金喜來，劉圓圓，陸 旭

（1. 水利部水文局，北京 100053；2. 水利部南水北調(diào)規(guī)劃設(shè)計(jì)管理局，北京 100038）

?

國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目辦公室檔案管理

金喜來1，劉圓圓1，陸 旭2

（1. 水利部水文局，北京 100053；2. 水利部南水北調(diào)規(guī)劃設(shè)計(jì)管理局，北京 100038）

摘 要：簡要介紹國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目—水利部水資源項(xiàng)目辦的檔案管理情況，分別從項(xiàng)目背景、檔案管理制度建設(shè)、組織機(jī)構(gòu)人員情況、檔案收集整理情況和檔案利用情況等方面，對檔案管理過程進(jìn)行闡述，并對檔案管理的特點(diǎn)與經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行簡要回顧。在遵守水利、電子信息化項(xiàng)目檔案管理相關(guān)規(guī)定的前提下，要依據(jù)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，以方便管理和查閱為原則，注重頂層設(shè)計(jì)，利用信息化管理等手段，做到項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步，以及檔案利用工作。

關(guān)鍵詞：國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目；項(xiàng)目辦公室；檔案管理；項(xiàng)目管理

0 引言

檔案管理是一門學(xué)科，但在實(shí)際檔案管理工作中常會遇到檔案管理相關(guān)規(guī)范不能完全覆蓋的一些實(shí)際問題。國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目（以下簡稱項(xiàng)目）是信息化工程項(xiàng)目，是水利部的重要信息化工程項(xiàng)目。在檔案管理方面，必須既要遵循水利工程科技檔案管理相關(guān)規(guī)范，又要兼顧國家電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)規(guī)定，還要考慮項(xiàng)目管理本身的特點(diǎn)。分析國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的全過程，可為類似項(xiàng)目檔案管理提供參考。

1 項(xiàng)目基本情況

1.1 項(xiàng)目建設(shè)背景

2011 年中央一號文件《關(guān)于加快水利改革發(fā)展的決定》（中發(fā) [2011] 1 號）第 1 次提出實(shí)行最嚴(yán)格的水資源管理制度，把嚴(yán)格水資源管理作為加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式的戰(zhàn)略舉措。實(shí)行最嚴(yán)格水資源管理制度的關(guān)鍵是圍繞水資源配置、節(jié)約和保護(hù)，確立水資源管理 3 條紅線，建立水資源管理責(zé)任制和考核制度，確保水資源管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。為此，水利部提出自 2012 年起，利用 3 年左右時間，開展國家水資源監(jiān)控能力項(xiàng)目建設(shè)，初步形成與實(shí)行最嚴(yán)格水資源管理制度近期目標(biāo)相適應(yīng)的國家水資源監(jiān)控能力，為支撐水資源管理定量考核工作奠定基礎(chǔ)[1]?；窘⑴c用水總量控制、用水效率控制和水功能區(qū)限制納污相適應(yīng)的重要取水戶，重要水功能區(qū)和主要省界斷面三大監(jiān)控體系，基本建立國家水資源管理系統(tǒng)框架，初步形成與實(shí)行最嚴(yán)格水資源管理制度相適應(yīng)的水資源監(jiān)控能力，逐步增強(qiáng)支撐水資源定量管理和“三條紅線”監(jiān)督考核的能力。

本項(xiàng)目涉及全國七大流域和 31 個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）及新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)，點(diǎn)多面廣，為切實(shí)完成項(xiàng)目建設(shè)工作任務(wù)，保障項(xiàng)目建設(shè)工作的有序進(jìn)行，有必要成立專門的組織機(jī)構(gòu)組織實(shí)施該項(xiàng)目建設(shè)管理工作。

1.2 項(xiàng)目管理背景

為做好國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目的項(xiàng)目組織與管理工作，根據(jù)《關(guān)于組建國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目辦公室的通知》（水人事 [2012] 42 號）文件精神，加快實(shí)施國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目，依托水利部水文局（水利信息中心）組建了國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目辦公室（以下簡稱“部項(xiàng)目辦”）。主要職責(zé)如下：負(fù)責(zé)國家水資源監(jiān)控能力項(xiàng)目建設(shè)工作；對項(xiàng)目技術(shù)工作和中央級、流域級和省級三級系統(tǒng)間集成負(fù)總責(zé)；負(fù)責(zé)項(xiàng)目的質(zhì)量控制、進(jìn)度管理、監(jiān)督檢查；負(fù)責(zé)中央項(xiàng)目的合同、財務(wù)、檔案管理等工作；負(fù)責(zé)儀器設(shè)備、平臺軟件的集中選型和價格談判，組織通用軟件的開發(fā)；組織開展技術(shù)咨詢、方案論證、階段檢查、成果驗(yàn)收及人員技術(shù)培訓(xùn)工作等[2]。其中，檔案管理工作是部項(xiàng)目辦的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。

