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檔案管理系統(tǒng)在檔案現(xiàn)代化管理中的應(yīng)用

2016-04-09 20:39金鑫
辦公室業(yè)務(wù) 2016年6期
關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化管理

金鑫

【摘要】本文就本公司現(xiàn)使用的檔案管理系統(tǒng)展開論述,詳細介紹了BS系統(tǒng)及CS系統(tǒng)各自的優(yōu)點和缺點,通過對比BS系統(tǒng)與CS系統(tǒng)之間的不同之處,使我公司能更好地選擇合理適宜的檔案管理系統(tǒng),充分體現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)在檔案現(xiàn)代化管理中的重要作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理系統(tǒng);BS系統(tǒng);CS系統(tǒng);現(xiàn)代化管理

目前我公司使用的檔案管理系統(tǒng)V5.0版分為BS版本及CS版本。檔案管理系統(tǒng)以CS版本為基礎(chǔ),BS版本主要提供與之配套的WEB部分功能。BS版本,即瀏覽器版本,提供給項目部的檔案人員,進行錄入檔案數(shù)據(jù)、上傳電子原文,系統(tǒng)V5.0版BS版本不提供打印輸出功能。CS系統(tǒng)提供給專職檔案人員,進行錄入、打印卷內(nèi)目錄等報表、移交清冊的統(tǒng)計等移交統(tǒng)計收進統(tǒng)計、設(shè)置項目的錄入界面與授權(quán)。

一、 BS系統(tǒng)體系

(一)BS系統(tǒng)簡介。當(dāng)前BS結(jié)構(gòu)作為企業(yè)信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)已基本成熟。在結(jié)構(gòu)上,BS系統(tǒng)采用三層分布式,它是以BS應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ),縮小了整個系統(tǒng)的維護量,為客戶機提供便利。該結(jié)構(gòu)省去客戶機與數(shù)據(jù)庫互動的過程,客戶機可以直接調(diào)用服務(wù)器的應(yīng)用邏輯,然后由邏輯替代客戶機對數(shù)據(jù)庫進行存取。從而減少向服務(wù)器發(fā)SQL請求的次數(shù),提高了服務(wù)器性能。在BS系統(tǒng)的三層分布式中,整個系統(tǒng)由三部分組成:應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器及客戶機。客戶機主要負責(zé)處理與用戶之間的交互和應(yīng)用服務(wù)器的交互。而應(yīng)用服務(wù)器的職責(zé)則是處理應(yīng)用邏輯,接收客戶機方應(yīng)用程序的請求,然后通過轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)再與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器交互,將結(jié)果傳達到客戶機方的應(yīng)用程序中。

(二)BS系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的重要作用。項目應(yīng)用檔案BS系統(tǒng)大大提高了工作規(guī)范性及工作效率。通過給項目開放檔案室數(shù)據(jù),項目檔案人員可瀏覽到全公司相應(yīng)類別檔案館藏,對比其他項目檔案著錄項,規(guī)范錄入本項目檔案。同時,相對項目傳統(tǒng)的利用Excel錄入檔案數(shù)據(jù)而言,效率明顯提高了很多。BS的批量編輯功能是一個亮點,它最多可執(zhí)行20條目錄同時批量編輯,對于錄入相同著錄項或改寫相同著錄項,這一功能非常實用。BS的檢索功能也值得一提,通過查詢界面,利用錄入框中的相應(yīng)條件,即可查詢到相應(yīng)文件,如果不知道文件字號,可在題名框中輸入最有可能在題名中出現(xiàn)的文字即可顯示查詢結(jié)果,方便快捷。在BS系統(tǒng)中還可進行庫房日常溫濕度記錄,需要的時候打印輸出記錄即可。此外BS系統(tǒng)還可實現(xiàn)檔案預(yù)約借閱功能,簡化了檔案管理工作流程。

二、CS系統(tǒng)體系

(一)CS系統(tǒng)簡介。CS模式體系的結(jié)構(gòu)分為兩層:一是在客戶機系統(tǒng)的基礎(chǔ)上添加了用戶界面與業(yè)務(wù)邏輯的客戶端程序。二是利用網(wǎng)絡(luò)結(jié)合了數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器端。CS結(jié)構(gòu)能夠合理地將任務(wù)分配到服務(wù)器端及客戶端,大大降低了系統(tǒng)的通信開銷,充分發(fā)揮了服務(wù)器端與客戶端硬件環(huán)境的優(yōu)勢。在早期軟件系統(tǒng)中,客戶端需要安裝專用的軟件。CS結(jié)構(gòu)的優(yōu)點在于其能夠充分發(fā)揮客戶端的處理能力,大部分工作可以先經(jīng)客戶端處理然后提交給服務(wù)器,從而使客戶端的響應(yīng)速度快,便于操作。

(二)CS系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的重要作用。CS系統(tǒng)較BS系統(tǒng)具有更強大的功能。在BS系統(tǒng)錄入檔案數(shù)據(jù)后,在CS系統(tǒng)可打印卷內(nèi)目錄、案卷目錄等各類表報,實現(xiàn)移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等統(tǒng)計功能,免去了制作大量表格的麻煩。機關(guān)檔案管理人員可給項目設(shè)置用戶并授予相應(yīng)權(quán)限,從而通過網(wǎng)絡(luò)檢查檔案數(shù)據(jù)錄入是否規(guī)范,指導(dǎo)項目完成檔案數(shù)據(jù)錄入及更改。較傳統(tǒng)的指導(dǎo)、答疑方式節(jié)省了專職檔案人員的時間,從而使專職檔案人員有更多的時間從事檔案開發(fā)利用工作。在檔案年報管理方面,在系統(tǒng)中填寫年報數(shù)據(jù)后,利用數(shù)據(jù)上傳功能,即可將數(shù)據(jù)上傳至上級檔案管理部門進行數(shù)據(jù)接收,無需報送紙質(zhì)報表,極大地提高了工作效率、簡化的工作流程。

三、BS系統(tǒng)與CS系統(tǒng)的比較

企業(yè)管理檔案信息的兩種常見模式是CS系統(tǒng)與BS系統(tǒng),他們各有優(yōu)點和缺點,同時適用的業(yè)務(wù)范圍也不相同。在系統(tǒng)的投入成本上,BS系統(tǒng)由于只有一次投入成本,之后的投入只在服務(wù)器端的特點,它的投入成本比CS系統(tǒng)少很多。在系統(tǒng)的安全維護上,BS系統(tǒng)相比于CS系統(tǒng)略顯不足,因為BS系統(tǒng)的前臺效率不高,表現(xiàn)力低下所以安全系數(shù)并不高。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身發(fā)展?fàn)顩r及業(yè)務(wù)需求來選擇適合的檔案管理模式。通常來說,CS系統(tǒng)適用于業(yè)務(wù)量較大且復(fù)雜的企業(yè),因為CS系統(tǒng)能使企業(yè)在檔案管理上更快捷更有效。而BS系統(tǒng)則適用于有眾多異地分支機構(gòu)的集團及企業(yè)或者業(yè)務(wù)量小且邏輯簡單的企業(yè),因為BS系統(tǒng)能簡化網(wǎng)絡(luò)模式,減少投資成本開支。筆者公司檔案部門用的是CS及BS,BS主要用于錄入,CS用于管理管理。

四、結(jié)束語

綜上所述,檔案綜合管理系統(tǒng)的使用能夠提高檔案管理的效率,促進檔案管理的標準化、規(guī)范化。它是檔案現(xiàn)代化管理進程中的里程碑,是檔案現(xiàn)代化管理模式的必然發(fā)展趨勢。

【參考文獻】

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