文／張婷 熊俊波

設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理體系的建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，通過(guò)配套相關(guān)管理制度，與運(yùn)行環(huán)境協(xié)同建設(shè)，為項(xiàng)目實(shí)施創(chuàng)造條件，是提升設(shè)計(jì)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。

目前，中小型設(shè)計(jì)企業(yè)處于“后轉(zhuǎn)制時(shí)代”的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)管理模式存在項(xiàng)目周期長(zhǎng)、客戶需求響應(yīng)慢等問題，越來(lái)越不適應(yīng)目前設(shè)計(jì)市場(chǎng)的需求，各中小型設(shè)計(jì)院紛紛開始探索設(shè)計(jì)管理的新模式。

設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理體系建設(shè)的必要性

提升外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，設(shè)計(jì)院在品牌和資質(zhì)的限制下，必須提高業(yè)主滿意度，快速滿足業(yè)主需求，強(qiáng)化內(nèi)部管理，鞏固傳統(tǒng)市場(chǎng)，從而尋求細(xì)分市場(chǎng)，伺機(jī)發(fā)展。在市場(chǎng)壓力和擴(kuò)張動(dòng)力下，設(shè)計(jì)院需要通過(guò)推行項(xiàng)目管理模式，實(shí)行項(xiàng)目規(guī)范管理，合理配置項(xiàng)目資源，為項(xiàng)目實(shí)施創(chuàng)造條件，這是提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。

內(nèi)部產(chǎn)能擴(kuò)大的戰(zhàn)略需求

隨著設(shè)計(jì)院經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的增加，內(nèi)部生產(chǎn)效能無(wú)法有效匹配市場(chǎng)的擴(kuò)大。設(shè)計(jì)院的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展和擴(kuò)大設(shè)計(jì)產(chǎn)能的戰(zhàn)略需求，對(duì)規(guī)范設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理提出了更高的要求，以滿足全國(guó)化、規(guī)模化的發(fā)展以及跨行業(yè)技術(shù)融合與提升的需要。設(shè)計(jì)院希望通過(guò)積極探索設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理的模式，建設(shè)有效的項(xiàng)目管理體系，不斷優(yōu)化與整合各生產(chǎn)要素，抓住項(xiàng)目管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提高設(shè)計(jì)成品的生產(chǎn)效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)能力與盈利水平的大幅度提升。

強(qiáng)化內(nèi)部設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理規(guī)范

目前設(shè)計(jì)院的制度體系主要以質(zhì)量管理體系為主，偏向于技術(shù)，管理過(guò)程過(guò)于松散且不規(guī)范。項(xiàng)目管理過(guò)程無(wú)法可視化，動(dòng)態(tài)化的項(xiàng)目控制方法與程序化的項(xiàng)目作業(yè)流程缺失，項(xiàng)目執(zhí)行與管理的標(biāo)準(zhǔn)化、可持續(xù)化不能形成有效而統(tǒng)一的管理，這加大了各項(xiàng)目之間溝通的難度與成本的協(xié)調(diào)，項(xiàng)目生產(chǎn)效率無(wú)法快速提升。設(shè)計(jì)院希望通過(guò)建立設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理體系，將設(shè)計(jì)機(jī)制流程化、管理規(guī)范化，推動(dòng)管理目標(biāo)落實(shí)以及項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)將體系建設(shè)與人才培養(yǎng)同步，將體系作為人才培養(yǎng)的教材輸入，通過(guò)人才培養(yǎng)落實(shí)體系運(yùn)營(yíng)。

設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理體系與運(yùn)行環(huán)境協(xié)同建設(shè)的總體框架

設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理體系的總原則是與質(zhì)量管理體系進(jìn)行互補(bǔ)，進(jìn)行管理擴(kuò)充與完善，以落實(shí)設(shè)計(jì)院戰(zhàn)略、實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目規(guī)范管理為根本，以架構(gòu)清晰、內(nèi)容精細(xì)、控制有效、指導(dǎo)性強(qiáng)的管理體系建設(shè)為目標(biāo)，結(jié)合業(yè)務(wù)與管理流程，滿足多業(yè)務(wù)、多項(xiàng)目的管控要求，為設(shè)計(jì)院項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)績(jī)效提供保障。

結(jié)合設(shè)計(jì)院的現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理體系的建設(shè)是從“圍繞業(yè)務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)，以矩陣組織建設(shè)與設(shè)計(jì)項(xiàng)目WBS建設(shè)為兩個(gè)基本點(diǎn)，以產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程為主線，融合項(xiàng)目管理模塊”為依托的基本框架開展的。設(shè)計(jì)院在設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)上配套建設(shè)體系運(yùn)行的環(huán)境與基礎(chǔ)，更進(jìn)一步保證體系的落地應(yīng)用，如圖1所示。

