陳 璐,潘運方,陳光琳

(廣東省水利廳政務服務中心， 廣東 廣州 510635)

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水利工程建設項目檔案監(jiān)督管理的工作探討

陳 璐,潘運方,陳光琳

(廣東省水利廳政務服務中心， 廣東 廣州 510635)

該文通過總結 “十二五”期間廣東省水利廳負責省重點水利工程建設項目檔案監(jiān)督管理工作情況，提出存在問題和解決措施建議，以供廣東省水利工程建設項目檔案管理工作參考，更好地推進廣東省水利工程建設項目檔案的規(guī)范化管理，有利于指導廣東省水利系統(tǒng)各單位水利工程建設項目檔案管理工作。

水利；檔案；管理；探討

“十二五”期間，隨著我國社會經濟的持續(xù)發(fā)展，廣東省水利工程建設項目數量、規(guī)模和投資逐年增加，水利工程建設項目得到有效管理，項目檔案在社會經濟發(fā)展中起著重要的作用。項目檔案按照項目規(guī)模和建設單位隸屬關系實行分級監(jiān)督管理，為此，通過總結 “十二五”期間廣東省水利廳負責省重點水利工程建設項目檔案監(jiān)督管理工作情況，提出存在問題和解決措施建議，以供廣東省水利工程建設項目檔案管理工作參考，更好地推進廣東省水利工程項目檔案規(guī)范化管理。

1 水利工程建設項目檔案監(jiān)督管理職責

按照廣東省機構編制委員會辦公室文件《關于省水利廳所屬事業(yè)單位分類改革方案的函》和廣東省水利廳文件《關于廣東省水利廳政務服務中心主要職責人員編制和內設機構的批復》，廣東省水利廳政務服務中心(以下簡稱廳政務中心)職能之一是具體承擔廳水利檔案管理工作，主要職責是負責廳機關綜合檔案管理工作，指導和督查廳直屬單位和全省水利系統(tǒng)的檔案管理工作，參與省重點建設項目的水利工程的檔案專項驗收工作。按照廣東省水利廳《關于進一步加強水利工程建設項目檔案管理工作的通知》(粵水政務函〔2015〕941號)要求，廳政務中心負責由省主持新建大型水利工程、省直管的水利工程的竣工驗收的省重點水利工程建設項目檔案監(jiān)督檢查和指導工作；其它各級水行政主管部門檔案管理職能單位負責其分級管理權限的項目檔案監(jiān)督、檢查和指導工作負責其分級管理權限的項目檔案監(jiān)督、檢查和指導工作。

2 水利工程建設項目檔案監(jiān)督管理方式

1) 轉發(fā)、報送省、部有關檔案文件，指導市縣水務局開展其管轄內的省重點水利工程項目檔案監(jiān)督管理工作，每年舉辦1期水利工程建設項目檔案培訓班。

2) 填寫廣東省重點建設項目檔案管理登記表備案。每年根據廣東省發(fā)展和改革委員會下達廣東省重點建設項目計劃的通知和省檔案局、省重點項目工作領導小組辦公室《關于加強廣東省重大建設項目檔案工作監(jiān)管的通知》，要求重點建設項目管理單位填報《廣東省重點建設項目檔案管理登記表》，報廳政務中心和省檔案局(其中省水利廳審批初步設計的水利工程建設項目則報當地市檔案局)各1份。

3) 堅持每年組織對省重點水利工程建設項目檔案現場監(jiān)督檢查。

① 檢查組人員組成

邀請省檔案局經濟科技檔案業(yè)務指導處專家，以及廳檔案專項工作小組成員和檔案科同志，組成檢查小組。

② 檢查內容

a) 按照水利部《關于印發(fā)水利工程建設項目檔案管理規(guī)定的通知》要求，檢查項目檔案管理組織機構、制度建設、貫徹落實檔案工作法規(guī)標準的情況，以及檔案收集整理情況和存在問題。

b) 按照省檔案局、省水利廳、省發(fā)展和改革委員會聯合轉發(fā)《國家檔案局、水利部、國家能源局〈水利水電工程移民檔案管理辦法〉的通知》要求，檢查移民檔案收集整理情況。

