謝潔瑜

【摘 要】醫(yī)院設(shè)備儀器檔案對(duì)于醫(yī)院管理具有重要的作用。然而，醫(yī)院目前的設(shè)備儀器檔案工作存在很多問題，其管理水平也遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于設(shè)備儀器的增長(zhǎng)速度及醫(yī)院發(fā)展水平，漸漸不再滿足新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的需要。本文重申醫(yī)院設(shè)備儀器檔案的作用，分析其管理中現(xiàn)存的問題，根據(jù)醫(yī)院設(shè)備儀器管理的特征，結(jié)合固定資產(chǎn)管理及一般科技檔案管理的要求，有針對(duì)性地提出了優(yōu)化管理策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；設(shè)備儀器檔案；固定資產(chǎn)管理；管理策略

【Abstract】Hospital equipment archives is important for hospital management. However， there are lots of problems in hospital equipment archives work at present. As its management level is far behind the growth rate of equipment and the development level of hospital， it gradually cant meet the needs of hospital development at the new period any more. The article reiterates the importance of hospital equipment archives and analyzes existing problems of it. According to the features of equipment management， combining with the management requirements of fixed-assets and general science and technology archives， the article puts forward optimal management strategies for it in a targeted manner.

【Key words】Hospital； Equipment archives； Fixed-assets management； Management strategies

設(shè)備儀器是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供硬件支持，是不斷提高醫(yī)院發(fā)展水平的重要條件，對(duì)醫(yī)療質(zhì)量、診斷技術(shù)、科學(xué)研究有著直接的影響，是醫(yī)院現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志[1]，在醫(yī)院發(fā)展的過程中占據(jù)十分重要的位置。設(shè)備儀器管理是醫(yī)院管理的一部分，而設(shè)備儀器檔案作為設(shè)備儀器整個(gè)生命周期的原始記錄，則是設(shè)備儀器管理的基礎(chǔ)，是充分發(fā)揮設(shè)備儀器功能的重要因素，反映著醫(yī)院管理水平[2]?？茖W(xué)、規(guī)范、有效地管理醫(yī)院設(shè)備儀器檔案，是醫(yī)院“強(qiáng)內(nèi)涵、調(diào)結(jié)構(gòu)、控成本、增效益、促和諧、謀發(fā)展”的需要，有利于院方全面把握設(shè)備儀器現(xiàn)狀，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，主管部門合理配置資源，維保部門分析總結(jié)設(shè)備儀器運(yùn)行規(guī)律并及時(shí)、主動(dòng)提供預(yù)測(cè)性維修服務(wù)，保障醫(yī)院合法權(quán)益等各方面提供依據(jù)，對(duì)規(guī)范設(shè)備儀器管理及采購(gòu)流程起到有效的監(jiān)督作用[3]。

然而，醫(yī)院目前的設(shè)備儀器檔案工作存在很多問題，其管理水平也遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于設(shè)備儀器的增長(zhǎng)速度及醫(yī)院發(fā)展水平，漸漸不再滿足新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的需要。要對(duì)醫(yī)院設(shè)備儀器檔案進(jìn)行優(yōu)化管理，就必須分析其管理中現(xiàn)存的問題，根據(jù)醫(yī)院設(shè)備儀器管理的特征，結(jié)合固定資產(chǎn)管理及一般科技檔案管理的要求，有針對(duì)性地提出優(yōu)化管理策略，以確保檔案真實(shí)、可靠、完整，充分發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

1 醫(yī)院設(shè)備儀器檔案管理現(xiàn)存的問題

1.1 設(shè)備儀器檔案管理與日常管理工作脫節(jié)

具體表現(xiàn)為設(shè)備儀器檔案與設(shè)備儀器實(shí)體、臺(tái)賬分割，部分仍然在用的設(shè)備儀器沒有建檔，臺(tái)賬信息及檔案材料內(nèi)容沒有隨設(shè)備儀器的升級(jí)、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢及時(shí)更新，卷內(nèi)檔案材料信息與臺(tái)賬登記情況不符。

1.2 歸檔制度沒有落實(shí)

