邵新宇

（阜陽市潁東區(qū)環(huán)境監(jiān)察大隊(duì)安徽阜陽236000）

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化上的應(yīng)用

邵新宇

（阜陽市潁東區(qū)環(huán)境監(jiān)察大隊(duì)安徽阜陽236000）

隨著國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)也被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中，在一定程度上不僅推動現(xiàn)代辦公自動化進(jìn)程，而且還推動國內(nèi)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展。加強(qiáng)現(xiàn)代辦公自動化建設(shè)，積極利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)是國內(nèi)當(dāng)前商業(yè)辦公發(fā)展的必然趨勢，有利于提高辦公效率、有助于規(guī)范辦公流程、有助于加強(qiáng)辦公職責(zé)管理。本文針對計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化上的作用進(jìn)行分析。

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用

改革開放以來，國家大力發(fā)展國內(nèi)經(jīng)濟(jì)，經(jīng)過多年不斷完善，逐漸形成具有中國社會主義特色的市場經(jīng)濟(jì)體制，適應(yīng)中國經(jīng)濟(jì)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的競爭環(huán)境。然而當(dāng)代辦公對信息處理的辦法已不能滿足日常需求，因此，必須要與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)形成辦公自動化，以此為有力的技術(shù)支持，滿足人們?nèi)粘Ｎ镔|(zhì)文化信息的需求。

1 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)概念

按照計(jì)算機(jī)信息處理字面上的意思就是：計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的覆蓋、包括很多方面，其中較為主要的有科學(xué)、技術(shù)、工程及管理等，而計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)則是通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效傳遞和處理以及相關(guān)的軟件開發(fā)等等。計(jì)算機(jī)信息處理主要的運(yùn)作程序依次為：獲取→分析→處理→檢測→傳送→使用，其中處理和使用在計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)體系中占據(jù)重要的地位。其主要的構(gòu)成部分則是傳感技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、微電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。國內(nèi)當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)主要是以微電子技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為主[1]。

2 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在當(dāng)代辦公自動化管理中的作用

2.1 有效降低企業(yè)管理成本

隨著國內(nèi)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，國家在辦公自動化建設(shè)方面給予更多的關(guān)注，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，國家和社會相關(guān)科研學(xué)者利用計(jì)算機(jī)技術(shù)研發(fā)出了一種新型技術(shù)，即是計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，在一定程度上不僅有效降低企業(yè)的管理成本，節(jié)約過多的人力資源浪費(fèi)，提高工作效率，而且還為企業(yè)節(jié)省很多不必要的經(jīng)濟(jì)開支，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)一步推動國家經(jīng)濟(jì)持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。

2.2 有助于擴(kuò)大辦公區(qū)域，美化辦公環(huán)境

以往由于計(jì)算機(jī)設(shè)備的安裝位置以及其線路復(fù)雜等缺陷，嚴(yán)重影響辦公室的環(huán)境，進(jìn)一步影響辦公質(zhì)量和辦公效率，但隨著計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，類似于此類問題得以有效解決。當(dāng)代辦公區(qū)域不僅打破了空間區(qū)域的限制，在合理利用辦公空間方面也是傳統(tǒng)辦公望塵莫及的，當(dāng)代辦公區(qū)域在任何地方都可以進(jìn)行有效辦公，國內(nèi)部門企業(yè)的員工甚至?xí)鶕?jù)自身對辦公室的喜好進(jìn)行辦公環(huán)境設(shè)計(jì)，既提高企業(yè)員工辦公的熱情，也提高企業(yè)員工高效的辦公效率和辦公質(zhì)量，進(jìn)一步提升企業(yè)員工的凝聚力，依靠自身專業(yè)職能為企業(yè)經(jīng)濟(jì)帶來巨大利益[2]。

2.3 有助于企業(yè)規(guī)范辦公秩序

當(dāng)代企業(yè)發(fā)展的有效途徑就是依靠規(guī)范的辦公秩序和辦公流程，兩者是構(gòu)建現(xiàn)代化企業(yè)的必經(jīng)之路，同樣也是提高企業(yè)具有市場競爭力的重要力量。隨著計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有助于企業(yè)提高辦公流程和辦公秩序的規(guī)范性，從而有效規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，擴(kuò)大企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

2.4 有助于企業(yè)明確辦公職責(zé)

明確職責(zé)是企業(yè)發(fā)展的重中之重。在傳統(tǒng)的管理模式下，由于企業(yè)內(nèi)部職責(zé)不明，一旦發(fā)生問題，就會造成辦公人員推卸責(zé)任，使眾多企業(yè)員工無法在公平、公正的辦公環(huán)境里開展各項(xiàng)企業(yè)管理工作，而計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的出現(xiàn)，不僅為企業(yè)建設(shè)更加公平、公正的辦公環(huán)境，還明確企業(yè)內(nèi)部職責(zé)，而且在一定程度上更加高效地提高辦公人員的辦公質(zhì)量和辦公效率。

3 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在自動化中的應(yīng)用

3.1 文字處理

在當(dāng)代辦公自動化過程中，經(jīng)常使用也是最關(guān)鍵的就是文字處理軟件，文字處理軟件是辦公自動化技術(shù)中最為核心的一種常用技術(shù)，不僅可以使文字信息更加具備規(guī)范性，還可以對信息進(jìn)行有效的收集和整理，進(jìn)一步提高企業(yè)員工的工作效率和工作質(zhì)量。如合同、會議記錄、會議報(bào)告以及其他文字形式的企業(yè)文件，另外，文字軟件還可以處理其他形式的辦公文件，如圖形、表格的處理，通過對圖形、表格的處理，從而形成具有針對性的文字信息，在文件管理功能、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能以及排列圖標(biāo)功能等方面也頗有效用。

