劉成軍（黑龍江省林業(yè)設(shè)計(jì)研究院，哈爾濱 150001）

檔案管理人員素質(zhì)提升與檔案管理水平提高

劉成軍
（黑龍江省林業(yè)設(shè)計(jì)研究院，哈爾濱 150001）

檔案的管理工作，在時(shí)代不斷發(fā)展的今天，其作用變得更加重要，是有效衡量人或事的重要依據(jù)，提高檔案管理人員的素質(zhì)，可以為檔案利用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)品質(zhì)，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。

檔案管理；人員素質(zhì)；提升；水平提高

1　相關(guān)問(wèn)題的概述

1.1檔案管理

檔案管理也被稱為檔案工作，即專門從事對(duì)相關(guān)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并進(jìn)行科學(xué)的劃分，并以此來(lái)提供特定的服務(wù)性質(zhì)工作，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理工作內(nèi)容主要有以下幾個(gè)重要板塊：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象則是需要檔案的利用者，所以要解決的基本矛盾是檔案的分散、凌亂、雜質(zhì)、量大、孤本等。從我國(guó)檔案的管理歷史來(lái)看，該系統(tǒng)是由非獨(dú)立到獨(dú)立、簡(jiǎn)單到復(fù)雜的演變過(guò)程，所以隨著檔案量的逐步增加，科目日漸復(fù)雜，必須要朝著更加科學(xué)化的管理系統(tǒng)發(fā)展，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。

1.2人員素質(zhì)提升的必要性

檔案管理人員是處理檔案分類的主要參與者，其素質(zhì)的高低直接決定了服務(wù)質(zhì)量的好壞，有必要提升檔案管理人員的個(gè)人素養(yǎng)，完善檔案管理工作的更好發(fā)展。隨著3G時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作也逐漸發(fā)展至從傳統(tǒng)的手工到電腦等信息化的處理手段，檔案管理工作相對(duì)從前變得簡(jiǎn)單，但也十分需要對(duì)待工作更加細(xì)致的人來(lái)從事這份工作。另外，也要求管理人員的個(gè)人素養(yǎng)不僅包括從前專業(yè)素養(yǎng)、服務(wù)態(tài)度的提升，更多的則是對(duì)相關(guān)知識(shí)的掌握和學(xué)習(xí)，例如要熟練的掌握各種文檔的編輯工作，軟件的合理運(yùn)用等。

1.3檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀

筆者通過(guò)對(duì)相關(guān)檔案管理人員、各大高校學(xué)習(xí)的專業(yè)人才、檔案事務(wù)所的領(lǐng)導(dǎo)人士進(jìn)行了問(wèn)卷查訪的工作，從相關(guān)檔案管理人員的調(diào)研結(jié)果發(fā)現(xiàn)，從事該工作的職員，部分能十分嫻熟地處理好檔案分類等各項(xiàng)工作，但也有些非專業(yè)人士參與其中，這就在很大程度上限制檔案管理的工作科學(xué)、合理化發(fā)展，阻礙檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的進(jìn)一步提升。高校學(xué)生則大都對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)把握還不夠到位，普遍認(rèn)為學(xué)習(xí)理論知識(shí)對(duì)自己的發(fā)展并無(wú)太大的用處，只要能完美勝任工作即可。另外，檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也存在相應(yīng)的問(wèn)題，使得檔案管理人員之間存在的差距十分巨大，服務(wù)質(zhì)量得不到明顯的提升。

2　檔案管理中存在的相關(guān)問(wèn)題

2.1檔案管理人員方面

2.1.1服務(wù)意識(shí)不足

檔案管理的服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，服務(wù)質(zhì)量的高低則主要是由他們的反饋，檔案管理人員如果無(wú)法與其建立良好的關(guān)系，則在一定程度上決定了服務(wù)質(zhì)量得不到明顯提高的現(xiàn)狀。通過(guò)對(duì)檔案管理人員的查訪，筆者也得出由于部分檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，所以在服務(wù)質(zhì)量方面還有待進(jìn)一步的完善，或者說(shuō)有部分人員并沒(méi)有明確的服務(wù)意識(shí)，單方面的認(rèn)為自己工作的主要對(duì)象是將各個(gè)種類的文檔進(jìn)行科學(xué)的分類而已，所以造成了該行業(yè)服務(wù)意識(shí)不夠的現(xiàn)狀。

2.1.2業(yè)務(wù)能力有限

就檔案管理人員來(lái)看，其業(yè)務(wù)主要是對(duì)文檔的處理效率，如果沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，就很難對(duì)數(shù)目繁雜的檔案進(jìn)行科學(xué)分類，由此帶來(lái)的直接后果則是檔案的利用者無(wú)法迅速準(zhǔn)確地找出自己需要的檔案。針對(duì)業(yè)務(wù)能力方面，由于部分檔案管理人員是非專業(yè)型人才，所以業(yè)務(wù)能力就十分有限。此外，他們并不太重視自身的學(xué)習(xí)和完善自我的機(jī)會(huì)，以上種種都是造成我國(guó)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力無(wú)法緊隨時(shí)代發(fā)展的重要原因，必須在今后的發(fā)展過(guò)程中加以遏制。

