◎ 顏媛媛 南海航海保障中心

淺談辦公室人力資源管理

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本文主要從加強辦公室人力資源管理的重要意義出發(fā)，對辦公室人力資源管理的現(xiàn)狀進行分析，進而提出了一些關于如何加強辦公室人力資源管理的措施，希望對辦公室的人力資源管理工作有所參考和借鑒意義。

辦公室人力資源管理 現(xiàn)狀 措施

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，經(jīng)濟學與人本思想的不斷強化，行政、企事業(yè)單位更加重視對內(nèi)部人力資源進行有效運用，單位人力資源規(guī)劃、人員招聘與配置、人員培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理等人力資源管理工作不斷加強。辦公室作為一個單位中重要的綜合管理部門，承擔著方方面面的職能，在整個單位的正常運行和不斷發(fā)展中發(fā)揮著極其重要的作用。因此，在一個單位中，充分重視辦公室工作的重要地位，分析辦公室工作人員管理現(xiàn)狀，針對當前辦公室人力資源管理現(xiàn)狀，提出有效舉措，對于發(fā)揮辦公室工作人員工作主動性和積極性，提升辦公室工作水平，特別是對單位整體發(fā)展目標的實現(xiàn)具有非常重要的作用。

1.加強辦公室人力資源管理的重要意義

在現(xiàn)代行政、企事業(yè)單位，辦公室是一個單位的日常辦事機構，是不可缺少的工作部門，具有輔助領導科學決策、實現(xiàn)政令上下貫通、對內(nèi)聯(lián)系干部職工、對外聯(lián)絡重要工作事項等職能，在單位各項日常工作中占據(jù)重要地位。辦公室作為一個綜合性、整體性極強的部門，是聯(lián)系整個單位運作的“大腦”，是上下溝通、左右聯(lián)系的“樞紐”。充分發(fā)揮好辦公室的職能，不斷提高辦公室工作水平就需要充分發(fā)揮辦公室人力資源效能?，F(xiàn)代社會以人為本的發(fā)展理念日益強化，人才成為發(fā)展的直接生產(chǎn)力，加強人力資源管理對辦公室職能的發(fā)揮起著至關重要的作用。辦公室人力資源管理工作性質(zhì)極其特殊，辦公室單位要實現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展離不開辦公室職能的充分發(fā)揮，而隨著辦公室工作綜合性、復雜性日益增加，單位整體效能的提升，對辦公室工作效能也提出了越來越高的要求。當前形勢下，加強對辦公室工作人員的管理，提升其工作主動性和積極性，最大限度地發(fā)揮辦公室職能，實現(xiàn)單位更好地發(fā)展顯得尤為重要。

2.辦公室人力資源管理現(xiàn)狀

2.1人員配備不足，結(jié)構不合理

在現(xiàn)代社會，為了追求直接經(jīng)濟效益，實現(xiàn)效益最大化，大多數(shù)單位都偏重對可以直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的部門的投入，往往忽視綜合部門、后勤保障部門的重要作用。在人力、物力等資源的分配上也會出現(xiàn)類似的情況，在資源配置上向業(yè)務部門和技術部門傾斜。招錄到素質(zhì)較高的員工或者發(fā)掘到表現(xiàn)展優(yōu)秀的員工時，優(yōu)先考慮安排到核心業(yè)務部門工作。由此導致在配置在辦公室工作崗位的人員，業(yè)務素質(zhì)和能力普遍較低，特別是人員配備上往往不能滿足辦公室繁雜的工作要求，進一步導致辦公室工作人員對崗位工作自我滿足感不強，對自我價值的實現(xiàn)信心不足。以上因素直接導致辦公室整體運行效率低下，在整個單位中占據(jù)的地位越發(fā)不高，由此牽扯單位核心部門的正常運作，從而對整個單位的發(fā)展產(chǎn)生極為不利的影響。

此外，還存在人員專業(yè)結(jié)構不合理的現(xiàn)象，多種專業(yè)人才混雜，而文秘專業(yè)、行政管理專業(yè)出身的人員較少，在行政事務處理、文件處理等工作經(jīng)歷基本空白，與辦公室實際工作難以有效銜接。從工作經(jīng)歷看，大多數(shù)人都是在辦公室一坐到底，經(jīng)歷比較單一，還有一部分不能適應辦公室繁雜瑣碎的工作，在工作一定時間后調(diào)動到核心部門工作。以上人員基礎條件，決定了大多數(shù)辦公室基礎薄弱，工作中存在被動應付情況，具備較高素質(zhì)的行政管理人才、能夠熟練駕馭大材料、大報告撰寫的“筆桿子”“一將難求”?？傮w看，辦公室普遍存在著人員年齡老化、學歷低、流動慢、專業(yè)結(jié)構不合理、履職能力差等問題。

2.2崗位設置不合理

崗位的設置和分布、職務的合理確定，是一個部門能夠順利、有效運轉(zhuǎn)的重要基礎。無序、混亂的崗位分布，無法促成發(fā)展穩(wěn)定整體目標的實現(xiàn)，反而會成為造成單位內(nèi)部管理混亂、阻滯發(fā)展的“絆腳石”。

辦公室承擔職能較多，任務零散、繁雜，實現(xiàn)辦公室崗位設置合理化、人員分工最優(yōu)化必然能夠事半功倍。然而，現(xiàn)實中，在辦公室崗位設置和人員分工時缺乏科學化分析和量化計算，一般采用簡單切“豆腐塊”的方式進行，無論工作多寡，每人負責一塊或多塊“豆腐”。辦公室工作量分布不均衡，這樣往往導致忙的忙死、閑的閑死，極大影響大家的工作積極性。在人員分工中，論資歷排行、拈輕怕重的現(xiàn)象比較普遍，如果不能實現(xiàn)崗位履職要求與人員能力素質(zhì)對應，勢必會影響個人工作效能的發(fā)揮，導致不適崗、大材小用現(xiàn)象。在崗位設置中，沒有對每個人工作量的考量，急緩不分，容易導致時效性強、需要實時反饋的工作因為其他日常性工作的掣肘，不能及時完成，影響工作效率。

