秦曉晶

【摘要】檔案是記載人、事、事情發(fā)生時(shí)間等各種信息的重要的工具之一，其具有廣泛的應(yīng)用。在很多事業(yè)單位之中檔案工作是很重要的工作之一。因?yàn)樗芮逦挠涊d各方面的事情，以便于事后如果有需要可以進(jìn)行查找，對(duì)我國(guó)的事業(yè)單位的行政管理等方面起到了重要的作用。但是現(xiàn)如今的事業(yè)單位的檔案工作也有稍許的不足之處，我們應(yīng)該對(duì)這些不足之處加以改進(jìn)，這樣才能有助于我們更加的具體的對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行管理，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展更加有利。本文將對(duì)如今檔案管理存在的缺陷以及改進(jìn)方法進(jìn)行討論。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案工作；創(chuàng)新建設(shè)

事業(yè)單位的檔案記載的東西關(guān)乎于國(guó)家的發(fā)展，科技的進(jìn)步等方面。如今的檔案工作存在很多的弊病，我們需要不斷的創(chuàng)新才能去使檔案的建立與存儲(chǔ)更加的完善，檔案的保密性更高，這樣我們國(guó)家才可以更好發(fā)展。

1、檔案管理的作用以及缺陷

1.1 什么是檔案管理及其作用。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（《檔案法》）將檔案的定義表述為：“本法所稱(chēng)的檔案，是指過(guò)去的何現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治，經(jīng)濟(jì)，科學(xué)，技術(shù)，文化，宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保護(hù)價(jià)值的各種文字，圖標(biāo)，聲像等不同形式的歷史記錄?！睓n案的主要作用就是記錄各種各樣的多方面的信息。其中很多信息都有著不可忽視的價(jià)值。它可以把發(fā)生的事件，人，有用的信息參數(shù)等以文檔，聲音圖像等方式進(jìn)行記錄。同時(shí)我們可以分析檔案中記載的相應(yīng)的參數(shù)或者其他數(shù)據(jù)來(lái)輔助我們進(jìn)行更多經(jīng)濟(jì)，政治等活動(dòng)更好的開(kāi)展。所以檔案的管理工作是十分重要的一項(xiàng)工作。

1.2 事業(yè)單位檔案創(chuàng)新的重要性。對(duì)于任何一個(gè)民族來(lái)說(shuō)創(chuàng)新是發(fā)展動(dòng)力的源泉，任何存在的東西都要面臨挑戰(zhàn)，要不就創(chuàng)新要不就要被淘汰。對(duì)于事業(yè)單位的檔案工作也是一樣，隨著科技的快速發(fā)展，隨著改革道路的不斷邁進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需要。先前的檔案管理方式存在著許多的弊病，所以對(duì)于檔案工作的創(chuàng)新是十分重要的事情。全世界的經(jīng)濟(jì)快速提升，社會(huì)主義進(jìn)程的大步邁進(jìn)，科技的飛速發(fā)展，這些方面都促進(jìn)了對(duì)于檔案工作的創(chuàng)新的步伐。只有不斷的創(chuàng)新才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，我們就要引進(jìn)一種創(chuàng)新的管理模式對(duì)事業(yè)單位中的檔案進(jìn)行改革，以便更好地為人民服務(wù)。

1.3 檔案管理存在的缺陷?，F(xiàn)如今的檔案管理存在許多的缺陷。很多老舊的檔案管理方式已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐了。例如以前最常用的講信息數(shù)據(jù)寫(xiě)到紙上用檔案袋封存?，F(xiàn)在已經(jīng)不能滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展需求，如今的社會(huì)是大數(shù)據(jù)時(shí)代，老舊的檔案管理方式缺陷顯而易見(jiàn)。很多事業(yè)單位對(duì)于檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，很多檔案的重要性工作都被忽視了。并且在檔案管理中也存在著管理混亂，儲(chǔ)存沒(méi)有規(guī)律的現(xiàn)象。由于很多事業(yè)單位對(duì)于檔案的管理重視性不夠所以導(dǎo)致了在收集檔案儲(chǔ)存檔案時(shí)會(huì)存在很多的問(wèn)題。其次很多事業(yè)單位的發(fā)展沒(méi)有跟上時(shí)代的潮流，檔案管理方面的手段略顯老舊。僅僅是一個(gè)系統(tǒng)，一個(gè)軟件，沒(méi)有做到及時(shí)的更新，由于軟件的老舊導(dǎo)致很多功能不能實(shí)現(xiàn)，儲(chǔ)存的方式也沒(méi)有章法，對(duì)于軟件的老舊沒(méi)有及時(shí)更新很有可能導(dǎo)致軟件的全面崩潰，導(dǎo)致儲(chǔ)存檔案丟失，這樣也增大了黑客的可乘之機(jī)。

