穆 艷 梅

(山西省水利建筑工程局，山西 太原 030006)

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談如何做好建筑工程資料管理工作

穆 艷 梅

(山西省水利建筑工程局，山西 太原 030006)

介紹了建筑工程資料的作用，分析了做好工程資料管理的必要條件，并針對(duì)建筑工程資料管理中存在的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的解決策略，從而保證工程資料的真實(shí)準(zhǔn)確性。

建筑工程，資料管理，工程進(jìn)度

0 引言

工程資料是在建設(shè)管理活動(dòng)中形成的檔案文件。工程資料不僅是反映整個(gè)建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，也是建筑工程合格質(zhì)量的證明文件，而且還是鑒定工程質(zhì)量與驗(yàn)收的重要文件,同時(shí)也為今后使用、管理、維護(hù)工程提供重要依據(jù)。因此，建筑工程資料管理作為建筑工程項(xiàng)目管理的一部分,其重要作用也越來(lái)越被建設(shè)各方所重視。本文根據(jù)自己在工作中的體會(huì)，談?wù)剬?duì)工程資料管理的認(rèn)識(shí)。

1 工程資料的作用

1.1 工程資料是工程建設(shè)活動(dòng)情況的直接動(dòng)態(tài)反映

工程施工過(guò)程的每一步都牽涉資料的產(chǎn)生，每一道工序都牽涉到相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄。工程資料其一描述工程進(jìn)展實(shí)際情況，其二是工程質(zhì)量數(shù)據(jù)的書(shū)面記錄和認(rèn)可?？梢哉f(shuō)，工程資料實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)地反映了工程進(jìn)展情況。

1.2 資料是工程質(zhì)量的客觀見(jiàn)證

工程資料是工程施工全過(guò)程的真實(shí)記錄，是實(shí)物質(zhì)量的真實(shí)寫(xiě)照，是實(shí)際施工狀況的客觀反映，也是核定工程質(zhì)量等級(jí)的重要依據(jù)。施工的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)形成大量的資料，無(wú)論對(duì)項(xiàng)目檢查驗(yàn)收，還是對(duì)工程、交接、維護(hù)、管理、使用、改擴(kuò)建、項(xiàng)目后評(píng)價(jià)和質(zhì)量事故調(diào)查都是重要的憑證，代表著施工企業(yè)的綜合管理水平。

1.3 工程資料起到的反饋監(jiān)督作用是工程管理的必要手段

施工中每一個(gè)工序都能從內(nèi)業(yè)資料上反映出它的時(shí)間、工程量、質(zhì)量等是否符合要求，以一項(xiàng)隱蔽的分項(xiàng)工程為例，在資料表中應(yīng)提供隱蔽工程驗(yàn)收的項(xiàng)目、部位、所用材料、工程量、施工質(zhì)量等情況，然后會(huì)同監(jiān)理方和建設(shè)方按規(guī)范要求進(jìn)行抽樣檢查，檢查結(jié)果填在表上，施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人從表中可以清楚地看出施工進(jìn)展情況和施工質(zhì)量狀況以及存在的問(wèn)題。

1.4 有利于信息查詢

在工程資料與進(jìn)度同步情況下，有關(guān)工程各工序的相關(guān)細(xì)節(jié)就都記錄于內(nèi)業(yè)資料中，一旦發(fā)生意外情況(如進(jìn)度、質(zhì)量出現(xiàn)差異)就可以憑借資料記錄追查到其中的原因，也方便了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人隨時(shí)對(duì)工程資料進(jìn)行查詢，以進(jìn)行相應(yīng)的工程管理。

1.5 便于經(jīng)驗(yàn)積累

內(nèi)業(yè)資料作為一種如實(shí)記錄工程建設(shè)的數(shù)據(jù)匯總，可以作為今后工程建設(shè)的一種借鑒，對(duì)在工程建設(shè)中采用的技術(shù)、發(fā)生的問(wèn)題、采取的措施以及反饋結(jié)果，在以后工程的施工中可以吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，少走彎路。

