顏小華　徐　興　胡承超

利用郵件合并實現(xiàn)水文站流量測驗記載封面的批量生成

顏小華徐興胡承超

一、前言

瓜涇口水文站位于江蘇省吳江市（現(xiàn)蘇州市吳江區(qū)），瓜涇港與京杭大運河交匯處，東經(jīng)120°39′，北緯31° 12′。該站流量測驗為纜道流速儀法，每天施測流量兩次，遇特殊水情時加測；全年實測流量在730次左右。裝訂每月生成的流量報表時，流量測驗記載封面的施測號數(shù)、施測時間等信息都是人工統(tǒng)計填制，碰到閏年時容易造成錯誤，從而引起后續(xù)月份的連帶錯誤。

郵件合并就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔。借助Word提供的一項功能強大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”，可以輕松、準確、快速地完成上述相關(guān)信息的填制。

二、操作方法

1.準備數(shù)據(jù)源

這個數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表，也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server數(shù)據(jù)庫。一言蔽之，只要能夠被SQL語句操作控制的數(shù)據(jù)皆可作為數(shù)據(jù)源，因為郵件合并就是一個數(shù)據(jù)查詢和顯示的工作。本文以Excel為例。

準備一個Excel數(shù)據(jù)庫源表，為使數(shù)據(jù)源更具通用性，同時加入測站位置信息。當需更改站名時，第一次修改數(shù)據(jù)需變更第二行站名、年份、流域、水系、河名、市、鎮(zhèn)、村幾列數(shù)據(jù)，其余行都是絕對引用第二行數(shù)據(jù)。表中2月份天數(shù)系采用Excel函數(shù)得到。在E3列輸入公式“=DAY（DATE（B3，C3+1，1）-1）”，就能得到某年2月正確的天數(shù)。解決了2月天數(shù)問題，接下來就是生成開始、結(jié)束施測號數(shù)。以2月份為例，在F3列輸入公式“=G2+1”，G3列輸入“=G2+E3*2”，2月份填好后，雙擊填充3～12月數(shù)據(jù)，表1為最終生成的瓜涇口用于郵件合并的數(shù)據(jù)源表。然后就可以將這12條記錄按照指定的模板打印成流量封面。

表1　江尖水利樞紐管理所管理運行檔案類目設置情況表

2.準備模板

模板文件就是即將輸出的界面模板，這里以Word2010文檔為例。

圖1是一個模板文件“Template”，就是流量測驗記載的封面模板。其中，“流量施測號數(shù)”“施測時間”等是需要填數(shù)據(jù)的地方。

圖1　流量測驗記載封面模板圖

3.郵件合并

（1）打開word模板，切換到“郵件”分組。在“開始郵件合并”分組中單擊“開始郵件合并”按鈕，并在打開的菜單中選擇“郵件合并分步向?qū)А泵睢?/p>

（2）選擇當前文檔格式為信函，點擊下一步，選擇“使用當前模板”，點擊下一步，選擇第一項“使用現(xiàn)有列表”，再點擊下面的“瀏覽”選取對應的數(shù)據(jù)源。

（3）點擊打開數(shù)據(jù)源后，點擊選項，勾選表格、視圖、系統(tǒng)表、同義詞，點確定，完成數(shù)據(jù)源的選擇。

（4）插入域，將光標放在“瓜涇口”前面，點擊“插入合并域”下拉菜單，選擇“站名”，完成這個域的插入，按同樣方法繼續(xù)插入其他域，直到完成這個步驟。

（5）開始郵件合并，點擊“完成并合并”按鈕，選擇“編輯單個文檔”，可以選擇一張張預覽，滿意后直接批量打印。圖2為完成郵件合并操作后的Word文檔（以域代碼顯示）。

圖2　完成郵件合并圖

三、結(jié)語

瓜涇口水文站利用郵件合并功能實現(xiàn)了流量測驗記載封面的批量生成，不僅減少了人為操作失誤，還提高了工作的質(zhì)量和效率。以該站的數(shù)據(jù)為模板，可推廣應用到其他測流次數(shù)相對固定的水文站■

（作者單位：江蘇省水文水資源勘測局蘇州分局 215000江蘇省水文水資源勘測局無錫分局214000江蘇省水文水資源勘測局淮安分局 223001）