意起來(lái)。其次，公文格式從公文文面上能夠一目了然且有諸多明確標(biāo)志。如：命令格式令號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志之下且下面直接標(biāo)注正文，二者之間沒(méi)有分隔線，發(fā)文順序號(hào)前加“第”字；信函格式的首頁(yè)上下均有一條紅色雙線且首頁(yè)沒(méi)有頁(yè)碼，發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)位置右靠。如此等等，都無(wú)需再在機(jī)關(guān)代字部分做一些畫(huà)蛇添足的標(biāo)志。這樣使發(fā)文字號(hào)更簡(jiǎn)明、醒目，對(duì)發(fā)揮其替代、統(tǒng)計(jì)、引用等作用都有好處。

這里要特別強(qiáng)調(diào)的是，包括機(jī)關(guān)代字在內(nèi)的發(fā)文字號(hào)編寫(xiě)規(guī)范一旦確定之后，一方面國(guó)家文書(shū)標(biāo)準(zhǔn)制訂部門(mén)要及時(shí)做出修訂或說(shuō)明，另一方面更需要各級(jí)黨政機(jī)關(guān)尤其是文書(shū)人員認(rèn)真遵守。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的文書(shū)處理部門(mén)，在文稿審核階段就要對(duì)機(jī)關(guān)代字編寫(xiě)規(guī)范情況嚴(yán)格把關(guān)；上級(jí)文書(shū)處理部門(mén)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)代字編制不規(guī)范的，要通過(guò)警示甚至發(fā)回重報(bào)等途徑，提出嚴(yán)格要求，加強(qiáng)規(guī)范督查。只有這樣，通過(guò)建章、督查等多種手段，才能使發(fā)文字號(hào)機(jī)關(guān)代字的規(guī)范化水平得到有效提升。

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