王敬敏

摘 要： 隨著學分制在高校的廣泛實施，教學管理由班級管理為主轉向課程管理為主，傳統(tǒng)的班級觀念逐漸淡化，作為記載學生學業(yè)成長過程的高校學籍檔案管理亟待規(guī)范和優(yōu)化。實行學籍檔案管理的信息化，注重個性管理和科學管理，是高校學籍檔案規(guī)范和優(yōu)化的重要途徑。

關鍵詞： 學分制 高校學籍檔案管理 規(guī)范 優(yōu)化

高校學籍檔案是學生“大學生身份”的客觀記錄，學籍檔案管理則是高校教學管理工作的重要內容和組成部分。規(guī)范和優(yōu)化高校學籍檔案管理，對加強高校教學管理工作、保證人才培養(yǎng)質量有重大意義。

在當前高校教學管理過程中，隨著以“自主設計、自我選擇”為主要特征的學分制的廣泛實施，高校教學管理的模式和內容有了很大的變化，傳統(tǒng)的學籍檔案管理的模式和方法亟待規(guī)范和優(yōu)化。

一、高校學籍檔案管理的主要內容

所謂學籍檔案，是學生從入學報到直至完成學業(yè)的整個過程中進行管理和質量考核所產(chǎn)生的多種載體的原始記錄[1]，是高校教學管理檔案的重要組成部分。具體包括招生檔案信息、學籍檔案信息（狹義）、學習過程檔案信息、考試檔案信息、畢業(yè)檔案信息等方面的內容，涵蓋學生的專業(yè)特長、獎懲情況、學習成績、個人特點、學業(yè)水平等基本信息。

（一）招生檔案信息，是學生由高中升入大學時產(chǎn)生的有關信息。包括當年的招生文件、招生計劃、招生簡章、專業(yè)；學生的高中檔案（紙質檔案和電子檔案）等。

（二）學籍檔案信息（狹義），是指新生進入大學后產(chǎn)生的有關大學身份的信息，包括：新生報到信息；專業(yè)、年級、班級及每個學生的身份信息（包括學生所屬專業(yè)、年級、班級、身份證號、性別、學號等）；學生登記表（即大學階段的學籍卡）；學籍注冊和變更材料（學校有關的學籍文件、學生轉學、轉專業(yè)、休學、復學、升本、留級）；學生的各種獎勵和處分材料等。

（三）學習過程檔案信息，是評價學生學習質量的重要憑據(jù)。包括：專業(yè)教學計劃、課程安排、任課教師名單；學生選課記錄；學生所修課程的成績登記；學生的各種實踐材料：如實習報告及指導老師的評價、畢業(yè)設計（畢業(yè)論文）；修讀雙學位或輔修其他專業(yè)的課程成績等。

（四）考試檔案信息，包括考試課程、考試方式、考試安排；考試成績的登記；考試試卷的存放以及補考、重修等記錄。

（五）畢業(yè)檔案信息，主要包括畢業(yè)資格審查、畢業(yè)證的登記和發(fā)放；輔修專業(yè)、修讀第二學位的資格審查及畢業(yè)證書登記等。

二、學分制對高校學籍檔案管理的影響

學分制是指以學分作為課程學習的計量單位，以選課為核心，在高校學習期間只要完成一定的學分就可以向學校申請畢業(yè)的一種教學管理制度[2]。在學分制下，學生可以根據(jù)自己的專業(yè)興趣、個性特長、發(fā)展目標在一定范圍內選擇要學習的課程內容，同一專業(yè)、同一班級的學生不再擁有統(tǒng)一的上課時間、教室與教師，傳統(tǒng)的班級課表、班級成績等概念逐步淡化，學生的課程、學制都有一定的彈性。

自1990年《中共中央國務院關于深化教育改革全面推進素質教育的決定》要求高等學校創(chuàng)造條件實行彈性的學習制度，放寬招生和入學年齡限制，允許分階段完成學業(yè)[3]。以來，學分制在各高校得到廣泛實施。高校學籍檔案作為高校學生學習活動的客觀記錄，雖然內容的構成沒有大的變動，但是其管理理念和管理手段不可避免地受到學分制的影響和挑戰(zhàn)，高校學籍檔案管理亟待進一步規(guī)范和優(yōu)化。

（一）教學管理以課程管理為主，是學籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的前提條件。

傳統(tǒng)的高校教學管理模式實行的是學年制為主導的教學管理模式，學生的培養(yǎng)規(guī)格、教學要求相對統(tǒng)一。即同一年級同一專業(yè)同一班級的學生學制完全相同，上課使用同樣的教室與課程表，學生管理也實行“院管系、系管年級、年級管班級”的管理模式。在相應的學籍檔案中，諸如班級學生名單、學籍卡登記和存放、學籍的變更記錄、課程安排、考試成績管理、畢業(yè)資格審查等，都是以班級為單位進行管理的。