2 檔案管理的創(chuàng)新及缺陷的改革辦法

2.1 培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)性人才。檔案管理是十分重要的一項(xiàng)工作，所以他要像其他工作一樣得到重視，從而為了更好的進(jìn)行檔案管理工作我們要吸收專(zhuān)業(yè)性人才，建立一個(gè)專(zhuān)業(yè)性的團(tuán)隊(duì)對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理，這樣以來(lái)有助于檔案管理的規(guī)律性。同時(shí)如果專(zhuān)業(yè)性人才不好尋找，那么我們就要對(duì)現(xiàn)有的人才進(jìn)行培訓(xùn)。進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的指導(dǎo)。一定要強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，并且給培訓(xùn)人員一個(gè)具體的工作流程，督促檔案管理人員按照一定的規(guī)范化流程進(jìn)行檔案的管理工作。并且要加強(qiáng)檔案管理人員之間的交流，互相學(xué)習(xí)先進(jìn)的方法，每個(gè)人都要進(jìn)行明確的分工，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致化的成塊的分工。這樣每個(gè)人明確了自己的工作從而對(duì)于檔案管理工作會(huì)有很大的發(fā)展。

2.2 規(guī)范檔案的創(chuàng)建，存儲(chǔ)及保密?，F(xiàn)如今的事業(yè)單位的檔案管理工作很大程度上是不規(guī)范的。沒(méi)有一定的章程或者有章程很少有人去執(zhí)行。所以對(duì)于規(guī)范檔案的建立及儲(chǔ)存是十分必要的。事業(yè)單位要像每一個(gè)工作人員都傳達(dá)下去檔案工作的重要性以便于工作人員收集檔案時(shí)可以更快更好。同時(shí)要為檔案的儲(chǔ)存與創(chuàng)建進(jìn)行規(guī)范化的指導(dǎo)建議。不可以做事沒(méi)有章法，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度做事。建立一個(gè)完善的檔案管理工作環(huán)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要盡力做到最好。對(duì)于檔案的儲(chǔ)存與創(chuàng)建我們要做到一個(gè)規(guī)范的流程。政府要統(tǒng)一建立一個(gè)正規(guī)的人事部門(mén)和服務(wù)的相關(guān)機(jī)構(gòu)，對(duì)員工的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。其次要規(guī)定任何人沒(méi)有允許不可以隨意的對(duì)檔案進(jìn)行翻閱查詢(xún)，這樣就對(duì)檔案的保密工作有很大的發(fā)展。

2.3 使檔案管理數(shù)字化，完善化，安全化。如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代我們要對(duì)檔案管理也進(jìn)行相應(yīng)的大數(shù)據(jù)改革。我們要改革如今的硬件以及軟件。硬件就是對(duì)于檔案室進(jìn)行規(guī)格化的設(shè)計(jì)，同時(shí)對(duì)電腦進(jìn)行更新?lián)Q代。更重要的方面是對(duì)軟件的提升。軟件的提升要跟的上社會(huì)的發(fā)展需求，同時(shí)不斷的更新從而使檔案管理更加的豐富化多樣化。同時(shí)軟件的提升也可以防止檔案的泄露，可以對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的加密處理，使其安全性更高。同時(shí)相應(yīng)的軟件提升可以更加規(guī)范檔案儲(chǔ)存流程，規(guī)范員工工作業(yè)務(wù)規(guī)范?？梢宰尮ぷ髦械拿恳粋€(gè)環(huán)節(jié)都得到相應(yīng)的控制，這樣以來(lái)可以快速的發(fā)現(xiàn)工作之中的漏洞以及工作之中的錯(cuò)誤不足之處，同時(shí)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)班子可以進(jìn)行快速的反應(yīng)，對(duì)于這些缺陷進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)已存在的過(guò)失進(jìn)行彌補(bǔ)。對(duì)于檔案的數(shù)字化，完善化，安全化建設(shè)可以幫助事業(yè)單位不斷的完善工作流程，創(chuàng)新工作方式。

結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，事業(yè)單位中需要存儲(chǔ)的信息越來(lái)越多。所以對(duì)于檔案工作的創(chuàng)新活動(dòng)是必不可少的。對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新是符合社會(huì)進(jìn)程的一項(xiàng)重要工作，創(chuàng)新可以促進(jìn)事業(yè)單位檔案工作的可持續(xù)性，使之與經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展。由于現(xiàn)在很多檔案工作人員并不是專(zhuān)業(yè)性的工作人員，所以造成了跟多的不必要的檔案存儲(chǔ)的缺陷。對(duì)于其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性改革，數(shù)字化建設(shè)是十分重要的事情。只要不斷的努力改革，檔案工作建設(shè)一定會(huì)越來(lái)越完善。

參考文獻(xiàn)

[1]孫鳳玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].改革與開(kāi)放，2012（04）.