宋新樂，宋文文（江西應(yīng)用科技學(xué)院，江西南昌，330100）

基于辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的探析

宋新樂，宋文文
（江西應(yīng)用科技學(xué)院，江西南昌，330100）

隨著科技時(shí)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展步伐地不斷加快，人們對(duì)于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的要求也開始越來越高，當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的部門和單位的辦公系統(tǒng)都已經(jīng)步入了辦公自動(dòng)化模式，大大加快了辦公的速度和效率以及信息的精準(zhǔn)性、準(zhǔn)確性。本文采用文獻(xiàn)資料法對(duì)辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用技術(shù)展開研究，研究認(rèn)為，辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，即將辦公系統(tǒng)的各個(gè)部門和單位連接起來，不需要太多的人力，只需幾臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以方便地了解企業(yè)內(nèi)部和外部的動(dòng)態(tài)，方便企業(yè)各個(gè)部門和單位之間的工作，減輕員工的工作量和壓力，明顯提高了企業(yè)的辦公效益。因此，要充分了解計(jì)算機(jī)技術(shù)如何應(yīng)用在辦公系統(tǒng)中，怎么樣準(zhǔn)確使辦公自動(dòng)化。

辦公自動(dòng)化；計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用；多媒體技術(shù)；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

自動(dòng)化辦公的建立，其關(guān)鍵就在于將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公系統(tǒng)中，從而建立以先進(jìn)科技為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化辦公體系。因?yàn)檗k公系統(tǒng)工作量和壓力都非常大，所以辦公自動(dòng)化就顯得極為重要，可以大大減輕員工的壓力。依托這樣的自動(dòng)化辦公體系進(jìn)行工作的各個(gè)部門，也將隨著整體的工作體系發(fā)展而取得更好的工作效益。辦公自動(dòng)化得產(chǎn)生離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，而其獨(dú)有的特點(diǎn)就是將報(bào)工系統(tǒng)融入計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)雙向互動(dòng)中去，借助計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，以及網(wǎng)絡(luò)豐富的媒體技術(shù)和資源等處理工作內(nèi)容，系統(tǒng)的劃分工作進(jìn)類型。促使其在提升辦公效率，減少企業(yè)成本，促進(jìn)企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)收益的同時(shí)，為推動(dòng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展提供了幫助，是實(shí)現(xiàn)技術(shù)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)收益雙贏的重要途徑。

1 辦公自動(dòng)化中的文字與數(shù)據(jù)處理技術(shù)

在企業(yè)的日常工作中，辦公系統(tǒng)每天面臨著來自處理大量數(shù)據(jù)信息的壓力，并且要對(duì)這些海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入分析篩選，以獲取最有價(jià)值的企業(yè)信息，因而將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化面臨的最基礎(chǔ)問題就是，文字和數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用。

1.1 文字處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

在人類歷史的發(fā)展過程匯總，對(duì)于文字的處理，不外乎手寫，調(diào)版印刷，以及最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)文字處理三種。基于計(jì)算機(jī)文字處理表現(xiàn)出的錄入效率高，編輯輸出方便等特點(diǎn)，形成了在現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字處理的主流形勢(shì)。作為辦公系統(tǒng)運(yùn)作中最為基礎(chǔ)的部分，文字處理當(dāng)仁不讓的成為了辦公自動(dòng)化應(yīng)用中的奠基部分。文字處理軟件包含有Word、WPS之列，這些軟件不僅滿足了文字的錄入、編輯和修改要求，還可以對(duì)文章進(jìn)行排版操作，美化文章的整體閱讀感受，并可以以多種方式輸出各種需要的文本。另外，軟件中有各種樣板和排版供選擇，使人們不必在為寫某一類型的特殊文章而焦頭爛額；還有可以設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳標(biāo)注一些重要的關(guān)鍵信息等。除此之外，這些軟件中，對(duì)于文字“域”的功能開發(fā)，更是方便了了文章中時(shí)間日期的調(diào)整。在加上更新功能的推出，大大簡(jiǎn)化了職工的書寫編輯壓力，促進(jìn)了辦公系統(tǒng)的整體工作效率提高。

