孫亞萍

（江蘇省淮安技師學(xué)院，江蘇淮安，22300123001）

淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理之價(jià)值提升

孫亞萍

（江蘇省淮安技師學(xué)院，江蘇淮安，22300123001）

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和高等教育大眾化的持續(xù)推進(jìn)，高等教育規(guī)模和質(zhì)量都取得了長(zhǎng)足發(fā)展，隨之而產(chǎn)生大量的高等教育信息，成為重要的檔案資源，為高等教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有益的借鑒。高等教育數(shù)據(jù)具有信息量大、類(lèi)型復(fù)雜、價(jià)值高等特點(diǎn)，對(duì)于檔案資源的存儲(chǔ)管理和利用提出了更高的要求。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生和廣泛應(yīng)用，為挖掘高校檔案資源價(jià)值提供了有利的契機(jī)，可以使檔案資源更快地轉(zhuǎn)化為知識(shí)資源，為檔案工作有效開(kāi)展提供有力的技術(shù)保障。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的現(xiàn)狀

近年隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)已經(jīng)日益廣泛應(yīng)用于各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)和社會(huì)領(lǐng)域。在大數(shù)據(jù)應(yīng)用的背景下，高校檔案工作利用信息技術(shù)，可以為服務(wù)對(duì)象提供更加智能、富有個(gè)性和精品化的服務(wù)。我們?cè)谑褂么髷?shù)據(jù)技術(shù)對(duì)原有信息資源進(jìn)行分類(lèi)整理后，能夠促使檔案檢索過(guò)程更加智能高效，為服務(wù)對(duì)象提供定制化、主題化的個(gè)性服務(wù)，面向目標(biāo)群體開(kāi)展檔案信息推送活動(dòng)，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘和有效分析為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的數(shù)據(jù)支持?？梢哉f(shuō)，在大數(shù)據(jù)的應(yīng)用中，傳統(tǒng)檔案資料的潛在價(jià)值將被有效激活，檔案管理和利用中的一些問(wèn)題得到有效克服，檔案管理工作打開(kāi)了新的、廣闊的發(fā)展空間。

國(guó)家“十三五”規(guī)劃綱要明確將實(shí)施大數(shù)據(jù)國(guó)家戰(zhàn)略，深化大數(shù)據(jù)在各行業(yè)的創(chuàng)新應(yīng)用，云計(jì)算、云存儲(chǔ)等技術(shù)為信息的保存和流通帶來(lái)極大的便利，同時(shí)也促使網(wǎng)絡(luò)信息海量增長(zhǎng)。高校檔案管理工作在信息化過(guò)程中，也面臨著信息量龐大、組成方式多元的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，特別是服務(wù)對(duì)象對(duì)于信息的需求更加多元、精準(zhǔn)、個(gè)性和專(zhuān)業(yè)，使傳統(tǒng)檔案管理和方式難以滿(mǎn)足服務(wù)對(duì)象的需求，不能跟上信息化時(shí)代的步伐。

江蘇省淮安技師學(xué)院利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷提升檔案工作水平，通過(guò)幾年時(shí)間的努力，順利完成了由紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理的深刻轉(zhuǎn)變，將浩如煙海的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，并進(jìn)行合理地分類(lèi)整理。我們可以非常便捷地進(jìn)行檢索，能夠滿(mǎn)足檔案查詢(xún)、決策參考的需要，大大提升了檔案信息的流轉(zhuǎn)時(shí)效，促使檔案管理工作更加科學(xué)化、專(zhuān)業(yè)化。未來(lái)江蘇省淮安技師學(xué)院還將沿著數(shù)據(jù)化道路進(jìn)行探索，提高數(shù)據(jù)分析的精度，為用戶(hù)提供更加個(gè)性化的服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