圖1 設(shè)計(jì)院項(xiàng)目管理體系及運(yùn)行環(huán)境構(gòu)建框架

設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)條件和要點(diǎn)

矩陣組織模式的導(dǎo)入與建設(shè)

設(shè)計(jì)院承接項(xiàng)目特點(diǎn)包括：項(xiàng)目數(shù)量多，多個(gè)項(xiàng)目并行，技術(shù)相對(duì)復(fù)雜，需要多部門、多種專業(yè)配合，對(duì)項(xiàng)目組響應(yīng)速度要求較高等。業(yè)務(wù)類型相對(duì)單一的小型設(shè)計(jì)院，應(yīng)建立專業(yè)矩陣組織結(jié)構(gòu)，即在職能部門基礎(chǔ)上建立專業(yè)項(xiàng)目管理部門，解決業(yè)務(wù)管理部門不夠?qū)I(yè)化的問題。

建立矩陣式項(xiàng)目管理組織，加強(qiáng)設(shè)計(jì)院層面的管控與資源統(tǒng)籌調(diào)配能力是全面優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)，也是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的保障。建立項(xiàng)目管理運(yùn)營(yíng)的專業(yè)部門，針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行控制，以及多項(xiàng)目的計(jì)劃控制與資源協(xié)調(diào)，項(xiàng)目組對(duì)客戶和設(shè)計(jì)院有較快的響應(yīng)速度，有利于多項(xiàng)目的統(tǒng)籌調(diào)度和整體效率的優(yōu)化，有利于公司平衡多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用和質(zhì)量，對(duì)項(xiàng)目工作實(shí)施整合管理等。建立項(xiàng)目管理矩陣組織結(jié)構(gòu)，以項(xiàng)目為單位進(jìn)行運(yùn)營(yíng)和管理，實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行獨(dú)立核算和考核，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目運(yùn)作和資源調(diào)配。

項(xiàng)目WBS與專業(yè)分解

項(xiàng)目WBS分解是明確項(xiàng)目范圍的重要手段，專業(yè)分解是完成項(xiàng)目的基礎(chǔ)。設(shè)計(jì)院根據(jù)具體的業(yè)務(wù)劃分以及自身目前的管理現(xiàn)狀需要對(duì)各類生產(chǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類整理，以便形成符合現(xiàn)狀并滿足企業(yè)發(fā)展要求的產(chǎn)品與服務(wù)結(jié)構(gòu)，針對(duì)核心產(chǎn)品進(jìn)行項(xiàng)目的WBS分解與專業(yè)分解。項(xiàng)目WBS分解是對(duì)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，根據(jù)主要業(yè)務(wù)的項(xiàng)目類型，進(jìn)行項(xiàng)目的任務(wù)分解，包括項(xiàng)目、階段、作業(yè)等。

構(gòu)建項(xiàng)目管理體系框架

合理的框架，是建立有效的項(xiàng)目管理體系的基礎(chǔ)。設(shè)計(jì)院的項(xiàng)目管理體系包括項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)和管理過(guò)程體系。項(xiàng)目產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程體系包括項(xiàng)目前期階段、項(xiàng)目策劃階段、項(xiàng)目實(shí)施階段及項(xiàng)目收尾階段。每個(gè)階段均將項(xiàng)目管理的知識(shí)領(lǐng)域、管理過(guò)程和項(xiàng)目的生命周期有效融合，項(xiàng)目的各管理要素均包含于該管理體系中，基于設(shè)計(jì)項(xiàng)目的特性，在項(xiàng)目管理知識(shí)體系的基礎(chǔ)之上，增加了設(shè)計(jì)的工時(shí)管理，對(duì)于設(shè)計(jì)工時(shí)進(jìn)行定額積累與管控，便于進(jìn)行設(shè)計(jì)進(jìn)度的合理編制。綜合設(shè)計(jì)院實(shí)際情況及設(shè)計(jì)項(xiàng)目的特性，突出進(jìn)度、質(zhì)量、資源的有效協(xié)調(diào)，構(gòu)建項(xiàng)目管理體系框架，如圖2所示。

圖2 設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理體系框架

設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理體系的特色與亮點(diǎn)

以最佳實(shí)踐案例為指引的體系內(nèi)容

設(shè)計(jì)院體系內(nèi)容在常規(guī)的制度文件、程序流程文件以及模板表單的基礎(chǔ)上，引入大量的最佳實(shí)踐案例，指導(dǎo)使用者快速理解體系，使體系使用更簡(jiǎn)單。同時(shí)通過(guò)企業(yè)最佳實(shí)踐積累，不斷優(yōu)化設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理體系的實(shí)效性和可操作性，從而更加貼近企業(yè)的實(shí)際情況，體系建設(shè)同步更新與優(yōu)化。

