曾 蘇

(國核自儀系統(tǒng)工程有限公司，上海 200241)

基于EDRMS的核電工程項目文件控制管理

曾 蘇

(國核自儀系統(tǒng)工程有限公司，上海 200241)

文件控制是核電工程項目質(zhì)量控制的重要內(nèi)容，是核電工程項目管理的重要環(huán)節(jié)。文章在分析《核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定》 (HAF003)對文件控制要求的基礎(chǔ)上，對核電工程項目電子文檔管理系統(tǒng)(EDRMS)主要功能模塊進行闡述，并對EDRMS系統(tǒng)實施效果進行評價。

文件控制；EDRMS；核電工程

核電工程是建設(shè)周期長、業(yè)務(wù)復(fù)雜、質(zhì)量要求高的重大工程項目，需經(jīng)歷項目前期、工程設(shè)計、設(shè)備采購、施工、調(diào)試、竣工驗收、運行維修、退役等階段。各階段都有著嚴格的質(zhì)量控制要求，以確保各項活動達到“凡事有章可循，凡事有人負責，凡事有人監(jiān)督，凡事有據(jù)可查”的管理要求[1]。作為記錄各項工作的載體和依據(jù)，項目文件的流轉(zhuǎn)效率和質(zhì)量，將對核電工程項目的費用、進度、質(zhì)量、安全產(chǎn)生重要影響。文件控制是核電工程質(zhì)量控制的重要內(nèi)容，文件控制是核電工程項目管理的重要環(huán)節(jié)。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，核電工程建設(shè)管理信息化程度不斷提高，電子文檔管理系統(tǒng)(Electronic Document and Records Management System，以下簡稱EDRMS)逐步成為核電工程項目文件產(chǎn)生、保存、分發(fā)及歸檔的主要載體[2]。項目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的文件具有來源渠道多、種類繁雜、數(shù)量巨大、版本關(guān)系復(fù)雜等特點，通過EDRMS對核電工程項目實施文件控制管理，將極大提高項目文件管理水平和管理效率。

1 核電文件控制要求

核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定[3](HAF003)第4章，對文件控制要求進行了明確規(guī)定，主要包括文件編審批控制、文件發(fā)布和分發(fā)、文件變更控制三個方面。

1.1 文件的編制、審核和批準

必須對工作的執(zhí)行和驗證所需要的文件(例如程序、細則及圖紙等)的編制、審核、批準和發(fā)放進行控制?？刂拼胧┍仨毎鞔_負責編制、審核批準和發(fā)放有關(guān)影響質(zhì)量活動的文件、人員和單位。負責審核和批準的單位或個人有權(quán)查閱作為審核和批準依據(jù)的有關(guān)背景材料。

1.2 文件的發(fā)布和分發(fā)

必須按最新的分發(fā)清單建立文件發(fā)布和分發(fā)系統(tǒng)。必須采取措施，使參與活動的人員能夠了解并使用完成該項活動所需的正確合適的文件。

1.3 文件變更的控制

變更文件必須按明文規(guī)定的程序進行審核和批準。必須把文件的修訂及其實際情況迅速通知有關(guān)的人員和單位，以防止使用過時的或不合適的文件。

2 核電工程EDRMS主要功能模塊

2.1 文件生成、捕獲與控制模塊

(1) 電子文件在線編審及生效。核電工程項目產(chǎn)生的文件主要有信函、文件傳遞單、工程技術(shù)文件、圖紙、程序、會議紀要等類型。EDRMS應(yīng)具備按照文件類型模板創(chuàng)建電子文件并著錄與之相關(guān)的元數(shù)據(jù)，并且可自動生成及捕獲文件編碼、版本、頁數(shù)等元數(shù)據(jù)。文件編制者在完成文件編制后，可按照系統(tǒng)定制的審批流程啟動文件編審批生效流程。系統(tǒng)要提供編、審、批人員資格管理功能，確保流程中的所有人員具備相應(yīng)的審批權(quán)限。

