丁　瑤（吉林市城市建設(shè)控股集團(tuán)有限公司，吉林吉林132013）

新時(shí)期如何創(chuàng)新國(guó)企檔案管理工作的若干思考

丁瑤
（吉林市城市建設(shè)控股集團(tuán)有限公司，吉林吉林132013）

檔案管理工作是我國(guó)國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要輔助工作，對(duì)國(guó)有企業(yè)的檔案進(jìn)行管理是對(duì)其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況的一個(gè)全面記錄和監(jiān)督保障?，F(xiàn)階段，我國(guó)的檔案管理工作在實(shí)際操作上還存在很多的不足，針對(duì)新時(shí)期創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)問題進(jìn)行分析和思考。

國(guó)有企業(yè)；檔案管理；發(fā)展策略；問題思考

我國(guó)國(guó)有企業(yè)的檔案記錄著整個(gè)國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程，同時(shí)檔案也是企業(yè)文化發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案進(jìn)行有效管理可以為企業(yè)管理者提供經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略依據(jù)，管理者可以通過對(duì)企業(yè)檔案內(nèi)容的分析及時(shí)調(diào)整企業(yè)的發(fā)展方向。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理水平提出了更高的要求，而在檔案管理中出現(xiàn)的問題還需要國(guó)有企業(yè)管理者和檔案管理人員共同去解決，尋求最優(yōu)的解決方案。

1　國(guó)有企業(yè)檔案管理中存在的不足

1.1對(duì)檔案管理的重視程度不夠

對(duì)檔案進(jìn)行有效管理是一個(gè)企業(yè)發(fā)展下去的關(guān)鍵性因素，檔案管理是一項(xiàng)非常繁雜的系統(tǒng)工程，它所覆蓋的信息范圍是非常廣的，最關(guān)鍵的是工作量很大，國(guó)有企業(yè)檔案工作人員在對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和整理的時(shí)候，所牽扯的企業(yè)部門非常多，如此大的工作量必定會(huì)投入大量的人力物力，但是這些工作都還只是企業(yè)向前發(fā)展的準(zhǔn)備工作，這些資源的利用是為了更好地為企業(yè)發(fā)展鋪路。從某種意義上，這些投入的資源并不能轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益，純粹是企業(yè)發(fā)展的前期投入，而對(duì)國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行考核的重點(diǎn)則是經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，因此，國(guó)有企業(yè)的管理層在主觀上并不是特別重視檔案管理工作，這也就導(dǎo)致檔案管理工作與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)沒有很好地結(jié)合在一起，一部分國(guó)有企業(yè)缺乏檔案管理意識(shí)，從而導(dǎo)致很多本應(yīng)該歸檔的材料沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔處理，出現(xiàn)了檔案信息不完整的情況。

1.2檔案管理不到位

在進(jìn)行檔案整理的過程中，很多時(shí)候只重視會(huì)計(jì)檔案，因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是緊密聯(lián)系在一起的，而對(duì)于其他方面的關(guān)注程度就很低，這樣的檔案管理方法其實(shí)與企業(yè)管理者全面剖析企業(yè)發(fā)展規(guī)劃是相背離的，而且也不利于國(guó)有企業(yè)的創(chuàng)新。國(guó)有企業(yè)對(duì)現(xiàn)存的檔案缺乏集中管理，比如，有的部門在管理上選擇專人保管檔案，而有的部門對(duì)檔案是采取個(gè)人自行處理，內(nèi)部檔案管理的溝通協(xié)商機(jī)制不是很健全，缺乏全面性和完整性，沒有辦法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，還有一部分國(guó)有企業(yè)管理人員將內(nèi)部的檔案工作當(dāng)作是內(nèi)勤工作，大部分工作人員都是沒有經(jīng)過檔案管理知識(shí)培訓(xùn)的非專業(yè)人員，這也在某種程度上加大了檔案規(guī)范管理的難度，并且不利于檔案工作的有效開展。

2　國(guó)有企業(yè)檔案管理中存在問題的解決策略

2.1加深對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度

國(guó)有企業(yè)要意識(shí)到檔案管理對(duì)自身經(jīng)營(yíng)的作用和影響，國(guó)有企業(yè)的檔案信息是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全面記錄，對(duì)國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)具有重要參考價(jià)值，因此，國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)重視檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)工作，要增強(qiáng)企業(yè)工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知度，逐漸加大檔案管理部門的資金投入，使相關(guān)人員認(rèn)真執(zhí)行檔案管理的相關(guān)制度，切實(shí)將檔案管理工作中需要相互配合的環(huán)節(jié)落實(shí)到每一個(gè)工作人員身上，使其積極地進(jìn)行檔案的收集和整理工作，不斷提高檔案的利用效率，從而實(shí)現(xiàn)檔案的真實(shí)價(jià)值。