一方面，卷內(nèi)檔案材料不全，只收集了設(shè)備儀器的購(gòu)置申請(qǐng)、合同、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試等部分前期材料，而說(shuō)明書等隨機(jī)技術(shù)文件、維修保養(yǎng)記錄以及設(shè)備儀器轉(zhuǎn)移、報(bào)廢等重要材料則分散存放，沒有按照一機(jī)一檔進(jìn)行集中、統(tǒng)一管理；另一方面，對(duì)提供購(gòu)置參考等不需歸檔的材料及已報(bào)廢的設(shè)備儀器的檔案材料未及時(shí)剔除、清理、銷毀，占用了大量的存放空間，也不利于利用。

1.3 傳統(tǒng)分類方案缺乏科學(xué)性及可操作性

一是，分類設(shè)置存在明顯的局限性，檔案類目的分級(jí)設(shè)置未能涵蓋醫(yī)院現(xiàn)有的設(shè)備儀器，一些設(shè)備儀器根本無(wú)法納入現(xiàn)有分類的某一類別中；二是，分類設(shè)置不符合設(shè)備儀器檔案材料的生成規(guī)律，多臺(tái)設(shè)備儀器的材料間存在交叉共用又彼此分離的情況，例如，一份購(gòu)置申請(qǐng)、合同、安裝報(bào)告對(duì)應(yīng)多臺(tái)設(shè)備儀器，或一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目包含多臺(tái)設(shè)備儀器項(xiàng)目子包等，共用一套資料的多臺(tái)設(shè)備儀器也可能分別從屬于不同類別，若按現(xiàn)有分類方案進(jìn)行整理，不僅分類上存在困難，也難以確保檔案的完整；三是，各分類的定義不明確，檔案人員憑借有限的信息，難以準(zhǔn)確判別設(shè)備儀器的功能、用途，進(jìn)行歸類。

1.4 人員檔案意識(shí)薄弱

一方面，檔案材料的保管情況不佳，例如在材料積累的過程中，組卷部門使用的訂書釘、回形針、文件夾等臨時(shí)整理工具對(duì)檔案材料銹蝕，使其產(chǎn)生了粘連和破損；另一方面，缺乏歸檔質(zhì)量的全程控制，卷內(nèi)材料質(zhì)量不符合歸檔要求，例如復(fù)印件代替原件歸檔，或使用復(fù)寫紙、熱敏紙等不耐久載體，以及圓珠筆、鉛筆等不耐久字跡書寫，造成字跡退化、模糊，這些都大大影響了檔案的效力。

2 醫(yī)院設(shè)備儀器管理的特征

設(shè)備儀器檔案貫穿設(shè)備儀器整個(gè)生命周期，反映的是設(shè)備儀器實(shí)體運(yùn)行及其各階段管理活動(dòng)的客觀情況。因此，醫(yī)院設(shè)備儀器管理的特點(diǎn)決定了設(shè)備儀器檔案材料形成的內(nèi)在規(guī)律，對(duì)其積累、收集與整理，直到保管利用等各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)，產(chǎn)生著重大影響[4]17。要找出適合醫(yī)院設(shè)備儀器檔案優(yōu)化管理的策略，就必須對(duì)醫(yī)院設(shè)備儀器管理的特征進(jìn)行分析。

總體來(lái)說(shuō)，醫(yī)院設(shè)備儀器是醫(yī)院固定資產(chǎn)的一部分，其管理具有時(shí)間跨度大、牽涉面廣、專業(yè)性強(qiáng)的特征，具體表現(xiàn)為：設(shè)備儀器從購(gòu)置使用到淘汰報(bào)廢，時(shí)間跨度從幾年到幾十年不等，整個(gè)生命周期不斷形成檔案材料，并伴有用檔需求；而它的購(gòu)置、驗(yàn)收、投入使用、維修保養(yǎng)、淘汰報(bào)廢等一系列管理活動(dòng)，各個(gè)階段的不同流程涉及院內(nèi)外多個(gè)部門及人員，而這些流程上的部門及個(gè)人，都是醫(yī)院設(shè)備儀器檔案材料的形成者；醫(yī)院設(shè)備儀器的類型多樣，各類型設(shè)備儀器尤其是當(dāng)中比例最大的醫(yī)學(xué)設(shè)備儀器，專業(yè)性很強(qiáng)，而實(shí)現(xiàn)各類型設(shè)備儀器各階段管理所需的流程本身又具有很強(qiáng)的專業(yè)性。這些都無(wú)一不為醫(yī)院設(shè)備儀器檔案管理增添了復(fù)雜性。