③ 現場檢查程序

a) 聽取建設單位項目檔案工作情況匯報。

b) 實地查驗，抽查案卷，查看佐證材料。

c) 征求主管部門和檔案行政管理部門的意見。

d) 與參建單位相關人員座談交流。

e) 檢查組反饋檢查意見。

f) 相關單位部門回應檢查組反饋檢查意見。

④ 建立廣東省水利重大建設項目檔案工作跟蹤管理臺賬。

為加強省重點水利工程建設項目檔案管理，做好監(jiān)督檢查和指導工作，建立廣東省重點水利工程建設項目檔案工作跟蹤管理臺賬，具體包括項目名稱、規(guī)模、投資、建設年限、聯系人、聯系電話、跟蹤管理記錄(包括每次現場檢查時間、人員、上一次檢查后落實情況、本次檢查情況及意見等)。

4) 建立水利系統(tǒng)檔案工作聯系人制度和建立共享平臺QQ群，及時了解全省水利系統(tǒng)各單位的檔案工作情況、工程建設項目檔案管理情況，傳達省部級來文要求，督辦相關事項，解釋檔案政策法規(guī)和檔案工作要求，解答工作中的疑難問題，交流工作經驗，促進基層單位檔案工作和水利工程建設項目檔案工作開展，共同提高工作效率和檔案質量，同時起到了間接督查指導的作用。

3 水利工程建設項目檔案監(jiān)督管理成效

項目建設單位對工程項目檔案管理工作比較重視，認真貫徹落實水利部、國家和省檔案局有關水利工程建設項目檔案工作的法規(guī)和標準，堅持“檔案不合格，工程不驗收”的基本原則，采取健全管理機構，落實工作責任，建立檔案工作管理網絡和檔案管理制度，加強督導檢查、強化學習培訓等有效措施，推動水利工程建設項目檔案的規(guī)范化管理，取得良好成效。

3.1 目標明確 成果顯著

廣東省水利廳“十二五”期間共完成了北江大堤加固達標工程(干堤和遙堤部分)、東江水利樞紐工程、潮州供水樞紐工程、灣頭水利樞紐工程等4個省重點水利工程建設項目的檔案專項驗收工作，其中：北江大堤加固達標工程(干堤和遙堤部分)、潮州供水樞紐工程、灣頭水利樞紐工程等3個項目檔案評定為優(yōu)秀等級，分別榮獲2010年、2012年和2014年“廣東省重大建設項目檔案金冊獎”(以下簡稱“金冊獎”)；東江水利樞紐工程項目檔案評定為良好等級。

案例1：廳政務中心連續(xù)4 a對仁化縣灣頭水利樞紐工程進行檢查指導，敦促該項目檔案工作履行領導負責制，確定負責項目檔案工作的領導和部門，明確各部門和有關人員的職責，并采取有效的考核措施，取得了良好的成效。2013年11月26日通過了省檔案局組織的移民檔案驗收，2014年4月23日通過了省檔案局組織的工程項目檔案專項驗收，評定分為96.5，等級為優(yōu)秀；榮獲“廣東省城鄉(xiāng)水利防災減災工程建設精品工程”和2014年度“廣東省重大建設項目檔案金冊獎”。仁化縣灣頭水利樞紐工程檔案驗收意見：領導重視，目標明確，同步管理；收集齊全，整理規(guī)范，手續(xù)完備；建設單位重視項目檔案工作，工程建設伊始，就提出檔案工作爭創(chuàng)“金冊獎”的目標；成立了檔案工作領導小組，明確分管領導和專兼職檔案人員，建立了包括各個參建單位在內的工程檔案管理網絡；建立健全檔案管理制度；定期開展對各參建單位的檔案工作檢查，發(fā)現問題及時督促整改；建設單位根據工程建設進度分階段通過計劃、會議、合同等落實各參建單位有關的項目各類文件材料歸檔進度，保證了項目檔案工作與工程建設的同步開展[1]。

3.2 全力以赴 爭先創(chuàng)優(yōu)