電子文件編審批流程中，應(yīng)在批準節(jié)點后、生效前設(shè)置文控人員節(jié)點，對完成審批的文件進行檢查、驗證。EDRMS應(yīng)支持電子簽名、文件編碼、版本、標題等關(guān)鍵信息自動帶入模板文件中，確保生效文件的完整、規(guī)范、可用，并且要支持電子文件生效后自動將其轉(zhuǎn)換為不可編輯、利于長期保存的PDF格式[4-7]。PDF版電子文件為EDRMS系統(tǒng)中正式生效版本，其他格式文件作為格式副本進行保存。

(2) 電子文件自動捕獲、導(dǎo)入。核電工程建設(shè)過程中，涉及的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)包括設(shè)計系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、施工管理系統(tǒng)、費用控制系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng)等。EDRMS應(yīng)支持通過標準數(shù)據(jù)接口等方式，從業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中自動接收并捕獲電子文件，應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生文件時實時捕獲文件或在產(chǎn)生后定期捕獲。系統(tǒng)要保證由其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件(文件格式、元數(shù)據(jù)、技術(shù)特點存在差異)，在進入EDRMS系統(tǒng)時自動進行格式轉(zhuǎn)換與元數(shù)據(jù)字段映射，使得電子文件和元數(shù)據(jù)都能被捕獲和存儲，并支持對進入EDRMS系統(tǒng)的電子文件及其元數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可靠性、可用性進行檢測和校驗[8-9]。

EDRMS應(yīng)支持離線業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)及非原生電子文件統(tǒng)一接收、導(dǎo)入的功能，并具有單份文件導(dǎo)入和批量導(dǎo)入功能。

(3) 版本控制。核電工程技術(shù)文件、圖紙、程序都標有文件狀態(tài)和版本[10]：試行文件(PRE),此類文件技術(shù)內(nèi)容尚未固化未達到施工應(yīng)用的要求，用英文字母A、B、C……標識版本；施工文件(CFC),此類文件技術(shù)內(nèi)容有效并可實施，用數(shù)字0、1、2……標識版本；竣工文件(CAE),此類文件技術(shù)內(nèi)容符合竣工要求，用字母A加數(shù)字A0、A1、A2……標識版本。除工程技術(shù)類文件、圖紙、程序外，其他文件沒有版本和狀態(tài)標識。

EDRMS中進行版本控制，不僅要對文件版本狀態(tài)進行管理，而且還需對文件過程審核產(chǎn)生的系統(tǒng)版本、格式版本進行保存、管理及控制，具體如表1所列。系統(tǒng)要根據(jù)文件狀態(tài)，對版本填寫進行規(guī)范性控制，如：工程技術(shù)文件狀態(tài)為CFC時，系統(tǒng)僅接受數(shù)字版本輸入。

系統(tǒng)中需對一份文件的所有版本，如文件版本、系統(tǒng)版本及格式版本進行保存、管理，但在系統(tǒng)中僅顯示當前最新版本文件，其他過程版本、格式副本默認隱藏，用戶可選擇顯示所有版本文件。

表1 核電工程EDRMS文件版本標識

(4) 關(guān)聯(lián)關(guān)系管理。核電工程文件之間存在多種關(guān)聯(lián)關(guān)系：發(fā)文傳遞關(guān)系(一個傳遞單可以傳遞多份工程技術(shù)文件，一份工程技術(shù)文件可能被多個傳遞單傳遞)、文件審查關(guān)系(一個審查單可以審查多份工程技術(shù)文件，一份工程技術(shù)文件可能被多個審查單審查)、附件關(guān)系(一份文件可以添加多份文件作為附件，一份文件可以被多份文件作為附件添加)參考文件關(guān)系(一份工程技術(shù)文件可能參考多份工程技術(shù)文件，一份工程技術(shù)文件可能被多份工程技術(shù)文件參考)、受影響文件關(guān)系(一份設(shè)計變更單可能影響一份工程技術(shù)文件，一份工程技術(shù)文件可能受多份設(shè)計變更單影響)。

