明素華

摘 要 流程優(yōu)化是根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程，找出不合理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)并進(jìn)行重新定義，同時(shí)參照標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)規(guī)程在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行對(duì)應(yīng)，從而形成基于系統(tǒng)的企業(yè)應(yīng)用業(yè)務(wù)藍(lán)圖。通過流程再造，幫助武漢XX汽車飾件有限公司建立統(tǒng)一的、完整的、企業(yè)級(jí)的業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，適應(yīng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的需要。

關(guān)鍵詞 ERP；ERP供應(yīng)鏈；流程再造

中圖分類號(hào) TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2016）160-0094-03

1 企業(yè)簡介

武漢XX汽車飾件有限公司成立于2010年8月，公司位于武漢市漢，交通方便，占地面積約53846m2（已建廠房13766m2、待建廠房41785m2）；固定資產(chǎn)達(dá)1.2億元，是一家以汽車內(nèi)飾材料及相關(guān)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售為一體的綜合型公司，配套于東風(fēng)日產(chǎn)、東風(fēng)本田、東風(fēng)神龍等汽車廠家。

2 項(xiàng)目背景

隨著武漢XX汽車飾件有限公司日益發(fā)展，組織機(jī)構(gòu)的變化，現(xiàn)實(shí)企業(yè)管理需求發(fā)生了一定程度的變化，需要通過引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)行信息化建設(shè)來加強(qiáng)管理、提高管理、堵塞管理漏洞，建立完善的管理辦公體系。該公司目前管理存在的一些問題。

目前XX缺乏專業(yè)管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)不是有機(jī)的統(tǒng)一整體，公司內(nèi)部的數(shù)據(jù)不能及時(shí)共享。產(chǎn)品品種繁多，變形多，客戶需求變化頻繁?？蛻魡我?，客戶指定供應(yīng)商，供應(yīng)商單一，無采購詢價(jià)的記錄，不能及時(shí)查看有效期內(nèi)產(chǎn)品的采購價(jià)格的對(duì)比，在某一時(shí)間不能迅速的采購物優(yōu)價(jià)廉的材料。生產(chǎn)過程中，需要協(xié)調(diào)多處的生產(chǎn)產(chǎn)能，工料廢料控制困難。產(chǎn)品生產(chǎn)成本未進(jìn)行有效核算，未進(jìn)行費(fèi)用的分?jǐn)偅瑢?duì)于產(chǎn)品銷售價(jià)格的制定無衡量的指標(biāo)。

3 系統(tǒng)目標(biāo)

通過業(yè)務(wù)管理（進(jìn)銷存）系統(tǒng)的實(shí)施，建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，幫助企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)部門的人員不斷提高管理效率與管理水平，降低管理成本，加強(qiáng)企業(yè)的銷售控制與管理，加強(qiáng)應(yīng)收賬款等管理，提高資金占用效益，采購管理模塊的實(shí)施確保采購工作高質(zhì)量、高效率及低成本執(zhí)行。通過實(shí)施庫存管理系統(tǒng)和生產(chǎn)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)存貨管理、存貨核算、生產(chǎn)排程、生產(chǎn)進(jìn)度、生產(chǎn)成本的管控，實(shí)現(xiàn)可用庫存管理。通過BOM的計(jì)算，在客戶下單時(shí)能夠立即查詢可用庫存，以便合理安排采購，降低庫存資金占用，加強(qiáng)原材料的發(fā)料控制管理，加強(qiáng)廢料的管控。加強(qiáng)訂單的跟蹤管理，增強(qiáng)客戶履約率和客戶滿意度。

4 供應(yīng)鏈ERP流程規(guī)劃

4.1 銷售業(yè)務(wù)

4.1.1 銷售部目前存在的問題

1）目前銷售處客戶量少，無客戶的開拓；2）銷售訂單到達(dá)生產(chǎn)部門后，銷售處不能及時(shí)查看生產(chǎn)進(jìn)度，僅依據(jù)每天的發(fā)貨來查看；3）無歷史交易比對(duì)分析，不能準(zhǔn)確了解公司的主力產(chǎn)品、滯銷產(chǎn)品的銷售狀況；4）無銷售報(bào)價(jià)的有效期規(guī)定，無利潤預(yù)估。

4.1.2 銷售業(yè)務(wù)流程規(guī)劃

4.1.3 流程詳細(xì)描述

1）商務(wù)部

負(fù)責(zé)與客戶通過各種方式聯(lián)系拜訪，使之成交；同時(shí)接到客戶訂單，報(bào)價(jià)，填寫銷售報(bào)價(jià)。如果有存貨，主管復(fù)核銷售報(bào)價(jià)單，并轉(zhuǎn)為銷售訂單，復(fù)核，再轉(zhuǎn)為銷售出庫單，無存貨，主管審核銷售訂單，并通知生產(chǎn)部，將此單納入為生產(chǎn)工單。

