朱民

【摘 要】本文從中核運(yùn)行二廠（以下簡(jiǎn)稱秦山二廠）運(yùn)行文件管理工作實(shí)踐的角度，闡述了核電運(yùn)行文件工作的特性、運(yùn)行文件管理工作流程、運(yùn)行文件管理工作的難點(diǎn)及對(duì)策等內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】核電；生產(chǎn)；文件；管理

0 緒論

“核電文件是核電建設(shè)、運(yùn)營(yíng)和管理活動(dòng)過(guò)程中形成、收集并保管的作為證據(jù)和信息的記錄”（《核電文件檔案管理要求》EJ/T 1224-2008）。文件是檔案的前身。文件管理是檔案管理的前提。核電文檔管理流程涵蓋從文件的形成（收集、捕獲和積累）、傳輸（發(fā)送和接收）、整理組卷、歸檔、保管、利用以及鑒定直至處置的全過(guò)程，并通過(guò)先進(jìn)技術(shù)手段或信息系統(tǒng)實(shí)施全過(guò)程的管理與監(jiān)控?！逗穗姀S質(zhì)量保證安全規(guī)定》（HAF003）文件控制和記錄中分別規(guī)定了文件的編制、審核和批準(zhǔn)、文件的發(fā)布與分發(fā)、文件變更的控制和質(zhì)量保證記錄的編寫、收集、貯存和保管等要求?！逗穗姀S質(zhì)量保證記錄制度》（HAD003/04）規(guī)定：“每個(gè)核電廠必須按書面程序和指令建立和執(zhí)行有關(guān)質(zhì)量保證記錄的編寫、標(biāo)識(shí)、收集、編索、貯存、保管及處理的制度”。

秦山二廠生產(chǎn)文件是核電廠員工在日常生產(chǎn)工作中必須遵守或使用的文件，與核電站生產(chǎn)活動(dòng)直接相關(guān)。生產(chǎn)文件管理遵循以下原則：

——公司所有生產(chǎn)活動(dòng)均須有書面文件；

——生產(chǎn)文件須經(jīng)公司文檔管理部門統(tǒng)一生效發(fā)布。生產(chǎn)文件應(yīng)使用規(guī)范的格式，所有文件都應(yīng)確定密別和唯一的文件編碼；

——生產(chǎn)文件管理實(shí)行統(tǒng)一指導(dǎo)、分段管理。由公司文檔管理部門集中保管基準(zhǔn)文件，各部門負(fù)責(zé)管理所接收的衛(wèi)星文件（由基準(zhǔn)文件產(chǎn)生），并由此產(chǎn)生工作文件（特殊情況下可由基準(zhǔn)文件直接產(chǎn)生）。各部門根據(jù)需要設(shè)立并管理工作文件站；

——生產(chǎn)文件實(shí)行受控管理，未經(jīng)授權(quán)，不得隨意或擅自復(fù)制（拷貝、下載）使用。

秦山二廠運(yùn)行文件是生產(chǎn)文件的核心。按照管理方式又分為基準(zhǔn)文件、衛(wèi)星文件、工作文件。基準(zhǔn)文件是指公司在生產(chǎn)、管理活動(dòng)中產(chǎn)生或使用的文件的原件或主件；衛(wèi)星文件來(lái)自基準(zhǔn)文件，即基準(zhǔn)文件的復(fù)制件（或者OA流程生效后打印出的紙質(zhì)文件），用來(lái)產(chǎn)生工作文件，衛(wèi)星文件與基準(zhǔn)文件保持一致；工作文件是核電站運(yùn)行、檢查、試驗(yàn)、維修等作業(yè)過(guò)程需使用的文件，可來(lái)自于衛(wèi)星文件，在特殊情況下可直接來(lái)自基準(zhǔn)文件。各類文件之間的相互依存關(guān)系為（見圖1）：衛(wèi)星文件由基準(zhǔn)文件產(chǎn)生，工作文件由衛(wèi)星文件或基準(zhǔn)文件產(chǎn)生?；鶞?zhǔn)文件的過(guò)時(shí)版本以及形成記錄的工作文件均被整理成生產(chǎn)檔案。衛(wèi)星文件和工作文件是各生產(chǎn)部門管理的重點(diǎn)。

圖1 生產(chǎn)文件關(guān)系

1 運(yùn)行文件管理工作的特點(diǎn)