2 工程資料管理工作的必備條件

2.1 從態(tài)度上正確對(duì)待工程資料管理工作

資料管理的工作非常重要，但一般人都會(huì)存在一種認(rèn)識(shí)誤區(qū)，以為資料管理只是資料員一人的工作，其實(shí)不然。好的資料管理需要各個(gè)部門(mén)通力協(xié)作，主管領(lǐng)導(dǎo)重視，才能把資料管理工作做好。但現(xiàn)實(shí)生活中的一些問(wèn)題是值得我們深思的：本該是由總工組織技術(shù)人員編制的施工組織設(shè)計(jì)、施工專項(xiàng)方案、技術(shù)交底等工作，卻安排資料員來(lái)編寫(xiě)，資料員上網(wǎng)下載并修改即報(bào)總工審批，總工也是囫圇吞棗似的看完交差。試想這樣的方案如何根據(jù)工程實(shí)際情況和針對(duì)工程重點(diǎn)、難點(diǎn)進(jìn)行解決和編制。還有，隨著GB 50300—2013建筑工程質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，新的“標(biāo)準(zhǔn)”要求資料中增加手工填寫(xiě)的質(zhì)量檢查原始記錄表。這項(xiàng)工作本應(yīng)是施工單位技術(shù)員和質(zhì)量員在現(xiàn)場(chǎng)工序完成自檢后手工填寫(xiě)的，實(shí)際工作中不少施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人既要求資料員完成此項(xiàng)工作，還認(rèn)為理所應(yīng)當(dāng)。應(yīng)該說(shuō)這些問(wèn)題都是施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人甚至大多數(shù)管理人員的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，對(duì)于工程建設(shè)質(zhì)量和工程資料管理來(lái)說(shuō)都是不可原諒的。要做好這一系列的建設(shè)項(xiàng)目的資料管理工作，項(xiàng)目管理人員在工作中必須提高認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)清資料的重要地位，從態(tài)度上重視資料管理，工作上支持資料員的工作。各部分協(xié)調(diào)配合資料員的工作，才能把資料管理工作作為一個(gè)整體任務(wù)來(lái)完成。

2.2 從過(guò)程中把控與工程進(jìn)度同步

在工程建設(shè)中，資料管理人員參與工程的建設(shè)、工序的驗(yàn)收以及竣工驗(yàn)收的全部過(guò)程，應(yīng)按形成文件資料的順序進(jìn)行登記、收集與編制，在編制中發(fā)現(xiàn)的“原件不齊全”“資料不齊全”“不規(guī)范”“不統(tǒng)一”等問(wèn)題，要及時(shí)給予解決，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件要拒收，從源頭上保證資料的質(zhì)量，嚴(yán)格執(zhí)行并且遵守工程資料編制工作“三同步”管理制度(工程立項(xiàng)開(kāi)工與竣工資料收集同步，工程施工過(guò)程與竣工資料形成同步，工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步)。

2.3 從保管上做好收集整理，保證資料齊全

按建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)中強(qiáng)制性的要求，建立清晰臺(tái)賬，緊隨工程進(jìn)度形成記錄，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理，在電腦上能及時(shí)查找到每一個(gè)施工項(xiàng)目的時(shí)間，每一份資料的存放地點(diǎn)，做到質(zhì)量控制資料完整，分部工程不得有漏項(xiàng)、缺項(xiàng)。完整的資料能反映出工程所用材料的可靠性，反映出分部細(xì)部的做法及隱蔽情況的結(jié)果，為今后工程管理、維修、改建、擴(kuò)建時(shí)查閱提供有力的保障。

3 工程資料常出現(xiàn)的問(wèn)題和解決措施

3.1 資料不真實(shí)

工程資料是依據(jù)項(xiàng)目部檢查小組實(shí)測(cè)實(shí)量測(cè)出的數(shù)據(jù)而編制的，但實(shí)際中，部分項(xiàng)目工程資料由資料員在電腦軟件上生成，導(dǎo)致資料填寫(xiě)與施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際不符。

應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目的資料管理，進(jìn)行妥善分工，明確各自崗位職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)技術(shù)員、質(zhì)量員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)的實(shí)測(cè)、記錄。從進(jìn)場(chǎng)的原材料，各工序形成抓起，資料員根據(jù)分項(xiàng)分部質(zhì)量評(píng)定等各種原始記錄及時(shí)編制、歸檔，如實(shí)反映工程施工進(jìn)度，如實(shí)填寫(xiě)記錄，成為有價(jià)值的保持文件。