EDRMS系統(tǒng)需定義以上文件關(guān)聯(lián)關(guān)系，在文件元數(shù)據(jù)中記錄關(guān)聯(lián)關(guān)系文件字段，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)用戶填寫的元數(shù)據(jù)字段自動創(chuàng)建關(guān)聯(lián)關(guān)系；系統(tǒng)還應(yīng)提供手動創(chuàng)建關(guān)聯(lián)關(guān)系功能，并可將關(guān)聯(lián)關(guān)系自動回寫到文件元數(shù)據(jù)相應(yīng)字段。系統(tǒng)應(yīng)自動實現(xiàn)版本關(guān)系創(chuàng)建。

2.2 文件發(fā)布、分發(fā)與傳遞模塊

(1) 文件發(fā)布和分發(fā)。EDRMS中產(chǎn)生的原生電子文件或捕獲的電子文件，按照一定規(guī)則自動或手動存放到系統(tǒng)設(shè)定的項目正式文件柜中，可供授權(quán)用戶查詢利用，即可實現(xiàn)文件發(fā)布。系統(tǒng)應(yīng)支持文件分發(fā)功能，可設(shè)置主辦、協(xié)辦及閱知，并可根據(jù)需要在流程中請示領(lǐng)導(dǎo)后進行分發(fā)；可按照自定義的分發(fā)矩陣實現(xiàn)自動分發(fā)，或者文控依據(jù)分發(fā)申請單手動啟動分發(fā)流程。文件分發(fā)流程僅將向指定用戶發(fā)送提醒消息，文件仍存放在項目文件夾中，并向用戶郵箱發(fā)送文件訪問鏈接。

(2) 文件對外傳遞交互。文件對外傳遞交互指項目組織與項目參與方(業(yè)主、設(shè)計院、供應(yīng)商等)之間的文件傳遞與接收，主要通過信函、文件傳遞單作為載體實現(xiàn)文件傳遞。在同一局域網(wǎng)且使用相同EDRMS平臺的項目參與方，可直接通系統(tǒng)實現(xiàn)文件無縫傳遞交換。通常情況下，項目總包方與集團外部參與方的網(wǎng)絡(luò)是物理隔離的，EDRMS應(yīng)為外部參與方提供基于互聯(lián)網(wǎng)的文件交互模塊，外部參與方通過指定網(wǎng)址、授權(quán)賬戶訪問系統(tǒng)，進行文件接收和發(fā)送，確保文件傳遞交互的安全性和可追溯性。

(3) 跨組織業(yè)務(wù)流程。RFI(Request for Information，技術(shù)澄清請求)、EDCR(Engineering Design Change Request,工程設(shè)計變更申請單)、NCR(Nonconformance Report，不符合項報告)等傳遞交互類文件需要在總包方、設(shè)計院、供應(yīng)商之間流轉(zhuǎn)，采用信函傳遞方式將使文件流轉(zhuǎn)效率大大折扣。在EDRMS中進行標準化數(shù)據(jù)接口定義和規(guī)范，實現(xiàn)跨組織RFI、EDCR及NCR等業(yè)務(wù)流程在線流轉(zhuǎn)，將極大提高文件流轉(zhuǎn)效率和減少項目溝通成本。

2.3 文件利用與權(quán)限管理模塊

(1) 文件利用與查詢。EDRMS中建立標準化核電工程項目文件夾結(jié)構(gòu)，根據(jù)文件類型為每個文件夾設(shè)置訪問控制權(quán)限，并將各類文件在線生成、外部接收路徑進行規(guī)范化設(shè)置，使得文件在進入項目文件柜時就實現(xiàn)受控。用戶可通過項目文件夾瀏覽、檢索、文件分發(fā)流程等多種方式查閱文件。系統(tǒng)應(yīng)提供變更文件標識、附件標識，并提供發(fā)文傳遞、參考文件等多種關(guān)聯(lián)關(guān)系查詢，便于用戶查詢利用。

(2) 權(quán)限管理。EDRMS應(yīng)支持文件夾級、文件級權(quán)限控制，普通文件在進入到項目文件夾時就自動繼承訪問控制權(quán)限，涉密文件則通過分發(fā)流程為相應(yīng)用戶賦權(quán)。系統(tǒng)可對文件夾/文件設(shè)置“查看文件元數(shù)據(jù)”“查看文件內(nèi)容”“升版”“修改”“刪除”權(quán)限模型，便于給普通用戶、文控、系統(tǒng)管理員賦予不同權(quán)限。

