楊 浦（河南師范大學(xué)　學(xué)報(bào)編輯部，河南　新鄉(xiāng)　453007）

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騰云采編系統(tǒng)使用問題及應(yīng)對(duì)策略
——以《河南師范大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》為例

楊 浦
（河南師范大學(xué)學(xué)報(bào)編輯部，河南新鄉(xiāng)453007）

摘 要：本文概述了騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀，并比較了它與其他采編系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，系統(tǒng)總結(jié)了騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)的問題、引起問題的原因以及其解決方法和可以提高工作效率的一些經(jīng)驗(yàn)技巧。不僅可供編輯同行參考，還可為使用騰云采編系統(tǒng)的作者和審稿專家提供幫助。

關(guān)鍵詞：采編系統(tǒng)；騰云；使用經(jīng)驗(yàn)

一、概述

在線協(xié)同采編系統(tǒng)對(duì)于幫助作者、審稿專家、編輯、主編提高處理稿件的效率已經(jīng)得到普遍認(rèn)可。［1］目前，我國有4家主流在線協(xié)同采編系統(tǒng)。［2］其中包括由3家服務(wù)商（馬格泰克、勤云、三才）提供的采編系統(tǒng)；而由同方知網(wǎng)（北京）技術(shù)有限公司開發(fā)的騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)（以下簡稱“騰云”）是免費(fèi)的。2012年末，騰云3.0版正式上線，截至2015年12月，騰云已更新至V7.09，平均每兩個(gè)月更新一次。［3］運(yùn)營初期的系統(tǒng)不穩(wěn)定、功能不成熟等問題相繼完善。再依靠知網(wǎng)平臺(tái)和免費(fèi)等優(yōu)勢(shì)，截至2013年4月底，騰云用戶數(shù)量已突破1500家，其中高校學(xué)報(bào)500家左右。［4］

二、使用經(jīng)驗(yàn)

2014年，文獻(xiàn)［5］曾從大處著眼，對(duì)騰云給出評(píng)價(jià)及建議。兩年后，騰云已逐漸進(jìn)入成熟穩(wěn)定期。《河南師范大學(xué)（自然科學(xué)版）》于2013年底啟用騰云。通過兩年的使用及與客服工程師的頻繁溝通，積累了一些自己的經(jīng)驗(yàn)。這些經(jīng)驗(yàn)可以作為騰云系統(tǒng)培訓(xùn)資料［3］及30個(gè)常見問題的補(bǔ)充。以下按照處理稿件的流程順序，從小處著手，依次介紹。

（一）作者注冊(cè)

騰云系統(tǒng)的每個(gè)賬戶可以有多重身份。不同用戶的姓名可以重復(fù)，但電子郵箱不可重復(fù)，用戶與電子郵箱是一對(duì)一的關(guān)系。作者可以自由注冊(cè)，須激活；審稿專家只能由編輯添加，不需激活。作者注冊(cè)時(shí)，可能會(huì)遇到兩類非正常情況：一是作者注冊(cè)后收不到激活郵件，無法登錄。二是提示該郵箱已被注冊(cè)，不可再次被注冊(cè)。情況一是郵箱問題，可能是編輯部發(fā)出同一主題的郵件過多，而經(jīng)常被攔截，也可能是作者郵箱中的攔截設(shè)置。編輯或管理員登錄系統(tǒng)，在“已刪除用戶”中找到對(duì)應(yīng)用戶，點(diǎn)擊“恢復(fù)”即可。注意，不能在全部用戶中查找已刪除用戶，系統(tǒng)中的全部用戶不包括已刪除用戶。還有一種不常見的可能是作者郵箱已滿，無法接收新郵件，作者只需清理郵箱即可。有兩種原因可能導(dǎo)致情況二發(fā)生：原因一：作者本身是審稿專家，注冊(cè)的郵箱已被審稿專家身份占用，專家用戶無權(quán)賦予本身以作者身份，也不可重復(fù)注冊(cè)此郵箱。原因二：此郵箱曾被作者注冊(cè)過，單位被激活。只要被注冊(cè)的郵箱都會(huì)被保存，用戶如遇情況二，可交由編輯部處理，或自行更換郵箱注冊(cè)。編輯部登錄系統(tǒng)找到該專家賬戶，點(diǎn)擊修改，添加作者身份即可。