1.1 復(fù)雜性

秦山二廠運(yùn)行文件系統(tǒng)主要包括管理程序、運(yùn)行規(guī)程、技術(shù)程序、以及流程圖、邏輯圖、模擬圖、一二次接線圖等一系列的技術(shù)支持文件。運(yùn)行相關(guān)的文件也涉及較多專業(yè)，比如模擬圖和邏輯圖涉及到儀控專業(yè)，繼電保護(hù)圖涉及到繼保專業(yè)，二次圖和一次接線圖涉及到電氣專業(yè)。如果把范疇擴(kuò)大到整個(gè)核電站，那么文件檔案涉及到的專業(yè)面將更廣，將囊括包括工程、防腐、化學(xué)、物理、在役檢查等眾多專業(yè)。而且分布在多個(gè)崗位，如表1所示。

1.2 時(shí)效性

相當(dāng)一部分的文件繼承于電站建設(shè)階段的設(shè)計(jì)文件以及調(diào)試文件，并經(jīng)過(guò)重新整理。按照文檔管理要求，所有的文件需要定期升版。另外，一些技術(shù)改造、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際與圖紙不符合等，也需要及時(shí)修改相關(guān)文件，并適時(shí)更新。

表1 運(yùn)行各工作文件站分布位置

1.3 長(zhǎng)期性

秦山二廠核電站的設(shè)計(jì)壽命為40年。因此，電站運(yùn)行文件記錄的保存期限一般定為長(zhǎng)期或永久。

1.4 可靠性

核電廠一切生產(chǎn)活動(dòng)的基礎(chǔ)就是文件。設(shè)想一下，如果一本試驗(yàn)的某個(gè)步驟在電子版中不小心被文件管理員刪除了，如果流程圖在進(jìn)行更新修改時(shí)，出現(xiàn)了某處錯(cuò)誤，那不啻于對(duì)相關(guān)設(shè)備的隔離檢修，埋下了一顆定時(shí)炸彈，因?yàn)橛纱丝赡茉斐筛綦x邊界已經(jīng)不再是完整的。因此，文件的可靠性必須得到保證。必須建立一套有效的管理體系，對(duì)運(yùn)行文件的正確性、有效性進(jìn)行控制。

2 運(yùn)行文件管理工作流程

2.1 運(yùn)行規(guī)程、圖紙管理體系的建立

以運(yùn)行規(guī)程、圖紙為核心的運(yùn)行文件管理工作，主要包括文件接收、分發(fā)、歸檔、修改、檢查、打印以及OPO基準(zhǔn)文件庫(kù)、工作文件站的維護(hù)和整理等內(nèi)容。運(yùn)行管理部門設(shè)有專科專人負(fù)責(zé)規(guī)程、圖紙管理工作，具體負(fù)責(zé)圖紙的修改、生效、更新、補(bǔ)充、回收、歸檔等具體工作，并且形成了一套有效的管理制度，如：定期對(duì)各文件區(qū)域（各工作文件站）的巡檢，各個(gè)運(yùn)行值針對(duì)文件的良好建議反饋單。

2.2 運(yùn)行規(guī)程、圖紙的修改、升版與更新

核電站的規(guī)程、圖紙通過(guò)運(yùn)行操縱人員經(jīng)過(guò)多次的反復(fù)使用、修改、升版，逐步趨于完善。運(yùn)行規(guī)程、圖紙是為現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)行活動(dòng)服務(wù)的，它對(duì)現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)行活動(dòng)提出了嚴(yán)格的限制和要求。反過(guò)來(lái)，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)行活動(dòng)，如果發(fā)現(xiàn)規(guī)程、圖紙的缺陷和錯(cuò)誤，就會(huì)對(duì)它進(jìn)行修改、升版，不斷完善。此外，還有為數(shù)不少的技術(shù)改造涉及到文件修改，如不及時(shí)更新文件內(nèi)容，極可能影響生產(chǎn)活動(dòng)的正常進(jìn)行。

為保證文件的可靠性，任何人不能隨意更改文件。但是所有運(yùn)行人員都可以對(duì)運(yùn)行規(guī)程、圖紙?zhí)岢鲂薷纳暾?qǐng)，通過(guò)填寫“運(yùn)行文件修改跟蹤單”并由科/值長(zhǎng)校核簽字，提交負(fù)責(zé)文件修改的運(yùn)行管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查確認(rèn)后才能對(duì)其進(jìn)行修改、升版。修改后的文件再經(jīng)相關(guān)修改負(fù)責(zé)人員校核，然后簽字確認(rèn)，之后才能認(rèn)為是一份已經(jīng)修改完備的文件，而且須經(jīng)文檔管理部門生效發(fā)布，返回并替換原來(lái)的各現(xiàn)場(chǎng)文件。圖2為文件修改管理流程：

