張 萍

山東省青島市市北區(qū)寧夏路街道辦事處

社區(qū)檔案管理工作中的問題與對策探析

張 萍

山東省青島市市北區(qū)寧夏路街道辦事處

隨著我國城市化進(jìn)程加快，社區(qū)建設(shè)工作也如火如荼的開展著，社區(qū)檔案管理工作是保證整個社區(qū)管理工作順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)。經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，社會的進(jìn)步飛速，信息化的發(fā)展來勢洶洶，對社區(qū)的檔案管理工作要求越來越高，為使檔案能夠更加有效的為社區(qū)管理工作的進(jìn)一步發(fā)展提供有力的支持，促進(jìn)社區(qū)建設(shè)完善，必須正視現(xiàn)今社區(qū)檔案管理工作中存在的問題，加強(qiáng)對社區(qū)檔案管理的建設(shè)。

社區(qū)檔案管理、問題、對策

社區(qū)建設(shè)是城市建設(shè)中的重要組成部分，而檔案管理工作又是社區(qū)各項管理工作的重要組成部分，它真實的收集和記錄著整個社區(qū)建設(shè)和管理的各種歷史活動，為接下來的社區(qū)建設(shè)和其他工作的進(jìn)一步開展提供依據(jù)。社區(qū)檔案管理則有其特定的價值和意義，在衡量社區(qū)檔案管理水平中起著重要作用，對于推進(jìn)城市建設(shè)和社會進(jìn)步也有著特殊意義，社區(qū)檔案管理水平的高低直接影響著社區(qū)檔案資料保存的質(zhì)量。而目前，新的辦公自動化浪潮席卷而來，社區(qū)檔案管理工作還不能完全符合當(dāng)代社區(qū)檔案工作的需要。

一、社區(qū)檔案管理工作中存在的問題

1.社區(qū)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足,職業(yè)道德缺失

目前，大多數(shù)的社區(qū)檔案管理工作人員都是非科本出身，專業(yè)素質(zhì)不高，甚至與所學(xué)專業(yè)完全不對口，缺乏檔案管理相關(guān)的工作經(jīng)驗，對檔案工作的重視程度較低。部分工作人員對于現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用不熟練，不僅會使社區(qū)檔案管理工作出現(xiàn)安全隱患，甚至造成了社區(qū)檔案的缺失，更嚴(yán)重導(dǎo)致了檔案管理工作的效率和成果落后。由于檔案管理的工作性質(zhì)讓人感到乏味，一些工作人員出現(xiàn)工作積極性不高，受傳統(tǒng)觀念影響，對檔案管理認(rèn)識不足，對工作缺乏熱情，缺乏主動性。另外其他社區(qū)工作人員檔案意識不強(qiáng)，沒有主動歸檔的意識。社區(qū)檔案缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步拉低了檔案管理工作的效率。

2.對檔案的重要性認(rèn)識不到位,檔案管理人員過少

社區(qū)檔案管理還屬于一個新興領(lǐng)域，人力、物力、財力的支持明顯不足。據(jù)統(tǒng)計表明，至今仍有些社區(qū)沒有設(shè)置專門的檔案管理場所，還有很多社區(qū)的檔案管理人員極少，有些甚至直接由社區(qū)普通工作人員兼任。社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對此也沒有足夠的重視，資金支持投入不夠，沒有安裝或改進(jìn)社區(qū)檔案管理工作所需要的檔案管理軟件，影響了檔案管理工作的工作進(jìn)度和成效。缺乏一套完善的社區(qū)檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中沒有準(zhǔn)確的指導(dǎo)。另外，社區(qū)檔案管理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他領(lǐng)域，隨著社區(qū)建設(shè)的逐步完善，社區(qū)檔案事業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案的內(nèi)容愈加豐富，傳統(tǒng)的社區(qū)檔案管理工作模式根本無法滿足當(dāng)前社會的需要。

