畢崇博

【摘要】檔案是極為重要的信息資源，其記錄了人們在生產生活當中等不同時間階段的變化情況，能夠為未來的發(fā)展提供真實的參考依據。隨著信息時代的到來，計算機早已在工業(yè)、農業(yè)、財貿、經濟以及人們的社會生活各個領域得到了廣泛應用，并且已經融入了人們的日常生活和工作之中。電子檔案是信息時代人們進行各種交流的媒介，主要以數字化為主，由于其生成簡便、傳送迅速，是檔案工作中的新事物，具有傳統(tǒng)紙質檔案不具備的優(yōu)點。因此，電子檔案憑借其方便、快捷和高效的特點取得了突飛猛進的發(fā)展。

【關鍵詞】電子；檔案；信息；資源

信息時代的檔案資源管理，必將產生大量的數字信息，對于其中具有保存和利用價值的數字信息人們稱之為電子檔案。電子檔案是通過計算機磁盤進行數據整合及存儲的一種電子圖像及文字的聚合。電子檔案能極大限度地提高工作效率。因此，檔案管理者應順應時代發(fā)展的潮流，正確積極地認識電子檔案的特點，加強對電子檔案管理的研究，使人類社會原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠的保管。

一、電子檔案信息新特點

（一）對電子技術的依賴性。管理電子檔案不同于管理紙質檔案，管理電子檔案要依賴電子計算機的軟硬件環(huán)境。信息技術、辦公自動化技術和網絡技術的廣泛應用，使信息資源存貯與傳遞向數字化、電子化發(fā)展。電子檔案的產生，使信息的存儲方式發(fā)生了深刻變革，由此建立和完善電子檔案庫就成為必然。檔案管理學的發(fā)展經歷了由紙質檔案到紙質檔案和電子檔案共存的過程，雖然電子檔案短時間內無法完全取代紙質檔案，但在二者共存的過程中，電子檔案會逐漸成為主流。隨著計算機技術和信息技術的不斷發(fā)展，計算機技術被廣泛的應用到檔案管理中，為實現(xiàn)檔案管理的數字化提供了充分的技術依據。

（二）表現(xiàn)形式多樣化。電子文件、電子檔案作為重要的信息形態(tài)大量產生，對檔案管理工作帶來全方位的深刻影響，引起檔案工作內容和方式的重大變革。隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形。聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質檔案更加全面、形象、生動。它將紙質檔案中直觀的文字圖形，甚至包括一定的語音視頻信息全部存儲在光盤、磁盤等存儲設備上。電子檔案的傳輸和保存都是以數字編碼的形式存在，只有在顯示的時候才進行解碼，輸出為可識別的文字圖形等。

（三）實現(xiàn)了信息資源的可共享性。檔案理想境界是實現(xiàn)資源共享，就是通過計算 機技術、網絡技術等手段實現(xiàn)跨區(qū)城利用，用整體的、系統(tǒng)的、網絡化的觀點來指導檔案資源的收集、征集工作。在計算機環(huán)境中，文件的形式特征發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多方位的組合，不需要像紙質文件那樣對其進行分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。由于電子檔案由于其處理環(huán)境是計算機和網絡技術，因此可以不受這種限制。網絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算。因此，通過計算機系統(tǒng)，一份檔案可以同時在不同的地方被多人使用，突破了紙質檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價值。

二、維護電子檔案信息安全新方式

（一）要更新觀念轉變思維方式。為全社會提供檔案信息的有效利用是檔案工作的目的，建立方便人民群眾的檔案利用體系是檔案工作的最終歸宿。為此，我們必須轉變觀念，強化服務宗旨。因此，我們要不斷適應未來信息時代社會發(fā)展需要，需要更新觀念，制訂出一個科學、標準、合理的電子檔案管理方案，以便于資源的利用、共享和保存，從而提高檔案的價值。檔案工作者當務之急是破除傳統(tǒng)的思維定勢，創(chuàng)新思維方式，它對于我們認識發(fā)展規(guī)律，破解發(fā)展難題、駕馭發(fā)展大局、擴大發(fā)展成果。同時，不僅要保管好檔案，而且要保管與檔案相關信息，將信息轉化為知識，是正在出現(xiàn)的社會變革賦予檔案工作者的重要職責。

（二）抓好檔案信息數據庫建設。檔案數據庫是檔案信息資源管理的核心工具。檔案文件數據形成檔案數據庫，可以實現(xiàn)對實體檔案的計算機管理。建立統(tǒng)一、標準、規(guī)范的檔案數據庫是檔案信息資源共享的基礎，是檔案工作信息化建設重要工作。因此，我們要不斷規(guī)范軟件和數據格式，明確工作職責和責任人，確保數據庫的準確性和有效性。同時，要建立大范圍內協(xié)調一致的數據結構，數據庫框架設計和標準化建設，并依照生產產品的管理方式，通過質量控制體系進行監(jiān)管。抓好檔案信息數據庫建設能夠使數據內容都能得到很高的共享度，將會改善目前檔案數據庫建設自行一套、質量參差不齊的總體狀況。

（三）創(chuàng)新電子檔案管理新模式。首先，建立了一整套完備的檔案信息安全管理、利用制度，定期做好數據庫的備份工作；加強了檔案數據的集中管理，并深入探討，尋求各種數據備份的管理模式。其次，建立一個多媒體檔案信息管理系統(tǒng)，把各種媒體有機地結合起來，改善檔案信息的表示方法，使其輸入輸出盡量按人類最習慣自然的方式進行人機界面直觀。第三，在電子檔案的利用中，不能無原則的向所有利用者提供全部利用方式，要依據電子檔案內容的密級層次，進行有效的管理。第四，特別注意檔案的原始記錄。原始記錄性”，它是檔案的基本屬性。電子文件其內容的可變性使得電子文件的“原始記錄性”難以把握。所以，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時應注意電子檔案與相應的紙質檔案保持一致。第五，必須制定科學完善的電子檔案歸檔標準和管理制度，使檔案工作者在收集、整理、歸檔、移交、利用和統(tǒng)計的時候有章可循。

三、結束語

總之，電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，是信息時代下檔案界的一次革命。隨著我國網絡信息技術的迅速發(fā)展，電子檔案越來越變得普遍，這就要求檔案人員在掌握電子文檔特點的基礎上，提高檔自身的素質，結合檔案管理的各個環(huán)節(jié)，培養(yǎng)高水平的管理人才，提高駕馭現(xiàn)代信息技術的能力，促進檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻

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