李周林

【摘要】電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，在管理上有著明顯的不同，再加上當(dāng)前紙質(zhì)檔案的保存仍然有著非常重要的作用，因此在未來很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案與紙質(zhì)檔案將處于并存發(fā)展的局面。為了更好地管理電子檔案與紙質(zhì)檔案，本文先闡述了電子檔案與紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上提出對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行集成化管理。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存發(fā)展；集成化管理

伴隨計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)也獲得了廣泛的應(yīng)用，讓檔案管理工作逐漸向著網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向發(fā)展，電子檔案文件也因此應(yīng)運(yùn)而生，使得檔案的保存與傳送變得更加快捷與便利。它的出現(xiàn)給傳統(tǒng)檔案管理帶來了巨大的沖擊，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案單一的管理模式，在未來很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案與紙質(zhì)檔案都將處于并存管理的狀態(tài)[1]，因此如何在兩者并存時(shí)期將兩者之間的關(guān)系處理好，并做好相應(yīng)的管理工作，是我們檔案工作者當(dāng)前需要積極探索與研究的課題。

1、電子檔案與紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理也從過去單一的紙質(zhì)檔案管理發(fā)展成當(dāng)前的電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的局面，這是時(shí)代發(fā)展進(jìn)步的要求。雖然電子檔案具有傳送與保存便捷的優(yōu)點(diǎn)，但是并不能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案具有的原始性、憑證性等本質(zhì)屬性，因此在未來很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案并不能完全取代紙質(zhì)檔案，使得兩者將處于并存狀態(tài)。目前，檔案主要可能存在以下兩種情況[2]：一是出于辦公或者其他業(yè)務(wù)的現(xiàn)實(shí)需要，會(huì)先在計(jì)算機(jī)中生成電子檔案，再將電子檔案轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案予以保存；二是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即先出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案，后來出于存儲(chǔ)或者利用等方面的考慮，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案。因此，當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理現(xiàn)狀就是兩者共同存放、共同管理。而運(yùn)用集成化管理機(jī)制，既可以將紙質(zhì)檔案電子化保存，又可以將電子檔案紙質(zhì)化保存，使同一份文件的電子版與紙質(zhì)版同時(shí)處于存儲(chǔ)與可被利用狀態(tài)，值得推廣應(yīng)用。

2、電子檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)集成化管理的路徑

2.1構(gòu)建電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理機(jī)制。在電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的新形勢(shì)背景下，檔案工作人員加強(qiáng)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理是適應(yīng)檔案事業(yè)變革發(fā)展的必然選擇。檔案工作者必須切實(shí)轉(zhuǎn)變自身思想觀念，加強(qiáng)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理，為檔案管理工作營造外部保障和良好的內(nèi)部環(huán)境。針對(duì)當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面，構(gòu)建兩者的集成化管理機(jī)制，統(tǒng)一電子檔案與紙質(zhì)檔案的收集、歸檔以及借閱的管理，規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案管理工作的程序、內(nèi)容與范圍。根據(jù)各個(gè)檔案之間的聯(lián)系，全程監(jiān)督控制檔案的利用與保存過程，確保檔案管理工作健康有序進(jìn)行下去。

2.2檔案工作人員應(yīng)不斷提升業(yè)務(wù)技能。電子檔案的誕生，使得檔案工作人員原本具有的技能已經(jīng)不足以滿足計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與檔案發(fā)展的需要。因此檔案工作人員必須加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)以及運(yùn)用。電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面使得當(dāng)前的檔案管理工作變成了一門匯集了檔案學(xué)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的融合性學(xué)科，傳統(tǒng)的檔案管理辦法由于僅僅是針對(duì)紙質(zhì)檔案，因此已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的需要了。檔案工作人員作為檔案的管理者，必須積極介入到電子檔案的形成與保管中來，能夠熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等方面知識(shí)，并能夠?qū)⒅\(yùn)用在電子檔案的制作、管理、使用以及維護(hù)過程中來，參與到電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存管理工作中，通過不斷探索與總結(jié)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的規(guī)律，運(yùn)用電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理機(jī)制將檔案管理推向更高層次。

2.3構(gòu)建混合文件管理系統(tǒng)。為了真正實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理，我們需要構(gòu)建一個(gè)混合文件管理系統(tǒng)[3]。這里的混合文件管理系統(tǒng)就是指不僅能夠儲(chǔ)存與管理電子檔案，又能夠儲(chǔ)存與管理紙質(zhì)檔案，將混合文件管理系統(tǒng)對(duì)不同檔案文件的集成化管理功能充分發(fā)揮出來。首先，在混合文件管理系統(tǒng)中設(shè)置電子文件夾與非電子文件夾，并同時(shí)確保文件內(nèi)部一切元素的協(xié)調(diào)性與共存性，運(yùn)用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其予以儲(chǔ)存，確保文件夾內(nèi)各個(gè)元素彼此之間一直保持著密切的聯(lián)系；其次，針對(duì)同一份檔案文件的不同載體，應(yīng)當(dāng)使用一樣的檔案號(hào)和題名，并在混合文件管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫對(duì)所選擇的載體形式或類型進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注。再次，對(duì)于電子檔案與紙質(zhì)檔案兩者的物理保存地質(zhì)需要分別進(jìn)行著錄；最后，混合文件管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具有檔案借閱利用、檔案文件自動(dòng)解密、到期檔案文件自動(dòng)銷毀等多種功能?？傊\(yùn)用混合文件管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)不同類型、不同載體的檔案文件的同時(shí)管理，不需要再額外設(shè)置電子檔案管理系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，既可以讓電子檔案實(shí)現(xiàn)良好管理，能夠接收外部電子檔案信息，并將之及時(shí)歸納進(jìn)電子檔案中，又可以符合紙質(zhì)檔案的管理需要，能夠?qū)Ω鞣N載體的紙質(zhì)文件予以綜合管理及利用。比如許多高校當(dāng)前運(yùn)用的檔案管理系統(tǒng)[4]就是屬于混合文件管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)學(xué)校各個(gè)方面的電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理。

3、結(jié)論

總而言之，傳統(tǒng)的專門針對(duì)紙質(zhì)檔案的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的新局勢(shì)，為了滿足不同載體的檔案管理的需要，使電子檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)和諧共處，使檔案更好地為人們服務(wù)，對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)行集成化管理勢(shì)在必行。本文先介紹了電子檔案與紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀，然后在此基礎(chǔ)上，從集成化管理機(jī)制、檔案工作人員、混合文件管理系統(tǒng)三個(gè)方面給出電子檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)集成化管理的具體路徑，希望能借此給予廣大檔案工作者一定參考借鑒，促進(jìn)檔案管理水平向更高層次發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]趙波.電子檔案和紙質(zhì)檔案的集成化管理措施分析[J].黑龍江科技信息，2015（16）：174.

[4]陳明九.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)研究——以山東建筑大學(xué)為例[J].山東建筑大學(xué)學(xué)報(bào)，2015（05）：506-510.