1.2 辦公自動(dòng)化中數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)信息數(shù)據(jù)資料進(jìn)行定量的分析研究，來掌握基本的經(jīng)濟(jì)狀況和公司現(xiàn)階段的經(jīng)驗(yàn)情況普及開來，這就更使得辦公發(fā)展依附于數(shù)據(jù)處理技術(shù)的進(jìn)步中。所謂的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，指的是對(duì)有價(jià)值數(shù)據(jù)進(jìn)行的采集、分析、整理和編輯 、存儲(chǔ)及應(yīng)用。最為主流的數(shù)據(jù)處理軟件即Office系列中的Excel。借助Excel的應(yīng)用，數(shù)據(jù)不僅可以通過直觀清楚地圖表進(jìn)行展現(xiàn)，還為集中表現(xiàn)數(shù)據(jù)獨(dú)特性提供了幫助。辦公職員都要充分了解Excel，這樣才能利用此軟件中的全部技術(shù)功能對(duì)得到的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行一系列地計(jì)算和處理，從而對(duì)結(jié)果進(jìn)行靈活性、多角度分析，最后得出公司辦公所需要的某些信息。另外通過Excel中數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用，可以保持?jǐn)?shù)據(jù)的簡(jiǎn)潔性、持久性和直觀性。

1.2.1 在Excel中同時(shí)輸入大量的數(shù)據(jù)

第一步就是打開Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，其次要選中數(shù)據(jù)單元格。對(duì)于單元格不相鄰的情況，要先按住Ctrl鍵并點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行單元挑選。在之后松開Ctrl鍵，進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，然后一起按下Ctrl和Enter鍵，然后剛才選中的單元格就被同時(shí)填入了。

1.2.2 在Excel中消除0值

當(dāng)某個(gè)單元格的計(jì)算結(jié)果為0是，計(jì)算機(jī)默認(rèn)會(huì)顯示數(shù)字0，但是這樣看起來會(huì)比較礙眼。如果單元格在出現(xiàn)0時(shí)，單元格就可以顯示為空白，可以按下面的步驟進(jìn)行操作：打開工具-選項(xiàng)-視圖，勾選取消0值前的方框，確定后，當(dāng)前單元格中的0就會(huì)顯示為空白。

2 辦公自動(dòng)化中的多媒體技術(shù)

多媒體技術(shù)的獨(dú)特性主要表現(xiàn)在兩方面，其一是展現(xiàn)形式的多樣性，這項(xiàng)技術(shù)將文字、聲音和圖像進(jìn)行組合表現(xiàn)；其二就在于人機(jī)間的互動(dòng)交往。人們借助計(jì)算機(jī)設(shè)備，將文字、聲音、視頻和圖片等組多媒體信息進(jìn)行組合并展示就是所謂的多媒體技術(shù)。在人們接觸這些多媒體信息的過程中，會(huì)引發(fā)他們主動(dòng)地進(jìn)行接受和思考。目前，多媒體技術(shù)已經(jīng)覆蓋了人類生活的多個(gè)領(lǐng)域。而辦公自動(dòng)化發(fā)展到現(xiàn)在，也早已經(jīng)不是基本簡(jiǎn)單的文檔處理，其包含了對(duì)文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)之外的諸多內(nèi)容。

將多媒體技術(shù)與應(yīng)用于辦公系統(tǒng)中，可以豐富信息的表現(xiàn)形式，使其更加直觀生動(dòng)；還可以簡(jiǎn)化信息。方便其進(jìn)行錄入編輯；更可以大大拓寬自動(dòng)化處理信息的范圍，尤其是多媒體在辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用。多媒體技術(shù)的應(yīng)用顛覆了傳統(tǒng)的辦公模式，豐富了整體的辦公系統(tǒng)，提高而整體的辦公效率。在進(jìn)行工作匯報(bào)時(shí)，充分利用多媒體技術(shù)，將展示內(nèi)容以聲音、視頻、圖片等多種形式匯報(bào)出來，靈活生動(dòng)，方便快捷，易于理解。