目前，在建或已完工的省重點水利工程建設項目檔案工作按照“金冊獎”標準正在有序開展工作或準備項目檔案專項驗收。

案例2：廣東省河口水利工程實驗室建設工程，工程規(guī)模為大型，設計概算總投資19 276.54萬元，建設工期3 a，2014年3月10日開工建設。建設單位廣東省水利水電科學研究院領導高度重視，堅持統(tǒng)一領導、分級管理的原則，成立工程建設辦公室負責該項目建設工作，按照重大建設項目檔案的管理要求和爭創(chuàng)“廣東省重大建設項目檔案金冊獎”的檔案工作目標，結合工程實際情況，印發(fā)了《廣東省河口水利工程實驗室建設工程檔案管理辦法》，由工程建設辦公室與工程勘測設計、檢測、監(jiān)理及施工單位等成員組建成立了檔案工作領導小組，負責該項目文件材料的形成、積累和整理、立卷、歸檔等工作。廣東省水利水電科學研究院檔案管理部門科技情報中心定期對項目檔案資料的收集、整理、組卷等進行督導檢查，2年內共計9次，發(fā)現問題及時督促整改，不斷改進和完善推進項目檔案工作。廳政務中心與省檔案局于2015年5月13日現場檢查該項目檔案，通過聽取匯報、察看工程現場、查閱檔案實體等形式，對項目檔案管理工作的進展情況進行了全面了解，并與建設單位、參建單位的項目負責人和檔案人員進行座談，相互交換意見，對建設單位和參建單位檔案管理工作給予了肯定，對存在的問題提出了具體要求和建議。2016年3月16日再次對該項目檔案現場檢查，截至當日，工程建設進度質量安全達到了預期目標，完成工程總投資約72%，項目檔案與工程建設同步，檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，手續(xù)完備，案卷質量好，基本達到了同步管理和規(guī)范管理要求。

3.3 學習交流 共同提高

2015年12月8日，廳政務中心在韶關市組織召開2015年度廳直系統(tǒng)檔案工作暨省重點水利工程建設項目檔案工作會議。會上廳直屬單位和11個省重點水利工程建設項目建設單位分別就2015年度檔案工作情況及2016年工作計劃交流發(fā)言；通報了2015年度廳直屬單位檔案工作評估情況以及我廳負責工程驗收的省重點水利工程檔案工作監(jiān)督檢查情況；組織參會人員參觀了仁化縣灣頭水利樞紐工程現場、檔案庫房和實體檔案，聽取了韶關市水務局該項目檔案監(jiān)督指導和仁化縣灣頭水利樞紐工程管理局項目檔案管理工作的經驗介紹；相互交流工作經驗。參會的廳直屬單位、省重點水利工程建設單位分管檔案工作的領導及檔案員紛紛表示收獲很大，有利于指導和做好項目檔案工作。

4 存在的問題

由于水利工程建設項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、參建方多、內外協(xié)作關系復雜等特點，因此，從“十二五”期間督導檢查的情況來看，主要存在以下問題：

1) 個別單位領導重視不夠，職責不夠明確。同步歸檔意識不強，存在重項目建設、輕檔案管理的現象，只注重工程進度，而忽視了各環(huán)節(jié)檔案的收集整理工作，導致項目檔案工作明顯滯后于項目建設工作，例如個別水利工程，主體工程已完工多年，但檔案仍未達到驗收條件，特別是附屬工程檔案滯后；同時，對檔案行政管理部門的監(jiān)督指導的重要性及必要性認識不足，造成職責不明確。

2) 規(guī)章制度不健全，檔案人員素質偏低。個別單位雖然建立了相應的管理制度，但沒有形成有效的管理和監(jiān)管機制，特別是參建單位未能及時健全、完善或落實檔案管理制度，導致檔案工作無法正常開展。此外，個別檔案人員未經過專業(yè)培訓，對工程實施過程不夠了解，導致材料收集不齊全；部分工程技術人員檔案意識不夠強，影響歸檔材料的準確性、質量和進度。

3) 管理體系不完善，缺乏約束機制。大型水利工程的征地移民工作通常由地方政府移民辦負責，涉及的實施部門眾多，由于缺乏溝通配合以及有效的控制檔案質量的約束機制，造成歸檔渠道不暢通，導致檔案管理工作脫節(jié)或者滯后，嚴重影響了整個工程檔案工作的進度。

4) 注重外在規(guī)范，輕視內在質量。個別單位只重視歸檔文件的收集整理，按照規(guī)范分門別類、裝訂成冊，而忽略了工程檔案文件材料形成過程的內在質量，即資料是否符合技術規(guī)程規(guī)范的要求，是否符合邏輯關系，是否真實、完整、準確、系統(tǒng)，是否隱含爭議糾紛的因素等。

5 整改意見

1) 切實加強領導，明確各方職責。項目建設單位和各參建單位要充分認識到做好水利工程建設項目檔案工作重要性和必要性，切實加強對項目檔案工作的領導，進一步明確各方職責，認真落實崗位責任制，建立健全檔案管理制度，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實。

