溫秀環(huán)

【摘要】本文針對(duì)高職院?？蒲袡n案的分類方法和組卷存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并根據(jù)我?？蒲袡n案的分類和組卷進(jìn)行拋磚引玉，希望能對(duì)各高校檔案整理方面的能力提升帶來(lái)一些幫助。

【關(guān)鍵詞】高職院校；科研檔案；分類；組卷

一、 高職院校科研檔案現(xiàn)狀

隨著高職科研項(xiàng)目、專利授權(quán)數(shù)量的逐年上升，擺在高職院校檔案管理工作人員面前的一個(gè)首要問(wèn)題就是如何建立、健全學(xué)校承擔(dān)的科研檔案的科學(xué)分類表和規(guī)范的組卷方式、制度，確?？蒲谢顒?dòng)形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的每一項(xiàng)科研活動(dòng)材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地科學(xué)分類，規(guī)范地組卷。目前從本地區(qū)高職院校了解的實(shí)際情況看，科研工作和建檔基本不同步，檔案普遍存在不歸檔或部分歸檔，更沒(méi)有獨(dú)立的科研檔案分類表及針對(duì)學(xué)校特色的規(guī)范組卷方式、制度。主要問(wèn)題有：

（一）科研人員檔案意識(shí)薄弱。一個(gè)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題所形成的一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科研檔案，是科學(xué)技術(shù)的一種形式，是學(xué)?？蒲械男畔①Y源，是學(xué)校乃至國(guó)家的寶貴財(cái)富。科研人員對(duì)“三納入”思想和“四同步”管理（即下達(dá)科技任務(wù)與提出科技文件材料的歸檔要求同步進(jìn)行；檢查科技計(jì)劃任務(wù)與檢查科技文件材料的形成情況同步進(jìn)行；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門(mén)出具專題歸檔情況證明材料同步）認(rèn)識(shí)不深。不清楚科研項(xiàng)目檔案必須歸檔，而且歸檔材料必須齊整、規(guī)范等，造成科研部門(mén)收集科研檔案歸檔工作難開(kāi)展，科研部門(mén)要檔案，他們擠牙膏式地給一點(diǎn)，以應(yīng)付為主，科技檔案材料殘缺不全和“缺胳膊少腿”的現(xiàn)象突出，嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量。

（二）對(duì)科研檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，必須實(shí)行集中管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于開(kāi)發(fā)利用?？蒲腥藛T對(duì)科研檔案的重要性和社會(huì)功能不太明確，對(duì)科研檔案在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要作用缺乏認(rèn)識(shí)，尤其是在經(jīng)濟(jì)和科研領(lǐng)域，科研檔案有不可替代的法律效應(yīng)，利用科研檔案可獲得直接和間接的經(jīng)濟(jì)效益。他們僅僅把科研檔案工作理解為繁瑣的行政事務(wù)，更認(rèn)識(shí)不到建立科研檔案是科研人員完成科研工作必不可少的一項(xiàng)工作，是其分內(nèi)工作之一。對(duì)科研進(jìn)程的積累形成的原始記錄、過(guò)程材料、計(jì)算數(shù)據(jù)、不逐一保存，隨處擺放，造成課題材料流失，歸檔不全等現(xiàn)象發(fā)生。造成科研人員的勞動(dòng)成果被竊取，浪費(fèi)了科研人員的勞動(dòng)成果，且在法律面前有又無(wú)材料證據(jù)，只能吃啞巴虧。所以，加強(qiáng)科研人員的檔案意識(shí)實(shí)在必行。

（三）缺乏工作與材料收集的同步意識(shí)，組卷不規(guī)范。科研人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作的科研材料缺乏了解，對(duì)科研各階段的材料歸檔范圍不明確，普遍存在重兩頭輕中間的現(xiàn)象，把研究實(shí)驗(yàn)階段的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、設(shè)計(jì)圖文件、圖紙、技術(shù)文件等關(guān)鍵的過(guò)程材料忽視了。尤其是立項(xiàng)周期3-5年較長(zhǎng)周期的科研，期間材料多，數(shù)量大，結(jié)題時(shí)，任務(wù)完成了，檔案寥寥無(wú)幾，從頭做起，浪費(fèi)人力物力，也降低了檔案的利用價(jià)值。檔案移交時(shí)不完整，組卷不規(guī)范，嚴(yán)重影響科研檔案利用效果。