圖2 運(yùn)行文件修改管理流程

2.3 運(yùn)行規(guī)程、圖紙的使用

運(yùn)行規(guī)程、圖紙一旦蓋有“工作文件”章后，即成為有效的工作文件，被分別放置于不同的工作文件站（目前運(yùn)行工作文件站15處，同表一所列。）運(yùn)行人員在現(xiàn)場(chǎng)操作時(shí)使用的規(guī)程、圖紙等必須是蓋有“工作文件”章的文件的復(fù)印件。

規(guī)程、圖紙的有效性、完整性對(duì)電站的安全生產(chǎn)有舉足輕重的作用，因而對(duì)它進(jìn)行有效管理和及時(shí)修改維護(hù)讓我們感覺到尤為重要。

2.4 文件使用的跟蹤

2.4.1 定期自查

依據(jù)運(yùn)行文件最新清單定期檢查現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)行文件的數(shù)量及版次。

2.4.2 做好對(duì)“文件取用跟蹤單”的跟蹤

運(yùn)行規(guī)程在使用后，封面的“文件取用跟蹤單”撕下放于現(xiàn)場(chǎng)指定位置，便于文件人員的跟蹤補(bǔ)配。

2.4.3 即時(shí)通知

運(yùn)行現(xiàn)場(chǎng)文件的使用頻率很高，尤其是圖紙，經(jīng)常會(huì)因頻繁的復(fù)印，造成破損等現(xiàn)場(chǎng)，遇到這種情況當(dāng)班值通常是電話或郵件形式即時(shí)通知文件管理人員，進(jìn)行補(bǔ)配；遇到機(jī)組大修或緊急情況時(shí)，on-call（應(yīng)急呼叫）負(fù)責(zé)運(yùn)行現(xiàn)場(chǎng)文件管理人員完成補(bǔ)配。

2.5 運(yùn)行文件整理歸檔

根據(jù)文檔管理規(guī)定，運(yùn)行管理部門對(duì)所形成的生產(chǎn)記錄報(bào)告進(jìn)行整理歸檔。并且完成目錄整理、數(shù)據(jù)整理等歸檔準(zhǔn)備工作，保證其完整、并且制定歸檔文件移交單及文件清單后，按移交期限規(guī)定及時(shí)向文檔管理部門提出移交申請(qǐng)，文檔管理部門按照文件形成部門提供的歸檔文件清單，對(duì)經(jīng)過(guò)整理的生產(chǎn)記錄報(bào)告進(jìn)行逐項(xiàng)檢查確認(rèn)并接收。移交單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，存檔備查。運(yùn)行管理部門需整理歸檔的主要文件如表2所示。

2.6 取消/作廢運(yùn)行文件管理

2.6.1 運(yùn)行文件因技改、其他操作文件覆蓋或者不適用等原因而取消的，須填寫《運(yùn)行文件取消申請(qǐng)單》，由負(fù)責(zé)文件的處長(zhǎng)審查批準(zhǔn)并簽字，一式兩份，一份運(yùn)行管理部門存檔并取消紙質(zhì)和電子文件、通知各運(yùn)行值/科，另一份遞交到文檔管理部門，負(fù)責(zé)并取消其基準(zhǔn)文件。

2.6.2 收到新版的運(yùn)行文件，及時(shí)將舊版基準(zhǔn)文件、工作文件等作廢的運(yùn)行文件建立清單，清單中必須包括代碼、版次、名稱、作廢時(shí)間等信息，并加蓋“作廢”章，整理簽字后移交到文檔管理部門統(tǒng)一銷毀。

表2 需整理歸檔的主要運(yùn)行文件

3 運(yùn)行文件管理工作的難點(diǎn)及對(duì)策

3.1 圖紙修改的核對(duì)