3.2 數(shù)據(jù)處理

隨著計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)被廣泛應(yīng)用辦公領(lǐng)域，各方面信息處理軟件得到進(jìn)一步開發(fā)并有效利用，其中數(shù)據(jù)處理軟件的應(yīng)用較為明顯，其與數(shù)據(jù)處理電子表格有著很大不同之處，雖然都可以進(jìn)行日常數(shù)據(jù)的處理工作，但是數(shù)據(jù)處理軟件更適合處理較為龐大且復(fù)雜的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。隨著企業(yè)加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐，在日常巨量信息處理方面，就更需要一個(gè)既能分析又能快速處理的應(yīng)用軟件，而數(shù)據(jù)軟件在這方面的優(yōu)勢更加突出，可以創(chuàng)建多個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，便于對企業(yè)日常巨量信息進(jìn)行分類處理，為企業(yè)數(shù)據(jù)處理管理工作者提供有效的檢索途徑以及快速的檢索信息，從而進(jìn)一步加快國內(nèi)企業(yè)辦公自動化建設(shè)[3]。

3.3 圖文制作與電子郵件信息處理

在當(dāng)代隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，國內(nèi)企業(yè)對信息處理軟件應(yīng)用方面更加重視，通過對信息處理軟件的應(yīng)用，從而制作幻燈片，在播放幻燈片的過程中，對其進(jìn)行有效編輯，并適當(dāng)?shù)募尤胂鄳?yīng)的圖、表，從而更加形象、立體化的為企業(yè)項(xiàng)目呈現(xiàn)項(xiàng)目細(xì)節(jié)，不僅豐富了企業(yè)投資項(xiàng)目的內(nèi)容，而且還為企業(yè)有效規(guī)避投資風(fēng)險(xiǎn)。目前國內(nèi)主要的體現(xiàn)方式是Power Point（又稱PPT）。在電子郵件信息處理方面，通過信息軟件對電子郵件進(jìn)行有效管理，從而實(shí)現(xiàn)快捷瀏覽和查看以及分享信息，其中，Microsoft mail系統(tǒng)在郵件和文件管理方面的優(yōu)勢尤為突出，可以獨(dú)立完成郵件信息的接受和發(fā)送任務(wù)。

在日常辦公過程中，不免遇到利用表格和圖形展現(xiàn)的工作，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的操作便捷，可以使企業(yè)員工對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的分析和整理，從而降低圖標(biāo)運(yùn)算的重復(fù)率，提高辦公的工作效率。

4 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化方面的應(yīng)用措施

4.1 合理有效構(gòu)建并完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境

國家“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展戰(zhàn)略的提出，強(qiáng)化了計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在國內(nèi)企業(yè)發(fā)展的重要性，因?yàn)椋瑸榱颂岣咂髽I(yè)經(jīng)濟(jì)效益、擴(kuò)大企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模、提高企業(yè)辦公效率，就必須對計(jì)算及網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境進(jìn)行完善，構(gòu)建和完善安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境不僅可以有效提高企業(yè)辦公效率，還可以積極推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站在員工訪問的安全性。

4.2 加強(qiáng)企業(yè)數(shù)據(jù)應(yīng)用安全管理

國內(nèi)企業(yè)要想持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展，就必須加強(qiáng)對企業(yè)數(shù)據(jù)信息應(yīng)用安全的有效管理，以此保證企業(yè)商業(yè)機(jī)密不會“意外性”的外流。在當(dāng)代辦公自動化過程中，國內(nèi)眾多企業(yè)應(yīng)重視系統(tǒng)權(quán)限管理工作，從而確保企業(yè)機(jī)密或敏感數(shù)據(jù)不會外泄，定期對數(shù)據(jù)信息應(yīng)用軟件進(jìn)行系統(tǒng)掃描和病毒查殺，對用戶權(quán)限審核工作進(jìn)行定期檢查，避免因未經(jīng)審核的工作人員利用職位便利中飽私囊，致使企業(yè)經(jīng)濟(jì)蒙受巨大損失。同時(shí)，企業(yè)高管應(yīng)加強(qiáng)對日常數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份管理，確保企業(yè)數(shù)據(jù)信息的可靠性和安全性，并安排專職人員定期檢查數(shù)據(jù)備份的情況，若發(fā)生數(shù)據(jù)異常及時(shí)向企業(yè)高管匯報(bào)，并快速解決問題[4]。

5 結(jié)束語

隨著計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，辦公自動化建設(shè)是國內(nèi)企業(yè)未來經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢，因此合理有效利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，有助于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、擴(kuò)大企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模，降低投資風(fēng)險(xiǎn)。

[1]魏宏玲.辦公自動化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2013，22：28～29.

[2]林安娜.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J].辦公自動化，2014，03：57～58+9.

[3]劉建瑜.論述計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的運(yùn)用[J].新課程（下），2015，09：183～184.

[4]莫晨晨.計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化上的應(yīng)用[J].硅谷，2013，14：101+35.

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1004-7344（2016）16-0298-02

2016-5-16