3.2 資料不完整

在工程中，可能會(huì)因某種原因?qū)е戮植课醇皶r(shí)施工，有些單位為保持資料與局部工程的同步性，就不進(jìn)行資料編制，從而造成資料漏項(xiàng)，也會(huì)因資料管理缺失，導(dǎo)致資料部分遺失的情況。另外，部分資料員業(yè)務(wù)水平有限，對(duì)資料編制、收集不熟悉導(dǎo)致漏項(xiàng)也會(huì)造成資料不完整。不完整的工程資料無(wú)法全面系統(tǒng)的反映工程質(zhì)量等情況，甚至?xí)绊懝こ痰尿?yàn)收。

應(yīng)對(duì)措施：施工單位建立制度，明確由項(xiàng)目總工對(duì)資料工作負(fù)總責(zé)。并組織相關(guān)人員編制施工資料、收集方案，對(duì)資料編制人、收集人、編制內(nèi)容、收集范圍、收集要求等做出具體規(guī)定，使施工資料管理工作到位。項(xiàng)目總工應(yīng)定期檢查、指導(dǎo)資料的編制、收集工作。明確資料管理不是資料員一個(gè)人的事，只有齊抓共管才能做好資料管理工作。

3.3 與施工進(jìn)度不同步

在實(shí)際的施工過(guò)程中，由于工長(zhǎng)責(zé)任心不強(qiáng)、對(duì)過(guò)程資料把關(guān)不嚴(yán)、資料失控，有些時(shí)候，材料已經(jīng)進(jìn)場(chǎng)，但相應(yīng)復(fù)試結(jié)果還未出來(lái)(資料無(wú)法編制報(bào)審)，施工單位(更多時(shí)候是建設(shè)單位)為了搶進(jìn)度，就將材料使用到工程當(dāng)中；有些項(xiàng)目資料管理滯后，分項(xiàng)工程甚至單位工程完成后資料仍未收集完整，造成資料員只能以“回憶錄”的形式收集整理，導(dǎo)致施工資料與現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度嚴(yán)重脫節(jié)；有些項(xiàng)目管理依賴軟件來(lái)做資料，對(duì)過(guò)程資料管理失控，檢查把關(guān)不嚴(yán)，最終導(dǎo)致資料的形成與進(jìn)度脫節(jié)。

應(yīng)對(duì)措施：必須確保施工資料與工程進(jìn)度同步，在資料整理過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)資料管理，明確人員分工，責(zé)任落實(shí)到人，項(xiàng)目部管理人員定期檢查資料的編制和收集工作。

3.4 施工資料不閉合

在施工過(guò)程中，施工資料的編制與整理主要由以下人員負(fù)責(zé)，他們分別是項(xiàng)目總工程師、質(zhì)檢員、技術(shù)員、資料員、材料員、試驗(yàn)員、工長(zhǎng)等。每人只負(fù)責(zé)其中某一部分的編制、收集、整理工作，由于施工資料是集技術(shù)和管理、實(shí)踐與執(zhí)行于一體的綜合性工作，假若缺乏交流或不嚴(yán)格按現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度同步進(jìn)行，施工資料的縱向、橫向就很難閉合。

應(yīng)對(duì)措施：資料各責(zé)任人應(yīng)分工明確、相互配合、加強(qiáng)溝通，嚴(yán)格按照現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度同步進(jìn)行，制定統(tǒng)一的資料編制要求和細(xì)則，確保資料再生成、傳遞、收集、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化、科學(xué)化、程序化。

總而言之， 建設(shè)工程內(nèi)業(yè)資料是施工單位項(xiàng)目管理的重要組成。需做到資料的完整、齊全，因?yàn)樗灤┦┕と^(guò)程，是現(xiàn)場(chǎng)真實(shí)的記錄，矢志不渝的建立健全資料管理體系，有效切實(shí)的做好工作是一個(gè)施工單位能順利完成施工任務(wù)不可或缺的。

Experience on how to do well in building engineering data management

Mu Yanmei

(ShanxiHydraulicBuildingEngineeringBureau,Taiyuan030006,China)

The paper introduces roles of building engineering data, analyzes the necessary conditions of doing well in engineering data management, and puts forward corresponding solving strategies in light of building engineering data management problems, so as to guarantee engineering data real and accurate.

building engineering, data management, engineering schedule

1009-6825(2016)28-0236-03

2016-07-11

穆艷梅(1980- )，女，工程師

G271

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