肖玉英

【摘要】針對當(dāng)前的檔案管理工作，檔案管理工作的重點(diǎn)就是將檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。在實(shí)際工作當(dāng)中，。人們最關(guān)注的就是有關(guān)檔案管理工作的質(zhì)量和安全保密性。在實(shí)際工作當(dāng)中，需要相關(guān)的工作人員采取有效的管理方式，提高工作的安全保密性。本文主要針對探究檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制進(jìn)行論述，希望可以起到積極的借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化；質(zhì)量；安全保密

檔案數(shù)字化這個(gè)系統(tǒng)性工作是非常復(fù)雜的，設(shè)計(jì)到很多的部門，具有很強(qiáng)的綜合性，最初只是依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，當(dāng)前我國一些檔案館已經(jīng)可以共享信息，這就說明窩溝檔案數(shù)字化在不斷的發(fā)展，并且取得一些成績。但是在實(shí)際工作當(dāng)中，還是存在一些不足之處，其中最重要的就是質(zhì)量控制和安全保密控制環(huán)節(jié)，需要給予高度的關(guān)注。

一、檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

（一）質(zhì)量控制的主要內(nèi)容

1 數(shù)字化方案的優(yōu)選：進(jìn)行數(shù)字化管理之前，需要以數(shù)字化方案為基礎(chǔ)，展開具體的內(nèi)容，方案自身的合理性對于檔案數(shù)字化的質(zhì)量具有直接的影響作用。方案類型主要包括策略、原則、技術(shù)支撐等。

2 數(shù)字化軟件的選擇：數(shù)字化軟件在整體來說是比較復(fù)雜的，內(nèi)容也是十分豐富的，在選擇的過程中，要以軟件的特征為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際的需求，以數(shù)字化軟件的功能和應(yīng)用效率為基礎(chǔ)，家紀(jì)念館數(shù)字化軟件的功能和作用進(jìn)行有效的提高。

3 人員培訓(xùn)：針對檔案數(shù)字化管理工作，需要對人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)。檔案管理工作的主體就是人，工作人員的自身的責(zé)任心和職業(yè)道德以及業(yè)務(wù)水平得到有效的提高，數(shù)字化檔案管理工作的效率才會(huì)得到有效地提高。

4 標(biāo)準(zhǔn)制定：針對檔案數(shù)字化工作，其質(zhì)量控制工作是十分重要的，因此就需要比較明確的參數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。需要以國家檔案管理部門的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)。

（二）檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制的措施

1 明確分工和責(zé)任：在檔案數(shù)字化工作當(dāng)中，不同的工作量和工作方案的流程是不同的，在實(shí)際工作過程中要，要進(jìn)行明確的分工，每一個(gè)具體的細(xì)節(jié)工作，都要落實(shí)到個(gè)人身上，分工要做到清晰合理，每個(gè)部門和人員的職責(zé)都要進(jìn)行明確。

2 建立健全規(guī)章制度：檔案信息化建設(shè)重要的一個(gè)分支就是檔案數(shù)字化，在實(shí)際工作過程中，需要一個(gè)比較而同一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，相關(guān)的規(guī)章制度要不斷得到完善，相關(guān)的資料可以進(jìn)行有效的利用和共享，建立規(guī)章制度之后，就是具備了具體的依據(jù)，實(shí)際工作在實(shí)施的過程中才會(huì)做到有章可循。

二、檔案數(shù)字化安全保密控制

（一）檔案數(shù)字化安全保密控制的內(nèi)容

針對安全保密控制，就是對數(shù)字化實(shí)施過程的不安全因素進(jìn)行分析，結(jié)合數(shù)字化工作中存在的運(yùn)行規(guī)律，在技術(shù)和管理方面采取一定措施，使泄密事故不再發(fā)生。針對檔案數(shù)字化工作的安全保密控制：建立規(guī)章制度，確立網(wǎng)絡(luò)的安全，選擇一定的場所衣，建設(shè)具體的安放系統(tǒng)，保管和使用具體的檔案實(shí)體，維護(hù)數(shù)據(jù)庫等。在數(shù)字化檔案中，有些信息的涉密程度比較高，這樣這項(xiàng)工作才會(huì)進(jìn)行下去，需要安全保密制度進(jìn)行有效的支撐。

