陸佳裔

早上進(jìn)公司連上Wi-Fi后就能自動(dòng)打卡；需要開一個(gè)會(huì)，手機(jī)搖一搖就能輕松預(yù)訂到離你最近的閑置會(huì)議室；午餐前先用手機(jī)看看食堂里人多不多，人流監(jiān)測(cè)可以告訴你什么時(shí)候就餐效率最高；下班了，打開手機(jī)看看附近的公司班車從哪里上車最方便……

這是當(dāng)下OA系統(tǒng)的正確打開方式，它不再是一個(gè)單純方便管理者掌握公司人工作流程的管理工具，而是一種服務(wù)公司人，讓員工能更便利地工作的協(xié)同辦公系統(tǒng)。

OA系統(tǒng)在1980年代就已經(jīng)存在了，官方名稱叫做辦公自動(dòng)化（Office Automation），一開始只是為了實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，方便管理生產(chǎn)。由于當(dāng)時(shí)的企業(yè)多以工廠為主，為了讓生產(chǎn)任務(wù)和管理精神下放，更有序地做好企業(yè)管理，OA系統(tǒng)誕生了—管理者有了追溯衡量工作過程的工具。

30年后再談OA，我們發(fā)現(xiàn)這個(gè)詞可能需要重新定義。OA的概念在2010年左右開始模糊，在2013年創(chuàng)業(yè)潮興起之后更是突出—這是一個(gè)追求快速創(chuàng)新的時(shí)代，冗長的流程管理、繁復(fù)的事務(wù)處理會(huì)耽誤很多時(shí)間，相反，高效的團(tuán)隊(duì)溝通、協(xié)作的需求被逐漸放大。OA的邊界也因此打開，加入了企業(yè)協(xié)同的概念。

移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)的加入讓這件事情有了更大的想象空間?，F(xiàn)在很多公司人日常的辦公、考勤、行政流程都可以在一個(gè)手機(jī)App上完成，通過它還能集成公司郵箱、內(nèi)部通訊、通知傳達(dá)、項(xiàng)目管理等全方位功能，讓信息始終處于流動(dòng)的狀態(tài)。尤其是很多技術(shù)類公司在這些事上玩得更high，它們自行開發(fā)了一些小功能比如訂班車、監(jiān)測(cè)食堂人流、發(fā)票報(bào)銷、訂健身房、找醫(yī)生等，OA也從方便工作開始擴(kuò)大到了方便生活。

OA系統(tǒng)在這個(gè)時(shí)候也開始成為企業(yè)文化的一部分，能幫助組織強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)感。我們體驗(yàn)了4家大公司的OA系統(tǒng)，它們都圍繞自己的公司文化、工作方式和員工需求開發(fā)了一些定制化的OA功能，我們甚至能從這些辦公應(yīng)用中判斷出這是一家什么風(fēng)格、以什么為導(dǎo)向的公司。

當(dāng)然，就如很多人都在抱怨微信讓我們變得24小時(shí)都在聊工作一樣，移動(dòng)OA方便了公司人的日常工作，同時(shí)也方便了公司對(duì)我們的管理。技術(shù)就是這樣一種可愛又可怕的東西，這次我們來看看它可愛的一面。

復(fù)星：移動(dòng)化實(shí)現(xiàn)扁平管理

特色功能

1 黃頁：按照需求找到你需要的人

2 就餐小秘書：實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)食堂人流量

3 健康小秘書：隨時(shí)預(yù)約內(nèi)部醫(yī)療資源

復(fù)星的移動(dòng)OA系統(tǒng)叫做復(fù)星通，這個(gè)員工人數(shù)超過10萬的超大型公司，部門眾多，層級(jí)復(fù)雜，大家對(duì)辦公軟件的最大訴求就是化繁為簡(jiǎn)。

于是這個(gè)系統(tǒng)從設(shè)計(jì)之初就盯牢“實(shí)用”二字。因?yàn)槭乔度脶斸敗豢钺槍?duì)企業(yè)的辦公協(xié)同工具，再由公司IT部自行定制開發(fā)，一開始員工內(nèi)部還組了一個(gè)“小白鼠群”，群里既有80后、90后的基層員工，也有CEO梁信軍，每個(gè)人都基于自己的工作需要來提建議，現(xiàn)在這個(gè)OA上搭載的功能多達(dá)幾十種，都是為解決實(shí)際的需求而存在的。

