馬玉祥

企業(yè)離退休職工是國家寶貴的人力資源財(cái)富，是中國特色的社會主義建設(shè)的重要力量。據(jù)人社部2015年5月28日公布《2014年度人力資源和社會保障事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)》顯示，2014年末全國企業(yè)離退休人員為8593萬人，且每年將以600萬人的速度凈增長，預(yù)計(jì)到2017年可達(dá)到1億人。根據(jù)我國社會保障體系制度改革要求，這些企業(yè)職工退休后與企業(yè)終止勞動(dòng)關(guān)系，由“企業(yè)人”變成“社會人”，其人事檔案也由企業(yè)管理，轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣芾?。做好企業(yè)退休人員的檔案管理，對于充分發(fā)揮這些人員的社會余熱，維護(hù)他們的合法權(quán)益，促進(jìn)社會和諧穩(wěn)定，具有重要意義。因此，加強(qiáng)企業(yè)退休人員的檔案管理，不僅是重大的社會問題，也是重大的政治問題。

一、實(shí)行企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理的意義

2003年6月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的意見》（中辦發(fā)[2003]16號）。中辦發(fā)[2003]16號明確規(guī)定，作為退休人員管理重要組成部分的企業(yè)退休人員人事檔案，也要社會化實(shí)行集中管理。

一是完善社會保障體系建設(shè)的需要。按照建立與之相適應(yīng)的獨(dú)立于企業(yè)事業(yè)單位之外的社會保障體系改革設(shè)計(jì)，用人單位在依法繳納社會保險(xiǎn)費(fèi)之后，不宜再承擔(dān)管理社會保險(xiǎn)對象的日常工作，建立社會保險(xiǎn)服務(wù)對象人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，既是管理鏈條的重要環(huán)節(jié)和實(shí)行社會化管理的基礎(chǔ)，也是社會保障體系發(fā)展完善的配套設(shè)施。

二是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的客觀要求。當(dāng)前，隨著國有企業(yè)改革深化和破產(chǎn)兼并企業(yè)的增加，一些企業(yè)退休人員會失去原單位的依托。如果不建立公共的社會檔案管理機(jī)構(gòu)，既不利于破產(chǎn)企業(yè)退休人員的人事檔案管理，也不利于現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善。如果實(shí)現(xiàn)對離退休人員的社會化統(tǒng)籌管理，就會減少因企業(yè)倒閉給社會和家庭帶來的壓力，保證國家的政治穩(wěn)定。

三是有利于促進(jìn)企業(yè)輕裝發(fā)展。實(shí)行人事檔案社會化管理，使退休人員一旦因達(dá)到退休年齡退出勞動(dòng)領(lǐng)域后，將人事檔案轉(zhuǎn)移到相關(guān)社會托管機(jī)構(gòu)，打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，也就打破了傳統(tǒng)的人事管理觀念，破除了退休人員由傳統(tǒng)的“單位人”、“一包到死”的觀念，真正實(shí)現(xiàn)與企業(yè)脫鉤，可有效降低企業(yè)經(jīng)營管理成本，讓企業(yè)從具體的人力資源管理服務(wù)中解脫出來，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展，防止出現(xiàn)企業(yè)越老、退休人員管理服務(wù)壓力越大的局面。

因此，進(jìn)一步加強(qiáng)對企業(yè)退休人員人事檔案的社會化管理，既是依法保障企業(yè)退休人員的相關(guān)權(quán)益的需要，也是進(jìn)一步提高企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)水平的需要。

二、當(dāng)前人事檔案社會化管理存在的問題

按照中辦發(fā)[2003]16號文件要求，各地積極貫徹落實(shí)文件精神，企業(yè)退休人員實(shí)行社會化管理工作穩(wěn)步推進(jìn)，人事檔案移交和社會化管理工作也隨之共同展開，成為社會保障體系建設(shè)的有力支撐和重要內(nèi)容。但是，隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及社會保障形勢的不斷變化，人事檔案的社會化管理工作也存在一些新情況和新要求。