2.2加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

國(guó)有企業(yè)的管理者在用人上一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，首先要做的就是提高檔案管理工作人員的招收標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選擇學(xué)歷高、愛崗敬業(yè)的人才，在選好應(yīng)聘人員后，還要進(jìn)行公開、公正的檔案管理考核，通過考核后進(jìn)行崗位培訓(xùn)，之后才能允許上崗就業(yè)。此外，應(yīng)公平對(duì)待國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類工作人員與檔案管理人員，這樣可以有效避免人才流失，確保檔案管理崗位人員的穩(wěn)定性。人員流失會(huì)導(dǎo)致檔案在交接過程中出現(xiàn)各種問題，進(jìn)而影響企業(yè)的正常運(yùn)行，因此，確保檔案崗位人員的穩(wěn)定性對(duì)于國(guó)有企業(yè)來說非常重要。其次，國(guó)有企業(yè)還要定期對(duì)檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，創(chuàng)建完善的檔案管理人員培訓(xùn)體系。還可以與各大高校建立互助合作關(guān)系，學(xué)生可以到國(guó)有企業(yè)中去學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，學(xué)校為國(guó)有企業(yè)培養(yǎng)專門的檔案管理人員，不斷提高學(xué)生的職業(yè)道德素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)水平，只有這樣，學(xué)生進(jìn)入到企業(yè)后才能夠更好地適應(yīng)崗位要求，更好地為國(guó)有企業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量。

2.3發(fā)揮檔案管理的功能

提高檔案管理的時(shí)效性對(duì)于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展來說非常有意義，企業(yè)的檔案管理人員要能夠及時(shí)提供檔案資料，將檔案的價(jià)值由靜態(tài)轉(zhuǎn)為動(dòng)態(tài)，從而發(fā)揮檔案管理在國(guó)有企業(yè)發(fā)展中的作用。自從國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化之后，檔案部門就可以從后臺(tái)直接轉(zhuǎn)向前臺(tái)，使信息資源實(shí)現(xiàn)了全時(shí)段、全區(qū)域的共享，使檔案管理的運(yùn)用效能得到了極大的提高。

2.4創(chuàng)新檔案的管理模式

我們要根據(jù)國(guó)有企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況來創(chuàng)建檔案接收整理制度，國(guó)有企業(yè)一定要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，增加自身的主動(dòng)意識(shí)，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，及時(shí)更新存檔目錄，運(yùn)用紙質(zhì)版與電子版相結(jié)合的方式，做好檔案的歸檔工作。還可以適當(dāng)擴(kuò)大檔案信息的收集范圍，在收集紙質(zhì)檔案時(shí)，最好可以多收集一些與企業(yè)發(fā)展相關(guān)的影像資料，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)的創(chuàng)新事跡，如果沒有影像資料，可以采取文字記錄的方式，這樣有利于存檔的多樣化和全面化，更利于檔案資料在企業(yè)中充分發(fā)揮其利用價(jià)值。

2.5提高檔案管理工作的綜合水平

檔案的存在有其價(jià)值，它可以為企業(yè)提供生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的數(shù)據(jù)，要想更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值，還需要國(guó)有企業(yè)檔案人員了解不同檔案的性質(zhì)，分門別類地將其歸檔并提供給多個(gè)業(yè)務(wù)相關(guān)部門共同利用。

3　結(jié)語

在全新的發(fā)展形勢(shì)下，我們一定要不斷對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，利用網(wǎng)絡(luò)手段來更新管理技術(shù)，加快電子檔案的管理進(jìn)程，只有這樣才能進(jìn)一步提高我國(guó)國(guó)有企業(yè)的檔案管理水平，更好地利用檔案促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

［1］閆曉楓，韓紀(jì)富，張晨鈺.軍隊(duì)高校學(xué)報(bào)檔案管理存在的問題及對(duì)策［C］//改革創(chuàng)新·科學(xué)發(fā)展——第7屆全國(guó)核心期刊與期刊國(guó)際化、網(wǎng)絡(luò)化研討會(huì)論文集，2009.

［2］劉慰慈.關(guān)于做好檔案管理工作的認(rèn)識(shí)［C］//貴州省檔案局、貴州省檔案學(xué)會(huì)“紀(jì)念貴州省檔案館成立50周年”學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集，2010.

［3］王紅.論知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下的檔案管理工作［C］//中國(guó)檔案學(xué)會(huì)第六次全國(guó)檔案學(xué)術(shù)討論會(huì)論文集，2002.

［4］吳志遠(yuǎn).淺談稅務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)［C］//創(chuàng)新與發(fā)展——山東省檔案學(xué)會(huì)第六次會(huì)員代表大會(huì)暨山東省檔案學(xué)會(huì)第六次檔案學(xué)術(shù)討論會(huì)論文集，2006.

［5］王蘭香.對(duì)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考［C］//甘肅省鐵道學(xué)會(huì)文秘檔委員會(huì)2006年度綜合學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集，2006.

Some thoughts on hoWto innovate archivesmanagement of state-oWneDenterprises

DINGYao
(Jilin CityConstruction HoldingGroup Co.,Ltd.,Jilin 132013,China)

Archivesmanagement isan importantauxiliarywork ofproduction andmanagementofstate-owneDenterprises, which is comprehensive recorDanDsafeguarDto production anDoperation of enterprises.At this stage,there are stillmany deficiencies in practiceofarchivesmanagement,this papermadeanalysison archivesmanagement innovation of SOE in the neWera.

State-owneDenterprises;Archivesmanagement;Developmentstrategy;Thinking on the problems

G279.2

A

1674-8646（2016）03-0104-02

2016-01-23