楊良剛

（北華大學(xué)信息技術(shù)與傳媒學(xué)院，吉林吉林132000）

計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題及解決策略

楊良剛

（北華大學(xué)信息技術(shù)與傳媒學(xué)院，吉林吉林132000）

在實(shí)際工作過(guò)程中，由于行業(yè)工作者并非專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)人士，所以在應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)時(shí)，難免會(huì)遇到這樣或那樣的問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在不僅會(huì)影響工作者的辦公效率，甚至?xí)?duì)辦公資源造成損害，因此解決計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的常見(jiàn)問(wèn)題，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)在辦公過(guò)程中的積極作用，已成為辦公者亟待解決的問(wèn)題。

計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)；常見(jiàn)問(wèn)題；解決策略

計(jì)算機(jī)作為現(xiàn)代化社會(huì)的新生產(chǎn)物，其功能性已經(jīng)在各行各業(yè)中都得以有效的展現(xiàn)。計(jì)算機(jī)自身所具備的科技性與便捷性，使其能夠建立起一個(gè)獨(dú)立的辦公系統(tǒng)，從而為各行各業(yè)工作者帶來(lái)了工作上的便利。

1　計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題

1.1辦公系統(tǒng)體系掌握不熟練

計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)所研制出的辦公系統(tǒng)，不同的行業(yè)有著不同的計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)，但其需要應(yīng)用者必須要具備一定的計(jì)算機(jī)基本操作技術(shù)才能夠完成。然而，很多辦公人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)都較為薄弱，甚至有些資歷較老的辦公人員根本就不懂如何應(yīng)用計(jì)算機(jī)。對(duì)計(jì)算機(jī)基本技術(shù)的缺乏使得很多辦公人員都要對(duì)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)進(jìn)行現(xiàn)學(xué)，這使得很多辦公人員都存在著對(duì)辦公系統(tǒng)體系掌握不熟練的情況。

1.2操作失誤導(dǎo)致的資料丟失

由于辦公人員計(jì)算機(jī)基本技術(shù)的缺乏，使得他們?cè)谶M(jìn)行計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)，常常會(huì)出現(xiàn)操作失誤的情況。當(dāng)操作失誤出現(xiàn)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)上沒(méi)有出現(xiàn)辦公者想要得到的數(shù)據(jù)或出現(xiàn)了錯(cuò)誤的畫(huà)面時(shí)，由于辦公者之前并未遇到過(guò)此種情況，辦公者就會(huì)出現(xiàn)緊張感。伴隨緊張感而來(lái)的是他們想要退回到上一步驟的迫切心情，在這種迫切心情的影響下，辦公者很容易出現(xiàn)一錯(cuò)再錯(cuò)的情況，最終導(dǎo)致辦公資料丟失。

1.3系統(tǒng)維護(hù)、更新操作不當(dāng)

計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)是一個(gè)長(zhǎng)期性的使用系統(tǒng)，其會(huì)根據(jù)所在行業(yè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)發(fā)展的水平而不斷發(fā)展，不斷更新自身的系統(tǒng)內(nèi)容，以應(yīng)對(duì)新型及更為復(fù)雜的辦公操作需求。通常情況下，計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的維護(hù)都是由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員來(lái)完成的。但由于不同行業(yè)的辦公系統(tǒng)的實(shí)際內(nèi)容不同，再加上各行業(yè)專(zhuān)業(yè)辦公系統(tǒng)人才的緊缺，使得很難保證每個(gè)辦公系統(tǒng)都是由專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)人員來(lái)完成的。在這種情況下，為了完成辦公系統(tǒng)的更新，必然要由辦公人員來(lái)完成辦公系統(tǒng)的維護(hù)，而專(zhuān)業(yè)技術(shù)的缺乏使得他們?cè)谶M(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)操作不當(dāng)?shù)那闆r，從而對(duì)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)造成不利影響。

1.4防御意識(shí)薄弱引起病毒感染

病毒是計(jì)算機(jī)最大的敵人，同樣也是計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)最大的敵人。由于辦公者的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技術(shù)薄弱，所以他們?cè)诜烙庾R(shí)上也存在誤區(qū)，這就給他們的辦公操作帶來(lái)了極大的安全隱患。一旦操作不當(dāng)不僅會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓，還會(huì)泄漏行業(yè)機(jī)密，其對(duì)于辦公單位的打擊無(wú)疑是巨大的。

2　計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)問(wèn)題的解決策略

2.1重三迭四，提升系統(tǒng)運(yùn)用水平

辦公者想要實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的有效應(yīng)用，必須要在系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過(guò)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，不斷加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的練習(xí)。通過(guò)不斷的練習(xí)，來(lái)提升自己對(duì)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的有效應(yīng)用，從而保證自己對(duì)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的操作都能夠正確，避免無(wú)畏操作失誤的出現(xiàn)，提升自己對(duì)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的基本應(yīng)用效率。

2.2精細(xì)操作，學(xué)習(xí)資料還原技術(shù)

