王飛

數(shù)字檔案館IT戰(zhàn)略規(guī)劃是指在數(shù)字檔案館發(fā)展目標(biāo)的指導(dǎo)下，通過分析、研究當(dāng)前檔案館的信息化水平，優(yōu)化檔案的管理、開發(fā)和利用流程，并根據(jù)信息技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展趨勢，對信息化目標(biāo)和內(nèi)容進(jìn)行整合規(guī)劃，并進(jìn)行可行性分析。就河北省各級檔案館當(dāng)前的檔案信息化的發(fā)展?fàn)顩r來講，多數(shù)檔案館已經(jīng)實現(xiàn)檔案目錄的計算機(jī)檢索和部分檔案掃描件的原文查閱，但是更多的檔案業(yè)務(wù)的信息化和自動化還沒有實現(xiàn)，而數(shù)字檔案館IT戰(zhàn)略規(guī)劃才是我們實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的信息化和自動化的必由之路。

因此，數(shù)字檔案館的未來離不開完備的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，好的規(guī)劃能指導(dǎo)我們科學(xué)合理的搞好檔案館的數(shù)字化建設(shè)，把IT戰(zhàn)略規(guī)劃做好做實才能使我們的數(shù)字檔案建設(shè)真正體現(xiàn)檔案信息化的價值，達(dá)到我們預(yù)期的目標(biāo)和效果。在數(shù)字檔案館的建設(shè)之路上，我們要保持創(chuàng)新的思想，對我們來說有挑戰(zhàn)才會有機(jī)遇，有機(jī)遇必然有相應(yīng)策略，接受挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，制定好策略，將數(shù)字檔案館建設(shè)越做越好。

一、數(shù)字檔案館制定IT戰(zhàn)略規(guī)劃的關(guān)鍵點

要做好數(shù)字檔案館的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，首先要分析數(shù)字檔案館的發(fā)展方向和戰(zhàn)略目標(biāo)，對數(shù)字檔案館核心業(yè)務(wù)進(jìn)行深入分析，從業(yè)務(wù)流程和模式入手找到其中IT的支撐點和機(jī)會點，進(jìn)而構(gòu)建支持檔案業(yè)務(wù)發(fā)展策略的IT戰(zhàn)略，制定信息化建設(shè)的目標(biāo)。其次，要從檔案業(yè)務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)入手，分析形成數(shù)字檔案館不同業(yè)務(wù)部門，不同層面的IT需求和IT目標(biāo)。明確不同業(yè)務(wù)部門之間的業(yè)務(wù)關(guān)系，從而決定各業(yè)務(wù)部門之間的IT應(yīng)用側(cè)重點是協(xié)從性還是獨立性。經(jīng)過全面分析后，要構(gòu)建合理的IT評估模型，對檔案信息化現(xiàn)狀進(jìn)行全面評估，為將來的IT藍(lán)圖及系統(tǒng)規(guī)劃提供依據(jù)。最后要進(jìn)行IT藍(lán)圖的全面規(guī)劃，制定檔案信息化的建設(shè)步驟，進(jìn)行必要風(fēng)險和效益分析，給出檔案信息化IT策略，指導(dǎo)數(shù)字檔案建設(shè)按照正確的方向?qū)嵤?/p>

IT規(guī)劃意義重大，所以如果不能把IT規(guī)劃做好，落到實處，就容易導(dǎo)致IT項目無法解決相關(guān)檔案業(yè)務(wù)的實際問題或者達(dá)不到預(yù)期的效果，甚至給出錯誤的信息導(dǎo)向，誤導(dǎo)檔案事業(yè)的發(fā)展。為了避免這些情況發(fā)生，我們要做到以下幾點：

一是不要盲目迷信先進(jìn)檔案館的成功案例，一切都從高標(biāo)準(zhǔn)看齊。做IT規(guī)劃的時候最重要的是結(jié)合檔案館自身的實際情況，搞清楚自身檔案館的信息化程度，與各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行有效溝通，找出檔案業(yè)務(wù)的突破口，發(fā)展自身的個性，突出對“亮點”業(yè)務(wù)的支持，分清檔案業(yè)務(wù)主次點，弄清之間聯(lián)系才是關(guān)鍵。

