明素華
摘 要 流程優(yōu)化是根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程,找出不合理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)并進(jìn)行重新定義,同時(shí)參照標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)規(guī)程在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行對(duì)應(yīng),從而形成基于系統(tǒng)的企業(yè)應(yīng)用業(yè)務(wù)藍(lán)圖。通過流程再造,幫助武漢XX汽車飾件有限公司建立統(tǒng)一的、完整的、企業(yè)級(jí)的業(yè)務(wù)管理平臺(tái),適應(yīng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的需要。
關(guān)鍵詞 ERP;ERP供應(yīng)鏈;流程再造
中圖分類號(hào) TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708(2016)160-0094-03
1 企業(yè)簡介
武漢XX汽車飾件有限公司成立于2010年8月,公司位于武漢市漢,交通方便,占地面積約53846m2(已建廠房13766m2、待建廠房41785m2);固定資產(chǎn)達(dá)1.2億元,是一家以汽車內(nèi)飾材料及相關(guān)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售為一體的綜合型公司,配套于東風(fēng)日產(chǎn)、東風(fēng)本田、東風(fēng)神龍等汽車廠家。
2 項(xiàng)目背景
隨著武漢XX汽車飾件有限公司日益發(fā)展,組織機(jī)構(gòu)的變化,現(xiàn)實(shí)企業(yè)管理需求發(fā)生了一定程度的變化,需要通過引入計(jì)算機(jī)技術(shù),進(jìn)行信息化建設(shè)來加強(qiáng)管理、提高管理、堵塞管理漏洞,建立完善的管理辦公體系。該公司目前管理存在的一些問題。
目前XX缺乏專業(yè)管理系統(tǒng),數(shù)據(jù)不是有機(jī)的統(tǒng)一整體,公司內(nèi)部的數(shù)據(jù)不能及時(shí)共享。產(chǎn)品品種繁多,變形多,客戶需求變化頻繁??蛻魡我?,客戶指定供應(yīng)商,供應(yīng)商單一,無采購詢價(jià)的記錄,不能及時(shí)查看有效期內(nèi)產(chǎn)品的采購價(jià)格的對(duì)比,在某一時(shí)間不能迅速的采購物優(yōu)價(jià)廉的材料。生產(chǎn)過程中,需要協(xié)調(diào)多處的生產(chǎn)產(chǎn)能,工料廢料控制困難。產(chǎn)品生產(chǎn)成本未進(jìn)行有效核算,未進(jìn)行費(fèi)用的分?jǐn)偅瑢?duì)于產(chǎn)品銷售價(jià)格的制定無衡量的指標(biāo)。
3 系統(tǒng)目標(biāo)
通過業(yè)務(wù)管理(進(jìn)銷存)系統(tǒng)的實(shí)施,建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)管理平臺(tái),幫助企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)部門的人員不斷提高管理效率與管理水平,降低管理成本,加強(qiáng)企業(yè)的銷售控制與管理,加強(qiáng)應(yīng)收賬款等管理,提高資金占用效益,采購管理模塊的實(shí)施確保采購工作高質(zhì)量、高效率及低成本執(zhí)行。通過實(shí)施庫存管理系統(tǒng)和生產(chǎn)管理系統(tǒng),加強(qiáng)存貨管理、存貨核算、生產(chǎn)排程、生產(chǎn)進(jìn)度、生產(chǎn)成本的管控,實(shí)現(xiàn)可用庫存管理。通過BOM的計(jì)算,在客戶下單時(shí)能夠立即查詢可用庫存,以便合理安排采購,降低庫存資金占用,加強(qiáng)原材料的發(fā)料控制管理,加強(qiáng)廢料的管控。加強(qiáng)訂單的跟蹤管理,增強(qiáng)客戶履約率和客戶滿意度。
4 供應(yīng)鏈ERP流程規(guī)劃
4.1 銷售業(yè)務(wù)
4.1.1 銷售部目前存在的問題
1)目前銷售處客戶量少,無客戶的開拓;2)銷售訂單到達(dá)生產(chǎn)部門后,銷售處不能及時(shí)查看生產(chǎn)進(jìn)度,僅依據(jù)每天的發(fā)貨來查看;3)無歷史交易比對(duì)分析,不能準(zhǔn)確了解公司的主力產(chǎn)品、滯銷產(chǎn)品的銷售狀況;4)無銷售報(bào)價(jià)的有效期規(guī)定,無利潤預(yù)估。
4.1.2 銷售業(yè)務(wù)流程規(guī)劃
4.1.3 流程詳細(xì)描述
1)商務(wù)部