2) 健全完善制度，建立長效機制。項目建設單位要根據不同時期、不同要求，修訂和完善水利工程建設項目檔案管理制度，并及時下發(fā)到各參建單位，做到職責分明，保證從工程前期到竣工驗收的檔案資料收集齊全、整理規(guī)范、安全保管。同時，聯合監(jiān)理單位定期對檔案工作進行階段性檢查。

3) 加強溝通協(xié)調，確保同步管理。項目建設單位要加強與各參建單位的信息溝通，盡早明確工作要求，及時掌握項目檔案工作開展情況，確保檔案工作與工程建設同步開展。同時，抓好項目檔案的監(jiān)督檢查，及時反饋意見，督促整改落實。建設單位和各參建單位要虛心接受上級行政主管部門、相關監(jiān)管部門和檔案行政管理部門等各部門的監(jiān)督檢查和指導，改進完善檔案工作。

4) 加強培訓交流，提高業(yè)務素質。從事水利工程建設項目檔案工作的人員，不僅要懂檔案專業(yè)知識，還要懂水利專業(yè)知識；工程技術管理人員要重視項目檔案工作，了解掌握檔案管理工作業(yè)務理論和知識技能。因此，各單位要重視現有人員的培訓和繼續(xù)教育，支持檔案人員和技術人員參加各類專題培訓班的學習，堅持持證上崗；積極組織參觀學習和交流，提高實操能力和檔案案卷質量努力造就一批具有現代管理知識、掌握檔案科學技術的專業(yè)人才。

6 建議

1) 每年組織召開全省重點水利工程建設項目檔案經驗交流會，以點帶面，比學趕幫，積極推進水利工程建設項目檔案的規(guī)范化管理，不斷提升檔案管理水平。

2) 項目建設單位要建立督辦機制，進一步落實責任，切實履行對工程建設項目檔案監(jiān)督、檢查和指導職能，制定進度目標，實現節(jié)點控制，定期召開工作例會，通報工作落實情況，加強項目檔案的同步管理。同時，附屬工程或征地移民等的實施和檔案應與主體工程同步，達到整體項目檔案專項驗收的目標。

3) 項目建設單位要主動與當地檔案行政主管部門聯系溝通，匯報工程項目檔案進展情況，爭取得到他們的關心和幫助，及時解決存在問題，推動項目檔案管理工作順利開展。

4) 嚴格按照《關于加強廣東省重大建設項目檔案工作監(jiān)管的通知》要求，與檔案行政主管部門對每一項目現場監(jiān)督檢查后，印發(fā)《重大建設項目檔案檢查整改通知書》一式3份，檔案行政主管部門、水行政主管部門和建設單位各1份。

5) 項目建設單位應在項目完工后的規(guī)定期限內申請項目檔案專項驗收，必須堅持“未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”的原則。檔案專項驗收后，項目檔案驗收綜合評分(≥95分)達到優(yōu)秀且“案卷質量”單項總分不低于57分的省以上重大建設項目，積極申報“金冊獎”。對于2015年起的新開工項目，按照2015年6月9日 廣東省檔案局《關于加強廣東省重大建設項目檔案工作監(jiān)管的通知》(粵檔發(fā)〔2015〕61號)規(guī)定，必須滿足以下條件才可申報“金冊獎”：①重大建設項目檔案工作與項目建設同步開展，②重大建設項目檔案專項驗收在項目試運行(生產)之后兩年內完成，③重大建設項目檔案信息化能達到實際應用程度。

[1] 廣東檔案局. 關于印發(fā)仁化縣灣頭水利樞紐工程檔案驗收意見的函：粵檔驗[2014]3號 [A].(2014-4-30).

(本文責任編輯 馬克俊)

Discussion on the Water Conservancy Construction Project Supervision and Management of Archives

CHEN Lu,PAN Yunfang,CHEN Guanglin

(Guangdong Provincial Water Resources Department, Guangzhou 510635, China)

During the "12th Five-Year" period, the Department of Water Resources of Guangdong Province is responsible for the key water conservancy project supervision and management of archives work. problems and solutions have been put forward, which can be taken as references for the Guangdong Province construction of water conservancy project archives management, so as to greatly promote the standardization of Guangdong Province water project file management, guiding Guangdong Water system units water project archives management.

water conservation; archives; management;discussion

2016-06-27;

2016-08-05

陳璐 (1989)，女，本科，從事綜合檔案管理和工程檔案監(jiān)督指導等工作。

G275.3

B

1008-0112(2016)09-0062-04