在手機(jī)App上打卡、報(bào)銷、請(qǐng)假、訂會(huì)議室等都只能算基礎(chǔ)功能，前面提到的化繁為簡(jiǎn)體現(xiàn)在一些更高級(jí)的設(shè)置上。

比如一個(gè)審批的綠色通道功能，當(dāng)事情比較急的時(shí)候，可以直接在系統(tǒng)里拉一個(gè)群，把相關(guān)的負(fù)責(zé)人都拉進(jìn)來討論、做出決定—這個(gè)通道允許之后再補(bǔ)上審批資料?！熬鸵?yàn)镺A系統(tǒng)里有這樣一個(gè)綠色通道，之前我們建一個(gè)信息技術(shù)子公司前后只用了一周?！盜T部總經(jīng)理梁劍峰說，這是一個(gè)緊急情況，但按照傳統(tǒng)OA一天要走完10個(gè)流程幾乎不可能，于是他們?cè)趶?fù)星通上拉了個(gè)群，把各個(gè)流程環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人都拉進(jìn)群里并直接匯報(bào)，最終非常高效地在一周內(nèi)完成了公司注冊(cè)。

復(fù)星通另一個(gè)廣受好評(píng)的功能，是黃頁功能。在一般的企業(yè)通訊錄里，假設(shè)你要修理電腦或者開視頻會(huì)議卻不知道怎么連接，這個(gè)時(shí)候即便打開通訊錄，你也不知道該找里面的誰。復(fù)星員工的通訊錄自帶黃頁功能，他們只要打開通訊錄，根據(jù)自己的需要，比如“IT維修”，就可以找到對(duì)應(yīng)的人，并給對(duì)方發(fā)送郵件尋求幫助。

這個(gè)友好的功能在公司新人里特別受歡迎，即便在剛進(jìn)公司誰都不認(rèn)識(shí)的情況下，他們也可以很快找到需要的人?！耙郧拔覀儠?huì)用微信來溝通，但10萬人的公司，總不能每個(gè)員工都加微信吧？”IT部總經(jīng)理梁劍峰覺得黃頁功能對(duì)于這樣規(guī)模的大公司很實(shí)用。

OA要受歡迎，只單純解決工作的問題肯定不夠。對(duì)于大部分員工來說，“就餐小秘書”大概更加深得人心，畢竟它解決了實(shí)實(shí)在在的就餐問題。因?yàn)閺?fù)星食堂里有一條比較狹窄的過道，以往在用餐高峰總是會(huì)出現(xiàn)大排長龍的情況，但現(xiàn)在大家吃飯前都會(huì)先看看就餐小秘書，它可以實(shí)時(shí)反映目前食堂的用餐人數(shù)，當(dāng)它顯示一個(gè)綠色微笑表情時(shí)，就表示“現(xiàn)在不是人流高峰，去吃飯不用排隊(duì)了”。

此外，員工還可以在復(fù)星通上實(shí)現(xiàn)很多“省事兒”的功能，比如覺得身體不舒服的時(shí)候，可以直接在移動(dòng)端預(yù)約和集團(tuán)合作的醫(yī)療專家；想要鍛煉身體，打開看看有沒有空閑的羽毛球場(chǎng)……基本相當(dāng)于一個(gè)智能助手。有沒有一種坐在辦公室里就把雜事順手解決了的運(yùn)籌帷幄感？

最近，聽說那個(gè)很多公司OA系統(tǒng)里都有的“規(guī)章制度”功能要在復(fù)星通里被下架了，原因很簡(jiǎn)單，因?yàn)橥ㄟ^每日后臺(tái)監(jiān)測(cè)的日活和員工反饋來看，這個(gè)功能“大家使用得不多”。

IBM：讓全球的員工都可以一起工作

特色功能

1 打標(biāo)簽：智能機(jī)器人給大家設(shè)置了標(biāo)簽，讓你可以快速搜索到需要的能力專家

2 郵件驅(qū)動(dòng)：項(xiàng)目工作都從郵件入口，提供即時(shí)聊天、資源庫、會(huì)議紀(jì)要、組織架構(gòu)圖譜等功能

要在IBM里找一個(gè)專家，可能用不了10秒鐘，一同提供的，還有對(duì)方的電話、郵件、企業(yè)微博，在這個(gè)全球化的公司，唯一可能阻礙聯(lián)絡(luò)的，就是時(shí)差。