負(fù)責(zé)與客戶通過各種方式聯(lián)系拜訪,使之成交;同時(shí)接到客戶訂單,報(bào)價(jià),填寫銷售報(bào)價(jià)。如果有存貨,主管復(fù)核銷售報(bào)價(jià)單,并轉(zhuǎn)為銷售訂單,復(fù)核,再轉(zhuǎn)為銷售出庫單,無存貨,主管審核銷售訂單,并通知生產(chǎn)部,將此單納入為生產(chǎn)工單。
2)計(jì)保部
負(fù)責(zé)接到銷售出庫單,確認(rèn)有成品,則復(fù)核銷售出庫單,并將產(chǎn)品出庫,通知業(yè)務(wù)經(jīng)理該產(chǎn)品已出庫的工作。
3)制造部
根據(jù)計(jì)劃生產(chǎn)單、銷售訂單、出口訂單這些進(jìn)行生產(chǎn)排程。
4)財(cái)務(wù)部
根據(jù)銷售訂單、銷售出庫單開具銷售發(fā)票,并收款,通知業(yè)務(wù)員款已收到,員工工資計(jì)算生成員工工資報(bào)表,并發(fā)放。
4.1.4 銷售管理解決方案
業(yè)務(wù)員根據(jù)拜訪、聯(lián)系的情況可填寫拜訪記錄單,包括拜訪的日期、方式、達(dá)成的效果、拜訪的內(nèi)容等,了解業(yè)務(wù)員業(yè)績完成的來源,客戶拜訪的情況,以判定業(yè)績是否能夠完成,詳細(xì)的分解業(yè)務(wù),以達(dá)成業(yè)務(wù)目標(biāo)。確認(rèn)以出入庫單據(jù)認(rèn)定賬款,可以清楚地表達(dá)業(yè)務(wù)原本的流程,而銷售發(fā)票僅僅是記錄的作用。
在整個(gè)業(yè)務(wù)流程以及生產(chǎn)管理中可以開啟流程窗功能,以此查詢每個(gè)單據(jù)的來源及流向,同時(shí)可以核查單據(jù)在轉(zhuǎn)單過程中是否有被修改的現(xiàn)象。若訂單出現(xiàn)異常,需要停止產(chǎn)品出庫,則將銷售訂單的單況切換為已結(jié)案,出庫單上也切換為已結(jié)案;若該訂單完全未能出貨,需停止該業(yè)務(wù),則將單況切為無效。
4.2 采購業(yè)務(wù)
4.2.1 采購部目前存在的問題
1)對(duì)供應(yīng)商無檔案管理,由客戶指定供應(yīng)商,無定期的詢價(jià)、比價(jià)過程,對(duì)采購詢價(jià)或采購價(jià)格不能及時(shí)查詢;2)采購部目前由綜合部與采購部同時(shí)負(fù)責(zé),當(dāng)上級(jí)需要核算采購數(shù)據(jù)時(shí)需要兩個(gè)部門同時(shí)配合提供;3)采購無臺(tái)賬,造成月底與供應(yīng)商的對(duì)賬混亂,變成由倉庫與供應(yīng)商對(duì)賬;4)采購的需求量以庫存和生產(chǎn)任務(wù)單主觀判斷采購的數(shù)量,無安全庫存的控制;5)耗材的采購由綜合部負(fù)責(zé),不走流程,不入庫,作為當(dāng)月的費(fèi)用處理,且未按部門領(lǐng)取,不確定各部門的使用消耗情況。
4.2.2 采購業(yè)務(wù)流程規(guī)劃
4.2.3 流程詳細(xì)描述
1)采購部/綜合部
根據(jù)各部門已復(fù)核的采購請(qǐng)購單,向供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià),比價(jià),填寫采購詢價(jià)單;主管復(fù)核采購詢價(jià)單,轉(zhuǎn)為采購訂單,并復(fù)核。若產(chǎn)品不需要檢驗(yàn),則登打采購入庫單。
2)計(jì)保部/綜合部
通知采購部及其他各部門到貨物品,根據(jù)檢驗(yàn)員填寫的采購入庫單,按實(shí)物入庫,各部門憑采購請(qǐng)購單、生產(chǎn)工單進(jìn)行生產(chǎn)領(lǐng)料出庫、其它出庫。主管復(fù)核采購入庫單、生產(chǎn)領(lǐng)料單、其它出庫單;根據(jù)MRP運(yùn)算,下達(dá)采購請(qǐng)購單,復(fù)核,并進(jìn)行生產(chǎn)排程。按工單,下達(dá)生產(chǎn)領(lǐng)料單;根據(jù)生產(chǎn)狀況,進(jìn)行發(fā)料。
3)財(cái)務(wù)部
根據(jù)采購入庫單和采購發(fā)票進(jìn)行付款,員工工資計(jì)算生成員工工資報(bào)表。
4.2.4 采購解管理決方案
進(jìn)行定期進(jìn)行采購詢價(jià),填寫采購詢價(jià)單,并確認(rèn)相關(guān)供應(yīng)商定價(jià)的有效期,在同期內(nèi)對(duì)比確認(rèn)供應(yīng)商的供貨價(jià)格的高低、產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣、供貨及時(shí)的能力,并且在采購的時(shí)候,可以使用采購詢價(jià)單轉(zhuǎn)單生成采購訂單。在共用資料里面填寫供應(yīng)商的資料,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行信用等級(jí)與經(jīng)營范圍等的維護(hù);在系統(tǒng)里面,如果采購入庫的數(shù)量大于采購訂單量即供應(yīng)商送貨量大于公司下達(dá)訂單的量,在采購入庫單保存的時(shí)候會(huì)有提醒,并且在輸入數(shù)量時(shí)可以看到庫存。
