萬(wàn)小琴

【摘要】在事企并軌的過(guò)程中，人事檔案搜集和保存工作暴露出諸多問(wèn)題。例如人事資料缺乏完整性、人事檔案管理手段欠妥、檔案管理方式相對(duì)滯后等不良現(xiàn)象。筆者供職于陜西地質(zhì)單位多年，結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)人事檔案的管理提出了建設(shè)性意見(jiàn)，希望最終能夠?qū)⑷耸聶n案價(jià)值發(fā)揮到最佳，為單位的人才選拔方面提供較強(qiáng)保障。

【關(guān)鍵詞】地質(zhì)單位；人事檔案管理；問(wèn)題及對(duì)策

人事檔案主要是對(duì)單位工作人員在不同階段的個(gè)人情況進(jìn)行記錄，單位能夠依據(jù)個(gè)人資料顯示，對(duì)員工個(gè)人基本情況有所掌握。人事檔案反映了員工個(gè)人成長(zhǎng)狀況以及工作經(jīng)歷等，是單位進(jìn)行人才選撥的重要參考依據(jù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，地勘單位借著改革的東風(fēng)豐富員工選拔方式，人事檔案不足之處由此體現(xiàn)。人事檔案管理資料搜集缺乏完整性，檔案管理方式滯后等，基于此，管理人員反思應(yīng)該怎樣提升人事檔案的管理工作，讓其符合社會(huì)發(fā)展和時(shí)代變遷的形勢(shì)，更好地為企業(yè)服務(wù)。筆者供職于野外地質(zhì)單位，主要負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。對(duì)于應(yīng)該如何提高人事檔案管理工作效率進(jìn)行了深入分析和思考，希望通過(guò)對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，加之宏觀上我國(guó)人事檔案管理工作存在的問(wèn)題，能夠與同行增強(qiáng)交流，促進(jìn)我國(guó)的人事檔案管理工作走向規(guī)范化、合理化。

一、目前地質(zhì)單位人事檔案管理弊端

（一）人事檔案資料尚未齊全，缺乏完整性。通常來(lái)說(shuō)，地質(zhì)單位涉及各項(xiàng)事務(wù)人員眾多，日常工作中，人事檔案管理人員未能將人事檔案材料及時(shí)歸檔，為日后人事檔案的查閱帶來(lái)不便。另外，人事檔案資料隨意堆放，使人事檔案歸檔工作無(wú)法有序及時(shí)地完成，這也是檔案資料完整性無(wú)法保證的原因之一。

（二）人事檔案管理卷宗管理規(guī)范性差。人事檔案卷宗管理質(zhì)量規(guī)范，提升管理質(zhì)量是人事檔案管理工作得以高效實(shí)用的重要前提。其規(guī)范性差表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，人事檔案信息資料填寫(xiě)有差異。其次，人事檔案資料保存分類(lèi)有誤，有價(jià)值的檔案資料沒(méi)有及時(shí)保存。

（三）人事檔案管理方式相對(duì)滯后，工作效率低。人事檔案管理工作應(yīng)該由專(zhuān)業(yè)檔案管理人員擔(dān)任，對(duì)資料信息完整度和規(guī)范性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。

二、人事檔案管理工作解決對(duì)策

（一）人事檔案材料管理制度的加強(qiáng)。人事檔案管理工作的首要前提條件就是制定與單位發(fā)展相適應(yīng)的管理制度，將人事檔案資料的管理推向制度化。入檔資料要遵循一定的規(guī)律便于單位管理者對(duì)人事檔案信息的查閱和審核。

（二）人事檔案材料收集歸檔工作日趨規(guī)范。地質(zhì)單位的人事檔案整理，是檔案建設(shè)工作的前提條件之一。檔案整理工作主要是將單位職工的材料進(jìn)行搜集，進(jìn)行鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，并不斷對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。

1.材料審查更加規(guī)范。政審材料、涉紀(jì)涉法材料等，都是成套資料，不可短缺；每份歸檔材料，必須完整。對(duì)頭尾不清、 來(lái)源和時(shí)間不明的材料，應(yīng)該進(jìn)行仔細(xì)核查后再對(duì)其進(jìn)行歸檔。尤其加強(qiáng)干部人事檔案中的“三齡二歷一身份”專(zhuān)項(xiàng)審核，積極完善檔案材料，并進(jìn)行組織認(rèn)定。如果搜集的人事檔案資料缺乏明確性，不能歸檔。要仔細(xì)核對(duì)名字、 出生年月、 參加工作時(shí)間、 本人簽名、 組織蓋章等。凡手續(xù)不完備的檔案材料， 須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔； 發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料， 要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。

2.人事信息資料更加規(guī)范。應(yīng)該根據(jù)相關(guān)部門(mén)對(duì)人事檔案的管理工作加以完成，對(duì)人事檔案資料進(jìn)行明確分類(lèi)，針對(duì)不同的檔案資料，根據(jù)一定的順序?qū)ζ溥M(jìn)行排列。

3.材料組卷更加規(guī)范。單位人事檔案通常采用統(tǒng)一規(guī)格紙張進(jìn)行印刷使用，用于辦公用途的紙張會(huì)在紙邊留出一定寬度的裝訂線，文字書(shū)寫(xiě)工具要嚴(yán)格要求。

（三）人事檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用。人事檔案管理工作應(yīng)該跟隨時(shí)代步伐對(duì)傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行改進(jìn)，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)θ耸聶n案進(jìn)行更加快速地分類(lèi)，量化工作人員工作的詳細(xì)情況，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在人事檔案管理中的有效價(jià)值。信息技術(shù)的應(yīng)用還可以保證相關(guān)數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確和完整，對(duì)于管理人員工作質(zhì)量提升有明顯幫助。應(yīng)該將建設(shè)檔案系統(tǒng)作為管理工作完善的核心，對(duì)于部分資料可以在單位內(nèi)部進(jìn)行傳播，實(shí)現(xiàn)資源的共享，使得工作效率能夠進(jìn)一步加強(qiáng)。例如完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動(dòng)可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放，提高行政效率。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。人事檔案管理人員是管理工作的主要實(shí)施者，做好人事檔案管理工作必須要提升個(gè)人綜合素質(zhì)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。另外，單位應(yīng)該組織管理人員定期參加業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使綜合能力得以提升，關(guān)注他們的工作動(dòng)態(tài)，在適宜時(shí)機(jī)通過(guò)有效措施增強(qiáng)工作積極性，發(fā)揮其創(chuàng)新精神，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值和社會(huì)價(jià)值的統(tǒng)一。

三、結(jié)語(yǔ)

地勘單位是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展重要的組成部分，隨著改革開(kāi)放的不斷深入，企事業(yè)單位體制改革也在不斷深化。新時(shí)期下，單位人員流動(dòng)性加大，人事檔案管理工作重要性日漸凸顯，所以，人事檔案知識(shí)的培訓(xùn)與相關(guān)改革措施的不斷推進(jìn)，使得人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)已經(jīng)提上日程，在未來(lái)的發(fā)展中將會(huì)發(fā)揮不可預(yù)估的作用。

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