楊如正

【摘要】隨著社會多元化的發(fā)展，人口流量加大，流動速度加快，這增加了政府管理方面的壓力，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式出現(xiàn)的問題比較突出，探討和研究流動人員人事檔案管理新模式，加快人事檔案管理信息化建設(shè)成為相關(guān)部門人事工作的首要目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】流動人員；人事檔案管理；信息化建設(shè)；思考

流動人員的人事檔案管理工作，是我國人事檔案管理工作中非常重要的一部分。人事檔案記載著一個人的個人經(jīng)歷、學(xué)歷、人事關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和獎勵處罰等方面的原始資料，是用人單位使用人才的主要載體和依據(jù)，直接關(guān)系到檔案個人的切身利益。而傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足社會的需求，利用信息化管理，可以有效地彌補傳統(tǒng)管理模式存在的諸多不足。

一、我國流動人員的人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）流動人員人事檔案管理意識差、實用性低。國家相關(guān)文件中明確規(guī)定，流動人員人事檔案應(yīng)由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理。但是，由于受經(jīng)濟利益驅(qū)動或?qū)φ呷狈α私?，致使一些未?jīng)授權(quán)的中介和企業(yè)違法管理流動人員人事檔案，還有個人自行保管本人或他人檔案，而非專業(yè)的管理以及傳統(tǒng)的流動人員人事檔案管理自身的弊端又導(dǎo)致了一些人事檔案的材料中出現(xiàn)資料虛假、信息空白等情況，這種檔案無法真實完全地反映一個人的職業(yè)變換過程，在一定層面上說，這也破壞了人事檔案的實際使用價值。由此可見，流動人員的人事檔案管理工作結(jié)構(gòu)繁復(fù)，缺少嚴肅性和權(quán)威性，導(dǎo)致社會各界和百姓對檔案管理的工作缺乏信任。

（二）流動人員人事檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準。人事檔案的標(biāo)準化管理有利于最大化地發(fā)揮檔案的價值與作用，實現(xiàn)信息資源的共享。但是，當(dāng)前很多單位的人事部門仍舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，相關(guān)工作人員在檔案的拆封和填寫上浪費了大量的工作時間，工作效率極為低下，并且容易出現(xiàn)檔案資源丟失的現(xiàn)象，這與標(biāo)準化的檔案管理相距甚遠。

我國國有企業(yè)的檔案管理工作相對規(guī)范，因此從國企單位轉(zhuǎn)出來的流動人員的人事檔案具有較高的標(biāo)準。而民營企業(yè)的人員流動速度快，數(shù)量多，企業(yè)的人事檔案管理方法相對落后，人事檔案來源比較分散，內(nèi)容也是截然不同，因此很難進行標(biāo)準化的檔案管理工作。比如，標(biāo)準的人事檔案管理在實際工作中應(yīng)該使用規(guī)格統(tǒng)一的檔案盒保存檔案，但是很多的民營企業(yè)為了節(jié)約成本和便于拆裝，而使用牛皮紙袋來封裝人事檔案，甚至當(dāng)紙袋破損時，相關(guān)工作人員也沒有及時處理，而是敷衍了事。

（三）流動人員人事檔案管理無法突出時效性。流動人員的人事管理工作內(nèi)容復(fù)雜、任務(wù)繁瑣、數(shù)量巨大、管理機構(gòu)工作人員數(shù)量少，所以很多當(dāng)事人的職位調(diào)動、外出進修和業(yè)績等資料無法及時存入檔案。因此，大部分流動人員人事檔案管理機構(gòu)中保存的檔案與原來一樣，沒有隨著實際情況而更新或補充，這就對檔案的時效性產(chǎn)生了嚴重的負面影響。

二、流動人員人事檔案管理工作的信息化建設(shè)

（一）建立全面的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。在全國范圍內(nèi)建立各省、各市之間能夠通用的流動人員人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，是流動人員的人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)準備措施，也是人事檔案管理工作為社會和群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和人事制度的改革，人員流動的數(shù)量及速度均有增加，因此建立各省各市甚至全國通用的、先進標(biāo)準的、可靠性能較高的人事信息數(shù)據(jù)庫是十分必要的，同時這也是今后人事檔案管理工作可以實現(xiàn)信息資源數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化，信息資源的載體豐富多樣化、信息資源的共享整體化以及人事檔案管理流程自動化的前提。