3.對新媒體技術(shù)運(yùn)用不到位,忽視電子信息保密工作

社會逐步進(jìn)入數(shù)字化、信息化階段，信息化技術(shù)在各領(lǐng)域各行業(yè)中的作用越來越突出。很多社區(qū)已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進(jìn)行歸類管理和儲存，有效的改善了之前檔案管理中存在的種種局限和不足。但是大多社區(qū)忽視了對檔案管理的安全，沒有配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，一旦計算機(jī)硬軟件出現(xiàn)無法預(yù)測的問題，就會造成電子文書檔案的丟失，這對社區(qū)建設(shè)來說，是一個極大的隱患。加之社區(qū)檔案管理人員對計算機(jī)殺毒知識的欠缺，對電子檔案的保護(hù)意識較差，給社區(qū)檔案管理帶來了很多損失。

二、提高社區(qū)檔案管理水平的對策

1.注重社區(qū)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和政治素養(yǎng)的培養(yǎng)

首先，各社區(qū)單位把檔案管理工作納入進(jìn)一步的工作目標(biāo)和建設(shè)計劃，應(yīng)把引進(jìn)專業(yè)的復(fù)合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經(jīng)常地規(guī)范化的進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓(xùn)等邊講邊操作的培訓(xùn)方式。社區(qū)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定著檔案管理工作水平的高低，不斷更新他們的專業(yè)知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術(shù)的運(yùn)用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，以更好的適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要和要求。

其次，社區(qū)檔案管理工作是一項嚴(yán)密的政治工作，它要求工作人員必須具備良好的思想道德素質(zhì)，對檔案管理工作要保持積極向上的工作作風(fēng)，對工作投入高度的熱情，提高工作效率。社區(qū)應(yīng)把檔案管理部門應(yīng)把被動接受變?yōu)橹鲃由祥T服務(wù)，主動收集各部門檔案資料。對社區(qū)檔案管理工作認(rèn)識認(rèn)識充分，一心一意為社區(qū)和人民服務(wù)。

2.加強(qiáng)制度建設(shè),實現(xiàn)規(guī)范化管理

社區(qū)檔案管理工作需要與檔案局、街道辦事處等相關(guān)部門密切配合，社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視對本社區(qū)檔案管理工作的管理，聘請專業(yè)的社區(qū)檔案管理人員。主管社區(qū)案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理信息化建設(shè)制度。為社區(qū)檔案管理設(shè)置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作，各部門之間密切交流、加強(qiáng)溝通，規(guī)范化管理工作流程，共同促進(jìn)社區(qū)檔案管理工作的順利進(jìn)行。另外，后期的制約與監(jiān)督措施也是必不可少的，通過對檔案管理工作的監(jiān)督，對檔案的安全進(jìn)行保護(hù)，絕不能給予不法分子可乘之機(jī)。社區(qū)檔案工作者要充分認(rèn)識到自身工作的責(zé)任，增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感，確保檔案管理工作順利和深入的開展，努力開創(chuàng)檔案工作的新紀(jì)元。

3.軟、硬件配置齊全,減少安全隱患

軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性條件，只有擁有齊全的配置，社區(qū)檔案工作人員的工作才能順利進(jìn)行。計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行社區(qū)檔案管理能夠有效地處理大量文件信息，政府及社區(qū)單位要舍得在這方面花錢，為社區(qū)的檔案管理工作配備良好的計算機(jī)及其系統(tǒng)，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應(yīng)邀請專業(yè)人士為社區(qū)的檔案管理工作設(shè)置其特定的檔案管理軟件，為社區(qū)檔案管理設(shè)置一個專門的保護(hù)系統(tǒng)，盡量避免檔案信息的泄露或流失。

小結(jié):

社區(qū)檔案工作是社區(qū)建設(shè)乃至城市建設(shè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而檔案工作人員的素質(zhì)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。只有建立健全社區(qū)檔案管理機(jī)制，保證社區(qū)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)過關(guān)，對電子檔案實施有力的保護(hù)措施，才能保障社區(qū)管理工作有條不紊的前進(jìn)，提升社區(qū)管理工作的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。

［1］王穎.社區(qū)檔案管理工作的存在的問題及對策［J］.人人健康，2016，06： 240-241.

［2］羅文珍. 社區(qū)檔案管理工作的難點(diǎn)與對策研究［J］.黑龍江史志，2015，13： 212.

［3］樊曉紅. 社區(qū)檔案管理現(xiàn)狀、問題與對策［J］. 黑龍江檔案，2016，01：80.