鄭軍

【摘要】我們現(xiàn)在的時代是電子信息技術飛速發(fā)展的時代，信息技術的發(fā)展和應用給政府和機關辦公帶來了全新型網(wǎng)絡化辦公方式。同時也給電子文件與傳統(tǒng)的紙質文件辦公如何融合的問題帶來了新的研究課題。本文緊密結合工作實際，就網(wǎng)絡環(huán)境下的“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)的有關問題進行了認真研究。

【關鍵詞】無紙化辦公；檔案管理；新挑戰(zhàn)；研究

當今計算機信息技術的飛速發(fā)展，為檔案管理工作現(xiàn)代化提供了廣泛的應用空間，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。那么如何應用現(xiàn)代信息技術促進檔案管理的發(fā)展，如何有效地提高檔案管理效率？針對上述問題，我們就“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)的有關問題進行了研究。

一、無紙化辦公的特點

辦公自動化是Office Automation的縮寫（簡稱OA系統(tǒng)），本意為利用技術的手段提高辦公效率，進而實現(xiàn)辦公的自動化處理。該系統(tǒng)是上世紀70年代中期發(fā)達國家為解決辦公業(yè)務量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下發(fā)展起來的一門綜合性技術。它的產(chǎn)生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過OA辦公自動化系統(tǒng)迅速而準確的傳達到指定目標。OA辦公自動化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費，減少了人力浪費。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關領導進行閱批，整個過程完全實現(xiàn)了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，大大減少了辦公紙張的用量和打印設備的耗材，既節(jié)省了人力，又節(jié)省了財力。

二、檔案管理迎接的新挑戰(zhàn)

（一）檔案部門參與歸檔工作的新挑戰(zhàn)

辦公自動化已經(jīng)是無紙化辦公，與以往的紙質文件歸檔既有相同的地方，又有不同之處。相同的地方是歸檔流程相同，但歸檔的介質有所變化，轉變成電子文件，與紙質介質不同。檔案管理人員怎樣參與歸檔工作呢？還需要由檔案管理部門起決定作用，檔案管理部門檔案種類繁多，辦公自動化產(chǎn)生的文件只是檔案部門文書檔案整理歸檔來源中的一小部分。檔案部門如果已經(jīng)實現(xiàn)檔案信息化，借助電子信息技術作為查詢檢索檔案的輔助手段，可以將檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)銜接起來，使用接口程序將電子文件導入檔案信息管理系統(tǒng)的待歸檔臨時庫，由檔案管理員登錄檔案管理系統(tǒng)對電子文件進行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實現(xiàn)檔案信息化，一般辦公自動化系統(tǒng)中都包含檔案管理功能，可以在辦公自動化系統(tǒng)中參與電子文件的立卷歸檔工作。同時歸檔仍然需要包括紙質文件的歸檔。所謂“無紙化”只是相對的，電子文件歸檔應當與紙質文件歸檔并存，并相輔相成不可分割。

（二）電子文件歸檔法律效應的新挑戰(zhàn)

電子文件，是能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應卻受到了挑戰(zhàn)，怎樣確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應和依據(jù)已經(jīng)成為檔案管理部門在信息化管理中的一個嶄新的課題。電子文件歸檔保存后，應用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術能夠對電子原件進行保護。通過數(shù)字水印技術使電子文件在利用過程中的版權受到保護。數(shù)字簽名技術鑒別電子文件是否被非法篡改。數(shù)據(jù)加密技術對電子文件進行加密壓縮保護，防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術，使電子文件的法律效益得到保護。對電子文件加蓋電子檔號章保證其歸檔依據(jù)。電子文件進行分類整理歸檔后，通過軟件技術讀取電子文件機讀數(shù)據(jù)自動生成電子檔號章，保持與紙質文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好的體現(xiàn)檔案的法律依據(jù)。

（三）電子文件檔案利用的新挑戰(zhàn)

電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應有的價值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統(tǒng)計；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠實現(xiàn)流程化，并實現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠審批的可以直接審核，需要提交領導批準的電子文件則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權時間允許范圍內能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權限取消授權。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行下載保存。電子文件打印功能應進行授權控制，授權打印應當使用數(shù)字水印技術對電子文件版權進行保護。

檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

（四）電子文件保管的新挑戰(zhàn)

電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規(guī)范。由于電子文件存儲的特殊性質決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲在電腦服務器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計算機網(wǎng)絡、病毒以及人為錯誤操作對電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數(shù)據(jù)備份和恢復工作。數(shù)據(jù)備份包括對數(shù)據(jù)庫的備份和對電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設定的時間段自動備份和增量備份，而且還需要對備份的數(shù)據(jù)進行刻錄保存，有條件的還可以進行異地備份，保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的絕對安全。電子文件需要依靠計算機、數(shù)據(jù)庫的支持，同時需要有完善的備份、維護和數(shù)據(jù)恢復機制。只有數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定，電子文件才能得以正常利用。面對網(wǎng)絡化“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)，檔案管理部門領導要從思想上高度重視，行動上積極支持，經(jīng)費上大力投資。檔案管理者要恪盡職守，精通檔案管理和“無紙化辦公”業(yè)務，為機關辦公自動化積極工作，不懈努力。我們相信隨著電子信息技術的飛速發(fā)展，“無紙化辦公”將為檔案管理工作帶來重大變革，同時也為檔案資源的自動化管理注入新的活力和生機。

參考文獻

[1]丁海斌，趙淑梅.電子文件管理基礎[M].中國檔案出版，2007.