一是管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一。由于企業(yè)退休人員社會化管理處于起步階段，國家對企業(yè)退休人員檔案管理暫沒出臺相關(guān)社會化管理細(xì)則，對企業(yè)退休人員的檔案管理存在“政出多門”，或者相互推諉、拒絕接收現(xiàn)象。表現(xiàn)為有的地方將檔案管理職能由公共就業(yè)服務(wù)部門承擔(dān)，有的地方讓社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)承擔(dān)，有的地方讓退休人員所在街道、社區(qū)承擔(dān)，有的地方則依托民營人力資源服務(wù)中介機(jī)構(gòu)承擔(dān)。

二是檔案托管機(jī)構(gòu)工作經(jīng)費(fèi)未納入政府財(cái)政預(yù)算。由于企業(yè)退休人員人事檔案管理工作，是國家社會保障體制改革建設(shè)衍生出來的配套服務(wù)工作，但由于退休人員數(shù)量多、專業(yè)性強(qiáng)、檔案利用量大，需要配備專業(yè)管理人員和必要的場地設(shè)施建設(shè)、維護(hù)投入。由于種種原因，作為公共服務(wù)重要組成部分的托管機(jī)構(gòu)一直沒能納入機(jī)構(gòu)編制、財(cái)政部門的管理，其正常的經(jīng)費(fèi)沒有納入財(cái)政預(yù)算，一直靠收取托管費(fèi)來維持。2015年國家取消檔案托管費(fèi)收費(fèi)項(xiàng)目后，一些托管機(jī)構(gòu)面臨經(jīng)費(fèi)無源的嚴(yán)重問題。有些社會化檔案管理機(jī)構(gòu)也就以種種借口拒絕接受新退休人員的檔案，給檔案的社會化管理帶來不和諧因素。

三是管理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)管理能力相對不強(qiáng)。由于獨(dú)立于企業(yè)之外的社會保障平臺初步建立，無論是人力資源、場所、辦公經(jīng)費(fèi)以及基礎(chǔ)設(shè)施方面都很難得到全方位的保障。同時(shí)由于社區(qū)工作人員待遇較低，人員流動(dòng)性大，招聘人員無法適應(yīng)工作的需要，受各種經(jīng)濟(jì)條件的影響無法適應(yīng)離退休人員檔案移交后的社會化管理服務(wù)的需求。

四是檔案管理服務(wù)機(jī)制不到位。檔案的價(jià)值在于“以史明鑒”，用科學(xué)的歷史觀點(diǎn)為判斷問題提供參考。由于受傳統(tǒng)的檔案管理思維和管理模式影響，很多檔案管理機(jī)構(gòu)存在重管理、輕利用的觀念，認(rèn)為檔案管理機(jī)構(gòu)的工作重點(diǎn)在于妥善保管好就行了，根本沒有為社會和退休人員開展檔案合理利用的服務(wù)意識和服務(wù)項(xiàng)目，表現(xiàn)為沒有設(shè)立檔案服務(wù)利用窗口，沒有配備相關(guān)檔案利用、復(fù)印設(shè)備，沒有相關(guān)查閱、傳遞、利用服務(wù)制度等。

三、企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理的建議

根據(jù)市場經(jīng)濟(jì)背景、獨(dú)立于企業(yè)之外的社會保障體系改革建設(shè)要求，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)退休人員人事檔案管理社會化進(jìn)程中存在的問題，就企業(yè)退休人員人事檔案管理工作提出如下幾點(diǎn)建議，供參考。

（一）企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理模式設(shè)計(jì)

企業(yè)退休人員人事檔案管理，應(yīng)該是一種社會化、開放式的管理模式。建議依托各級社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，建立全國統(tǒng)一的社會化檔案托管公益機(jī)構(gòu)，采取政府購買服務(wù)的方式，開展企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理和服務(wù)。