2）計(jì)保部

負(fù)責(zé)接到銷售出庫單，確認(rèn)有成品，則復(fù)核銷售出庫單，并將產(chǎn)品出庫，通知業(yè)務(wù)經(jīng)理該產(chǎn)品已出庫的工作。

3）制造部

根據(jù)計(jì)劃生產(chǎn)單、銷售訂單、出口訂單這些進(jìn)行生產(chǎn)排程。

4）財(cái)務(wù)部

根據(jù)銷售訂單、銷售出庫單開具銷售發(fā)票，并收款，通知業(yè)務(wù)員款已收到，員工工資計(jì)算生成員工工資報(bào)表，并發(fā)放。

4.1.4 銷售管理解決方案

業(yè)務(wù)員根據(jù)拜訪、聯(lián)系的情況可填寫拜訪記錄單，包括拜訪的日期、方式、達(dá)成的效果、拜訪的內(nèi)容等，了解業(yè)務(wù)員業(yè)績完成的來源，客戶拜訪的情況，以判定業(yè)績是否能夠完成，詳細(xì)的分解業(yè)務(wù)，以達(dá)成業(yè)務(wù)目標(biāo)。確認(rèn)以出入庫單據(jù)認(rèn)定賬款，可以清楚地表達(dá)業(yè)務(wù)原本的流程，而銷售發(fā)票僅僅是記錄的作用。

在整個(gè)業(yè)務(wù)流程以及生產(chǎn)管理中可以開啟流程窗功能，以此查詢每個(gè)單據(jù)的來源及流向，同時(shí)可以核查單據(jù)在轉(zhuǎn)單過程中是否有被修改的現(xiàn)象。若訂單出現(xiàn)異常，需要停止產(chǎn)品出庫，則將銷售訂單的單況切換為已結(jié)案，出庫單上也切換為已結(jié)案；若該訂單完全未能出貨，需停止該業(yè)務(wù)，則將單況切為無效。

4.2 采購業(yè)務(wù)

4.2.1 采購部目前存在的問題

1）對(duì)供應(yīng)商無檔案管理，由客戶指定供應(yīng)商，無定期的詢價(jià)、比價(jià)過程，對(duì)采購詢價(jià)或采購價(jià)格不能及時(shí)查詢；2）采購部目前由綜合部與采購部同時(shí)負(fù)責(zé)，當(dāng)上級(jí)需要核算采購數(shù)據(jù)時(shí)需要兩個(gè)部門同時(shí)配合提供；3）采購無臺(tái)賬，造成月底與供應(yīng)商的對(duì)賬混亂，變成由倉庫與供應(yīng)商對(duì)賬；4）采購的需求量以庫存和生產(chǎn)任務(wù)單主觀判斷采購的數(shù)量，無安全庫存的控制；5）耗材的采購由綜合部負(fù)責(zé)，不走流程，不入庫，作為當(dāng)月的費(fèi)用處理，且未按部門領(lǐng)取，不確定各部門的使用消耗情況。

4.2.2 采購業(yè)務(wù)流程規(guī)劃

4.2.3 流程詳細(xì)描述

1）采購部/綜合部

根據(jù)各部門已復(fù)核的采購請(qǐng)購單，向供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，比價(jià)，填寫采購詢價(jià)單；主管復(fù)核采購詢價(jià)單，轉(zhuǎn)為采購訂單，并復(fù)核。若產(chǎn)品不需要檢驗(yàn)，則登打采購入庫單。

2）計(jì)保部/綜合部

通知采購部及其他各部門到貨物品，根據(jù)檢驗(yàn)員填寫的采購入庫單，按實(shí)物入庫，各部門憑采購請(qǐng)購單、生產(chǎn)工單進(jìn)行生產(chǎn)領(lǐng)料出庫、其它出庫。主管復(fù)核采購入庫單、生產(chǎn)領(lǐng)料單、其它出庫單；根據(jù)MRP運(yùn)算，下達(dá)采購請(qǐng)購單，復(fù)核，并進(jìn)行生產(chǎn)排程。按工單，下達(dá)生產(chǎn)領(lǐng)料單；根據(jù)生產(chǎn)狀況，進(jìn)行發(fā)料。

3）財(cái)務(wù)部

根據(jù)采購入庫單和采購發(fā)票進(jìn)行付款，員工工資計(jì)算生成員工工資報(bào)表。

4.2.4 采購解管理決方案

進(jìn)行定期進(jìn)行采購詢價(jià)，填寫采購詢價(jià)單，并確認(rèn)相關(guān)供應(yīng)商定價(jià)的有效期，在同期內(nèi)對(duì)比確認(rèn)供應(yīng)商的供貨價(jià)格的高低、產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣、供貨及時(shí)的能力，并且在采購的時(shí)候，可以使用采購詢價(jià)單轉(zhuǎn)單生成采購訂單。在共用資料里面填寫供應(yīng)商的資料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行信用等級(jí)與經(jīng)營范圍等的維護(hù)；在系統(tǒng)里面，如果采購入庫的數(shù)量大于采購訂單量即供應(yīng)商送貨量大于公司下達(dá)訂單的量，在采購入庫單保存的時(shí)候會(huì)有提醒，并且在輸入數(shù)量時(shí)可以看到庫存。