2 檔案管理工作情況

2.1 檔案管理工作依據(jù)

按照水利部檔案管理有關(guān)規(guī)定，水利信息化工程項(xiàng)目檔案管理適用于科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定，因此，從制定辦法開始，主要參照了《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》的有關(guān)要求，主要依據(jù)如下：水利部《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》；國家檔案局、國家發(fā)改委《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》；《國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目辦公室檔案管理辦法》（水資源辦 [2012] 18 號）

2.2 檔案管理制度、組織機(jī)構(gòu)與設(shè)施

國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目辦公室檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)與管理的重要組成部分，項(xiàng)目辦高度重視檔案管理工作，將檔案工作納入整體工作計(jì)劃。在部項(xiàng)目辦成立之初，主要開展了以下工作：

1）建設(shè)檔案管理規(guī)章制度。為了能使檔案管理工作有章可循，有制可依，參考國家相關(guān)法律法規(guī)，并邀請多位檔案行業(yè)的專家召開檔案咨詢會，征求意見，反復(fù)修改，于 2012 年 9 月出臺了《國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目辦公室檔案管理辦法》（水資源辦 [2012] 18 號），為項(xiàng)目檔案管理提供了依據(jù)。

2）明確管理部門和人員。在部項(xiàng)目辦成立之初，明確部項(xiàng)目辦綜合處是部項(xiàng)目辦檔案管理部門，負(fù)責(zé)部項(xiàng)目辦的檔案管理工作。部項(xiàng)目辦安排了專職、兼職檔案管理人員各 1 名，切實(shí)做到文件資料專人專管、隨到隨歸，使檔案管理工作職責(zé)明確、有條不紊。

3）實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案雙重管理。規(guī)范的實(shí)體檔案管理是項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)提高檔案管理與服務(wù)水平是部項(xiàng)目辦檔案工作的亮點(diǎn)。部項(xiàng)目辦在檔案管理中，委托有關(guān)單位開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的雙重管理，實(shí)體檔案是項(xiàng)目監(jiān)察審計(jì)的根本依據(jù)，按照管理辦法和編號規(guī)則進(jìn)行整理、歸檔；數(shù)字檔案作為項(xiàng)目管理人員日常工作中查詢、借閱工具，極大方便了檔案利用，提高了工作效率。

4）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備。整理出檔案室，購入檔案柜、檔案盒、檔案袋、檔案專用釘書釘和掃描儀等辦公設(shè)備，確保檔案管理工作的正常開展。

2.3 檔案文檔收集、整理情況

部項(xiàng)目辦在 3 年多的項(xiàng)目建設(shè)過程中，按照檔案管理與項(xiàng)目管理同步的基本原則，始終將檔案管理作為項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要工作，具體完成的工作如下：

1）及時整理，確保檔案完整。由于項(xiàng)目辦公室人員流動性大，不能完全實(shí)行“誰經(jīng)辦、誰收集”的原則，只能由檔案管理人員及時將分散在各工作人員手中已辦結(jié)的文件或業(yè)務(wù)資料收集齊全，并分類存放。在檔案收集過程中，保持了文件資料的相互聯(lián)系、銜接有序、內(nèi)容完整、真實(shí)有效；確保文件資料數(shù)量準(zhǔn)確，字跡、印章清晰，正文、附件齊全。

2）分年度驗(yàn)收，確保檔案質(zhì)量。在每年對預(yù)算項(xiàng)目管理驗(yàn)收之前，首先開展檔案自檢，在對自檢發(fā)現(xiàn)問題全部整改后，邀請水利部辦公廳檔案管理專家對項(xiàng)目管理的檔案進(jìn)行專項(xiàng)檢查，再次對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改，保障檔案管理的規(guī)范管理，同時也為預(yù)算項(xiàng)目驗(yàn)收提供依據(jù)。