3 辦公自動(dòng)化中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

辦公自動(dòng)化幾乎應(yīng)用到辦公系統(tǒng)的各個(gè)領(lǐng)域的各個(gè)方面，并對(duì)這些領(lǐng)域產(chǎn)生了不可忽視的影響，最終就是最大化地運(yùn)用各種信息資料和數(shù)據(jù)，因此，辦公系統(tǒng)自動(dòng)化最為關(guān)鍵的是計(jì)算機(jī)技術(shù)中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的的廣泛應(yīng)用，幫助辦公人員可最大限度的提高信息處理和分享效率，簡(jiǎn)化辦公手續(xù)，提高整體工作效率。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的普及，主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)。其一，電子郵件溝通的廣泛應(yīng)用。各公司各部門都是獨(dú)立而互相關(guān)聯(lián)的，需要進(jìn)行信息間的傳遞交流，而電子郵件的應(yīng)用正方便了這項(xiàng)需要。同時(shí)，極大地避免了信息傳遞的錯(cuò)誤性和延時(shí)性，提高了辦公自動(dòng)化中的整體處信息處理效率。其二，電視會(huì)議的廣泛應(yīng)用。隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，全球化也在不斷地深入。以前開一個(gè)會(huì)議都需要提前做好準(zhǔn)備，防止人員不能全部到場(chǎng)和出現(xiàn)一些問題；但是電視會(huì)議的應(yīng)用就沒有這么復(fù)雜，不需要長(zhǎng)途跋涉，不需要花費(fèi)大量地費(fèi)用和精力，只要有臺(tái)計(jì)算機(jī)，就可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將會(huì)議涉及的所有人員聯(lián)系起來，進(jìn)行討論，最后還可以通過計(jì)算機(jī)將涉及的會(huì)議資料、問題、決策等進(jìn)行匯總分析，大大提高了辦公人員的工作能力。

對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，為辦公的效率提供了極大地幫助。工作人員可以隨時(shí)隨地的在網(wǎng)絡(luò)上查到自己想要獲得的信息和知識(shí)，工作人員也可以通過網(wǎng)絡(luò)的媒介進(jìn)行交流和溝通，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促成了辦公自動(dòng)化的形成。

4 結(jié)語

近幾年，隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代，各個(gè)企業(yè)所需要處理的事情越來越多，辦公人員所需要搜集和處理的信息資料也越來越多，各個(gè)企業(yè)舊的辦公方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的速度，辦公系統(tǒng)急需改革，因此辦公自動(dòng)化就在這樣的發(fā)展大環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也間接導(dǎo)致了辦公自動(dòng)化的產(chǎn)生，計(jì)算機(jī)的文字和數(shù)據(jù)處理技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在辦公自動(dòng)化中，對(duì)辦公中的資料、數(shù)據(jù)等資料進(jìn)行定量和不定量分析和處理，得出企業(yè)最需要的資料和結(jié)論，這不僅僅保障了辦公人員處理信息的能力和效果及企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，也跟隨了時(shí)代發(fā)展的步伐；反過來更加推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)向著更精、更密、更深的方向發(fā)展。

［1］郭艷曉，何曉偉.辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用探析［J］.技術(shù)與市場(chǎng).2014（09）：234.

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［5］李惠泉.基于計(jì)算機(jī)Web網(wǎng)絡(luò)的煤礦安全計(jì)算可視化模型研究［J］.科技與企業(yè).2015（14）：104.

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Analysis of the application of computer technology in office automation

Song Xinle，Song Wenwen
（Jiangxi Institute of Applied Science and technology，Nanchang，Jiangxi，330100）

With the era of science and technology of network development pace continues to accelerate，people's requirements for the computer information technology also began to increasingly high，the office system of departments and units of the majority of enterprises in China have already entered the office automation mode， greatly accelerate the office of speed and efficiency and information of precision and accuracy.In this paper，the literature research on office automation of computer applied technology，the study suggests that office automation is the wide application of computer technology in the enterprise，is office system of the various departments and units connected，don't need too much manpower，only a few computers can easily understand the internal and external dynamic，facilitate the work between each department and unit，reduce staff workload and pressure， can significantly improve the office efficiency of enterprises.Therefore，to fully understand how computer technology is applied in the office system， how to make the office automation.

office automation；computer technology application；multimedia technology；network technology