1.大數(shù)據(jù)技術(shù)可以使檔案資源充分發(fā)揮影響力。檔案信息是高校管理、科研、教學(xué)、德育、后勤保障等各項(xiàng)工作的寶貴資源，我們可以從中發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)工作的發(fā)展歷程、利弊得失，借鑒過(guò)去好的做法提升當(dāng)前的工作效果，吸取以往的教訓(xùn)避免再走彎路。高校的各項(xiàng)工作都具有一定的延續(xù)性，查詢(xún)檔案則是保障工作有效開(kāi)展的必要前提。然而在當(dāng)前很多高校中，檔案工作并未得到應(yīng)有的重視，由于管理者人為地忽視，檔案僅僅作為過(guò)去事件的記載而留存，并未充分發(fā)揮決策咨鑒、經(jīng)驗(yàn)借鑒的作用，這造成了寶貴信息資源的巨大浪費(fèi)。而在大數(shù)據(jù)蓬勃發(fā)展的時(shí)代背景下，江蘇省淮安技師學(xué)院初步運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理和分析，在信息分析精度、效率和數(shù)據(jù)產(chǎn)出速度方面比以往有質(zhì)的提升。隨著人工智能技術(shù)和知識(shí)圖譜等現(xiàn)代科技大量應(yīng)用于檔案管理中，從教學(xué)、科研、管理、學(xué)生工作、后勤工作等多方面入手，研究探索該領(lǐng)域的發(fā)展規(guī)律，將為今后高校的可持續(xù)發(fā)展與科學(xué)決策、管理提供有力的技術(shù)支撐。

2.在對(duì)用戶(hù)信息進(jìn)行分析基礎(chǔ)上，主動(dòng)提供個(gè)性化服務(wù)。在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，工作人員根據(jù)來(lái)訪者的需求進(jìn)行檔案查詢(xún)，工作方式較為被動(dòng)，不能滿(mǎn)足人們對(duì)檔案信息的個(gè)性化、全面化需求，而在大數(shù)據(jù)背景下，這種情況得到有效改善，檔案管理者主動(dòng)出擊分析用戶(hù)需求。轉(zhuǎn)變工作方式，開(kāi)創(chuàng)新的工作內(nèi)容。當(dāng)前越來(lái)越多的高校加入到智慧校園的行列，學(xué)校師生在校園網(wǎng)絡(luò)中的管理平臺(tái)、科研平臺(tái)、教學(xué)平臺(tái)、財(cái)務(wù)平臺(tái)，以及圖書(shū)館、醫(yī)院、食堂、門(mén)禁的網(wǎng)絡(luò)終端上留下大量的使用痕跡，反映出師生學(xué)習(xí)、工作和生活的軌跡和需求。檔案館可以將這些信息進(jìn)行收集整理，對(duì)用戶(hù)的身份資料、使用時(shí)段等結(jié)構(gòu)化信息和查詢(xún)內(nèi)容、下載行為等非結(jié)構(gòu)信息進(jìn)行分析，從而對(duì)用戶(hù)的信息需求進(jìn)行研判，在此基礎(chǔ)上發(fā)揮檔案館信息匯總儲(chǔ)藏的優(yōu)勢(shì)，實(shí)時(shí)從檔案信息中遴選用戶(hù)需要的內(nèi)容，主動(dòng)進(jìn)行推送和介紹，這種變被動(dòng)為主動(dòng)的服務(wù)方式，促進(jìn)了檔案管理工作的革新。

三、高校檔案管理存在的突出問(wèn)題

一是管理思維陳舊、觀念落后。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展日新月異，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用更將檔案工作推向新的發(fā)展階段。然而，一些檔案工作者的思維未能跟上時(shí)代發(fā)展步伐，總是帶著懷疑、抵觸和挑剔的目光審視新技術(shù)的應(yīng)用，固守傳統(tǒng)的檔案管理方式，不能主動(dòng)學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)相關(guān)知識(shí)，在工作中也缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和個(gè)性化服務(wù)理念。思想觀念的落后必然導(dǎo)致認(rèn)知的不足，進(jìn)而對(duì)檔案館的工作革新造成阻礙。

二是對(duì)檔案資源的利用不足。一些檔案館受到傳統(tǒng)管理思維局限，僅注重資料儲(chǔ)存而不關(guān)注檔案的利用，在管理考核機(jī)制中更多涉及檔案整體儲(chǔ)藏的量化指標(biāo)，對(duì)檔案利用的內(nèi)容則涉及很少。在這種導(dǎo)向下，一些高校的檔案工作者將主要精力投入到檔案資料的搜集、歸類(lèi)、鑒別和儲(chǔ)存上，以為將資料留存好備查就是完成工作任務(wù)，未能對(duì)檔案資料的利用進(jìn)行深入研究和思考，在檔案數(shù)據(jù)化方面也較為消極。

三是檔案管理工作缺乏主動(dòng)性。當(dāng)前很多高校的檔案部門(mén)都存在著坐等用戶(hù)前來(lái)查詢(xún)的現(xiàn)象，這反映了檔案工作者工作方法被動(dòng)、服務(wù)理念缺失的問(wèn)題，不利于檔案資源發(fā)揮效用和檔案工作發(fā)揮影響力，在高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中沒(méi)有作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理價(jià)值提升的有效策略