（二）企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理模式相關(guān)指標(biāo)解釋

1.模式定位。這種管理方式，是對現(xiàn)有人事檔案管理模式的一種全新補(bǔ)充，其與現(xiàn)有的人事檔案管理模式共同存在、共同發(fā)展，為社會保障制度改革服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)體制深化改革服務(wù)，為退休人員安度晚年提供服務(wù)。

2.模式優(yōu)勢。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人事檔案管理工作通常由企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行管理，具有較高的封閉性，資源的利用效率相對較低，很難適應(yīng)現(xiàn)代完全滿足市場經(jīng)濟(jì)體制下人事檔案管理提出的各方面要求。這種全新的管理模式，以集中社會資源、專業(yè)化管理、公益性服務(wù)，即重管理、又重利用服務(wù)為特征的管理模式，能夠很好的滿足社會和退休人員本人對人事檔案管理和服務(wù)的各方面要求。

3.注重承接。面對市場經(jīng)濟(jì)體制下的更高要求，需要以現(xiàn)有的人事檔案管理模式為基礎(chǔ)，不斷進(jìn)行改革和完善，建立更加開放的管理模式。社會化開放式人事檔案管理模式設(shè)計(jì)，應(yīng)十分注重傳統(tǒng)檔案管理上的優(yōu)良傳統(tǒng)和嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格的檔案管理制度，比如嚴(yán)格的檔案接收、傳遞制度，嚴(yán)格的借閱制度、保密制度等，從而全面提高人事檔案管理的水平。

4.突出服務(wù)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理的重點(diǎn)在于“管理”，沒有充分發(fā)揮檔案的歷史記載的社會價(jià)值服務(wù)社會、服務(wù)當(dāng)事人的服務(wù)功能。這種新的模式將在設(shè)立窗口、配備設(shè)備、信息錄入、電子檔案管理等方面，更加突出檔案的利用職能，為企業(yè)退休人員發(fā)揮余熱，子女或?qū)O輩入學(xué)、參軍、入黨政審，重大歷史問題的甄別等，提供便捷服務(wù)。

5.機(jī)構(gòu)歸屬。當(dāng)前，企業(yè)退休人員的退休費(fèi)、醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)、大病統(tǒng)籌基金，以及喪葬和遺屬等方面已經(jīng)推行全面的社會化統(tǒng)籌，這種社會化統(tǒng)籌也使這些人員的人事檔案利用成為經(jīng)常。因此，從便于社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)服務(wù)企業(yè)退休人員基本權(quán)益出發(fā)，從減少財(cái)政供養(yǎng)機(jī)構(gòu)角度出發(fā)，從各方面企業(yè)退休人員檔案利用出發(fā)，這種檔案托管機(jī)構(gòu)應(yīng)該由社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣一方面能夠保障養(yǎng)老金的準(zhǔn)確調(diào)整和發(fā)放，另一方面，則可以為他們的“身后事”處理過程中提供充足的證據(jù)支持。

（三）企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理模式的落實(shí)措施

為了全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)退休人員人事檔案的社會化管理，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

第一，建立全國統(tǒng)一的企業(yè)退休人員人事檔案專門管理機(jī)構(gòu)。針對當(dāng)前退休人員人事檔案管理“政出多門”、管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一的現(xiàn)狀，建議由國家人力資源和社會保障部牽頭，會同中共中央組織部、中央機(jī)構(gòu)編制委員會和國家檔案局，共同出臺《企業(yè)退休人員人事檔案管理辦法》，明確企業(yè)退休人員檔案由各級社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)承擔(dān)社會化管理，建立“企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理服務(wù)中心”，將分散在各處的檔案資料統(tǒng)一集中管理，明確檔案托管機(jī)構(gòu)可以開展的相關(guān)社會化服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)程序等，并根據(jù)所管檔案的份數(shù)合理確定人員編制和崗位職責(zé)。