實施學分制后，學生的學習時限不再有嚴格的限制，學生對課程的選擇也更有自主權。如《浙江大學學分制管理暫行規(guī)定》指出：1.學生可自主安排學習進程，提前或延遲修讀有關課程；2.自主選擇課程層次；3.自主選擇聽課方式[4]。因此，在學分制下傳統(tǒng)的班級概念逐步弱化，學生的管理轉向了“流動管理”為主，這就導致傳統(tǒng)的以班級管理為單位的學籍檔案管理模式與學分制的變化不相匹配。因此，學籍檔案管理要改變傳統(tǒng)的班級管理為主的觀念，以課程管理為主，讓班級管理僅僅體現(xiàn)在學籍注冊中，即學生升入大學后學籍檔案信息中所分的專業(yè)、年級、班級。

（二）實行個性化管理，是學籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的關鍵。

學分制作為一種新型的教學管理制度，以學生為主體，尊重學生的個性差異是其重要特征。

在學分制下，學生可以自主選擇課程、自主選擇教師、自主選擇上課時間、自主選擇學習進程，學習的靈活性和彈性大大增強。例如選課，每學期學生都要按照自己的學習計劃進行選課，同一年級、同一專業(yè)、同一班級的不同學生選課內容大相徑庭。顯然，傳統(tǒng)的班級課程表不再存在，取而代之的是每個學生都要有自己的課程表。

同樣，由于選課的不同，每個學生考試的課程、考試的時間及考試成績都有很大的區(qū)別，傳統(tǒng)的以學期為區(qū)間，以班級、專業(yè)為單位的考試成績登記有了很大的難度。

學分制下彈性學制的實行，使同一年級的學生畢業(yè)的時間也會有所不同。如《北京師范大學本科生學籍管理規(guī)定》規(guī)定：學生提前完成主修專業(yè)教育教學計劃規(guī)定的課程和各種教育環(huán)節(jié)可以申請?zhí)崆爱厴I(yè)。另外，由于允許修讀第二學位和輔修專業(yè)，每個學生的情況千差萬別。

學分制下這種“因人而異、因材施教”的教學管理模式要求在學籍檔案管理上突出學生的主體地位，實行個性化管理。

（三）實施科學管理，是學籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的重要手段。

學籍檔案作為專門檔案，既反映了學生的學習過程，又反映了教學過程，因此與教學檔案具有一定的交叉性。同時，由于檔案的服務性功能，學籍檔案要隨時滿足學生本人對各個環(huán)節(jié)的查詢。

傳統(tǒng)的學籍檔案管理主要以檔案的實體管理為主，教學管理人員要花費大量的時間對有關的原始記錄進行收集、整理、保管、移交等，任務繁重。同時，學生的具體原始記錄來自各個二級學院，學籍管理檔案的管理規(guī)范上標準不統(tǒng)一，學籍檔案材料的收集、整理和立卷等質量不高。這些因素都要求學籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化。

在學分制下，學生自主選課，課程設置、課表安排、考試、重修、學籍管理等各個環(huán)節(jié)都打破傳統(tǒng)的班級管理的模式，出現(xiàn)許多變數(shù)，教學管理的難度和復雜程度都大大提高，學籍檔案管理的環(huán)境也發(fā)生變化。

因此，變革高校學籍檔案管理的方法和手段，實行科學的檔案管理的方法，是學分制下學籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的重要手段。

三、高校學籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的重要途徑

在學分制下，要有效解決學籍檔案管理中存在的不確定因素，達到高質高效的管理目的，就要采用現(xiàn)代信息技術，實行檔案信息化管理，即通過現(xiàn)代信息技術，建立標準化、規(guī)范化和可共享的目錄數(shù)據(jù)庫。筆者認為，采用綜合信息管理系統(tǒng)（或稱為管理系統(tǒng)等），實行文檔一體化管理是規(guī)范和優(yōu)化高校學籍檔案的重要途徑。

綜合信息管理系統(tǒng)是先進的教育管理理念和現(xiàn)代技術手段結合的產(chǎn)物，它面向多個部門（教學管理部門、招生就業(yè)部門、學生管理部門）和多種用戶（管理人員、教師和學生），通過設置“學生操作平臺”、“教師操作平臺”、“管理人員操作平臺”，使整個管理過程實現(xiàn)動態(tài)化、即時化，徹底顛覆傳統(tǒng)的手工操作的學籍檔案管理模式，使信息查詢和維護變得方便和快捷，能達到高質有效的檔案管理目的。

