孫銘珠

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛運(yùn)用，本文將對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題展開詳細(xì)的探討和研究，并針對出現(xiàn)的問題提出具體的解決方案。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案信息化；信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化管理和建設(shè)，對事業(yè)單位的發(fā)展具有一定的促進(jìn)作用，能夠快速提高檔案管理工作的效率，提升為社會(huì)服務(wù)的水平。因此，隨著科技的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，相關(guān)人員應(yīng)該加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，明確檔案管理信息化建設(shè)的積極意義，將檔案管理信息化建設(shè)工作提升到一個(gè)新的平臺。

1、事業(yè)單位檔案管理信息化的重要意義

所謂檔案信息化，就是借助信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行合理化管理，從而更好的為全社會(huì)服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理存在許多弊處，不僅管理工作復(fù)雜，還擁有著相當(dāng)大的工作量，尤其是記錄在紙張上的信息，管理和保存起來相當(dāng)費(fèi)事，稍有保存不當(dāng)?shù)牡胤?，就?huì)出現(xiàn)紙張變黃或紙張發(fā)霉的現(xiàn)象，這對信息的保管是十分不利的。而信息化的檔案管理具有許多傳統(tǒng)檔案管理所不具備的優(yōu)勢。首先，信息化的檔案管理可以很好的解決信息無法長期在紙張上保留的問題，只要建立一個(gè)電子檔案，可以形成內(nèi)存龐大的信息資源庫，延長檔案的使用期限，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。除此之外，電子檔案更加便于修改、保存、查詢，只要在數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)鍵字，就能對既有檔案進(jìn)行查閱與檢索，對檔案信息資源進(jìn)行整理、搜索、管理等一系列程序處理，程序非常簡單，操作起來也很容易。最重要的一點(diǎn)就是，檔案信息化管理可以很好的實(shí)現(xiàn)資源共享的目的，滿足人們對資源大量索取和需要的欲望。

2、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的漏洞

2.1 工作人員的職業(yè)能力不強(qiáng)。工作人員的職業(yè)能力不強(qiáng)不僅會(huì)影響到檔案管理工作的進(jìn)展，還會(huì)嚴(yán)重阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。雖然在有的事業(yè)單位，信息化技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到檔案管理工作中，但是工作人員的綜合素質(zhì)卻不是很樂觀，有的工作人員專業(yè)水平比較低下，只是會(huì)一些基本的紙質(zhì)信息記錄與處理工作，對電子計(jì)算機(jī)的操作程序和運(yùn)用程序都了解的不是很到位，這對檔案管理信息化的建設(shè)是十分不利的。

2.2 信息化建設(shè)體系不夠完善。信息化建設(shè)體系不夠完善，也會(huì)在一定程度上影響到檔案管理工作。但是，目前信息化建設(shè)體系并不是特別規(guī)范，不僅缺乏對電子文檔的監(jiān)督力度，缺乏相應(yīng)的法律法規(guī)制度，還缺少一個(gè)可靠的安全體系，這些體系的缺失，一方面，給檔案工作的管理帶來了許多不便和麻煩，另一方面，也嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。

2.3 設(shè)備過于陳舊。在信息化建設(shè)過程中，信息設(shè)備是保證信息化建設(shè)順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，是檔案管理工作順利開展的基本條件，但是由于種種原因，一些事業(yè)單位依然無法配備齊全信息化基礎(chǔ)設(shè)施，無法保證設(shè)備技術(shù)的先進(jìn)性，為檔案信息化建設(shè)增加了難度。