1.大力提升工作人員的信息素養(yǎng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的有效開(kāi)展，需要具有先進(jìn)檔案理念和過(guò)硬網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的人才，才能使高校配置的計(jì)算機(jī)、檔案管理系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)真正發(fā)揮效用。否則在一些學(xué)校中，由于相關(guān)人才的缺乏，先進(jìn)的設(shè)備和信息工具處于閑置狀態(tài)，不能為檔案工作價(jià)值提升服務(wù)。為此，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)原有人員的培訓(xùn)，使之盡快更新工作理念，提升信息技術(shù)水平。

2.主動(dòng)服務(wù)學(xué)校發(fā)展建設(shè)。檔案工作人員不能坐等學(xué)校索要資料或師生上門(mén)查詢(xún)，而要結(jié)合學(xué)校工作重點(diǎn)和師生在科研、教學(xué)方面的主要需求，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，主動(dòng)研究用戶(hù)需求，將檔案資源盤(pán)活，逐漸成為學(xué)校各項(xiàng)決策的重要數(shù)據(jù)參考。例如當(dāng)高?；I劃校慶等大型活動(dòng)時(shí)，檔案館就可以將歷屆校慶的活動(dòng)程序、籌備過(guò)程、資金開(kāi)支、人員分配等資料進(jìn)行梳理匯總，為合理調(diào)動(dòng)資源開(kāi)展活動(dòng)提供有力支持。又如高校在開(kāi)展大型基建工程前，檔案館應(yīng)將歷史上的基建檔案進(jìn)行分析，將以往的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)作為參考。

3.采取有效激勵(lì)措施促進(jìn)工作轉(zhuǎn)型。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，檔案館的工作方式發(fā)生了很大改變，由儲(chǔ)存為主轉(zhuǎn)為應(yīng)用為主，由被動(dòng)等待轉(zhuǎn)為主動(dòng)出擊，從邊緣化部門(mén)向信息主要參考來(lái)源轉(zhuǎn)變。為推動(dòng)檔案管理工作順利轉(zhuǎn)型，我們應(yīng)以激勵(lì)為主，引導(dǎo)工作模式、思路、方法的逐步改變。應(yīng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和服務(wù)理念融入人員考核和評(píng)職晉級(jí)中，用新的考核標(biāo)準(zhǔn)樹(shù)立明確的導(dǎo)向，對(duì)技術(shù)掌握牢固、觀念轉(zhuǎn)變迅速的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)人員的工作積極性。

4.打造“教學(xué)科研——學(xué)校管理——檔案工作”的價(jià)值鏈條。檔案工作要想為學(xué)校的教學(xué)、管理等重點(diǎn)工作發(fā)揮促進(jìn)作用，就要利用大數(shù)據(jù)建立有效的連接機(jī)制，促進(jìn)檔案工作與各項(xiàng)工作的有效聯(lián)動(dòng)，從而提升檔案工作的價(jià)值。應(yīng)與教務(wù)、科研主管部門(mén)聯(lián)合，為每位教師安裝設(shè)備終端，由教師自主上傳教學(xué)和科研數(shù)據(jù)，保障數(shù)據(jù)獲取的完整性，同時(shí)可以根據(jù)數(shù)據(jù)生成情況作動(dòng)態(tài)分析。還可以與學(xué)生評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效連接，實(shí)時(shí)跟蹤教學(xué)工作目標(biāo)的實(shí)施進(jìn)度。檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以根據(jù)科研人員的項(xiàng)目?jī)?nèi)容和進(jìn)展階段，提供更加貼身的服務(wù)，隨時(shí)推送教師所需的科研檔案信息，將館藏科研檔案轉(zhuǎn)化為促進(jìn)科研的便利資源。

5.打造圖書(shū)工作與檔案工作的合作價(jià)值鏈條。圖書(shū)工作與檔案工作具有很大的相似性和互通性，二者可以通過(guò)建立大數(shù)據(jù)平臺(tái)將彼此的數(shù)據(jù)共享，由此可以對(duì)利用者的個(gè)性化偏好進(jìn)行更加全面準(zhǔn)確的分析，為利用者提供更為全面的信息分享。例如北京大學(xué)的圖書(shū)館和檔案館就共同開(kāi)發(fā)了SDA大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了一個(gè)界面統(tǒng)一檢索圖書(shū)和檔案信息，給讀者帶來(lái)了很大便利。

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