二、做好高職院校科研檔案的對(duì)策

（一）提高科研檔案利用與科研課題知識(shí)產(chǎn)權(quán)的意識(shí)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，學(xué)?？蒲腥藛T課題的數(shù)量、水平、經(jīng)費(fèi)與教師的切身利益直接掛鉤，科學(xué)的分類，規(guī)范科研課題檔案，可以避免科研人員對(duì)科研檔案歸檔的盲目性及應(yīng)付性，也可避免造成科研檔案虛化、簡(jiǎn)化或核心內(nèi)容不全，科研檔案留下知識(shí)產(chǎn)權(quán)的隱患，給科研人員以及學(xué)校造成不必要的損失。所以，提高科研人員對(duì)科研檔案的重要性和社會(huì)功能的認(rèn)識(shí)以及對(duì)科研檔案在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要作用的認(rèn)識(shí)，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全的科研檔案，不但便于開(kāi)發(fā)利用，也有利于科研課題知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。高職院校應(yīng)建立科研成果平臺(tái)信息庫(kù)，將學(xué)校的優(yōu)勢(shì)科研專業(yè)信息完整、規(guī)范地分類發(fā)布在平臺(tái)上，企業(yè)可以通過(guò)科研平臺(tái)信息庫(kù)，針對(duì)院?？蒲袃?yōu)勢(shì)、服務(wù)內(nèi)容及專利信息結(jié)合企業(yè)的需求，主動(dòng)聯(lián)系校方，以便達(dá)成合作意向，科研平臺(tái)信息信息庫(kù)也是科研無(wú)形的法律依據(jù)。

（二）科學(xué)分類，規(guī)范組卷。提高科研檔案的信息化利用與保管，根據(jù)學(xué)校科研課題特點(diǎn)，科學(xué)、規(guī)范地進(jìn)行科研檔案的收集、分類、整理，有利于實(shí)現(xiàn)科研檔案的價(jià)值，發(fā)揮檔案利用作用?？蒲腥藛T在查找科研項(xiàng)目資料時(shí)，總是習(xí)慣于按學(xué)科類別去檢索，了解此學(xué)科的發(fā)展，取其精華，去其糟粕?？茖W(xué)的分類原則有利于學(xué)科師生檔案查找利用，科學(xué)的分類同時(shí)可以為后來(lái)的科研人員提供重要的信息資源，也是檔案保管進(jìn)一步規(guī)范的重要基礎(chǔ)。

所以一些高職院校為了達(dá)到查閱科研檔案時(shí)一目了然的效果，才開(kāi)始堅(jiān)持以學(xué)科為基礎(chǔ)，結(jié)合課題進(jìn)行分類，即應(yīng)按課題立卷，依學(xué)科分類；學(xué)科帶課題，課題體現(xiàn)學(xué)科；應(yīng)通過(guò)課題集中反映學(xué)科，而不是把學(xué)科埋沒(méi)在課題之中。目前，高職院校一般都是在采用學(xué)科設(shè)置二級(jí)類目，再按課題設(shè)置三級(jí)類目的方法。只有這樣，科研檔案的分類才能顯得更加清晰明了，查閱起來(lái)才更加方便。

（三）對(duì)科研檔案的組卷原則的認(rèn)識(shí)要到位。其一是編頁(yè)號(hào)。為案卷內(nèi)每頁(yè)文件編制順序號(hào)，以便固定案卷內(nèi)科研文件的順序，便于確切統(tǒng)計(jì)案卷內(nèi)科研文件的數(shù)量，有助于保護(hù)和查找使用。其方法是：（1）凡是有文字的頁(yè)面，都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始依次逐頁(yè)標(biāo)注。（2）單面的在右下角編號(hào)；單反面的，正面在右下角編號(hào)，背面在左下角編號(hào)。（3）卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。某些科研文件，如成套圖樣、說(shuō)明書(shū)、計(jì)算書(shū)等，在編制時(shí)已有頁(yè)號(hào)，不必另行編號(hào)。只有在案卷內(nèi)科研文件沒(méi)有統(tǒng)一順序號(hào)，或者編號(hào)順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動(dòng)及出現(xiàn)差誤時(shí)，才需要編頁(yè)號(hào)或重新編頁(yè)號(hào)。

其二是填制卷內(nèi)科研文件目錄。案卷內(nèi)科研文件目錄，是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表。它對(duì)于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時(shí)就有圖樣目錄或文件目錄，編目時(shí)應(yīng)盡量利用原有目錄。如果在科研文件形成時(shí)沒(méi)有編制目錄，或原有目錄不適用時(shí)，則要編制或重新編制目錄。案卷內(nèi)科研文件的目錄需要填制的信息有序號(hào)、題名、編號(hào)、責(zé)任者、日期、備注以及頁(yè)次。序號(hào)，指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號(hào)；題名，指該份文字材料或圖樣的標(biāo)題（全稱）；編號(hào)，指該份文字材料的文件號(hào)或圖樣的圖號(hào)；責(zé)任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門(mén)或個(gè)人的姓名；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期?？傊韮?nèi)文件目錄應(yīng)根據(jù)文件排列順序和編號(hào)逐份填寫(xiě)。文字材料每份文件或每種記錄（每種表格）為一件，圖紙每張一件。每件材料應(yīng)逐項(xiàng)編順序號(hào)、文圖號(hào)、題名、形成時(shí)間及張（頁(yè)）號(hào)等，以便計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入。