員工只需要在OA系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞，其他就交給智能機(jī)器人Watson處理。它早就給全球的專家們打好標(biāo)簽，只要接到搜索指令，它會(huì)立刻把符合要求的對(duì)象篩選出來，并按照和關(guān)鍵詞的相關(guān)性排序。之后，員工可以直接點(diǎn)開候選人的個(gè)人頁面，看到對(duì)方之前參與過的項(xiàng)目和所在的團(tuán)隊(duì)，來驗(yàn)證對(duì)方是不是符合自己要求的人。這種情況下，即便是幾個(gè)完全不認(rèn)識(shí)甚至在不同國家工作的人，也有機(jī)會(huì)很快地組成一個(gè)臨時(shí)項(xiàng)目組，并在線上合作一段時(shí)間。

郵件是他們開始工作的入口，當(dāng)這個(gè)臨時(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建完成，組織者可以給團(tuán)隊(duì)成員發(fā)送任務(wù)郵件，如果有附件，還可以直接拖拽到網(wǎng)盤，形成虛擬小組的資源庫。郵件來往次數(shù)多了以后，對(duì)方就會(huì)被默認(rèn)成“重要聯(lián)系人”，當(dāng)重要聯(lián)系人的郵件來了，系統(tǒng)會(huì)提醒使用者要不要考慮優(yōu)先處理。

遇到需要討論的問題，團(tuán)隊(duì)成員可以在郵件中即時(shí)聊天，而聊天記錄可以直接備份成“會(huì)議紀(jì)要”。

新加入的成員可以查看自動(dòng)生成的人員架構(gòu)圖譜，了解自己該向誰匯報(bào)、和誰合作。

因?yàn)樘摂M團(tuán)隊(duì)中經(jīng)常存在異地工作的情況，所以成員彼此未必很了解對(duì)方當(dāng)下的的工作狀態(tài)—是不是在忙別的事情。所以郵件系統(tǒng)里關(guān)聯(lián)了音視頻系統(tǒng)，也就是說，當(dāng)對(duì)方正在音視頻會(huì)議中時(shí)，他的頭像旁邊就會(huì)顯示“會(huì)議中”的小標(biāo)識(shí)—嗯，那就稍后再議。

是不是還挺方便的？尤其對(duì)于這個(gè)全球化企業(yè)來說，虛擬團(tuán)隊(duì)的工作形式很常見，所以IBM現(xiàn)在的OA系統(tǒng)更強(qiáng)調(diào)協(xié)同工作的功能。作為OA系統(tǒng)的鼻祖，IBM從1995年就開始建立OA系統(tǒng)，所以他們的大部分員工從進(jìn)公司開始就已經(jīng)在使用這套系統(tǒng)。“如果你問IBM員工，我們的OA系統(tǒng)怎么樣？他們可能并不明白，因?yàn)楹芏嗳硕紱]有意識(shí)到，自己已經(jīng)隨時(shí)都處在OA系統(tǒng)中?！盜BM社交商務(wù)技術(shù)總監(jiān)徐剛告訴《第一財(cái)經(jīng)周刊》。

京東：開放平臺(tái)，允許各部門自行開發(fā)

特色功能

1 班車查詢：可找到最方便的上車點(diǎn)

2 提供電子書：每周可在App上免費(fèi)領(lǐng)取

3 預(yù)訂會(huì)議室：搖一搖即可自動(dòng)匹配合適的會(huì)議室

4 報(bào)銷：一鍵報(bào)銷員工外勤或加班用車的對(duì)公結(jié)賬

開會(huì)前還在跟前臺(tái)預(yù)約會(huì)議室？實(shí)在太out了……看看京東的小伙伴，要找會(huì)議室時(shí)只要打開手機(jī)OA搖一搖，就能輕松get到一個(gè)最符合他們要求的閑置會(huì)議室，不過這大概只能在京東OA系統(tǒng)的實(shí)用排行榜中排第二名。