第二、明確社會化托管機(jī)構(gòu)的經(jīng)費(fèi)來源渠道。根據(jù)人事檔案管理工作性質(zhì)、服務(wù)對象的人員范圍和對社會和諧穩(wěn)定所做的貢獻(xiàn)，建議由國家人力資源和社會保障部牽頭，會同國家發(fā)展改革委員會、國家財(cái)政部、中央機(jī)構(gòu)編制委員會研究制訂《企業(yè)退休人員人事檔案社會化托管機(jī)構(gòu)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》，明確將企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)工作的性質(zhì)，認(rèn)定為社會公益性，不能完全用市場手段來解決托管機(jī)構(gòu)的經(jīng)費(fèi)問題。否則，不僅會造成亂收費(fèi)問題的產(chǎn)生，加重企業(yè)退休人員的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，也不符合人事檔案屬于國家所有、國家管理的法律定位。將檔案服務(wù)行為定位為社會公益行為，納入政府購買社會服務(wù)范疇，并出臺相關(guān)購買標(biāo)準(zhǔn)、程序和辦法。

第三，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)投入和管理。由于企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理，對社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來講，是一項(xiàng)全新的事業(yè)，在機(jī)構(gòu)建立的起步階段，要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，建立專用的庫房，配置專用的溫度和濕度控制設(shè)備，配備相應(yīng)的消防設(shè)施，建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度，按照一定的方式對檔案資料歸類和排序。檔案業(yè)務(wù)管理部門要對新建檔案庫房進(jìn)行檢查驗(yàn)收，達(dá)到省、市庫房、制度、人員等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的，才能開展托管服務(wù)。

第四，建立企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，將紙質(zhì)人事檔案資料錄入到數(shù)據(jù)庫中，并通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各區(qū)域的檔案資源共享互通，從而為企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作提供更加準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)數(shù)據(jù)支持，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性，同時(shí)，為社會化服務(wù)開辟綠色通道，提高檔案管理的真實(shí)性和高效性，更好地為政府、為社會、為退休人員本人提供服務(wù)。

第五，建立專業(yè)的退休人員檔案管理隊(duì)伍。由于這種社會化托管機(jī)構(gòu)是在不增加人員編制和人頭經(jīng)費(fèi)的情況下開設(shè)的，可以通過面向社會公開招聘的方式，招聘具有較高專業(yè)水平和責(zé)任心的大學(xué)生，通過進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)工作和職業(yè)道德教育，也可以通過在系統(tǒng)內(nèi)部選擇具有較強(qiáng)責(zé)任心，且具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員充實(shí)到企業(yè)退休人員的人事檔案管理，并建立長效的培訓(xùn)機(jī)制，使檔案管理人員不僅具有較高的專業(yè)管理水平，更具有甘于寂寞、默默奉獻(xiàn)、熱心為企業(yè)退休人員服務(wù)的職業(yè)道德和良好品德，更好地為企業(yè)退休人員提供人事檔案方面的服務(wù)工作。

四、結(jié)語

好的工作方法，必須有好的運(yùn)轉(zhuǎn)模式。加強(qiáng)企業(yè)退休人員人事檔案管理工作的社會化，對于保障退休人員的合法權(quán)益，提升企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)水平，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。通過建立社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理下的社會化專業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)，實(shí)行政府購買服務(wù)的方式，實(shí)現(xiàn)對退休人員人事檔案的集中管理和統(tǒng)一管理，不僅能夠促進(jìn)各方面的資源共享和資源集約使用，也能充分發(fā)揮檔案資源作用，維護(hù)廣大退休人員合法權(quán)益，促進(jìn)社會人力資源的再開發(fā)、再利用，為社會保障體系制度改革和深化社會經(jīng)濟(jì)體制改革，提供配套服務(wù)和有力支持。

（作者單位：山東省棗莊市人力資源服務(wù)中心）