將項(xiàng)目管理向前延伸至項(xiàng)目前期階段參與配合

總承包項(xiàng)目管理體系一般以項(xiàng)目合同簽訂作為項(xiàng)目的開始。中小型設(shè)計(jì)院的企業(yè)管理體系相對(duì)不夠完善，市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)體系與生產(chǎn)體系未完全分開，因此將生產(chǎn)體系往前延伸，將前期市場(chǎng)的項(xiàng)目獲取納入項(xiàng)目管理體系中。項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程從項(xiàng)目前期階段開始，生產(chǎn)團(tuán)隊(duì)配合項(xiàng)目前期商務(wù)，并對(duì)商務(wù)階段提出更高、更具體的要求，明確項(xiàng)目需求，有效指導(dǎo)后續(xù)生產(chǎn)，保障項(xiàng)目啟動(dòng)前的輸入。

注重跨階段的成果驗(yàn)收，解決跨部門與團(tuán)隊(duì)之間的溝通

市場(chǎng)的精細(xì)化與專業(yè)化對(duì)客戶的需求挖掘和信息傳遞的要求越來(lái)越高，從項(xiàng)目前期到項(xiàng)目啟動(dòng)，跨階段、跨部門的信息移交需要進(jìn)行正式成果驗(yàn)收，以確保信息移交的詳細(xì)與準(zhǔn)確，加強(qiáng)跨部門之間的溝通，從而減少經(jīng)營(yíng)與專業(yè)生產(chǎn)之間的矛盾。策劃階段的方案評(píng)審強(qiáng)調(diào)策劃的嚴(yán)謹(jǐn)性，重視頂層設(shè)計(jì)，減少方案的重大變更，給設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)降低返工風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目管理后期對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收進(jìn)行明確規(guī)定，讓項(xiàng)目有始有終。

凸顯項(xiàng)目啟動(dòng)與策劃地位，強(qiáng)化項(xiàng)目策劃階段

項(xiàng)目啟動(dòng)與策劃屬于項(xiàng)目開始初期，相比總承包項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，設(shè)計(jì)項(xiàng)目注重管理的同時(shí)更注重技術(shù)方案，因此需開展多方案的比選與整體方案的確定。

從技術(shù)層面而言，所有項(xiàng)目均要召開項(xiàng)目策劃會(huì)，對(duì)設(shè)計(jì)的總體方案開展系統(tǒng)性的評(píng)審，避免因出現(xiàn)重大技術(shù)問題而導(dǎo)致返工情況，并通過(guò)項(xiàng)目策劃階段成果驗(yàn)收單來(lái)跟蹤檢查整改落實(shí)情況，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目策劃階段的過(guò)程閉環(huán)。

從管理層面而言，其包含較多的管理內(nèi)容，針對(duì)項(xiàng)目的實(shí)際情況，包括項(xiàng)目的費(fèi)用、進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)、利益相關(guān)方管理等目標(biāo)和范圍，確定項(xiàng)目管理的各項(xiàng)原則要求、措施和進(jìn)程，落實(shí)相關(guān)資源等。因此項(xiàng)目策劃階段是項(xiàng)目管理過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，要逐步實(shí)現(xiàn)策劃文件的規(guī)范化、制度化，不斷增強(qiáng)項(xiàng)目策劃的有效性。

設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理體系的運(yùn)營(yíng)環(huán)境建設(shè)

體系的建設(shè)只是開始，設(shè)計(jì)院的體制改革與管理提升是一套系統(tǒng)的、全面的變革，除了構(gòu)建與組織機(jī)構(gòu)相適應(yīng)的模式之外，還必須建立起與之相配套的管理制度，包括：職業(yè)化項(xiàng)目管理人才培養(yǎng)、建立薪酬與績(jī)效管理體系、設(shè)計(jì)人員的工時(shí)管理、強(qiáng)化項(xiàng)目成本控制、提升項(xiàng)目管理綜合能力等。完善制度環(huán)境并充分發(fā)揮其有力的軟件支撐作用，確保以項(xiàng)目管理為核心的整個(gè)組織架構(gòu)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

職業(yè)化項(xiàng)目管理人才培養(yǎng)

對(duì)設(shè)計(jì)院來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理的推行是一種全新的知識(shí)，員工的意識(shí)轉(zhuǎn)變是推行的基礎(chǔ)，也是最艱難的。管理者需要充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)內(nèi)部所存在的問題，以及實(shí)行項(xiàng)目管理所帶來(lái)的阻力和困難，加強(qiáng)員工的項(xiàng)目管理知識(shí)培訓(xùn)。

