譚大容重慶市墊江日?qǐng)?bào)社

淺談報(bào)社檔案管理工作

譚大容
重慶市墊江日?qǐng)?bào)社

在大時(shí)代的背景下，我國(guó)信息快速發(fā)展，新聞競(jìng)爭(zhēng)愈漸激烈，新聞資訊日益發(fā)達(dá)，使新聞單位在報(bào)告中，記錄著通過(guò)各種形式宣傳活動(dòng)所產(chǎn)生具有價(jià)值的手稿、照片、圖標(biāo)等，從不同角度記載著本地區(qū)各個(gè)階段的經(jīng)濟(jì)、政治、文化、科技等社會(huì)發(fā)展和人們生活情況，反映出當(dāng)?shù)夭煌嵌鹊陌l(fā)展面貌，本文通過(guò)分析新聞檔案管理的價(jià)值和特點(diǎn)，對(duì)所存在的問(wèn)題提出相應(yīng)措施。

報(bào)社檔案；管理；存在問(wèn)題；措施

一、報(bào)社檔案的價(jià)值

1.史料價(jià)值

報(bào)紙是記錄著一個(gè)時(shí)間、一個(gè)地區(qū)所發(fā)生的政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)等方方面面的內(nèi)容，因?yàn)樾侣劸哂姓鎸?shí)性、及時(shí)性，所以報(bào)紙本身就具有重要的史料價(jià)值。隨著國(guó)家的發(fā)展，市場(chǎng)媒體壯大，使新聞向多元化發(fā)展，而報(bào)紙就是承載這些史料的一個(gè)檔案載體，反映了這段時(shí)期的歷史。

2.決策價(jià)值

一份完整的信息檔案，影響著報(bào)社作出科學(xué)的信息決策。報(bào)社除了對(duì)外公開(kāi)的信息，如報(bào)紙，雜志，期刊等，還有對(duì)內(nèi)部的管理文件、規(guī)整制度、會(huì)議紀(jì)要、公務(wù)文書(shū)、來(lái)信來(lái)訪紀(jì)錄、發(fā)展記錄、財(cái)務(wù)人事檔案等。從這些檔案中可以看出，報(bào)紙檔案不僅具有對(duì)內(nèi)部本身的決策價(jià)值，而且對(duì)外部社會(huì)也具有重要的決策價(jià)值。

二、報(bào)社檔案管理特點(diǎn)

1.對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足

在報(bào)社管理中，對(duì)于給報(bào)社帶來(lái)最大化的里部門(mén)，報(bào)社在時(shí)間、金錢(qián)、精力上投入的更多，從而忽略檔案管理，導(dǎo)致的結(jié)果卻是壓抑了管理檔案部門(mén)的工作人員工作的積極性，令工作人員有激情卻無(wú)處發(fā)展，工作態(tài)度不積極，從而管理檔案工作部門(mén)出現(xiàn)清閑的狀態(tài)，這種態(tài)度，不僅使員工對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)匱乏，還令單位部門(mén)出現(xiàn)無(wú)關(guān)緊要的現(xiàn)象。

2.缺乏有效的管理機(jī)制

現(xiàn)在報(bào)社對(duì)于檔案管理部門(mén)，大多是不重視的。這種不重視的態(tài)度導(dǎo)致了企業(yè)部門(mén)對(duì)于工作的管理無(wú)章可循，很大的原因在于公司沒(méi)有明確的規(guī)章條例制度，其次，報(bào)社內(nèi)部也沒(méi)有具體的監(jiān)督部門(mén)或者獨(dú)立的監(jiān)督機(jī)關(guān)來(lái)處理檔案管理工作。因?yàn)閳?bào)社自身對(duì)于檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致了部門(mén)人員對(duì)于本身工作的認(rèn)識(shí)匱乏，在輕工作高薪資的情況，這樣的工作既不影響相關(guān)工作人員升職加薪，也不會(huì)對(duì)報(bào)社的盈利程度產(chǎn)生影響，最后導(dǎo)致了報(bào)社檔案管理工作松散。

3.對(duì)檔案材料的開(kāi)發(fā)利用不夠

在報(bào)社對(duì)于宣傳報(bào)道檔案的內(nèi)容十分廣泛，如多元化的報(bào)紙文獻(xiàn)，又對(duì)黨的路線、方針和政策的傳播和文化藝術(shù)的宣揚(yáng)；無(wú)論是國(guó)內(nèi)外，尤其是當(dāng)?shù)氐闹卮笫录膱?bào)道，都穿插在軼事中，可也說(shuō)是，一份報(bào)紙就是一個(gè)社會(huì)的縮影。然而，在報(bào)社檔案管理硬件設(shè)施上的缺乏和專業(yè)性的人才培養(yǎng)較少，導(dǎo)致報(bào)社對(duì)檔案的歸檔利用不夠大。一些報(bào)社檔案資料的存儲(chǔ)還是原始的，依靠原始的簡(jiǎn)單打包，但這種導(dǎo)致的結(jié)果往往在查閱檔案資料的時(shí)候猶如大海撈針一樣困難，不僅在人力上造成了浪費(fèi)，在時(shí)間上也是一種浪費(fèi)，最后也可能沒(méi)有找到所需要的目標(biāo)。這種原始的方式，最終導(dǎo)致報(bào)社資料的開(kāi)發(fā)利用不夠最大化。