3）認(rèn)真細(xì)致，確保實(shí)體檔案管理規(guī)范。在檔案管理專家的建議下，項(xiàng)目辦結(jié)合自身實(shí)際擬定了詳細(xì)的“檔案編號規(guī)則”，對檔案管理工作每個環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的操作說明。部項(xiàng)目辦檔案分為綜合類、建管類、技術(shù)類和監(jiān)理類等 4 類。每類按文件材料內(nèi)容組卷，文件材料編號、編頁、錄入、裝盒、上架，能保證流程清晰，操作規(guī)范，材料完整。系統(tǒng)科學(xué)的流程和精準(zhǔn)細(xì)致的環(huán)節(jié)使檔案管理工作操作更加便捷，服務(wù)更加完善。

4）科學(xué)系統(tǒng)，做好電子檔案信息化管理。將電子文件產(chǎn)生的整個過程通過系統(tǒng)較為規(guī)范、科學(xué)地記錄和保存下來，實(shí)現(xiàn)電子文件的即時歸檔，對實(shí)現(xiàn)電子文件的規(guī)范化、便利化、科學(xué)化管理有重要意義。部項(xiàng)目辦針對辦公自動化產(chǎn)生電子文件的特點(diǎn)，組織做好檔案管理系統(tǒng)和 OA 辦公系統(tǒng)的對接工作，實(shí)現(xiàn)從辦公系統(tǒng)一鍵歸檔。在日常檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)將多頁 PDF 文檔合并以提高檔案利用效率，將彩色電子文檔改為黑白電子文檔以更好地利用存儲空間，采用 PS 技術(shù)處理圖片以提高電子文檔質(zhì)量。

5）注重安全，做好檔案存儲保管工作。對于實(shí)體檔案，“十防”工作要求做到抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光。部項(xiàng)目辦在日常檔案管理中做到定期除塵，及時通風(fēng)；下班時、節(jié)假日前都做好檢查工作。對于電子檔案，部項(xiàng)目辦將檔案服務(wù)器設(shè)在信息中心機(jī)房，保障服務(wù)器的穩(wěn)定安全運(yùn)行，并且對檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)行每月備份到光盤，以保障數(shù)據(jù)不會大量丟失。

6）提高效率，做好檔案利用服務(wù)工作。部項(xiàng)目辦對實(shí)體檔案實(shí)行現(xiàn)場閱覽制度，用后及時收回，及時入庫，確保檔案不丟失、無損毀。強(qiáng)調(diào)檔案信息系統(tǒng)的使用，除非必要，盡量借閱電子檔案，按照工作性質(zhì)和檔案利用對象分配權(quán)限，用戶可以在網(wǎng)上進(jìn)行檔案目錄和內(nèi)容的瀏覽、打印或下載，部項(xiàng)目辦根據(jù)實(shí)際情況，對沒有權(quán)限的部分實(shí)行申請和審批制度。在日常檔案管理中，部項(xiàng)目辦注重涉密檔案的管理工作，實(shí)行涉密檔案不上網(wǎng)，由專人單獨(dú)保存的制度。

7）提升能力，做好檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作。部項(xiàng)目辦先后舉辦檔案管理人員操作培訓(xùn) 2 次，檔案管理規(guī)章制度學(xué)習(xí) 2 次，辦公室內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)1 次，并組織對外交流學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中進(jìn)一步夯實(shí)檔案理論知識，提高檔案管理操作水準(zhǔn)。

3 檔案歸檔及利用情況

部項(xiàng)目辦目前存有 200 余卷檔案，大部分檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，另有其它各類資料 90 余份。

檔案利用是檔案管理的重要內(nèi)容之一，一方面，為項(xiàng)目建設(shè)管理人員提供查閱服務(wù)；另一方面，為項(xiàng)目審計(jì)人員提供監(jiān)察審計(jì)服務(wù)。項(xiàng)目管理人員查閱以電子檔案為主，在項(xiàng)目建設(shè)過程中，建設(shè)管理人員需要了解與掌握有關(guān)事項(xiàng)辦理情況與結(jié)果，從辦公系統(tǒng)統(tǒng)一登陸入口，登陸檔案管理系統(tǒng)后，即可查閱權(quán)限管理范圍內(nèi)所有事項(xiàng)的辦理情況與結(jié)果，如果需要了解權(quán)限外事項(xiàng)的辦理情況，可從檔案借閱系統(tǒng)內(nèi)提出申請，申請通過批復(fù)后，即有權(quán)限調(diào)出相關(guān)檔案。審計(jì)人員查閱以實(shí)體檔案為主，在歷次審計(jì)過程中，先通過電子檔案查閱，然后根據(jù)工作需要提供相應(yīng)實(shí)體檔案，為審計(jì)人員提供依據(jù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，到目前為止，通過網(wǎng)絡(luò)查閱檔案目錄 1 005 人次，查閱內(nèi)容 800 人次，實(shí)體檔案查閱約 100 人次。