設(shè)計(jì)院以項(xiàng)目專業(yè)劃分為基礎(chǔ)，以能力素質(zhì)模型為依據(jù)，以人才隊(duì)伍能力建設(shè)為核心，重點(diǎn)解決企業(yè)項(xiàng)目管理體系所需的員工能力培養(yǎng)和能力發(fā)展問題，開展“基于崗位—項(xiàng)目導(dǎo)向—指向績(jī)效—熟悉體系”的項(xiàng)目管理定向人才培養(yǎng)，為項(xiàng)目管理在設(shè)計(jì)院的順利推行和有效實(shí)施提供人力資源支撐。

建立薪酬與績(jī)效管理體系

以項(xiàng)目管理為核心的管理框架改革，一定會(huì)涉及企業(yè)內(nèi)部利益調(diào)整或再分配，因此薪酬管理體系的建立成為框架改革的必然。結(jié)合設(shè)計(jì)院的現(xiàn)狀，建立“模擬年薪+獎(jiǎng)金”的薪酬機(jī)構(gòu)，同時(shí)建立“崗位績(jī)效考核+項(xiàng)目績(jī)效考核”的矩陣考核模式，解決好員工的激勵(lì)問題，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)新性。通過(guò)有效的薪資杠桿與績(jī)效管控，調(diào)整員工的行為，促進(jìn)項(xiàng)目管理體系的應(yīng)用。

設(shè)計(jì)人員的工時(shí)管理

設(shè)計(jì)院的主要資源和成本體現(xiàn)在設(shè)計(jì)人員的工時(shí)投入，資源消耗中工時(shí)定額消耗狀況真實(shí)反映了設(shè)計(jì)院綜合的專業(yè)技能水平，因此設(shè)計(jì)院應(yīng)依據(jù)項(xiàng)目WBS體系的建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化任務(wù)工作包，建立設(shè)計(jì)工時(shí)定額體系，并依據(jù)項(xiàng)目發(fā)展變化特征，做好及時(shí)優(yōu)化更新。基于信息管理平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)人員工時(shí)狀況的匯總，并進(jìn)行設(shè)計(jì)資源的有效調(diào)配，提高設(shè)計(jì)師的利用率，同時(shí)為產(chǎn)值分配以及科學(xué)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)、計(jì)劃控制、資源分配等打下良好的基礎(chǔ)。

強(qiáng)化項(xiàng)目成本控制

設(shè)計(jì)項(xiàng)目主要成本是人力成本，結(jié)合人工管理的同時(shí)，設(shè)計(jì)院引入全面預(yù)算理念，充分授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理財(cái)權(quán)，秉承項(xiàng)目獨(dú)立核算理念，合理控制項(xiàng)目成本，改變傳統(tǒng)設(shè)計(jì)項(xiàng)目費(fèi)用不能確切估量、成本無(wú)法控制的問題。通過(guò)項(xiàng)目獨(dú)立核算使項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益和團(tuán)隊(duì)效益與個(gè)人激勵(lì)掛鉤，并將其作為項(xiàng)目考核與產(chǎn)值分配的依據(jù)，提升項(xiàng)目成本控制的意識(shí)。

提升項(xiàng)目管理綜合能力

任何一次技術(shù)革命后，都將帶來(lái)新的管理變革。設(shè)計(jì)院只有保持較強(qiáng)的技術(shù)創(chuàng)新能力，不斷推出新的產(chǎn)品和服務(wù)，才能引導(dǎo)需求與創(chuàng)造需求，并通過(guò)項(xiàng)目方式更好地服務(wù)業(yè)主。專業(yè)技術(shù)與項(xiàng)目管理在產(chǎn)品與服務(wù)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中互相促進(jìn)、深度融合、協(xié)同發(fā)展，才能保證設(shè)計(jì)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的持續(xù)提升。

結(jié)論

項(xiàng)目管理體系的建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，表層上是一種制度建設(shè)的體現(xiàn)，實(shí)則是一種管理模式的導(dǎo)入。任何合理的管理模式的落地都需要前提條件，通過(guò)配套相關(guān)管理制度和運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行保障。項(xiàng)目管理在企業(yè)的推行，勢(shì)必會(huì)帶來(lái)企業(yè)管理制度等各方面的轉(zhuǎn)變和優(yōu)化。項(xiàng)目管理的推行，需要企業(yè)進(jìn)行諸多的實(shí)踐與不斷完善，是一個(gè)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)。