王靜

摘 要：信息技術(shù)的高速發(fā)展，給石油企業(yè)的檔案管理工作帶來了機(jī)遇也帶來了挑戰(zhàn)，如何使檔案管理在新形勢下適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求是當(dāng)前急需要解決的問題。本文首先分析了石油企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義和存在的問題，進(jìn)而提出了完善石油企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的對策。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；檔案數(shù)字化；意義；對策

中圖分類號： F27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）11-27-2

0 引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化已經(jīng)成為各行各業(yè)未來發(fā)展的總體趨勢，并且已經(jīng)滲透到了社會生活的方方面面。檔案數(shù)字化建設(shè)是指利用計(jì)算機(jī)作為網(wǎng)絡(luò)平臺，將紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化為數(shù)字的形式，使檔案信息變得網(wǎng)絡(luò)化和智能化，便于檔案資源的存儲、查找和利用。檔案數(shù)字化建設(shè)適應(yīng)了當(dāng)前社會發(fā)展的大趨勢，為石油企業(yè)的發(fā)展提供了詳細(xì)的參考資料。石油企業(yè)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)有利于保護(hù)檔案原件，節(jié)省保管空間；有利于提高石油企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)化水平；有利于實(shí)現(xiàn)綠色企業(yè)形象的建設(shè)理念；有利于解決檔案管理成本，最終實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

1 石油企業(yè)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

1.1 石油企業(yè)檔案數(shù)字化有利于提高檔案的利用效率

石油企業(yè)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)以后有效地改善了檔案的利用方式，擴(kuò)大了檔案的利用率。在當(dāng)前信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的情況下，進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)有效地降低了石油企業(yè)檔案管理成本，節(jié)省了大量的勞動力。石油企業(yè)檔案管理實(shí)行數(shù)字化以后，使用者可以在任意時(shí)間內(nèi)進(jìn)行檔案資料的查詢和利用，不再受時(shí)間和空間的限制。數(shù)字檔案可以不分時(shí)間段進(jìn)行網(wǎng)上查詢，提高了檔案利用的時(shí)間效率；數(shù)字化檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地傳輸，方便了更多的人群異地利用檔案，而不再受空間的限制。另外，檔案管理實(shí)行數(shù)字化以后，很多人可以同時(shí)進(jìn)行檔案資料查詢，不會發(fā)生因?yàn)槎嗳斯餐褂脵n案而產(chǎn)生的矛盾，提高了檔案資源的利用效率。

1.2 石油企業(yè)檔案數(shù)字化有利于保護(hù)檔案原件，節(jié)省保管空間

石油企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)有效地保護(hù)了檔案原件，節(jié)省了保管空間。任何企業(yè)的檔案都會存在反復(fù)使用和查閱的狀況，因此也就存在檔案原件遺失或受損的狀況，加劇了石油企業(yè)與利用者之間的矛盾。由于數(shù)字化的進(jìn)行，減少了使用者翻閱檔案原件的次數(shù)，所以，檔案的原件就會保存較好，利用者只需要通過權(quán)限控制在網(wǎng)上直接打印所需要的檔案資料就行，不需要向檔案管理人員借閱檔案再進(jìn)行打印，既節(jié)省了借閱的時(shí)間，也減少了流程，從而也降低了檔案原件的老化速度。解決了存在于檔案管理人員和利用者之間的矛盾。另外，石油企業(yè)檔案數(shù)字化以后還為企業(yè)節(jié)省了大量儲存檔案的空間，這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案的儲存需要占用大量的空間，檔案數(shù)字化之后，企業(yè)只需要將所有的檔案資料儲存在電腦里面就行，根本不需要使用太多的地方。

1.3 石油企業(yè)檔案數(shù)字化有利于實(shí)現(xiàn)綠色企業(yè)形象的建設(shè)理念

石油企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)無紙化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，形成了環(huán)保、節(jié)能、高效的企業(yè)理念，符合了當(dāng)前綠色企業(yè)形象的建設(shè)。綠色企業(yè)形象是高素質(zhì)企業(yè)形象的代表，是以人類的可持續(xù)發(fā)展為目標(biāo)，在注重環(huán)保的基礎(chǔ)上，采取的一系列環(huán)保措施。石油企業(yè)建立綠色企業(yè)形象理念是企業(yè)及其經(jīng)營者注重企業(yè)社會責(zé)任、社會效益、注重企業(yè)和社會長遠(yuǎn)發(fā)展的高尚思想境界的體現(xiàn)。石油企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)符合了當(dāng)前社會實(shí)現(xiàn)綠色環(huán)保的新理念，符合社會發(fā)展的規(guī)律，當(dāng)然也符合了當(dāng)前最廣大人民群眾的根本利益。

2 石油企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

2.1 石油企業(yè)對檔案數(shù)字化建設(shè)重視程度有待加強(qiáng)

長期以來，石油企業(yè)都以經(jīng)濟(jì)效益的提升作為其發(fā)展的根本任務(wù)，對于檔案工作很少關(guān)注。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度不足直接導(dǎo)致了數(shù)字化建設(shè)的滯后。即使有些石油企業(yè)建立了數(shù)字化檔案，但是由于資金和專業(yè)人員缺乏，

