胡博

【摘要】本文主要論述EPC模式下電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目文件的特點(diǎn)、項(xiàng)目文件控制含義和特征以及電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目文檔控制策略，以期拋磚引玉。

【關(guān)鍵詞】電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目；項(xiàng)目文件；控制策略

項(xiàng)目文件管理是EPC模式下電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容之一，是工程項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)和保證。完整的項(xiàng)目文檔是工程維修、改建、擴(kuò)建和事故處理的重要依據(jù)；是評定工程質(zhì)量等級、竣工驗(yàn)收的重要技術(shù)文檔；也是工程決算的重要根據(jù)，更是企業(yè)業(yè)務(wù)建設(shè)和知識管理實(shí)施的重要資源保障。因此，做好項(xiàng)目文檔管理工作至關(guān)重要。

一、電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目文件的特點(diǎn)

（一）種類繁多，數(shù)量巨大。按照工程階段劃分，項(xiàng)目文檔包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，其中項(xiàng)目竣工文件又包括項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工圖和監(jiān)理文件。按照類別劃分，項(xiàng)目文件包括工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)文件、施工記錄，項(xiàng)目內(nèi)部管理文件等。項(xiàng)目文件內(nèi)容十分豐富，涉及到工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購、施工、試運(yùn)行等全過程。項(xiàng)目文件種類繁多，數(shù)量巨大。

（二）文件形成單位較多，保管分散。工程總承包單位上有建設(shè)單位、監(jiān)理單位，下有多家施工分包商及設(shè)備供應(yīng)商，有的分包單位還要將其工程進(jìn)行勞務(wù)分包。文件來源較多，文件形成單位文檔管理水平參差不齊；并且大部分施工過程文件作為工程過程最原始的記錄，是分散保存在施工分包商的文檔管理部門，過程中并不向總承包單位報(bào)審。這些都給總承包單位的文檔管理帶來了一定的困難，因此必須加強(qiáng)文檔的過程控制，才能保存下最完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目文檔。

（三）專業(yè)性強(qiáng)。電網(wǎng)EPC文件過程控制是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及的工作面廣，知識門類多，包括土建、電氣等多個(gè)專業(yè)，項(xiàng)目管理內(nèi)容包括采購管理、施工管理、安全管理、計(jì)劃管理等各方面內(nèi)容，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，而所有這些都與文件工作有接口聯(lián)系。項(xiàng)目文件這個(gè)特點(diǎn)就決定了項(xiàng)目文件管理人員除了具備文件和檔案學(xué)相關(guān)知識外，還應(yīng)該了解文檔內(nèi)容所涉及的相關(guān)專業(yè)基礎(chǔ)知識，這是做好項(xiàng)目文件管理的基礎(chǔ)和保證。

（四）載體多樣性。項(xiàng)目文件大部分都是以紙質(zhì)載體形成和保存的，但是為了能夠完整、生動(dòng)形象記錄下電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目全過程，除了要保存紙質(zhì)文件之外，還應(yīng)記錄下工程的原址原貌、項(xiàng)目施工關(guān)鍵工序、工藝亮點(diǎn)、重要領(lǐng)導(dǎo)視察等關(guān)鍵時(shí)刻，將其拍攝成數(shù)碼照片或者錄像，保存為電子文檔或者刻錄成光盤。另外工程施工過程中各個(gè)單位之間聯(lián)系的電子郵件，作為工程過程溝通文件的一部分，也要認(rèn)真進(jìn)行管理，在項(xiàng)目竣工時(shí)進(jìn)行歸檔。

二、文件控制的含義與特征

（一）動(dòng)態(tài)性。文件控制有別于對檔案實(shí)體的靜態(tài)管理，是對項(xiàng)目文件整個(gè)生命周期進(jìn)行動(dòng)態(tài)的控制，并且在過程中對偏離項(xiàng)以及不符合項(xiàng)作出適當(dāng)調(diào)整，實(shí)現(xiàn)整個(gè)生命周期的動(dòng)態(tài)管理。

（二）全面性。文件控制需在過程中把握文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、專業(yè)性、完整性、系統(tǒng)性和高效性，實(shí)現(xiàn)過程中文件的全面性控制。

（三）控制性。文件控制的靈魂在于控制，即按照統(tǒng)一規(guī)則或者標(biāo)準(zhǔn)行事，避免任意的活動(dòng)，通過一定的控制手段使得項(xiàng)目文件始終保持有序可控的狀態(tài)。