使用得更多的是班車系統(tǒng)。下班后只要打開應(yīng)用定位自己的地理位置，系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)附近班車的分布給你推薦一個(gè)最適合上車的站點(diǎn)，并且它還會(huì)告訴你這趟班車之后的行駛路徑，不僅如此，你還能查到班車司機(jī)的聯(lián)系方式。

這些好用的功能都可以在京東的移動(dòng)OA系統(tǒng)ME里實(shí)現(xiàn)，不過這還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足一群技術(shù)控。盡管ME里已經(jīng)有30個(gè)通用功能了，但當(dāng)各個(gè)部門又提出更獨(dú)特的需求時(shí)，怎么辦？

那就自己開發(fā)吧！ME的一大特點(diǎn)是它是一個(gè)開放平臺(tái)，允許各個(gè)部門在這個(gè)平臺(tái)上開發(fā)、增添自己需要的功能—當(dāng)然也只有技術(shù)公司能這么玩。于是，用戶體驗(yàn)部開發(fā)了一個(gè)可以橫向比較京東App客戶滿意度的功能，它可以按周統(tǒng)計(jì)用戶的評(píng)價(jià)并反饋到體驗(yàn)部；營銷部的人開發(fā)了一個(gè)“京東羅盤”，這樣他們就能每周檢測(cè)不同產(chǎn)品的銷量和價(jià)格?！澳壳癕E上自主開發(fā)的功能有近20個(gè)?！币苿?dòng)辦公團(tuán)隊(duì)產(chǎn)品經(jīng)理李卓說。

京東有一個(gè)很特殊的地方在于，除了辦公室員工，它還有近8萬名一線員工，比如倉儲(chǔ)、配送、客服等崗位，這些員工沒有配工作電腦，所以設(shè)計(jì)移動(dòng)版也是為了方便他們的工作。這樣，即便是在新疆、陜甘寧等偏遠(yuǎn)地區(qū)的一線員工也可以通過移動(dòng)版OA隨時(shí)打卡、查詢工資。

愛奇藝：少即是多，做員工需要的

特色功能

1 視頻會(huì)議：多終端會(huì)議系統(tǒng)

2 打卡：搖一搖150米內(nèi)自動(dòng)打卡

3 同步報(bào)銷：平級(jí)部門可同時(shí)審批

只要進(jìn)入了設(shè)定的距離范圍（公司方圓150米），就可以提前打卡，避免遲到，這個(gè)“充滿愛”的設(shè)置叫做“附近打卡”，估計(jì)能在愛奇藝員工喜歡的OA系統(tǒng)功能中排名前三。

和前幾家公司相比，3000人左右的愛奇藝規(guī)模算不上龐大，日常使用的OA系統(tǒng)也相對(duì)精簡(jiǎn)，更追求實(shí)用，用開發(fā)團(tuán)隊(duì)的話來說，就是“用什么就裝什么”。

比如差旅申請(qǐng)的審批。新的OA系統(tǒng)允許幾個(gè)平級(jí)的部門同時(shí)在系統(tǒng)里審批這筆差旅，任何部門發(fā)現(xiàn)不合理的需求都可以立刻喊停，這能減少很多時(shí)間的浪費(fèi)，出差任務(wù)很急的同學(xué)最喜歡，“這個(gè)功能很方便，假如我要向3個(gè)部門申請(qǐng)一個(gè)差旅而且明后天就要走，3個(gè)部門可以同時(shí)在系統(tǒng)里審批，節(jié)省了很多時(shí)間。”愛奇藝副總裁王學(xué)普說。

此外，作為視頻網(wǎng)站，愛奇藝的OA系統(tǒng)在各項(xiàng)遠(yuǎn)程辦公活動(dòng)里植入視頻的功能自然也是出神入化。視頻會(huì)議是基礎(chǔ)配備，他們甚至可以在團(tuán)建時(shí)做視頻直播，加入VPN后也可以隨時(shí)和任何一個(gè)同事通過視頻討論工作，并且，絕對(duì)不卡！

互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)最講究的大數(shù)據(jù)，OA系統(tǒng)也能支持。在后臺(tái)，他們還能看到屬于業(yè)務(wù)板塊的視頻大數(shù)據(jù)分析，可以直接了解自己板塊的工作效果，比如濾鏡篩選的觀眾最喜愛片段、觀看完成率等，當(dāng)然，有些數(shù)據(jù)會(huì)有權(quán)限設(shè)置。