3 EDRMS系統(tǒng)實施效果評價

3.1 EDRMS系統(tǒng)實施效果分析

(1) 實現(xiàn)文件全生命周期受控管理。EDRMS實現(xiàn)了項目文件從產(chǎn)生、批準、發(fā)布、分發(fā)到升版、作廢全生命周期的受控管理，完善的版本控制和規(guī)范化的分發(fā)傳遞規(guī)則，使得文件在各個階段都得到有效控制和規(guī)范管理，符合核安全法規(guī)監(jiān)管要求和項目質(zhì)保大綱規(guī)定。

(2) 極大提高項目文件的流轉(zhuǎn)效率。為核電工程項目提供了一個異地存儲、實時共享的文件管理平臺，保證項目成員能訪問最新有效版本文件，并能在項目參建方之間實現(xiàn)文件無縫傳遞交換和跨組織業(yè)務(wù)流程，提高項目文件流轉(zhuǎn)效率和項目溝通成本。

(3) 有效提升項目文檔管理水平。EDRMS系統(tǒng)實現(xiàn)了項目文件的在線產(chǎn)生、集中管控和實時歸檔，文件從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保存、利用、歸檔全過程都實現(xiàn)了受控管理，文件管理質(zhì)量、效率、成本都有明顯提高，有效提升項目文檔管理水平。

3.2 EDRMS系統(tǒng)實施要點

(1) 電子文件流轉(zhuǎn)的工作理念。運用EDRMS實現(xiàn)項目電子文件控制管理的邏輯起點是項目各參建方都遵從和認可電子文件流轉(zhuǎn)的工作理念。項目各參建方應(yīng)在合同中明確電子文件效用和傳遞規(guī)則交換的條款，項目組織要在文檔管理和質(zhì)量保證程序中對EDRMS系統(tǒng)中電子文件控制管理進行明確規(guī)定。只有在電子文件流轉(zhuǎn)的工作理念得到項目內(nèi)外各方認可后，才能真正實現(xiàn)基于EDRMS的核電工程項目文件控制管理。

(2) 文檔管理標準化問題。要在EDRMS系統(tǒng)中實現(xiàn)文件控制管理，需要建立文檔管理標準化規(guī)范：文件類型定義、文件編碼規(guī)則、文件模板、元數(shù)據(jù)、項目標準化文件分類及文件夾結(jié)構(gòu)、文件自動分發(fā)矩陣、文件傳遞規(guī)則等。

[1] 汪章云，趙 方. 解讀核電質(zhì)保之“四個凡事”[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2016(20)：113．

[2] 曾 蘇.淺議核電工程電子文件長期保存策略[J].機電兵船檔案,2016(6)：64～66．

[3] HAF003-1991,核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定[EB/OL]. [2016-11-18]. http://nnsa.mep.gov.cn/zcfg_8964/fg/fgbmgz/201601/P020160115359543311608.pdf

[4] GB/T 23286.1-2009,文獻管理 長期保存的電子文檔文件格式 第1部分：PDF1.4(PDFA-1)的使用[S]．

[5] EJ/T 1225-2008,核電文件檔案管理要求[S]．

[6] DA/T28-2002,國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S]．

[7] GB/T 18894-2002,電子文件歸檔與管理規(guī)范[S]．

[8] NB/T 20041-2011,核電文檔管理系統(tǒng)功能要求[S]．

[9] EJ/T 1224-2008,核電電子文件元數(shù)據(jù)[S]．

[10] 潘志建.文件版次、狀態(tài)的定義及標識[EB/OL].上海核工程研究設(shè)計院.

2016-12-13；修改日期：2016-12-20

曾 蘇(1986-)，男，安徽宣城人，碩士，國核自儀系統(tǒng)工程有限公司館員．

TM623

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1673-5781(2016)06-0842-04