三、報(bào)社檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.欠缺科學(xué)化管理的意識(shí)

現(xiàn)今社會(huì)對(duì)于新聞報(bào)紙的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，報(bào)社對(duì)于提高更多的能源收入，加大宣傳和其他方面的投入，從而忽視了檔案管理工作，并且對(duì)于檔案管理和保存的要求較低。報(bào)社對(duì)于檔案管理沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)化和科學(xué)化的整理方式。忽略了檔案的價(jià)值所在。例如在電子檔案與紙質(zhì)檔案不配套，操作方法落后等現(xiàn)象。

2.欠缺檔案管理的專業(yè)人才

在報(bào)社檔案管理制度的制定與完善，不可或缺的就是專業(yè)的管理人才，由此可見(jiàn)，對(duì)于專業(yè)的檔案管理人才的培養(yǎng)是重要的。在多家報(bào)社中，企業(yè)對(duì)于檔案管理并不是用專業(yè)的人才，對(duì)于檔案的管理的工作人員是流動(dòng)的，或者是非專業(yè)的，通過(guò)短期的培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)令其對(duì)工作的了解從而從事工作。但是對(duì)于編輯，銷(xiāo)售等工作的人員投入量大，忽視了檔案管理和工作人員，導(dǎo)致工作人員工作效率低、質(zhì)量差。

3.欠缺信息化管理的硬件投入

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作也必須有所提高。事實(shí)上，不管是在硬件設(shè)備還是軟件設(shè)備的投入上，很多單位都忽略了對(duì)文件管理。例如檔案管理設(shè)施和條件差，硬件水平嚴(yán)重落后，并且檔案信息系統(tǒng)不完善，和工作相脫軌等現(xiàn)象。

四、加強(qiáng)報(bào)社檔案管理工作的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案整理與管理

報(bào)社應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)檔案科學(xué)的規(guī)范的整理。首先，檔案工作職員要從多方面來(lái)宣傳檔案工作的重要性，加大領(lǐng)導(dǎo)人及部門(mén)對(duì)檔案管理的重視程度，提升管理檔案的重要意識(shí)。其次，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)制定健全的報(bào)社檔案管理規(guī)章制度。最后，報(bào)社檔案管理人員合理性、科學(xué)性的歸檔，是檔案科學(xué)有序，嚴(yán)格做好檔案工作。

2.加強(qiáng)檔案的硬件投入

隨著時(shí)代的發(fā)展，報(bào)社應(yīng)該多考慮對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施的投入，對(duì)檔案的保存更具有安全性，同時(shí)還要建立信息化的檔案管理平臺(tái)，使檔案與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合。使檔案的查詢更具有便捷性。建立檔案信息平臺(tái)，不僅面對(duì)報(bào)社單位，同時(shí)還面向社會(huì)，使檔案平臺(tái)的開(kāi)發(fā)利用到最大化。

3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)

在報(bào)社檔案管理工作上，單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，令其單位和企業(yè)擁有更高的專業(yè)素養(yǎng)。對(duì)于檔案管理的更完善的發(fā)展，專業(yè)的檔案管理人員必須具備相關(guān)專業(yè)的知識(shí)，熟悉檔案管理的各個(gè)程序與環(huán)節(jié)，以及能科學(xué)的對(duì)檔。對(duì)于檔案管理工作職員，不僅要有專業(yè)的知識(shí)，同時(shí)還需要強(qiáng)烈的責(zé)任感，現(xiàn)今社會(huì)，檔案管理工作人員在知識(shí)上更專業(yè)，在工作責(zé)任感上更強(qiáng)烈，順應(yīng)新時(shí)代，具備創(chuàng)新精神。

在新時(shí)代下，對(duì)于報(bào)社管理工作，我們要科學(xué)化、規(guī)范化、信息化的管理。提高管理工作的科學(xué)性，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，重視對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，使報(bào)社檔案管理工作在新時(shí)代健康發(fā)展。

[1]楊柳青,報(bào)社檔案管理思考[J].新聞前哨,2015,5(15).

[2]袁小翠.談報(bào)社檔案管理[J].新聞前哨,2013,5(31).