二是加強(qiáng)對數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)管理和運行流程的深刻理解。如果研究不透檔案館的業(yè)務(wù)流程，就無法做出有效的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，導(dǎo)致IT藍(lán)圖看上去很熱鬧，卻不一定有實際意義。我們要搞清楚一點，就是數(shù)字檔案館要解決的問題一定是綜合性的，不可能是簡單的檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和檢索工作，因此IT戰(zhàn)略規(guī)劃要涵蓋數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)整合，各業(yè)務(wù)部門關(guān)系，檔案保管利用關(guān)系等等各方面，另外檔案館數(shù)字化建設(shè)還要利用信息化概念提升檔案文化的社會影響力，修復(fù)完善檔案管理制度，給新的發(fā)展理念提供信息支持等。所以如何切實的了解檔案業(yè)務(wù)各層面的業(yè)務(wù)需求顯得非常重要。

三是要注重對檔案業(yè)務(wù)信息的挖掘。一般搞IT信息化，規(guī)劃中往往重視應(yīng)用系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)和硬件平臺的建設(shè)，而忽略與檔案業(yè)務(wù)息息相關(guān)的信息本身。這樣容易導(dǎo)致看上去信息化搞得不錯，硬件軟件建設(shè)很到位，卻不能給我們的業(yè)務(wù)和管理帶來足夠的幫助。因此做好檔案信息資源的分析和規(guī)劃，深入挖掘價值信息相當(dāng)重要。

二、數(shù)字檔案館IT戰(zhàn)略規(guī)劃實施策略

1.檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指對于檔案館來說，在其發(fā)展戰(zhàn)略持續(xù)穩(wěn)定不變的情況下，相對穩(wěn)定不變的IT信息化建設(shè)部分。這包括檔案館的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，計算機(jī)操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)，以及基礎(chǔ)的檔案系統(tǒng)軟件建設(shè)。

檔案基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是實現(xiàn)數(shù)字檔案館的最重要條件，檔案作為一種特殊的文化資源，在信息化大潮的沖擊下，要給世人以新的展示，離不開網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展。互聯(lián)網(wǎng)催生了信息爆炸時代，要想實現(xiàn)數(shù)字檔案館供人們上網(wǎng)自由查閱，我們不但需要構(gòu)建功能完善的局域網(wǎng)，還要與政務(wù)網(wǎng)，國際互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接，讓信息為公眾所利用。目前省市級的檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應(yīng)該還不錯，基本能達(dá)到要求，重點是縣級檔案館，如何搞好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應(yīng)該是主要任務(wù)。

檔案館計算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)配置情況相對別的行業(yè)，屬于比較落后的，但是我們的硬件需求是在不影響檔案信息化的建設(shè)為前提的，所以我們要根據(jù)我們的應(yīng)用需求決定我們在計算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等方面的選擇，爭取要做到“適用、穩(wěn)定、安全”三個方面。

檔案系統(tǒng)軟件也屬于檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一部分，因為檔案館在通常情況下，基本的檔案管理流程是穩(wěn)定的。目前省市級檔案館都有統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)管理軟件，縣級也部分實現(xiàn)了軟件管理。我們需要做的是注重軟件系統(tǒng)與我們檔案業(yè)務(wù)的實際聯(lián)系，找出不足及時對檔案系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級，完善我們的基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)。

2.檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)主要是檔案資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的信息化以及電子檔案的整合歸檔。目前檔案館大都在做的檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案數(shù)字化全文掃描工作等都是檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容。檔案信息資源建設(shè)是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)工作，如何做好做實是檔案信息化的關(guān)鍵。因此加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)工作的規(guī)范性、統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)化是首要任務(wù)，在檔案信息資源建設(shè)中應(yīng)注意以下兩點：

一是保持檔案信息的統(tǒng)一性，做好檔案信息數(shù)據(jù)整合工作。檔案信息化在計算機(jī)軟件技術(shù)發(fā)展的影響下，以前的檔案管理軟件平臺產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)與我們現(xiàn)在先進(jìn)的軟件系統(tǒng)平臺下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)格式是不同的。所以如何做好數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換合并是很重要的事情，這樣既能減少重復(fù)勞動又能整合數(shù)據(jù)資源達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，方便利用和管理。

二是隨著電子檔案出現(xiàn)，必然要求我們制定相關(guān)歸檔標(biāo)準(zhǔn)和策略，以實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一性。要求電子檔案的著錄格式與檔案目錄數(shù)據(jù)庫格式相匹配，電子檔案文件格式與檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)。

3.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

一是檔案館辦公自動化（OA）系統(tǒng)建設(shè)。OA系統(tǒng)是推動電子檔案發(fā)展的直接因素，無紙化辦公的概念決定了未來檔案資源的構(gòu)成將大部分來自于電子檔案。所以檔案館不能停留在傳統(tǒng)的辦工方式，這對我們的電子檔案接收歸檔工作的開展是不利的。另外傳統(tǒng)工作方式也不利于各業(yè)務(wù)部門的有效溝通與協(xié)作，OA系統(tǒng)的建設(shè)能夠讓我們深入地研究一下檔案內(nèi)部各部門之間的業(yè)務(wù)情況和協(xié)作關(guān)系，明確部門分工，理清工作流程，有利于我們改善工作方法，提高工作效率。如今河北省檔案局標(biāo)準(zhǔn)化網(wǎng)絡(luò)辦公及檔案利用綜合管理系統(tǒng)已經(jīng)建成并投入使用，距離檔案館辦公自動化不再遙遠(yuǎn)。

