馬蒙蒙

摘 要：高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作是高校二級學(xué)院教學(xué)管理工作的重要組成部分。本文結(jié)合高校二級學(xué)院教學(xué)管理工作實際，闡述了高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的內(nèi)容、高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的作用、高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作存在的問題以及加強教學(xué)檔案管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：高校二級學(xué)院；教學(xué)檔案；管理

教學(xué)檔案是學(xué)校在教學(xué)、科研等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，它真實地反映了學(xué)校教學(xué)實踐、教學(xué)管理、教學(xué)科研等活動以及學(xué)校教學(xué)工作發(fā)展的過程和全貌，是教學(xué)管理過程的真實記錄，是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分。

1 高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的內(nèi)容

1.1 教務(wù)管理類材料：包括各學(xué)期課程表、調(diào)、停課申請材料、教學(xué)任務(wù)書、期末考試試題審批表和空白試卷、考試安排、監(jiān)考記錄、考試成績單、成績分析等。

1.2 教學(xué)管理與評價類：包括聽課記錄、教師教學(xué)質(zhì)量評價表、教學(xué)檢查總結(jié)及相關(guān)材料、有關(guān)教學(xué)工作的活動記錄、工作計劃、工作總結(jié)、管理規(guī)章制度、各種通知等。

1.3 學(xué)籍管理類：在籍學(xué)生名冊及相關(guān)數(shù)據(jù)、學(xué)籍處理審查材料、學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等學(xué)籍異動材料等。

1.4 專業(yè)建設(shè)類：包括專業(yè)建設(shè)規(guī)劃和總結(jié)、專業(yè)人才培養(yǎng)方案和教學(xué)計劃、精品課程建設(shè)、教材建設(shè)和精品教材有關(guān)材料、課程教學(xué)大綱、課程和教材建設(shè)規(guī)劃等。

1.5 實驗與實踐教學(xué)類：包括實習(xí)基地建設(shè)情況、實習(xí)總結(jié)、實踐教學(xué)大綱、實驗室開放管理制度等。

1.6 畢業(yè)設(shè)計（論文）類：包括畢業(yè)設(shè)計（論文）有關(guān)文件、學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（論文）文本、學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（論文）總結(jié)等。

2 高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的作用

2.1 二級學(xué)院的教學(xué)檔案是學(xué)院對教師進行教學(xué)質(zhì)量評價的主要參考依據(jù)。教學(xué)質(zhì)量評價是學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控的重要內(nèi)容，教師教學(xué)水平的高低可以通過一系列量化數(shù)據(jù)反映出來， 學(xué)院教學(xué)檔案中的數(shù)據(jù)信息能真實、直觀地反映學(xué)院教學(xué)質(zhì)量的高低。如學(xué)生的期末考試成績、教學(xué)督導(dǎo)的聽課記錄、教師同行評教、 學(xué)生網(wǎng)上評教結(jié)果等都可以做為學(xué)院對教師進行教學(xué)質(zhì)量評價的指標(biāo)條件。

2.2 二級學(xué)院的教學(xué)檔案可以為師生的工作或?qū)W習(xí)需要提供相關(guān)證明材料。在教學(xué)管理工作中，教學(xué)檔案可以證明許多問題。學(xué)院教師在評定職稱時，教學(xué)檔案可以為其提供所需材料，如歷年教學(xué)任務(wù)書、工作量、各種教學(xué)獎勵、學(xué)生評教結(jié)果等材料。學(xué)院在校生、畢業(yè)生在就業(yè)、出國留學(xué)、考研時需要出示成績證明，可以根據(jù)教學(xué)檔案的“學(xué)生成績單”給予證明。

2.3 二級學(xué)院的教學(xué)檔案為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理和正確決策提供重要的參考和依據(jù)。在教學(xué)管理過程中形成的各種統(tǒng)計表、計劃、工作安排、教學(xué)總結(jié)及報告等教學(xué)檔案是歷史真跡的原始記錄，對學(xué)院日后的教學(xué)管理工作具有很好的參考和利用價值。 教學(xué)檔案真實的記述和反映了學(xué)院教學(xué)管理工作運行的軌跡，是學(xué)院重要的信息資源，學(xué)院管理層通過參考和研究學(xué)院的教學(xué)檔案，總結(jié)經(jīng)驗，查找不足，明確目標(biāo)，從而對學(xué)院今后的發(fā)展、改革方向做出正確的決策。

