【摘要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們對(duì)信息需求量不斷增加，在這種情況下，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，這使檔案不再局限于紙張上的記錄，電子檔案已開始日益取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作，電子檔案管理工作具有自身的特點(diǎn)。文中分析了事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，并進(jìn)一步對(duì)強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的策略進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；電子檔案；管理；策略

在我國(guó)目前的事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案數(shù)量越來越龐大，其以高效性和便捷性有效的促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)步。電子檔案不僅將紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)記錄的優(yōu)點(diǎn)都涵蓋在內(nèi)，而且其存儲(chǔ)功能更具全面性，具有省時(shí)省力、便于查找的特點(diǎn)，而且信息具有較強(qiáng)綜合性，不僅有利于檔案信息利用率的全面提升，而且檔案管理人員工作強(qiáng)度有了大幅度的降低，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案具有非常大的優(yōu)勢(shì)。

一、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）方便、高效、快捷

檔案管理工作作為事業(yè)單位最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，在電子檔案管理工作中，充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這不僅減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且檔案管理效率有了較大的提升。在電子檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不僅檔案?jìng)鬟f成本降低，而且網(wǎng)絡(luò)傳輸速率有了大幅度的提高。而且電子檔案管理工作中，信息的集中性及綜合性集于一體，這樣信息在查詢過程中遺漏的可能性較小，電子存儲(chǔ)時(shí)多采用表格的形式，為信息查詢提供了更便利的條件。另外，電子檔案信息在電腦及存儲(chǔ)介質(zhì)上進(jìn)行保存，信息不易丟失和毀損，有效的提高了檔案信息的安全性。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案管理工作的最終目的是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的開發(fā)利用。這就需要不僅在具備充足的信息量，而且要具備完善的文檔卷宗。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中，檔案立卷時(shí)采用的都是紙張，立卷時(shí)工作人員根據(jù)自己怪信息的理解來進(jìn)行操作，這就導(dǎo)致各份文檔卷宗標(biāo)準(zhǔn)很難統(tǒng)一，給檔案信息的質(zhì)量和使用價(jià)值帶來較大的影響。電子檔案的出現(xiàn)，利用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案進(jìn)行管理，這不僅使立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且立卷工作量得以減輕，工作人員有了更多的時(shí)間來對(duì)提高自身的檔案管理水平，而且檔案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的策略

（一）建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態(tài)，必須建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、高效化管理。國(guó)內(nèi)大部分工商局雖然已經(jīng)建立了企業(yè)電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯(lián)系，難以實(shí)現(xiàn)全市范圍內(nèi)的企業(yè)電子檔案的集中調(diào)閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進(jìn)行集中管理。可見，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發(fā)揮電子檔案高效快捷優(yōu)勢(shì)，提高工作效率的基礎(chǔ)。電子檔案管理規(guī)章制度要對(duì)電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細(xì)的規(guī)定，事業(yè)單位可以根據(jù)單位職能和單位檔案的特點(diǎn)進(jìn)行完善補(bǔ)充。

（二）加大資金投入，改善檔案管理環(huán)境

事業(yè)單位電子檔案管理工作中，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備具有較高的要求，特別是在當(dāng)前技術(shù)快速發(fā)展過程中，設(shè)備升級(jí)換代較快，電子檔案工作條件和設(shè)備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業(yè)單位對(duì)于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進(jìn)一步對(duì)電子檔案管理環(huán)境進(jìn)行改善，使事業(yè)單位電子檔案能夠更好的與現(xiàn)代化管理要求相適應(yīng)。同時(shí)事業(yè)單位還需要協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計(jì)，開發(fā)出通用性的檔案管理軟件，以此來有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財(cái)力的節(jié)約。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理人員的專業(yè)程度決定了電子檔案管理水平。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員首先要把人員流動(dòng)性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)，內(nèi)容繁雜，需要通過實(shí)踐積累豐富管理經(jīng)驗(yàn)的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動(dòng)，保持電子檔案管理工作的長(zhǎng)期性、延續(xù)性。其次，管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)職業(yè)道德，熟悉信息技術(shù)，把自己培養(yǎng)成綜合素質(zhì)高的復(fù)合型人才，適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的要求。

（四）加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的管理

電子檔案管理質(zhì)量的提高，離不開軟件及硬件這些基礎(chǔ)性設(shè)施，因此在電子檔案管理工作中，所配備的軟件及硬件要保證其性能的穩(wěn)定性及技術(shù)的成熟度，所采用的軟件及系統(tǒng)要具有較強(qiáng)的安全性和可靠性，避免使用一些盜版及未知來源的系統(tǒng)。在具體使用過程中，要具備高度的安全意識(shí)，定期進(jìn)行殺毒及安全體檢，設(shè)置障防火墻和殺毒軟件，并做好定期升級(jí)工作。

（五）確保電子檔案管理工作的安全性

電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識(shí)。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩(wěn)定性，電腦自身硬件問題，斷電，網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會(huì)對(duì)電子檔案的生成、存儲(chǔ)、共享帶來損壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩(wěn)定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識(shí)。及時(shí)對(duì)辦公軟件修護(hù)和升級(jí)，對(duì)電腦硬件及時(shí)檢修，輸入信息之后養(yǎng)成及時(shí)保存的習(xí)慣，加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的投入，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)管理，做到網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，做到計(jì)算機(jī)的定期更新和升級(jí)，防止病毒的入侵。另外，要進(jìn)一步對(duì)電子檔案管理法律法規(guī)進(jìn)行完善，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，從而為電子檔案信息的安全奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

相較于傳統(tǒng)檔案，電子檔案具有諸多優(yōu)勢(shì)，與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求具有較好的適應(yīng)性。但當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理工作中還存在一些不完善的地方，這就需要電子檔案管理人員要不斷提高自身的綜合素質(zhì)，同時(shí)事業(yè)單位還需要進(jìn)一步完善相關(guān)的管理制度，確保電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

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