韓宏甲

（太原市園林建筑設(shè)計(jì)研究院，太原030000）

芻議新時(shí)期園林工程檔案管理方法

韓宏甲

（太原市園林建筑設(shè)計(jì)研究院，太原030000）

園林工程檔案是指按照檔案分類原則整理形成的園林建設(shè)工程施工過(guò)程中的各類信息記錄。園林工程檔案對(duì)工程的施工與其建成完工的驗(yàn)收工作有直接關(guān)系，并控制工程質(zhì)量達(dá)到預(yù)期效果。論文分析了當(dāng)前園林工程檔案管理中存在的問(wèn)題?！続bstract】Garden engineering archives refer to the information records in the garden construction process formed in accordance with the archive classification principles.Gardenen gineering archives are directly related to the construction of the project and the acceptance of the completed projects,and they control the expected effects of the project quality.The paper analyzes the problems in the management of garden engineering archives.

園林工程；檔案管理；策略

【DOI】10.13616/j.cnki.gcjsysj.2016.09.072

1 園林工程檔案的含義

園林工程檔案是指按照檔案分類原則整理形成的園林建設(shè)工程施工過(guò)程中的各類信息記錄。一般包括園林工程建設(shè)過(guò)程形成的文件資料、施工資料、設(shè)計(jì)圖紙及影像資料等。園林工程檔案真實(shí)反映施工實(shí)際情況和工程的施工質(zhì)量，尤其是對(duì)隱蔽工程的檢測(cè)具有唯一性和不可替代性[1]。另外，園林工程檔案作為園林工程的基礎(chǔ)資料，不僅是用戶使用園林產(chǎn)品的“說(shuō)明書(shū)”，而且還是工程質(zhì)量問(wèn)題、造價(jià)爭(zhēng)議的仲裁、訴訟證據(jù)。

2 園林工程檔案管理的意義

園林工程檔案是工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)，沒(méi)有合格的工程檔案資料就不可能順利地通過(guò)工程竣工驗(yàn)收，更不可能交付使用。園林工程檔案可為工程的檢查、維護(hù)、改造、擴(kuò)建提供可靠依據(jù)。在對(duì)園林工程進(jìn)行改造時(shí)，原始設(shè)計(jì)文件可以幫助統(tǒng)一園林綠化景觀工程的主題思想，達(dá)到更佳的設(shè)計(jì)效果。園林工程檔案中各級(jí)政府機(jī)關(guān)和具體管理部門(mén)的批復(fù)文件，是園林工程具有合法性的重要證據(jù)[2]。園林工程檔案資料的完整也是建設(shè)單位和施工單位對(duì)園林工程后期管理養(yǎng)護(hù)的重要依據(jù)。此外，園林行業(yè)主管部門(mén)可以根據(jù)園林工程檔案資料的有關(guān)指標(biāo)，對(duì)綠地破壞行為進(jìn)行計(jì)量計(jì)費(fèi)。

3 當(dāng)前園林工程檔案管理中存在的不足

3.1 園林工程檔案管理制度不完善

在實(shí)際工作中，大多單位依賴以往的管理經(jīng)驗(yàn)和做法，需要工作人員口頭相授，工程檔案的收集、整理、保管、利用等方面缺乏完整的科學(xué)管理制度。檔案分類整理方面缺乏科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆诸悩?biāo)準(zhǔn)，往往換一次工作人員就變換一次標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案查找困難重重，嚴(yán)重影響了工作效率。在保管期限和保密制度方面幾乎一片空白[3]，導(dǎo)致檔案價(jià)值較低的資料越積越多和重要信息泄露。園林工程涉及專業(yè)較多，沒(méi)有針對(duì)不同專業(yè)要求的歸檔范圍制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案工作中遇到問(wèn)題無(wú)法及時(shí)解決，影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3.2 工程檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

檔案管理工作不受重視，檔案管理人員變動(dòng)較頻繁，存在工作交接不到位的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案工作缺乏連續(xù)性，現(xiàn)任檔案管理員因不明前任管理員的工作原則，就采用新的檔案分類編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)，影響了后期的查找利用，使檔案管理工作出現(xiàn)割裂。由于當(dāng)前檔案學(xué)并非熱門(mén)專業(yè)，相關(guān)人才極其缺乏，多數(shù)單位的檔案員均非檔案專業(yè)，檔案管理的相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備缺乏，且受教育程度也不一而足，繼續(xù)學(xué)習(xí)能力有限，大多按部就班，缺乏創(chuàng)新性和主動(dòng)性，管理思路嚴(yán)重滯后，同時(shí)也因缺乏必要的崗前培訓(xùn)，導(dǎo)致操作簡(jiǎn)單、管理粗放，對(duì)檔案完整和信息安全都有一定程度的影響。

3.3 園林工程檔案不規(guī)范、資料性差

歸檔文件應(yīng)為原件，而在檔案資料中經(jīng)常會(huì)存有復(fù)印件；工程文件的實(shí)質(zhì)內(nèi)容及深度不能滿足工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工等方面的規(guī)定、規(guī)范要求；工程檔案文件書(shū)寫(xiě)用材不規(guī)范，造成園林工程檔案資料保存時(shí)間不長(zhǎng)的結(jié)果；工程文件應(yīng)筆跡、圖樣清晰，圖表整潔，具名、蓋章手續(xù)完整，而往往竣工資料缺項(xiàng)很多，給園林工程檔案資料造成法律性不強(qiáng)的結(jié)果；圖紙應(yīng)是藍(lán)圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，不能使用計(jì)算機(jī)出圖的拷貝件等，參建單位不注意、無(wú)要求，造成竣工圖紙資料白圖較多[4]。立卷千變?nèi)f化，沒(méi)有按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化完善，歸檔使用的表格大小不一，造成園林工程檔案資料雜亂無(wú)章的結(jié)果。