2.3缺乏有效的激勵機制

現(xiàn)代社會是一個經(jīng)濟迅速發(fā)展的社會，也是一個充滿競爭的社會。通過對自身素質(zhì)和周邊環(huán)境的分析，每個人都會確立自己的發(fā)展目標，對個人職業(yè)發(fā)展有一定的規(guī)劃。辦公室工作人員，長期局限在同一部門中，晉升渠道受限，導致工作積極性不高。單位對辦公室工作人員素質(zhì)提升的投入較少，對辦公室工作人員的培訓安排得較少，無法獲得自我素質(zhì)的提升，在工作中仍然處于低效率、出錯多、重復做工的狀態(tài)。辦公室工作的瑣碎性決定了工作業(yè)績不容易體現(xiàn)，現(xiàn)有目標考評機制對辦公室業(yè)務工作的考核難以體現(xiàn)公平性、全面性，對新進人員來說，不容易做出成績，工作主動性不高。

3.加強辦公室人力資源管理的有效措施

3.1重視辦公室工作人才選拔，優(yōu)化人員結(jié)構

隨著現(xiàn)代社會科學技術的進步，現(xiàn)代管理機制的引入，單位也應該轉(zhuǎn)變管理理念，對各部門承擔的職能和發(fā)揮的作用重新評估，實現(xiàn)各部門均衡發(fā)展。特別要摒棄重業(yè)務輕綜合的觀念，重視辦公室在整個單位運轉(zhuǎn)中的“潤滑劑”、“調(diào)和油”作用，在引入辦公室綜合人才方面加大力度。一是按需定編，合理確定辦公室人員編制，承擔工作職責較重的、長期負荷過重的，應相應增加人員，而對于因整體素質(zhì)較低導致重復作業(yè)較多、存在冗員現(xiàn)象的，要適當?shù)恼{(diào)整分工、精簡人員。二是在辦公室工作人員的選聘上，優(yōu)先考慮高層次高素質(zhì)的人才，要求既能適應辦公室綜合工作的需要，也能帶動整個辦公室工作實現(xiàn)科學化、高效化，實現(xiàn)辦公室人員學歷層次的提升和結(jié)構的優(yōu)化。三是暢通人才交流渠道，選賢用能不拘泥于部門、崗位的限制，綜合管理能力強的業(yè)務人才也可以提拔到辦公室任職，作為對個人綜合素質(zhì)的一種歷練，辦公室工作人員也可以交流到不同崗位，加強對單位方方面面工作的認知了解，實現(xiàn)業(yè)務素質(zhì)的提升，這將更加有助于辦公室整體素質(zhì)的提升。

3.2優(yōu)化崗位設置，實現(xiàn)合理分工、組合最優(yōu)

一個部門的崗位設置，應根據(jù)形勢發(fā)展需要，結(jié)合單位戰(zhàn)略或組織結(jié)構的調(diào)整，實現(xiàn)協(xié)調(diào)配合、優(yōu)化組合，并定期審查合理性，不斷優(yōu)化、調(diào)整部門的崗位設置?，F(xiàn)代辦公室業(yè)務的發(fā)展與以往相比也有了較大區(qū)別，各種信息化手段的應用也迫使辦公室分工格局和崗位設置面臨變革。一是綜合考慮單位工作特性和辦公室工作情況，不搞一刀切，按照單項工作量多少、工作復雜難易程度以及分工均衡原理，科學、合理確定崗位職責。每個單位情況不一樣，采取的分工模式和崗位設置也允許存在差異，不能生硬的照搬照抄他人經(jīng)驗。二是從非科學的崗位設置轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化的科學流程設置，對辦公室各項業(yè)務進行梳理，建立精簡、高效的業(yè)務流程，綜合業(yè)務流程各節(jié)點，消除上下交叉、重疊多頭部分，去除重復冗余，實現(xiàn)分工合理、配置最優(yōu)。

3.3建立科學的激勵機制，最大限度激發(fā)工作主動性和積極性

現(xiàn)代管理理念強調(diào)“以人為本”，重視開發(fā)人力資源，激發(fā)人的潛力，從而提升整個組織的競爭力。辦公室人力資源管理工作也要不斷創(chuàng)新人才管理理念和管理方式，切實重視職工的精神、物質(zhì)需求，制定相應的人力資源管理舉措，建立激勵機制，充分調(diào)動辦公室工作人員的積極性和主動性。建立科學的考評機制是激勵機制的重要一環(huán)，是人力資源管理的核心?？茖W的評估機制應該包含崗位適應性、工作責任性、完成工作的質(zhì)量和效率的考評等，通過考評可以實現(xiàn)對優(yōu)秀員工的獎勵，對不合格員工的淘汰。在黨政機關、事業(yè)單位和企業(yè)中，實行競爭上崗的選人機制和優(yōu)勝劣汰的用人機制是必然的趨勢，只有讓真正有能力的人才脫穎而出，實行低素質(zhì)的、不適崗的人員淘汰制，才能夠營造內(nèi)部良性競爭氛圍，充分激發(fā)員工的工作積極性。培養(yǎng)員工建立職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，激發(fā)員工的自信心，引導員工重視辦公室崗位工作價值和自身發(fā)展?jié)摿?，加大辦公室業(yè)務培訓力度，提高業(yè)務熟練度和競爭力，都是激勵員工在辦公室工作崗位上重視自身價值、不斷進步的有效手段。