2.1.3沒(méi)有養(yǎng)成良好的習(xí)慣

以汽車4S店為藍(lán)本，它的業(yè)務(wù)范圍也包括零配件的管理，其中就有專門的人員對(duì)各種品牌的零件，各種規(guī)格的配件進(jìn)行科學(xué)、合理的分類。此外，對(duì)修理人員更是用“6S”來(lái)嚴(yán)格規(guī)范，即強(qiáng)調(diào)良好習(xí)慣的養(yǎng)成，這有利于塑造企業(yè)的精神風(fēng)貌，也為分類管理提供方便。

2.2檔案管理領(lǐng)導(dǎo)方面

2.2.1缺乏良好氛圍

我國(guó)堅(jiān)持改革開(kāi)放，雖然帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)收益，但也使部分行業(yè)出現(xiàn)了不良的風(fēng)氣，要改變這種不良風(fēng)氣，必須在全行業(yè)內(nèi)營(yíng)造其良好的氛圍，檔案管理的工作亦是如此。這就要求檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要有所作為，樹(shù)立起良好的氛圍。

2.2.2并不重視職員學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)

職員不能用嚴(yán)格的要求來(lái)規(guī)范自身發(fā)展，然而領(lǐng)導(dǎo)卻不能這樣，領(lǐng)導(dǎo)作為管理人事的主要負(fù)責(zé)人，如果不能做到重視職員的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，將在企業(yè)內(nèi)營(yíng)造出一種消極的氛圍。另外，基于分配公平制度，也必須要重視職員的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，只有這樣才能更好地促進(jìn)職員的專業(yè)能力培養(yǎng)和服務(wù)質(zhì)量的更好完善。

3　檔案管理工作的相關(guān)建議

3.1領(lǐng)導(dǎo)高度重視

不能視檔案管理為可有可無(wú)的簡(jiǎn)單工作，檔案是一個(gè)人和歷史重要的參考文獻(xiàn)，如果不能得到重視，將失去其重要價(jià)值。另外，關(guān)于行業(yè)內(nèi)眾多弊病的及時(shí)處理也需要依賴于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視十分必要。

3.2加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

我國(guó)在檔案管理工作中存在較大的問(wèn)題，其中專業(yè)素養(yǎng)的能力更是呈現(xiàn)一種參差不齊的現(xiàn)狀，所以必須要從各方面來(lái)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和掌握，促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的完善。筆者認(rèn)為這不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，還依賴于職員的習(xí)慣養(yǎng)成，所以職員要加強(qiáng)對(duì)自我的管理和規(guī)范，養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)的興起，使網(wǎng)絡(luò)成為處理檔案的有效手段，一些傳統(tǒng)的方式逐漸不合時(shí)宜，就有必要學(xué)習(xí)新型的業(yè)務(wù)處理方式，將學(xué)習(xí)到的理論知識(shí)更好地與實(shí)際工作相互結(jié)合，提高自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

3.3強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

檔案管理人員通過(guò)自身的工作，將各式各樣的文檔進(jìn)行科學(xué)性、合理化的分類處理，就是要為檔案的利用者提供方便，供其參閱，所以是一種服務(wù)型產(chǎn)業(yè)。相關(guān)的檔案管理人員在服務(wù)態(tài)度上存在差別和明顯不足，有必要對(duì)此進(jìn)行大刀闊斧的革新，首要之處就是要強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，就是要求檔案工作者注意自身工作的重要性，學(xué)習(xí)和了解并會(huì)主動(dòng)關(guān)心國(guó)家大局，善于根據(jù)黨委、政府的中心工作積極開(kāi)展檔案管理工作，培養(yǎng)自身的責(zé)任感和意識(shí)，只有具備高度的責(zé)任感，才能更好地融入到日常工作中。

［1］ 梁艷玲.淺議檔案管理人員的綜合素質(zhì)［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012，（01）：173.

［2］ 王常虹.對(duì)加強(qiáng)地方本科院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的思考［J］.重慶科技學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2010，（14）：46-48.

［3］ 蘭麗敏.淺談檔案管理工作中的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)［J］.北方經(jīng)貿(mào)，2011，（12）：90-92.

［4］ 黃少芳.新形勢(shì)下檔案管理人員的素質(zhì)提升［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2011，（06）：27-28.

The improvement of the quality of archives management staff and enhancement of archives management level

LIUCheng-jun
（HeilongjiangDesign and Research Institute ofForestry，Harbin 150001，China）

The effect of archives management has become more prominent in the era of continuous development，which is an important and effective basis to measure things.To improve the quality of archives management staff can provide better service quality for users，and promote social development and progress.

Archives management；Qualityofpersonnel；Enhancement；Improvement ofthe level

G647

A

1674-8646（2016）11-0130-02

2016-04-15