想要更好地發(fā)揮出計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的作用，使其在辦公難度上有所突破，辦公者必須要向計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的更深層次去鉆研，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的精細(xì)化操作。需要注意的是在高難度計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程中，操作失誤的情況在所難免。當(dāng)失誤出現(xiàn)時(shí)，只要能夠合理操作，那么絕大部分資料都能夠得以還原。因此，辦公人員必須要學(xué)習(xí)辦公系統(tǒng)的資料還原技術(shù)，避免在誤操作之后出現(xiàn)“一錯(cuò)再錯(cuò)”的情況，導(dǎo)致資料徹底無(wú)法找回。

2.3加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)系統(tǒng)維護(hù)處理

雖然計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)不要求辦公人員具備專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，但基本的計(jì)算機(jī)維護(hù)、更新等技術(shù)，辦公人員還是必須要掌握的。對(duì)辦公計(jì)算系統(tǒng)的基本維護(hù)和更新技術(shù)的掌握，不僅能夠保證計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)始終處于一個(gè)最優(yōu)狀態(tài)下，還能夠保證系統(tǒng)功能的全面性，這樣能夠給予辦公者最大的辦公支持，從而將計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)作用最大限度地發(fā)揮出來(lái)，為辦公者的辦公行為提供幫助。

2.4規(guī)范操作，提升系統(tǒng)病毒防御

病毒作為對(duì)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)侵害最大的問(wèn)題，必須要做好對(duì)其的防護(hù)，才能夠在充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)作用的基礎(chǔ)上，保證辦公信息及數(shù)據(jù)不會(huì)泄漏。實(shí)際上，對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)病毒的防御是一個(gè)非常簡(jiǎn)單的事情，只要辦公者能夠保證辦公系統(tǒng)始終處于最新版狀態(tài)下，其自然就能夠降低漏洞出現(xiàn)的幾率，從而降低病毒侵害的幾率。另外，辦公者必須要提升對(duì)自身工作行為的警覺(jué)性，做到專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，在絕不使用辦公電腦做私事的基礎(chǔ)上，保證自身操作的規(guī)范性，在降低計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)感染病毒幾率的同時(shí)，提升自己的病毒防御意識(shí)，保證計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的良好工作狀態(tài)。

2.5健全信息安全的制度和體系

使用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的高校職工要對(duì)重要的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，針對(duì)在正常工作時(shí)間外產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)也要備份處理。還要持續(xù)完善辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的保護(hù)與預(yù)寫(xiě)功能，避免系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，不能及時(shí)找到故障源頭并及時(shí)處理和解決。加強(qiáng)對(duì)辦公系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)中的防火墻和殺毒軟件程序，同時(shí)下載和安裝程序補(bǔ)丁，保證數(shù)據(jù)的使用和存儲(chǔ)不會(huì)被更改和竊取，除此之外，信息的接收方和信息的發(fā)送方應(yīng)該一致，可以加入一個(gè)安全系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)層中對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密，進(jìn)而完成這個(gè)過(guò)程。

2.6重視計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的人才培養(yǎng)工作

計(jì)算機(jī)服務(wù)人員具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性是公司辦公系統(tǒng)正常運(yùn)行和使用的前提，辦公系統(tǒng)自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)與電子文件的整理，網(wǎng)絡(luò)程序的運(yùn)用，都是息息相關(guān)的，要保證這些工作正常運(yùn)行，必須要提高計(jì)算機(jī)服務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)性。針對(duì)已經(jīng)應(yīng)用了辦公系統(tǒng)的公司，要積極組織辦公人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，辦公系統(tǒng)的建成并不是簡(jiǎn)單的依靠計(jì)算機(jī)服務(wù)人員，個(gè)人能力再?gòu)?qiáng)也不能做到面面俱到，保證辦公系統(tǒng)的全面推行。因此，每一個(gè)辦公系統(tǒng)的使用者都要熟練掌握辦公系統(tǒng)的基本知識(shí)和一些操作技巧，高校可以通過(guò)進(jìn)行培訓(xùn)來(lái)加深操作人員對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，也間接的提高了操作人員的計(jì)算機(jī)水平。

［1］汪琴.淺論計(jì)算機(jī)辦公軟件在教學(xué)中的應(yīng)用［J］.群文天地，2014，（20）：235.

［2］楊紅格.計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)存在的問(wèn)題和解決辦法分析［J］.信息與電腦（理論版），2014，（08）：67-68.

［3］王煜.計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題和解決對(duì)策［J］.中國(guó)科技信息，2015，（08）：132.

［4］宋慧靜.論計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化發(fā)展方向與前景［J］.民營(yíng)科技，2014，（12）：55-56.

Common problems and solving strategies of computer office system

YANG Liang-gang
（School of Information Technology and Communication，Beihua University，Jilin 132000，China）

There will be some problems in the application of computer office system for the computer industry workers are not professional.These problems will not only affect the efficiency of the office worker，but also even cause damage office resources.To solve common problems in computer office system and fully give play its positive role have become the urgent problem.

Computer office system；Common problems；Solving strategies

2016-05-18

TP317

B

1674-8646（2016）14-0050-02