3 醫(yī)院設(shè)備儀器檔案的優(yōu)化管理策略

對(duì)醫(yī)院設(shè)備儀器檔案進(jìn)行優(yōu)化管理，必須針對(duì)現(xiàn)存的問題提出策略，但切忌“頭痛治頭，腳痛治腳”，應(yīng)善于發(fā)現(xiàn)并利用它與醫(yī)院其他管理活動(dòng)的關(guān)系，作全方位、系統(tǒng)性的考慮。

3.1 開展醫(yī)院設(shè)備儀器情況普查

全面了解醫(yī)院設(shè)備儀器情況是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院設(shè)備儀器檔案優(yōu)化管理的前提。因此，必須開展醫(yī)院設(shè)備儀器情況普查，設(shè)立設(shè)備儀器卡。一方面，要規(guī)范開展固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，清點(diǎn)各科組的設(shè)備儀器，詳細(xì)記錄其名稱、生產(chǎn)廠家、規(guī)格型號(hào)、機(jī)身編碼、使用科組、放置位置、使用狀態(tài)，并進(jìn)行拍照，迅速掌握醫(yī)院現(xiàn)有在用設(shè)備儀器的實(shí)際情況，將相關(guān)信息對(duì)照設(shè)備儀器臺(tái)賬、固定資產(chǎn)賬目進(jìn)行核查、更新；另一方面，清點(diǎn)、核對(duì)現(xiàn)存設(shè)備儀器資料，依據(jù)資料與臺(tái)賬中的名稱、規(guī)格型號(hào)、機(jī)身編碼、原值、開始使用時(shí)間等要素，對(duì)無(wú)賬（即已報(bào)廢）設(shè)備儀器的資料進(jìn)行剔除，縮小整理范圍，降低整理難度；同時(shí)，對(duì)現(xiàn)存在用而沒有資料的設(shè)備儀器條目進(jìn)行記錄，以便日后追蹤核查。

3.2 制定切實(shí)可行的設(shè)備儀器檔案分類方案

從方法論的角度，管理就是分類，分類是為了更好地管理[4]85。因此，一個(gè)切實(shí)可行的分類方案是實(shí)現(xiàn)設(shè)備儀器檔案有效管理的基礎(chǔ)。為了科學(xué)管理、方便利用，應(yīng)遵循唯一、合理、穩(wěn)定、可擴(kuò)充的編制原則[5]，制定切實(shí)可行的設(shè)備儀器檔案分類方案。鑒于設(shè)備儀器是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，而固定資產(chǎn)管理已有比較成熟的分類編號(hào)體系，因此，可以借鑒固定資產(chǎn)編碼的規(guī)律，提取固定資產(chǎn)分類表中與設(shè)備儀器相關(guān)的二級(jí)類目編碼、條目，加以整理、利用，形成設(shè)備儀器檔案的分類方案。這種做法的好處是，將固定資產(chǎn)管理與檔案管理關(guān)聯(lián)起來(lái)，解決了傳統(tǒng)分類自成體系所面臨的問題，避免了個(gè)人主觀性，兼顧了醫(yī)院設(shè)備儀器材料的形成規(guī)律、檔案管理和科室使用的客觀需求。

3.3 構(gòu)建設(shè)備儀器管理信息化平臺(tái)

建立一個(gè)縱向貫穿醫(yī)院、主管部門及使用科室、人員，橫向聯(lián)結(jié)設(shè)備儀器卡、賬、物、檔案的設(shè)備儀器檔案管理體系，是實(shí)現(xiàn)檔案齊全、賬目明晰、賬物相符、準(zhǔn)確完整所必需的。新時(shí)期里，要鞏固這一體系，應(yīng)充分利用信息化手段，通過構(gòu)建設(shè)備儀器管理信息化平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)。設(shè)備儀器管理信息化平臺(tái)應(yīng)具備以下功能：一是，整合原本相互獨(dú)立的設(shè)備儀器臺(tái)賬、固定資產(chǎn)臺(tái)賬、檔案管理系統(tǒng)信息；二是，通過權(quán)限設(shè)置，醫(yī)院設(shè)備儀器各階段管理活動(dòng)中的科室及人員能夠及時(shí)使用系統(tǒng)更新錄入及查閱設(shè)備儀器的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)信息的共享、檢索、事務(wù)的提醒，及各方面的統(tǒng)計(jì)分析。