一張圖紙包含的信息量是很大的，有的圖紙上面有上百個(gè)閥門和管道，此外還有管徑、控制信號(hào)、安全分級(jí)、貫穿件等等的重要信息，修改圖紙的時(shí)候，稍有不慎便會(huì)引起其他信息的錯(cuò)誤變動(dòng)，并且不容易被立即發(fā)現(xiàn)（因?yàn)樾畔⒘刻?，全面無(wú)誤地核對(duì)有一定難度），要避免這個(gè)問(wèn)題的出現(xiàn)，一方面也是最重要的一環(huán)，就是依賴有經(jīng)驗(yàn)有責(zé)任心的文件管理員，另一方面通過(guò)文件校核者進(jìn)行細(xì)心的校核。

3.2 文件定期審查版次問(wèn)題

根據(jù)文件管理規(guī)定，程序文件必須定期審查，至少每5年升版一次，以確定文件是否使用。然而由于運(yùn)行管理部門管轄的文件數(shù)量多達(dá)4000余份（僅運(yùn)行自己產(chǎn)生的文件），完全依靠人為跟蹤是有相當(dāng)難度的。需要開發(fā)建立相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，提前自動(dòng)提醒文件需要升版，那么文件的適時(shí)升版便會(huì)完全可控。也可考慮借助于條形碼所反饋出來(lái)的信息來(lái)跟蹤文件的使用情況以及防范版次出錯(cuò)等問(wèn)題。

3.3 文件修改記錄的保存、跟蹤和查詢

如何保證所有的文件修改都得到正確實(shí)施，以及如何方便地實(shí)現(xiàn)修改歷史記錄的查詢，也是運(yùn)行文件管理的一大難題。通過(guò)文檔管理員收集零散的電子版的修改單，整理成Excel表格，存放在電腦服務(wù)器，這樣做有三個(gè)弊端：一是不便于查詢，二是文檔管理者稍有疏忽便會(huì)漏統(tǒng)計(jì)，三是沒有閉環(huán)監(jiān)督（如果一個(gè)紙質(zhì)版文件修改單中途丟失，很可能這個(gè)修改單便會(huì)無(wú)人修改，因?yàn)槿鄙匍]環(huán)監(jiān)督手段）。需要開發(fā)建立相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，從文件編寫、校核、批準(zhǔn)、實(shí)施、再校核，全部通過(guò)該系統(tǒng)完成，即可隨時(shí)檢查文件修改單的完成情況以及相關(guān)文檔的修改歷史記錄。

3.4 現(xiàn)場(chǎng)文件定期替換問(wèn)題

兩臺(tái)機(jī)組的運(yùn)行文件至少設(shè)有15個(gè)工作文件站，且較為分散，在主控、隔離辦、輔控、網(wǎng)控、外圍、常規(guī)島、除鹽水廠房、制氯站、常規(guī)島化水車間、白班值等。一張圖紙的更換需要涉及到上述幾個(gè)地點(diǎn)的文件更換。下圖3為近幾年運(yùn)行文件修改單數(shù)量統(tǒng)計(jì)，運(yùn)行文件修改工作量之巨，可見一斑。

圖3 歷史文件修改情況

這么多的替換量，人防總是會(huì)出現(xiàn)漏洞，如果全部用電子化替換紙質(zhì)化會(huì)如何？各個(gè)衛(wèi)星站直接根據(jù)需要從網(wǎng)絡(luò)打印需要的有效文件是否經(jīng)濟(jì)而且高效？當(dāng)然核電廠運(yùn)行文件的電子化管理不是一個(gè)簡(jiǎn)單的課題，還需要認(rèn)真全面的分析，避免其它問(wèn)題的發(fā)生。

4 小結(jié)

秦山二廠已經(jīng)形成了一套行之有效的運(yùn)行文件管理體系。自正式投入商業(yè)運(yùn)行以來(lái)沒有發(fā)生因文件方面的原因?qū)е碌倪\(yùn)行事件發(fā)生。

文件管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，如何更好地利用信息化技術(shù)提升運(yùn)行文件管理水平，在文檔領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)管理創(chuàng)新，譬如：利用信息化平臺(tái)更好的實(shí)現(xiàn)文件的歷史修改記錄、歷史執(zhí)行情況的管理和查詢，利用條形碼來(lái)幫助文件使用情況后的跟蹤記錄等，中核核電正在組織實(shí)施的核電廠內(nèi)容管理系統(tǒng)（ERP、ECM）值得期待。

【參考文獻(xiàn)】

[1]EJ/T 1224-2008 核電文件檔案管理要求[S].

[2]IP/DOC/010 生產(chǎn)文件管理[S].

[責(zé)任編輯：湯靜]