4 檔案完整性保障措施

檔案歸檔及時、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是檔案管理的主要內(nèi)容，項(xiàng)目檔案管理以公文管理系統(tǒng)文件起草為統(tǒng)一入口，實(shí)現(xiàn)全過程跟蹤，將一套材料收齊后歸檔。

部項(xiàng)目辦收發(fā)文均通過辦公系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，通過辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的無縫對接，所有收發(fā)文在辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完成后，通過一鍵歸檔，均自動導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)。在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)后，檔案管理人員會根據(jù)文件的類別，跟蹤文件的辦理結(jié)果，與該文件一起存檔。比如一份會議通知，檔案管理人員按照通知內(nèi)容要求，在會議辦結(jié)后，收集會議的簽到表、領(lǐng)導(dǎo)講話、達(dá)成成果等一系列材料，與會議通知和流轉(zhuǎn)過程文件一起組成一卷材料，按照檔案管理要求存檔。

通過自檢與總結(jié)，項(xiàng)目檔案管理已經(jīng)能夠滿足國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)與管理的需要，完成了既定的檔案管理工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)的同步進(jìn)行，達(dá)到了項(xiàng)目檔案管理完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全要求。

按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》（水辦 [2008] 366 號）要求，依據(jù)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評分標(biāo)準(zhǔn)》開展了自評工作。自評工作結(jié)果如下：項(xiàng)目檔案整理情況滿足檔案專項(xiàng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合要求，自評達(dá)到 98 分，已具備驗(yàn)收條件。

5 檔案管理特色

檔案分類是每個項(xiàng)目檔案管理最基礎(chǔ)的工作，檔案分類決定了項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范與條理性，相當(dāng)于檔案管理的神經(jīng)系統(tǒng)。

依據(jù)國家檔案局、發(fā)展與改革委員會《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》的文件歸檔范圍和保管期限表，部項(xiàng)目辦檔案基本延續(xù)了分類規(guī)則，即分為項(xiàng)目管理、立項(xiàng)階段、設(shè)計(jì)階段、實(shí)施階段、監(jiān)理、設(shè)備、財務(wù)、驗(yàn)收等文件及系統(tǒng)軟件 8 大類，每大類下又分為 10 余個小類，根據(jù)該分類，制定了檔案編號規(guī)則，共 3 段，其中第 2 段為分類號。

看似非常規(guī)范的編號規(guī)則，但實(shí)際使用起來，由于大類加小類分類號達(dá) 100 多項(xiàng)，無論是分類還是查閱利用過程，要對照分類表才能知道該文件屬于哪一類。發(fā)現(xiàn)該問題后，通過與檔案管理專家討論，換一個角度考慮分類問題，即從文件的形成單位入手，根據(jù)目前部項(xiàng)目辦設(shè)立的綜合、技術(shù)、建管 3 個處，加上監(jiān)理公司，將所有文件根據(jù)各處職責(zé)分為綜合、建管、技術(shù)、監(jiān)理和其它等 5 大類，將編號規(guī)則第 2 段改為 1—綜合類、2—建管類、3—技術(shù)類、4—監(jiān)理類和 5—其它類，簡單明了，給編號和利用帶來極大便利。

6 結(jié)語

建設(shè)項(xiàng)目檔案記錄了項(xiàng)目管理的全過程，對于項(xiàng)目的總結(jié)驗(yàn)收、下階段項(xiàng)目建設(shè)與后期管理維護(hù)、其它建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)借鑒非常重要，作為項(xiàng)目建設(shè)單位一定要做到文件材料歸檔與工程建設(shè)的同步管理，特別是建設(shè)單位是臨時機(jī)構(gòu)的，人員流動相對較大的，及時收集材料顯得尤為重要。否則，待項(xiàng)目驗(yàn)收后再收集材料，將會費(fèi)時費(fèi)力，更有可能造成一些應(yīng)歸檔文件材料的缺失。要達(dá)到工程檔案的“完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)”，項(xiàng)目管理單位必須做好以下幾個方面的工作：