4 提高園林工程檔案管理質(zhì)量的策略

4.1 規(guī)范和完善園林工程檔案管理制度

高度重視和加強(qiáng)園林工程檔案資料的基本知識(shí)宣傳和教育，對(duì)園林工程施工單位技術(shù)人員、管理人員、監(jiān)理人員分期分批、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)和施工資料管理基本要求的專業(yè)培訓(xùn)，嚴(yán)格要求各工程項(xiàng)目部用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方式規(guī)整資料，杜絕出現(xiàn)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)文件。同時(shí)，要求園林工程施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員、項(xiàng)目管理人員、檔案管理人員都要熟知檔案業(yè)務(wù)，確保園林工程檔案資料準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范、真實(shí)、可靠。

4.2 加強(qiáng)工程檔案管理和人才培訓(xùn)

制定規(guī)章明確資料收集范圍，刪減無(wú)價(jià)值工程資料，減少工作量。由于工程檔案管理工作量大，人員經(jīng)常不固定，在進(jìn)行工作交接時(shí)一定要確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)盡快完成交接，以防出現(xiàn)管理“真空”?？茖W(xué)嚴(yán)謹(jǐn)制定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)細(xì)則，以便日后查找方便，并定期進(jìn)行資料核查，防止檔案資料丟失。同時(shí)，要抓好檔案管理人才的培養(yǎng)工作，要真正提高檔案管理工作人員的管理水平，擺脫以往經(jīng)驗(yàn)式的工作方法，應(yīng)該對(duì)工作人員進(jìn)行新的信息技術(shù)手段普及，讓檔案管理更加科學(xué)，更加規(guī)范。

4.3 強(qiáng)化園林工程檔案資料的真實(shí)完整

項(xiàng)目法人代表要從園林工程項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就對(duì)各階段資料的收集、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，在管理中要注重對(duì)園林工程施工過(guò)程與竣工資料整理過(guò)程做好同步控制[5]。園林工程參建單位的工程技術(shù)人員和項(xiàng)目管理人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，杜絕先施工后補(bǔ)資料的現(xiàn)象，要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)避免工程實(shí)際與資料整理兩張皮。同時(shí)建立過(guò)程控制獎(jiǎng)罰制度，對(duì)施工單位的工程資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行考核評(píng)比。

4.4 重視園林工程檔案資源的信息化開(kāi)發(fā)

在園林工程檔案管理的實(shí)際工作中，除了要對(duì)園林工程檔案材料的收集、整理和保管重視外，還要注重對(duì)園林工程檔案資源的信息化開(kāi)發(fā)利用。要真正體現(xiàn)園林工程檔案的重要價(jià)值，就應(yīng)該充分開(kāi)發(fā)利用工程檔案資源，使之更好地為園林工程建設(shè)和工程管理人員服務(wù)。在開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中，檔案管理人員要積極主動(dòng)為園林工程建設(shè)服務(wù)，勇于打破傳統(tǒng)的借閱方式，充分利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的時(shí)代優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理工作，適應(yīng)時(shí)代需要，開(kāi)發(fā)相關(guān)APP或者公眾號(hào)，讓檔案利用更加便捷和高效。

5 結(jié)語(yǔ)

園林工程檔案管理的好壞不僅與某一個(gè)具體的園林工程建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)，在宏觀上也一定程度地影響了城市園林的發(fā)展建設(shè)。園林工程檔案管理方法的改革是一個(gè)系統(tǒng)的工程，最根本的就是要改變從業(yè)人員的思想認(rèn)識(shí)；其次要科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刂贫ㄏ嚓P(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)則、方法，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)；最后要分階段分步驟地推進(jìn)園林工程檔案資源的信息化開(kāi)發(fā)。只有如此，園林工程檔案管理才能夠跟上時(shí)代的步伐，更好地服務(wù)城市園林建設(shè)。

【1】李桂英.園林工程檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2015(1)：71.

【2】周建強(qiáng).園林工程檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].裝飾裝修天地，2015(10)∶50.

【3】曹珍珍，張玉.加強(qiáng)工程檔案管理對(duì)促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的價(jià)值探討[J].智能城市，2016(5)∶145.

【4】溫惠玲.淺談建設(shè)單位工程檔案管理[J].中國(guó)科技博覽，2016(11)∶22.

【5】馬恒博，高紅霞.做好園林綠化工程檔案管理的主要途徑[J].建材發(fā)展導(dǎo)向，2015(15)：121-122.

Discussion on the Management Method of Garden Engineering Archives in the New Era

HAN Hong-jia
(Taiyuan Institute of Garden Architecture Design and Research,Taiyuan 030000,China)

garden engineering;archive management;strategy

G271

A

1007-9467（2016）09-0174-02

2016-08-13

韓宏甲（1984～），女，山西太原人，助理館員，從事工程項(xiàng)目檔案管理研究。