3、優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的具體方案

3.1 加大對設(shè)施的投入和資金的支持。目前檔案信息化管理的必要條件就是擁有配套的硬件及軟件基礎(chǔ)的多媒體設(shè)施，以更好的實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)的電子化，提升檔案管理工作的效率和水平，擴(kuò)充事業(yè)單位檔案信息資源。所以，事業(yè)單位必須要加大對信息化設(shè)施的投入，而要想做好這一點(diǎn)，就必須要做到以下幾個(gè)方面。第一，要加大對硬件設(shè)備的投入力度，及時(shí)更換過于陳舊的、不完善的設(shè)施設(shè)備，將那些信息化技術(shù)先進(jìn)的掃描儀、刻錄機(jī)等硬件設(shè)備引入進(jìn)來，尤其在電子檔案的存儲(chǔ)上，一定要選擇可以長時(shí)間保存存儲(chǔ)數(shù)據(jù)且儲(chǔ)存容量足夠大的光盤，為信息化建設(shè)提供良好的運(yùn)行環(huán)境，為使用者查詢信息的工作帶來方便，為檔案信息的安全性提供足夠的保障。第二，加大對軟件開發(fā)的力度，加大對技術(shù)的更新力度。第三，事業(yè)單位應(yīng)該加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，從根本上完善檔案管理的信息化建設(shè)。

3.2 提升工作人員的綜合能力。信息化的建設(shè)對于檔案管理人員提出了更高的要求，因此，檔案管理人員直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量。為了促進(jìn)檔案管理的順利進(jìn)行，事業(yè)單位應(yīng)該加大對工作人員的篩選力度，選擇一些職業(yè)素質(zhì)較高、會(huì)使用先進(jìn)設(shè)備、懂得先進(jìn)性技術(shù)、具備豐富的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)且掌握豐富的專業(yè)知識的工作人員。此外，事業(yè)單位還要對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的管理技能和信息技術(shù)能力。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要建立良好的競爭機(jī)制，采取一定的激勵(lì)措施，鼓勵(lì)工作人員自主進(jìn)行技能學(xué)習(xí)，充分調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，提高工作人員的管理技能，發(fā)揮出每個(gè)檔案管理人員的作用。最后，工作人員要提高對自己的要求，從思想上提升對工作性質(zhì)的認(rèn)知，不斷更新檔案管理觀念，提高自身的專業(yè)管理水平。同時(shí)，還要不斷學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識和技術(shù)，熟悉檔案管理的基本要求和各個(gè)環(huán)節(jié)，促進(jìn)自身綜合素質(zhì)的提高，努力掌握這些新技術(shù)，積極主動(dòng)的參與到檔案管理信息化建設(shè)中來，更好的發(fā)揮自己在檔案管理工作中的價(jià)值，有效地推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。

3.3 完善信息化管理制度。事業(yè)單位應(yīng)該建立健全安全的管理制度，做好信息保密工作，為檔案管理提供重要的制度保障。畢竟，有了相應(yīng)的制度管理，才能對檔案管理工作進(jìn)行約束，為檔案信息化管理工作提供指導(dǎo)，為檔案管理提供重要的保障。

3.4 使用信息化技術(shù)。要想做好檔案信息化建設(shè)的工作，就一定要認(rèn)識到信息化技術(shù)的重要性，將信息化技術(shù)巧妙的運(yùn)用到檔案信息化建設(shè)工作中去。為了做好這方面的工作，就要不斷拓寬信息的渠道，不斷更新檔案信息，充分推廣和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將高科技設(shè)備逐漸引入檔案信息化建設(shè)中，形成一個(gè)資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

結(jié)語

在這個(gè)信息化的時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)占據(jù)了各大領(lǐng)域的半邊天，并在各個(gè)行業(yè)中發(fā)揮著舉足輕重的作用，連事業(yè)單位檔案管理也毫無例外。因此，為了讓事業(yè)單位的檔案管理工作順利的進(jìn)展，為了保證檔案管理工作的高效運(yùn)行，為了提高事業(yè)單位檔案管理的水平，必須要做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，加大對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，只有這樣，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)才能取得實(shí)質(zhì)性的飛躍。

參考文獻(xiàn)

[1]李華春.檔案信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢[J].中國科技財(cái)富，2010（18）.