2.4 二級學(xué)院的教學(xué)檔案是學(xué)院開展專業(yè)評估、國際評估等的基礎(chǔ)和依據(jù)。2011年，教育部確定了以學(xué)校自我評估為基礎(chǔ)，以院校評估、專業(yè)認證及評估、國際評估和教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)常態(tài)監(jiān)控為主要內(nèi)容的高等教育教學(xué)評估頂層設(shè)計。學(xué)院進行專業(yè)評估、國際評估等都需要教學(xué)材料等教學(xué)檔案作為支撐。專家依據(jù)學(xué)院提供的教學(xué)檔案考查學(xué)院過去的工作情況，并作出綜合評價，由此可見，教學(xué)檔案完整與否，直接影響著評估的結(jié)果。

3 二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作存在的問題

3.1 二級學(xué)院乃至學(xué)校對教學(xué)檔案管理工作重視程度不夠。 目前，許多院校對教學(xué)檔案的重要性認識不足，對教學(xué)檔案管理方面的工作缺乏足夠的重視，從而造成對教學(xué)檔案管理工作的忽視，比如在教學(xué)檔案管理工作上所投入的經(jīng)費不是很多，教學(xué)檔案管理制度不夠健全，有的教學(xué)院系甚至沒有配備專職從事教學(xué)檔案管理的工作人員，而是讓教學(xué)秘書兼職做檔案管理人員，僅僅對教學(xué)檔案進行簡單的整理和保存。

3.2 教學(xué)檔案管理人員專業(yè)水平較低。目前，許多高校二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理人員并不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)、受過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理人員。而大部分是由其他崗位人員半路出家改行來做教學(xué)檔案管理工作的，或者是由教學(xué)秘書兼職的，不能擁有充足的時間和精力進行檔案管理工作。他們?nèi)狈ο冗M的教學(xué)檔案管理知識，專業(yè)技能和業(yè)務(wù)知識水平較低，教學(xué)檔案管理的能力較差，從而嚴重影響了學(xué)院教學(xué)檔案管理的質(zhì)量和水平。

3.3 教學(xué)檔案管理方式陳舊?，F(xiàn)在大多數(shù)高校盡管在不斷探索教學(xué)檔案新型管理模式，但二級學(xué)院對于傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理方式的依賴程度仍然很高，教學(xué)檔案還是以紙質(zhì)材料為主，對于教學(xué)檔案的搜集、管理的工作量還是比較大，工作方式仍比較落后，工作效率有待提高。

4 加強高校教學(xué)檔案管理工作的措施

4.1 轉(zhuǎn)變思想，加強對檔案管理工作的重視。從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到普通教職員工都要充分認識到教學(xué)檔案工作的必要性和重要性，把教學(xué)檔案管理工作作為一項重要內(nèi)容來抓，并配備專人負責(zé)此項工作。學(xué)院可以依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，結(jié)合學(xué)院的實際情況，制定出學(xué)院的教學(xué)檔案管理制度或管理辦法，以規(guī)范檔案管理工作。

4.2 提高二級學(xué)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平對教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量起著決定性作用。學(xué)院的教學(xué)檔案管理人員應(yīng)不斷提高自己檔案管理的相關(guān)能力，熟練掌握檔案管理工作規(guī)范以及工作流程。學(xué)院應(yīng)為教學(xué)檔案管理人員開展有關(guān)教學(xué)檔案管理方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、并定期組織其去其他院校參觀學(xué)習(xí)以不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平。

4.3 不斷加強學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。二級學(xué)院應(yīng)不斷加強教學(xué)檔案信息化建設(shè)，這是社會發(fā)展的必然趨勢。應(yīng)用成熟的檔案管理軟件，建立檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式存在的檔案資源，這樣就能夠通過計算機網(wǎng)絡(luò)對教學(xué)檔案進行收集和管理，實現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源共享，從而大大提高了工作效率。

參考文獻：

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