1）注重檔案管理頂層設(shè)計(jì)。檔案管理要貫穿項(xiàng)目建設(shè)的整個過程，并且是日積月累由零散材料形成的系列檔案，因此，在項(xiàng)目建設(shè)前期工作階段，要將項(xiàng)目檔案的管理體系做系統(tǒng)、科學(xué)，適應(yīng)項(xiàng)目管理體系的頂層設(shè)計(jì)，包括制定檔案管理辦法、保管期限，編制整理規(guī)則，明確管理機(jī)構(gòu)、職責(zé)與具體整理方法，特別對于類似國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目管理體制的項(xiàng)目，由多個項(xiàng)目法人，120 多家單位共同實(shí)施的項(xiàng)目，頂層設(shè)計(jì)是非常必要的。否則，到項(xiàng)目開工建設(shè)時再制定管理辦法，甚至到項(xiàng)目驗(yàn)收時有些問題還沒有明確，會導(dǎo)致各單位整理方法不一、分類混亂等諸多問題，增加項(xiàng)目檔案管理的難度與工作量，給項(xiàng)目驗(yàn)收制造許多障礙。

2）重視檔案管理工作。項(xiàng)目建設(shè)管理單位要高度重視檔案管理工作，為檔案管理創(chuàng)造必要條件。首先要指派檔案管理人員，檔案工作專業(yè)性較強(qiáng)，有條件的項(xiàng)目要請專業(yè)的檔案管理人員，確實(shí)沒有條件的，要指定特定的技術(shù)人員，但要在專業(yè)的檔案管理人員的指導(dǎo)下，開展檔案管理工作；其次是要有檔案管理設(shè)施與設(shè)備，有專門的檔案室，配備專用的計(jì)算機(jī)，印制專用的檔案盒，購置專用的打孔與裝訂設(shè)備等，不僅能使檔案收集整理滿足規(guī)范與安全的要求，還能提高檔案管理人員的工作效率，保障檔案工作的順利開展；另外，單位內(nèi)部各部門的技術(shù)（管理）人員和項(xiàng)目承建單位要與檔案管理人員密切配合，各部門人員在工作每完成一個階段后，要及時整理相關(guān)文檔，交檔案管理人員歸檔，并配合完成整理歸檔工作。

3）重視檔案信息化管理。利用信息化手段，將檔案數(shù)字化保存，將極大方便檔案的后續(xù)利用及管理工作，特別是檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的無縫對接，可以實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)與檔案管理一體化，利用互聯(lián)網(wǎng)即可實(shí)現(xiàn)異地辦公，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1] 胡四一. 加快國家水資源監(jiān)控能力項(xiàng)目建設(shè)[J]. 水利信息化，2013 (6): 1-4.

[2] 蔡陽. 國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目及其進(jìn)展[J]. 水利信息化，2013 (6): 5-10.

File Management of National Water Resources Monitoring and Controlling Ability Construction Project Office

JIN Xilai1, LIU Yuanyuan1, LU Xu2
(1. Hydrological Bureau, the Ministry of Water Resources, Beijing 100053, China；2. Design and Administration Bureau of South to North Water Transfer Planning, the Ministry of Water Resources, Beijing 100038, China)

Abstract:This article briefly introduces the situation of national water resources monitoring capacity-buildingprojects - water resources projects of Ministry of water resources office, expounds on the characteristics and experience of archives management process in brief review from the background of the project, archives management system construction, the organization personnel archives, and archival collection and utilization situation respectively. In accordance with the water conservancy project, electronic information project archives management regulations, according to the principle of characteristics of project management, to facilitate the management and inspection, it pays attention to the top-level design, the use of information management and other means, so makes sure the project files and project construction synchronous, and archives utilization work.

Key words:national water resources monitoring and controlling ability construction project; project office; file management; project management

中圖分類號：TV213

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1674-9405(2016)02-0007-05

收稿日期：2015-12-03

作者簡介：金喜來（1972-），男，吉林白城人，本科，主要從事水利信息化相關(guān)工作。