其三是填寫(xiě)備考表。備考表是用來(lái)記載說(shuō)明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科研文件基本情況和變化情況的一種工具。它對(duì)于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統(tǒng)計(jì)都有一定的作用。備考表的項(xiàng)目主要包括兩個(gè)部分：一部分是對(duì)組織案卷時(shí)，卷內(nèi)科研文件基本情況的有關(guān)記載和說(shuō)明，如圖樣、照片、文字材料等數(shù)量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對(duì)卷內(nèi)科研文件完整、準(zhǔn)確情況的說(shuō)明。另一部分是科研文件被送去組卷后，在科研檔案管理工作過(guò)程中，針對(duì)有關(guān)該案卷變化情況的記載和說(shuō)明，要由科技檔案部門(mén)的有關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)。謹(jǐn)記備考表必須要排列在案卷內(nèi)科研主題內(nèi)容之后。

其四是填寫(xiě)封面。案卷的封面，就是指在一定的格式里填寫(xiě)上與卷內(nèi)相關(guān)信息相符的簡(jiǎn)述。它既起到一目了然的效果，還對(duì)案卷內(nèi)的科研文件起著保護(hù)作用，封面編制的質(zhì)量和水平至關(guān)重要，對(duì)科研檔案著錄和檢索工具的編制和科研檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用都有很大的影響。所以，填制案卷封面在案卷編目中是重中之重。封面的內(nèi)容設(shè)置，主要由三部分組成：（1）案卷題名。就是案卷的名字，是案卷內(nèi)科研件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內(nèi)容特征，是直接指引和幫助利用科研檔案的向?qū)?。案卷題名在結(jié)構(gòu)上一般由3個(gè)部分組成：一是課題名稱，即案卷內(nèi)科研文件所屬工程、產(chǎn)品、課題或設(shè)備等的名稱。二是案卷內(nèi)科研文件的內(nèi)容特征，如機(jī)械產(chǎn)品某組成部分（結(jié)構(gòu)特征），工程設(shè)計(jì)某設(shè)計(jì)階段（階段特征）或某專業(yè)（專業(yè)特征）的科技文件，等等。三是科研文件名稱特征，如圖樣、說(shuō)明書(shū)、計(jì)算書(shū)、實(shí)驗(yàn)記錄、成果報(bào)告等。對(duì)于案卷題名的擬定，一定要注意概括性，做到言簡(jiǎn)意賅，表達(dá)準(zhǔn)確，不可繁雜冗長(zhǎng)，防止卷內(nèi)科研文件名稱和簡(jiǎn)單羅列；同時(shí)要注意完整性，能夠恰當(dāng)?shù)亟沂景妇淼膬?nèi)容和成分，避免不適當(dāng)?shù)暮?jiǎn)化。（2）案卷的管理性內(nèi)容項(xiàng)目。這一部分包括：編制學(xué)院（責(zé)任者）——指案卷內(nèi)科研文件是由何人、何院編制的；編制日期——指案卷內(nèi)科研文件形成日期或起止日期；保管期限——填寫(xiě)經(jīng)鑒別劃定的保管期限；密級(jí)--根據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)。（3）檔號(hào)項(xiàng)。包括檔號(hào)，即本案卷的科研檔案號(hào)，由分類號(hào)和案卷排列順序號(hào)組成；科研檔案號(hào)是以科研檔案案卷為單位編制的，是反映科研檔案內(nèi)容特征和管理特征的編號(hào)。檔案館（室）號(hào)，即填寫(xiě)國(guó)家給定的本檔案館（室）的編號(hào)；縮微號(hào)，即填寫(xiě)縮微時(shí)給定的本案卷的編號(hào)。需要說(shuō)明的是，在編制檔號(hào)時(shí)，首先要編制同科技檔案分類有關(guān)的代字、代號(hào)表，然后進(jìn)行具體編制。每卷文件材料，應(yīng)依排列順序逐頁(yè)編制順序號(hào)。文字材料，凡有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的正反面都應(yīng)編號(hào)；圖紙按張編順序號(hào)。編號(hào)統(tǒng)一編制在右上角，用號(hào)碼機(jī)加黑色印油編制，要求清晰、整潔。譬如某高職院校根據(jù)檔案特點(diǎn)，采用了學(xué)科-課題分類法，而且在組卷時(shí)采用分類式科研檔案號(hào)。將每個(gè)案卷編制檔號(hào)，明確了排列順序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。

其五是編制案卷脊背標(biāo)簽。脊背標(biāo)簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項(xiàng)目有案卷題名和檔案號(hào)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基本建設(shè)和科研規(guī)模的不斷擴(kuò)大和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，對(duì)科研檔案信息的需求與日俱增。要想將科研檔案發(fā)揮它的作用，就要加強(qiáng)科研檔案建設(shè)納入重要議事日程上來(lái)，及營(yíng)造科研檔案建設(shè)的良好氛圍，加強(qiáng)科研檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。除此之外，還要建立科研檔案管理制度，建立規(guī)范的建檔程序，建立多方密切協(xié)作關(guān)系。一定要注重科研檔案的分類方法與組卷原則。對(duì)于提高高職院?？蒲袡n案整體管理水平，發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用效益，更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。

【參考文獻(xiàn)】

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