使得石油企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)一直也沒有發(fā)展。企業(yè)中的計(jì)算機(jī)成為了搜集資料的工具，并沒有被人員充分利用起來。

2.2 缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系

由于石油企業(yè)檔案管理進(jìn)行了數(shù)字化建設(shè)，因此在檔案保管、查詢、使用等方面都發(fā)生了很大的變化，原來傳統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，這就需要石油企業(yè)根據(jù)當(dāng)前的變化制定出新的、適合數(shù)字檔案發(fā)展的新標(biāo)準(zhǔn)。但是由于多方面的原因，石油企業(yè)還沒有建立起一套完整、規(guī)范化的數(shù)字檔案規(guī)范體系，企業(yè)檔案管理者只能是按照自己的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。因此，他們有時(shí)候不明確自身的責(zé)任和義務(wù)，甚至對一些工作流程也不是太明確，直接影響了檔案管理數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化發(fā)展。

2.3 石油企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)不成熟

石油企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的另外一個(gè)問題是關(guān)鍵技術(shù)不成熟。首先，檔案數(shù)字化軟件的規(guī)范化和適應(yīng)性較差，很多的軟件之間存在不兼容的問題，很多軟件同時(shí)使用會出現(xiàn)不能同時(shí)讀取的現(xiàn)象；其次，數(shù)字化檔案的長期保存問題難以解決，一般情況下電腦的存儲空間是有限的，這就需要采用一定的載體來進(jìn)行檔案信息的保存，通常情況下我們會使用硬盤等設(shè)備，但是這些載體的使用壽命也是有限的，這就給檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了一定的困擾。隨著信息技術(shù)的不斷更新，很多的存儲介質(zhì)會因?yàn)榧夹g(shù)過時(shí)讀取不了，也影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

3 完善石油企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

3.1 樹立檔案數(shù)字化管理理念，提高檔案數(shù)字化重視程度

要提高石油企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的效率必須要重視檔案管理數(shù)字化建設(shè)。石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在于企業(yè)檔案管理的整個(gè)過程中，它包含人事、科技、財(cái)會、文書、商標(biāo)、經(jīng)濟(jì)管理等各類檔案，要做好石油企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)首先要樹立先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理理念，將數(shù)字化建設(shè)貫穿于檔案管理的整個(gè)發(fā)展過程中。其次要加強(qiáng)對檔案管理數(shù)字化的重視程度，將數(shù)字化建設(shè)列入企業(yè)發(fā)展的整體規(guī)劃中，并將這項(xiàng)規(guī)劃作為檔案管理發(fā)展的方向和重點(diǎn)，這樣才能調(diào)動廣大人員的積極性。此外，企業(yè)還要加大對數(shù)字檔案的資金投入，只有資金到位，才能夠更好地引進(jìn)新的設(shè)備和軟件，才能更好地對員工進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，這是企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化的前提。

3.2 建立檔案數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系

俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，石油企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中要建立各項(xiàng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能確保檔案管理者在工作中做到有章可循。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)包括基本范圍、基本原則、基本流程和技術(shù)要求等，其目的是更好地促進(jìn)檔案數(shù)字的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、程序化。當(dāng)前很多石油企業(yè)都制定了檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，也都取得了一定的成效，實(shí)踐證明，制定完善的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)能夠保證石油企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的高效進(jìn)行。

3.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字化技術(shù)建設(shè)

檔案作為石油企業(yè)的無形資產(chǎn)，是石油企業(yè)寶貴的財(cái)富。因此，石油企業(yè)要加大對檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)研究。在檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中檔案人員要具備高度的責(zé)任意識，防止檔案資料被復(fù)制，或是黑客等信息化高手暗中盜取和損壞，尤其是要做好保密工作，防止重要檔案資料的泄露。因此要想獲得有利的市場競爭地位，企業(yè)在快速推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)必須加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)和保密性工作。

3.4 加大力度引進(jìn)數(shù)字化檔案管理人才

要想切實(shí)提高企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和效率，企業(yè)必須配備專門的檔案數(shù)字化管理人才。首先，石油企業(yè)要提高人才錄用門檻，加大力度引進(jìn)專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人才，保障其既要具備必須的檔案管理專業(yè)知識，還要掌握成熟的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和數(shù)字化檔案管理技能，保障檔案管理人員能夠勝任數(shù)字化的檔案建設(shè)工作。其次，石油企業(yè)要加大對現(xiàn)有檔案工作人員的教育培訓(xùn)力度，重點(diǎn)培養(yǎng)館藏檔案數(shù)字化信息資源建設(shè)人才，可以通過組織講座、集體培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)等途徑來加強(qiáng)檔案管理工作人員對數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)的認(rèn)知，從而提高其綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。

4 結(jié)語

總之，信息技術(shù)的發(fā)展推動了檔案數(shù)字化建設(shè)，石油企業(yè)在自身的發(fā)展過程中必須要加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，將市場、企業(yè)和自身的實(shí)際情況結(jié)合在一起，這樣才能解決檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的各種問題，提升石油企業(yè)檔案的利用率，進(jìn)而促進(jìn)石油企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

參 考 文 獻(xiàn)

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