三、EPC模式下電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目文件控制策略

（一）總包合同簽訂時(shí)明確業(yè)主對文檔的管理要求。工程總承包合同是總承包單位進(jìn)行工程建設(shè)和管理的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，為使后期文檔工作順利開展，在工程前期總承包合同簽訂時(shí)，文檔人員要參與投標(biāo)文件的編寫及合同談判，明確項(xiàng)目竣工文件移交數(shù)量、時(shí)間、質(zhì)量等各方面要求。通過合同的法律效力明確文檔管理職責(zé)與分工，也避免后期由于合同要求不明確造成的麻煩。

（二）施工招標(biāo)時(shí)明確總包文件管理要求。當(dāng)前，施工招標(biāo)文件雖然有文檔工作人員參與，但是文檔管理?xiàng)l款的編寫卻比較籠統(tǒng)，在實(shí)際文檔工作中對施工單位的約束力不強(qiáng)。因此，在施工招標(biāo)階段，文檔人員一定要參與招標(biāo)文件編寫，并且明確規(guī)定文檔管理要求、文檔移交數(shù)量、時(shí)間、文件電子版提交要求等，并在評標(biāo)時(shí)將施工單位投標(biāo)文件中文檔管理內(nèi)容按照一定的分值進(jìn)行考核，在合同正式簽訂時(shí)將文檔管理詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)和具體要求寫入施工合同中。文檔管理納入施工合同條款，既為總承包對施工單位文檔控制在法律上尋求保障，也使文檔管理工作開展有章可循。

（三）建立完善的項(xiàng)目管理程序文件。首先，為確保電網(wǎng)項(xiàng)目文檔管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和流程化，信息文檔部應(yīng)制定一套操作性強(qiáng)的文檔管理程序文件，主要包括項(xiàng)目文件編碼程序、項(xiàng)目文件過程控制程序、項(xiàng)目文檔系統(tǒng)管理程序、項(xiàng)目文件竣工移交管理規(guī)定等，建立統(tǒng)一的文檔管理原則和標(biāo)準(zhǔn)，并將這些程序以正式文件的形式下發(fā)施工單位參照執(zhí)行。明確各參建單位、各部門的文檔管理職責(zé)，將文檔管理過程分解到各個(gè)部門、每一位專業(yè)工程師的工作中，建立起全員參與的項(xiàng)目文檔管控體系。

（四）加強(qiáng)過程管控，定期進(jìn)行監(jiān)督檢查。首先，文檔人員要轉(zhuǎn)變定位，變被動(dòng)接收為“主動(dòng)出擊”，聯(lián)合業(yè)主和監(jiān)理單位定期對施工單位文檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，根據(jù)現(xiàn)場施工情況及項(xiàng)目文件清單，定期進(jìn)行文件跟蹤和統(tǒng)計(jì)，建立書面的催辦制度，爭取做到文件上報(bào)與工程進(jìn)度同步。尤其是在單項(xiàng)工程完成之后，要做好單位工程文檔收集、整理，確保單項(xiàng)工程施工結(jié)束文件能夠同步上報(bào)齊全，整理符合歸檔要求，避免工程整體竣工后補(bǔ)資料、重復(fù)整理的現(xiàn)象發(fā)生。

（五）建立統(tǒng)一的文檔管理平臺。當(dāng)前電網(wǎng)EPC項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用與其他行業(yè)相比還比較落后，需要實(shí)施系統(tǒng)、深入的開發(fā)。首先，應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，確定文檔系統(tǒng)的選型。當(dāng)前大部分文檔系統(tǒng)功能都很強(qiáng)大，不僅可以實(shí)現(xiàn)文檔的在線起草、編碼、簽署、分發(fā)，還可以實(shí)現(xiàn)文檔的在線統(tǒng)計(jì)、組卷、借閱等，要根據(jù)文檔管理的需要確定文檔管理系統(tǒng)功能。其次，要為系統(tǒng)的開發(fā)試用提供資金支持、軟硬件和人力資源配備。最后，文檔系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)都不是一蹴而就的，需要不斷提需求、開發(fā)、測試，這是一個(gè)不斷改善的過程。

四、結(jié)語

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目文件繁多、復(fù)雜，是工程建設(shè)的重要產(chǎn)物，對項(xiàng)目文件的控制至關(guān)重要。應(yīng)充分重視文件控制工作，對項(xiàng)目文件全過程進(jìn)行控制，確保項(xiàng)目檔案竣工移交，留存下最完整系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案。