二是電子檔案自動歸檔移交系統(tǒng)建設(shè)。目前辦公自動化速度越來越快，各單位用計算機(jī)制作紙質(zhì)文件或用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子文件已相當(dāng)普遍，辦公自動化所產(chǎn)生的電子文件數(shù)量劇增，國家檔案局已先后制定了《電子公文歸檔管理暫行辦法》等一系列文件，并多次召開全國性會議部署電子文件歸檔工作。然而面對已經(jīng)形成的大量電子文件，我們還是以老的接收辦法，電子文件打印成紙質(zhì)檔案接收，這顯然違背了我們的數(shù)字檔案館的建設(shè)原則，造成重復(fù)性勞動，因此如何將電子文件直接移交到檔案館以電子形式保存應(yīng)該是必然的選擇。首先要制定電子文件的歸檔制度，目前國家原則上實行雙軌制，即一方面接收電子文件，同時保存紙質(zhì)檔案。因為考慮到一方面紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。另一方面電子檔案容易修改，法律效力弱。所以在文件歸檔時，要根據(jù)不同性質(zhì)文件采用不同策略，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存，而一些參考價值、學(xué)術(shù)價值高的文件則以電子文件形式保存。其次就要開發(fā)檔案自動移交軟件，通過網(wǎng)絡(luò)或報盤形式直接將電子檔案信息移交到數(shù)字檔案館中心數(shù)據(jù)庫，減少中間環(huán)節(jié)提高工作效率。

三是建立全省特藏檔案管理數(shù)據(jù)中心。特藏檔案當(dāng)然是檔案館的最有價值的檔案資源和財富，它是體現(xiàn)檔案館特色的重要標(biāo)志。因此建立全省特藏檔案管理數(shù)據(jù)中心，為我們的檔案展覽和檔案宣傳提供有力支持，是檔案服務(wù)工作的一大亮點。要將全省范圍內(nèi)的特藏檔案信息集中存放，以提供研究和展覽，達(dá)到資源共享，共同發(fā)展的目的。具體我們要做到，首先要統(tǒng)一全省特藏檔案的信息著錄格式，保證特藏檔案都有詳細(xì)說明介紹。其次開展特藏檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)，要能夠體現(xiàn)特色，突出重點，特藏檔案管理主要是要方便研究和提供展覽，因此系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)該側(cè)重檔案鑒定和電子版展示方面，要力求專業(yè)和創(chuàng)新。

三、檔案工作者在數(shù)字檔案館中的角色定位

在未來數(shù)字檔案館工作的我們?nèi)绾芜m應(yīng)新的環(huán)境，面對新的挑戰(zhàn)是我們需要思考和解決的問題。為了找準(zhǔn)檔案工作者在數(shù)字檔案館中的角色定位，就要提高檔案工作人員信息化知識水平，掌握新的計算機(jī)技能。檔案館信息化建設(shè)一方面運用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為社會和公眾提供更好的服務(wù)；另一方面在信息化應(yīng)用程度越來越高的同時，檔案工作者則需要具備相應(yīng)的計算機(jī)和電子文件管理知識。在數(shù)字化檔案的建設(shè)過程中，檔案編研人員、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫維護(hù)人員將扮演越來越重要的角色，而以往傳統(tǒng)檔案館中的檔案整理人員、檔案保管人員將逐漸減少。因此如何提高檔案工作人員自身素質(zhì)，合理設(shè)立檔案工作崗位，達(dá)到最大工作效率，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供最有力的人力資源保障顯得尤為重要，我們需要更新觀念，做正確的判斷和選擇。

數(shù)字檔案館建設(shè)要根據(jù)自身的特點設(shè)計不同的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，沒有絕對的最佳方案，也不能照抄別人的實踐經(jīng)驗。IT戰(zhàn)略規(guī)劃的目的就是指導(dǎo)數(shù)字檔案建設(shè)按照科學(xué)的道路進(jìn)行，少走彎路。雖然對于我們來說數(shù)字檔案館建設(shè)依然任重道遠(yuǎn)，但是只要有科學(xué)的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，我們就能順利地走下去。

（作者單位：河北省檔案局）