（一）管理人員平臺。

管理人員操作平臺面向教學管理部門、招生就業(yè)部門、學生管理部門，主要由教學管理部門負責，通過科學課程設置、優(yōu)化教學計劃，完善學籍管理制度，為學分制的推行提供有利條件。具體包括以下功能：

管理人員平臺功能結構圖

1.學籍管理（狹義），主要包括學生的基本信息、學籍注冊、變更等內容，具體分為幾個部分：建立學籍檔案、維護學籍檔案、學期注冊、學籍異動。

建立學籍檔案包括錄入招生時間、錄入學生基本信息、設置新生年級、班級、新生報到情況、生成新生學號等。

維護學籍檔案包括增改個人信息、登記學生獎勵、處分、撤銷處分等信息。

學期注冊包括學期報到、學期注冊。

學籍異動包括學籍異動規(guī)定、學籍異動申請、異動審核、異動處理等。

學生學籍檔案有兩個作用：生成檔案，可打印學籍卡、畢業(yè)生檔案、在校學生名冊、學生證、考試證等；統(tǒng)計分析各種數(shù)據(jù)等。

2.教學安排與選課。教學安排主要是教學管理人員設置學期開課計劃，安排任課教師、上課教室、上課時間，然后由學生根據(jù)人才培養(yǎng)方案，自主選擇學習的課程。具體包括以下內容：

教學安排板塊的結構圖

學生通過該板塊，根據(jù)自己的學習計劃選擇課程，生成自己的個人課程表。這一板塊充分反映了學分制下教學管理的特色——差異性和自主性。

3.學生成績。由教務處設置參數(shù)和成績錄入時間、要求等，按課程由任課教師設置課程成績構成，錄入學生成績，生成學生的成績表。

4.畢業(yè)處理。設置畢業(yè)規(guī)定，對畢業(yè)生進行審核，生成畢業(yè)生名冊、獲得學位學生名冊、獲得雙學位學生名冊。

（二）教師操作平臺。

教師是課程教學的主要責任人，其水平的高低直接影響到教學質量的高低。利用該平臺，教師可以隨時了解學校的教學、科研動態(tài)，看到學生的教學評價和建議。同時，及時在講授課程考試結束后錄入考試成績，供學生查詢。

（三）學生操作平臺。

學生操作平臺主要體現(xiàn)學生自我設計、自我選擇的原則，目的在于給予學生更多自主學習的權利，為學生的能力發(fā)展提供個性化發(fā)展的空間。

該平臺的作用如下。

1.選擇功能。學生可運用該平臺自主選擇課程，包括修讀課程的選擇、課程考試時間的選擇、課程的重修免修，申請各種獎勵等。

2.查詢功能。利用該平臺，學生可以隨時查詢自己的基本信息、學業(yè)目標、應修課程與學分、課程安排、考試成績、獎懲信息等。

3.參與溝通功能。利用該平臺學生可以隨時提出反饋意見，并對教學進行評價

綜合信息管理系統(tǒng)的應用，實現(xiàn)了信息的動態(tài)化管理，達到了以下效果：1.解決了學分制下學生自主選課帶來的課程設置、課表、考試、重修等個性化的難題；2.實現(xiàn)了學籍檔案管理由“相對封閉”向“開放與共享”的轉變；3.提高了學籍檔案管理的規(guī)范性和標準化。

因為學籍檔案管理的特殊性和重要性，在檔案信息化管理的同時，還要注重關鍵材料的實體保管，如學生學籍卡、學業(yè)成績、各種實踐設計、畢業(yè)生證書和學位證書的記錄等，在保存電子檔案的同時，還需要紙質檔案并存，保證重點材料的客觀性與真實性。盡管這種“雙套歸檔”的方式引起各種爭議，但是鑒于學籍檔案管理的特殊性和重要性，筆者認為它還是一種行之有效的方法。

參考文獻：

[1]崔麗君，董建維.學分制與高校學籍管理制度改革[J].理論界，2006（10）：111-112.

[2]劉暢.學分制背景下高校學生管理理念的創(chuàng)新[J].中國成人教育，2013（13）：44-46.

[3]曾憲年.對我國高校實行學分制的思考[J].湖南師范大學教育科學學報，2006（3）：52-54.

[4]浙江大學本科生院：浙江大學學分制管理暫行規(guī)定.http：//ugrs.zju.edu.cn/redir.phh？catalog_id=715894.

本文系泰山學院教改項目《學分制下高校學籍檔案管理的問題及對策研究（項目編號：201429）》系列成果之一。