采購發(fā)生以后，會(huì)有采購匯總報(bào)表及明細(xì)報(bào)表等，可以根據(jù)時(shí)間、供應(yīng)商、產(chǎn)品查詢到采購的明細(xì)，到月底與供應(yīng)商結(jié)賬時(shí)，就可以具體查詢?cè)诟鱾€(gè)供應(yīng)商進(jìn)貨的明細(xì)，與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬。在下達(dá)采購訂單時(shí)，填寫預(yù)入庫日，同時(shí)在提醒精靈里面可以設(shè)定到入庫日或到入庫日前n天提醒，以提醒保證產(chǎn)品及時(shí)到貨。辦公室日用品的采購按部門進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)?，每個(gè)月就可以清楚的看到各部門領(lǐng)用的詳細(xì)情況并分?jǐn)偟礁鞑块T管理費(fèi)用當(dāng)中。

4.3 倉庫管理

4.3.1 倉庫目前存在的問題

1）未對(duì)材料進(jìn)行多單位的換算，可能導(dǎo)致生產(chǎn)部按需領(lǐng)料，領(lǐng)料無退料過程，不能對(duì)生產(chǎn)部的材料耗用做管控；2）未設(shè)定材料的安全庫存，僅以平時(shí)工作的經(jīng)驗(yàn)主觀判斷材料到貨的入庫。

4.3.2 倉庫業(yè)務(wù)流程規(guī)劃

4.3.3 流程詳細(xì)描述

1）商務(wù)部

進(jìn)行銷售出庫單、銷售退貨單的管理。

2）制造部

進(jìn)行生產(chǎn)領(lǐng)料單、生產(chǎn)退料單、生產(chǎn)入庫單的管理。

3）計(jì)保部/綜合部

配合完成各部門的出入庫動(dòng)作，根據(jù)各部門的單據(jù)以及其他出入庫單、產(chǎn)品組裝拆卸單作為庫存的賬面數(shù)據(jù)作為月底盤點(diǎn)的依據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)，倉庫之間的產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)撥，賬面數(shù)據(jù)與庫存實(shí)際數(shù)據(jù)不一致時(shí)進(jìn)行復(fù)盤，確認(rèn)盤虧盤盈后，填寫實(shí)際的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)并進(jìn)行成本調(diào)整，進(jìn)行庫存成本的計(jì)算工作。

4）采購部/綜合部

采購部的采購入庫單、采購?fù)素泦巍?/p>

5）財(cái)務(wù)部

對(duì)倉庫的盤點(diǎn)進(jìn)行復(fù)盤，并確認(rèn)成本調(diào)整單。

4.3.4 倉庫管理解決方案

1）倉庫應(yīng)當(dāng)定期盤點(diǎn)，且當(dāng)實(shí)際庫存與賬面不一致時(shí)，財(cái)務(wù)上應(yīng)該復(fù)盤，若發(fā)生盤虧盤盈財(cái)務(wù)上應(yīng)做成本調(diào)整或有相關(guān)人負(fù)責(zé)承擔(dān)，以實(shí)際庫存為準(zhǔn)進(jìn)行成本調(diào)整；2）車間領(lǐng)料中若單位量大于生產(chǎn)用量且管理上不便于退料時(shí)，在系統(tǒng)中依然要做退料的動(dòng)作（但實(shí)際上不一定把原料歸回倉庫），等下次生產(chǎn)時(shí)再將此材料做領(lǐng)料處理；3）倉庫應(yīng)設(shè)定產(chǎn)品的安全庫存，當(dāng)原材料過高或過低時(shí)應(yīng)注意申請(qǐng)材料的采購量；4）為了方便倉庫的出入庫和領(lǐng)料盤點(diǎn)等，該系統(tǒng)提供多單位的核算，并且當(dāng)用某一單位發(fā)生庫存變化時(shí)，其他的單位會(huì)自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算。同樣系統(tǒng)提供多倉庫，多儲(chǔ)位管理；5）庫存里面的產(chǎn)品，若有借出或者換取的現(xiàn)象，應(yīng)按公司規(guī)定，辦理相關(guān)的手續(xù)，作其他出入庫處理，記數(shù)量不計(jì)單價(jià)；6）倉庫的成本核算方式確定為月加權(quán)平均法；7）對(duì)于物料的損耗使用其它出庫單處理，計(jì)數(shù)量，但是單價(jià)設(shè)置為零，物料的損耗同樣計(jì)入成本。

5 結(jié)論

通過對(duì)XX公司ERP供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程的再造，找出企業(yè)存在的問題，通過制定新流程給出合理的解決方案，為后續(xù)ERP項(xiàng)目能否順利實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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