3.4 建立卷內(nèi)材料的查對(duì)追蹤制度

醫(yī)院設(shè)備儀器類型多樣，不同情況下采用的采購(gòu)方式也有所不同，這種采購(gòu)方式上的差異，導(dǎo)致了設(shè)備儀器購(gòu)置階段的檔案材料類型也存在差異，這就使得檔案人員在收集歸檔的過程中難以發(fā)現(xiàn)缺漏。因此，要保證設(shè)備儀器檔案的完整性，除了嚴(yán)格執(zhí)行歸檔范圍、歸檔制度，還需要建立卷內(nèi)材料的查對(duì)追蹤制度以作補(bǔ)充。具體做法是，按照公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源等采購(gòu)方式及設(shè)備儀器的價(jià)值，及時(shí)調(diào)整原件份數(shù)等歸檔要求，歸納同類情況下應(yīng)有資料的項(xiàng)目清單，供收集及建檔過程中查對(duì)，對(duì)所缺資料情況及時(shí)記錄、追查，實(shí)現(xiàn)設(shè)備儀器檔案材料的全程控制。

3.5 深化醫(yī)院設(shè)備儀器檔案的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是醫(yī)院設(shè)備儀器檔案優(yōu)化管理的重要保障。在設(shè)備儀器購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維修保養(yǎng)、淘汰報(bào)廢等一系列活動(dòng)中，各階段不同流程所涉人員都是檔案材料的形成者，因此，檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的對(duì)象應(yīng)從專職檔案員、科室檔案員，擴(kuò)展至設(shè)備儀器使用部門的相關(guān)管理人員及操作人員。同時(shí)，培訓(xùn)內(nèi)容也應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)對(duì)象各有側(cè)重，如設(shè)備儀器使用部門的相關(guān)管理人員及操作人員應(yīng)著重進(jìn)行檔案基本知識(shí)的培訓(xùn)，充分認(rèn)識(shí)設(shè)備儀器檔案管理的作用，加強(qiáng)檔案意識(shí)；而專職檔案員、科室檔案員則需要在此基礎(chǔ)上，延伸學(xué)習(xí)設(shè)備儀器相關(guān)知識(shí)及專業(yè)外語(yǔ)，以便更好地完成設(shè)備儀器檔案的整理，提供檔案的利用。為了保證設(shè)備儀器管理信息化平臺(tái)的運(yùn)行，全體人員均應(yīng)接受信息系統(tǒng)的使用培訓(xùn)。

4 結(jié)語(yǔ)

本文抓住設(shè)備儀器與醫(yī)院固定資產(chǎn)的關(guān)系，結(jié)合了固定資產(chǎn)管理闡述醫(yī)院設(shè)備儀器檔案管理的優(yōu)化策略，力求突破傳統(tǒng)管理方法的局限。需要強(qiáng)調(diào)的是，醫(yī)院設(shè)備儀器管理每天都在進(jìn)行，檔案材料每天都在形成，在檔案管理工作中，又可能出現(xiàn)新的問題。因此，進(jìn)行檔案管理優(yōu)化不是一勞永逸的，必須適時(shí)總結(jié)問題，分析成因，有針對(duì)性地提出優(yōu)化管理策略。從這一角度上來(lái)說(shuō)，本文提出的優(yōu)化管理策略雖然已就目前管理存在的問題進(jìn)行了盡可能周全的考慮，但仍有待實(shí)踐的進(jìn)一步檢驗(yàn)，因此，有其局限性。然而，無(wú)論何時(shí)，設(shè)備儀器檔案管理策略都必須符合醫(yī)院設(shè)備儀器管理的特征，只要設(shè)備儀器作為醫(yī)院固定資產(chǎn)的一部分，其檔案管理策略就必須同時(shí)符合固定資產(chǎn)管理和一般科技檔案管理的要求。做到這一點(diǎn)，也更有利于醫(yī)院設(shè)備儀器檔案管理工作的日常推進(jìn)。

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[責(zé)任編輯：楊玉潔]