（二）探究檔案數(shù)字化的安全保密控制措施

1 加強(qiáng)技術(shù)保障制度：檔案數(shù)字化安全保密控制制度，屬于基礎(chǔ)性的保障，加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)等都可以保障檔案信息的安全。其中最安全、最直接的手段就是加密技術(shù)，可以保護(hù)檔案信息，使其可以不出現(xiàn)丟失的情況。針對檔案加密的方式是十分豐富的，在傳輸?shù)倪^程中可以采用非對稱密鑰，其中具有公開密鑰，還有進(jìn)行嚴(yán)格保密的密鑰，在發(fā)送電子檔案的時(shí)候可以采用公開的密鑰，在接受密文的時(shí)候主要應(yīng)用的就是嚴(yán)格保密的密鑰。第三方很難對密文進(jìn)行解碼，使電子檔案可以安全的進(jìn)行傳輸。

2 完善檔案信息安全的法律法規(guī)制度建設(shè)：在檔案數(shù)字化工作開展的時(shí)候就要建立安全保密制度，在實(shí)際的實(shí)行過程中，一些人會(huì)認(rèn)為實(shí)行保密制度，對影響工作效率，我們啊喲將這種錯(cuò)誤意識(shí)進(jìn)行改進(jìn)，堅(jiān)決杜絕人為泄密的問題，對于相關(guān)的規(guī)章制度要嚴(yán)格遵守，重視安全保密工作，與此同時(shí)，對于安全系統(tǒng)建設(shè)要落實(shí)到實(shí)處，技術(shù)防范手段要不斷得到強(qiáng)化，將安全防護(hù)設(shè)備進(jìn)行配備。

3 加強(qiáng)人力資源建設(shè)：檔案數(shù)字化保密控制需要高素質(zhì)的人才作為支撐，針對檔案部門，要對相關(guān)的工作人員進(jìn)行有關(guān)信息保密的安全教育，使工作人員自身具有對信息的保密和安全意識(shí)，形成安全意識(shí)的氛圍。需要組織工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)的規(guī)章制度，對于檔案數(shù)字化工作流程需要進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計(jì)，各個(gè)環(huán)節(jié)的安全保密問題和原則都要進(jìn)行明確，參與人員的安全保密意識(shí)要得到加強(qiáng)，要不定期急性抽查，除此以外，需要不斷更新安全保密觀念，可以自主進(jìn)行有關(guān)安全知識(shí)的學(xué)習(xí)，在條件允許的情況下，可以引進(jìn)信息安全保護(hù)方面的專業(yè)人員，是檔案隊(duì)伍的水平得到有效的提升。

結(jié)束語：

我國的檔案工作質(zhì)量在近些年隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也隨之得到大幅度的提升，在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要采取有效的措施，提升檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制工作，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳虹. 紙質(zhì)檔案數(shù)字化安全與質(zhì)量控制——云南省檔案館數(shù)字化工作實(shí)踐與探討[J]. 云南檔案，2014，No.25902：42-43.

[2]蔡青春. 淺談檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目管理——東方飛揚(yáng)數(shù)字化加工部門經(jīng)理感悟[J]. 傳奇.傳記文學(xué)選刊（理論研究），2012，No.35004：5-7+19.

[3]邱巧艷. 大型企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館的建設(shè)實(shí)踐與思考——以紫金礦業(yè)集團(tuán)檔案館為例[J]. 辦公自動(dòng)化，2013，No.25006：23-25.

[4]石華. 基于多維度的檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)安全管理體系研究[J]. 檔案管理，2013，No.20203：34-35.

[5]黃鳳平. 謀劃發(fā)展 創(chuàng)新奮進(jìn) 認(rèn)真踐行科學(xué)發(fā)展觀 開創(chuàng)云南檔案事業(yè)新局面——在全省檔案局長館長會(huì)議上的講話[J]. 云南檔案，2011，No.22002：6-16.