采購發(fā)生以后,會(huì)有采購匯總報(bào)表及明細(xì)報(bào)表等,可以根據(jù)時(shí)間、供應(yīng)商、產(chǎn)品查詢到采購的明細(xì),到月底與供應(yīng)商結(jié)賬時(shí),就可以具體查詢?cè)诟鱾€(gè)供應(yīng)商進(jìn)貨的明細(xì),與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬。在下達(dá)采購訂單時(shí),填寫預(yù)入庫日,同時(shí)在提醒精靈里面可以設(shè)定到入庫日或到入庫日前n天提醒,以提醒保證產(chǎn)品及時(shí)到貨。辦公室日用品的采購按部門進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)?,每個(gè)月就可以清楚的看到各部門領(lǐng)用的詳細(xì)情況并分?jǐn)偟礁鞑块T管理費(fèi)用當(dāng)中。
4.3 倉庫管理
4.3.1 倉庫目前存在的問題
1)未對(duì)材料進(jìn)行多單位的換算,可能導(dǎo)致生產(chǎn)部按需領(lǐng)料,領(lǐng)料無退料過程,不能對(duì)生產(chǎn)部的材料耗用做管控;2)未設(shè)定材料的安全庫存,僅以平時(shí)工作的經(jīng)驗(yàn)主觀判斷材料到貨的入庫。
4.3.2 倉庫業(yè)務(wù)流程規(guī)劃
4.3.3 流程詳細(xì)描述
1)商務(wù)部
進(jìn)行銷售出庫單、銷售退貨單的管理。
2)制造部
進(jìn)行生產(chǎn)領(lǐng)料單、生產(chǎn)退料單、生產(chǎn)入庫單的管理。
3)計(jì)保部/綜合部
配合完成各部門的出入庫動(dòng)作,根據(jù)各部門的單據(jù)以及其他出入庫單、產(chǎn)品組裝拆卸單作為庫存的賬面數(shù)據(jù)作為月底盤點(diǎn)的依據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn),倉庫之間的產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)撥,賬面數(shù)據(jù)與庫存實(shí)際數(shù)據(jù)不一致時(shí)進(jìn)行復(fù)盤,確認(rèn)盤虧盤盈后,填寫實(shí)際的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)并進(jìn)行成本調(diào)整,進(jìn)行庫存成本的計(jì)算工作。
4)采購部/綜合部
采購部的采購入庫單、采購?fù)素泦巍?/p>
5)財(cái)務(wù)部
對(duì)倉庫的盤點(diǎn)進(jìn)行復(fù)盤,并確認(rèn)成本調(diào)整單。
4.3.4 倉庫管理解決方案
1)倉庫應(yīng)當(dāng)定期盤點(diǎn),且當(dāng)實(shí)際庫存與賬面不一致時(shí),財(cái)務(wù)上應(yīng)該復(fù)盤,若發(fā)生盤虧盤盈財(cái)務(wù)上應(yīng)做成本調(diào)整或有相關(guān)人負(fù)責(zé)承擔(dān),以實(shí)際庫存為準(zhǔn)進(jìn)行成本調(diào)整;2)車間領(lǐng)料中若單位量大于生產(chǎn)用量且管理上不便于退料時(shí),在系統(tǒng)中依然要做退料的動(dòng)作(但實(shí)際上不一定把原料歸回倉庫),等下次生產(chǎn)時(shí)再將此材料做領(lǐng)料處理;3)倉庫應(yīng)設(shè)定產(chǎn)品的安全庫存,當(dāng)原材料過高或過低時(shí)應(yīng)注意申請(qǐng)材料的采購量;4)為了方便倉庫的出入庫和領(lǐng)料盤點(diǎn)等,該系統(tǒng)提供多單位的核算,并且當(dāng)用某一單位發(fā)生庫存變化時(shí),其他的單位會(huì)自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算。同樣系統(tǒng)提供多倉庫,多儲(chǔ)位管理;5)庫存里面的產(chǎn)品,若有借出或者換取的現(xiàn)象,應(yīng)按公司規(guī)定,辦理相關(guān)的手續(xù),作其他出入庫處理,記數(shù)量不計(jì)單價(jià);6)倉庫的成本核算方式確定為月加權(quán)平均法;7)對(duì)于物料的損耗使用其它出庫單處理,計(jì)數(shù)量,但是單價(jià)設(shè)置為零,物料的損耗同樣計(jì)入成本。
5 結(jié)論
通過對(duì)XX公司ERP供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程的再造,找出企業(yè)存在的問題,通過制定新流程給出合理的解決方案,為后續(xù)ERP項(xiàng)目能否順利實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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