在建立人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)該避免各個系統(tǒng)和單位自行設(shè)計，否則會導(dǎo)致信息系統(tǒng)硬件設(shè)備配置不同、軟件不能兼容的現(xiàn)象發(fā)生。取而代之的是應(yīng)由政府起帶頭作用，由專業(yè)的軟件研發(fā)公司開發(fā)設(shè)計統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)，并在各個城市推廣使用，然后收集歸納人事檔案管理系統(tǒng)在使用的過程中出現(xiàn)的問題，并進行修復(fù)和完善。該軟件系統(tǒng)的研發(fā)不僅僅要解決的是數(shù)據(jù)錄入工作中的問題，還要保證今后人事檔案查詢工作的高效便捷，同時要設(shè)置查詢權(quán)限，以保證人事資料信息不能非法泄露。針對人事檔案中個人信息的保護工作，應(yīng)遵循事前完善預(yù)防，事后快速補救的原則，因此，流動人員人事檔案信息的通用數(shù)據(jù)庫在建立時就應(yīng)嚴肅注重系統(tǒng)的前端控制問題。流動人員的人事檔案資料的信息化處理工作，應(yīng)該由政治素質(zhì)較高并且具有相關(guān)專業(yè)知識的人員來完成，應(yīng)該在相關(guān)規(guī)定中明確表示出，一旦人事檔案中的相關(guān)信息資料被非法泄露和使用，檔案管理工作的相關(guān)負責(zé)人應(yīng)該按照規(guī)定承擔(dān)民事或者刑事責(zé)任。

（二）網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動的建設(shè)速度應(yīng)加快。流動人員的人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫雖然具有快速查詢、統(tǒng)計分析流動人員個人信息的高效性，但是卻不能提供人事檔案中的鑒定和考核材料等信息。因此，我們可以參考美國的微縮技術(shù)，將其利用于流動人員的檔案管理工作中，以此保證流動人員的人事檔案信息的合理開發(fā)和利用，提高信息化的資源利用率，保護相關(guān)人事機構(gòu)的實體檔案。建立流動人員的人事檔案全文數(shù)據(jù)庫勢在必行，將那些使用率較高且容易磨損的人事檔案信息使用掃描儀器將其傳輸進入計算機中，然后分門別類地進行整理。在使用相關(guān)人事檔案的信息資源時，就可以在全文數(shù)據(jù)庫進行搜索、導(dǎo)出有關(guān)資料，然后可以通過電子屏幕閱讀、記錄和打印等。

同時還要加強局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)之間的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動建設(shè)，構(gòu)建成擁有先進技術(shù)、相關(guān)功能比較完善的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，能夠做到在全國范圍內(nèi)的人事檔案信息資源共享，不僅能夠為檔案信息使用者提供便利的條件，還能提高流動人員人事檔案管理工作的效率，進而實現(xiàn)流動人員的人事檔案信息化管理的建設(shè)。

（三）加強流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的指導(dǎo)力度和法制建設(shè)。可以衡量一個國家、行業(yè)、地區(qū)的綜合實力和現(xiàn)代化程度的標(biāo)志之一就是信息化的發(fā)展水平，流動人員的人事檔案管理工作也包括在內(nèi)。相關(guān)的業(yè)務(wù)管理部門可以對信息化服務(wù)內(nèi)容進行提前管理和有效監(jiān)管，除必須保密的那一部分外，應(yīng)該運用科學(xué)合理的方式來拓寬流動人員人事檔案管理工作的服務(wù)范疇，并對相關(guān)工作人員進行培訓(xùn)，以提高流動人員人事檔案管理工作的質(zhì)量。

流動人員的人事檔案管理工作是一項具有嚴肅性的工作，必須嚴肅認真地對待。當(dāng)前在人事檔案管理方面已經(jīng)具有一定的法律基礎(chǔ)，但是相關(guān)法制建設(shè)還不夠完善，因此，加快流動人員的人事檔案管理工作的相關(guān)法治建設(shè)刻不容緩。在建設(shè)流動人員的人事檔案信息化管理工作的過程中，一定會涉及到大部分的全新內(nèi)容，尤其是在人事檔案中的個人信息資料方面，我們必須要重視起這一方面的管理工作，首要就是檔案信息的安全保護工作，其次就是相關(guān)檔案信息合理合法的運用。因此，一定要建立健全的人事檔案管理制度，做到流動人員的人事檔案管理工作有法可依。有效制止盜取人事檔案的違法行為，提升流動人員的人事檔案管理工作的法治水平。

三、結(jié)語

綜上所述，我國當(dāng)前的流動人員數(shù)量龐大，流動范圍極其廣闊，流動人員人事檔案管理工作進展困難，并且引發(fā)了很多社會問題。傳統(tǒng)的流動人員人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的社會人口的發(fā)展需要，因此，必須通過政府、相關(guān)部門的指導(dǎo)以及社會各界的共同努力，加快流動人員的人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

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