注冊(cè)是用戶使用騰云的第一道手續(xù)。第一印象很重要?？上в捎卩]箱問題，在第一步就可能給用戶留下不好的印象。如果經(jīng)費(fèi)允許，建議編輯部申請(qǐng)收費(fèi)的企業(yè)辦公郵箱，這樣不僅會(huì)對(duì)騰云及其他采編系統(tǒng)的使用有改善，而且對(duì)編輯部本身的辦公也會(huì)有幫助。

（二）登錄

不同編輯部所用的騰云系統(tǒng)的登錄頁面是同一個(gè)模塊，不能按編輯部進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置。雖然系統(tǒng)入口有3個(gè)，分別對(duì)應(yīng)3類身份，但是登錄系統(tǒng)的身份和入口是沒有關(guān)系的。3個(gè)入口僅是界面不同，只有作者身份的賬戶也可以從責(zé)編入口登錄。登錄后的身份是以該用戶上次退出時(shí)的身份為依據(jù)的，這里容易碰到的問題是擁有作者和專家雙重身份的用戶。曾經(jīng)作為專家審過稿且有作者身份的用戶想投文章，從作者入口登錄后身份卻是錯(cuò)的，或作者想為編輯部審稿，影響用戶的正常使用，這需要編輯部提示用戶更換身份。這類提示最有效的途徑就是發(fā)布公告，編輯有發(fā)布公告的權(quán)限，可以針對(duì)不同身份的用戶發(fā)布不同的公告，從而提高工作效率。

（三）作者投稿及修改

投稿時(shí)作者按照提示操作一般都可以順利提交，但修改稿件時(shí)偶爾有作者上傳完修改稿后忘了點(diǎn)擊“完成提交”按鈕。雖然作者上傳完修改稿系統(tǒng)就會(huì)立即自動(dòng)彈出提示窗口“請(qǐng)務(wù)必點(diǎn)擊頁面下方‘確認(rèn)修改無誤，完成提交’按鈕”，但是這種情況還是時(shí)有發(fā)生。這時(shí)，稿件就始終處于修改狀態(tài)，并未轉(zhuǎn)到編輯手中，從而耽誤了編輯對(duì)稿件的處理。若編輯碰到有的稿件遲遲沒有修回但系統(tǒng)中卻有修改稿的情況，應(yīng)及時(shí)提醒作者提交。造成上述問題，可能有一個(gè)系統(tǒng)問題：騰云默認(rèn)設(shè)置的2個(gè)環(huán)節(jié)名稱“初審作者修改稿件”和“復(fù)審作者修改稿件”，都是作者修改稿件的環(huán)節(jié)，但是看起來好像是編輯或?qū)＜覍徖砀寮沫h(huán)節(jié)，從而誘導(dǎo)作者錯(cuò)誤理解稿件已進(jìn)入編輯部處理的階段。建議編輯部對(duì)此類名稱進(jìn)行適當(dāng)修改，以免引起誤會(huì)。

（四）編輯審稿

對(duì)于作者所投稿件，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢測(cè)重復(fù)率并生成一份自動(dòng)校樣稿，但偶爾會(huì)檢測(cè)失?。總€(gè)編輯部規(guī)定單天上傳自動(dòng)檢測(cè)的上限是30篇）。編輯可以進(jìn)入學(xué)術(shù)不端檢測(cè)中心找到該稿件，點(diǎn)擊重檢，若還是有失敗的情況，只好手動(dòng)上傳至科技期刊學(xué)術(shù)不端文獻(xiàn)檢測(cè)系統(tǒng)（AMLC）檢測(cè)。對(duì)修改稿是否自動(dòng)進(jìn)行學(xué)術(shù)不端檢測(cè)，系統(tǒng)內(nèi)是可以設(shè)置的，編輯部可以根據(jù)自身需要進(jìn)行設(shè)定。

總會(huì)有個(gè)別情況比較復(fù)雜的稿件，這時(shí)利用針對(duì)單篇稿件的留言提醒功能就可以很便利地對(duì)其進(jìn)行處理。留言可僅為自己所見或?yàn)樗芯庉?、主編所見，作者不可見，作者也可利用此功能給編輯留言。不僅如此，還可通過“給編輯部寫信”，用站內(nèi)信和編輯聯(lián)系，經(jīng)常有用戶詢問稿件狀態(tài)，卻不提供稿件信息，回信詢問用戶效率低下。在不知道被詢問稿件屬何欄目，甚至不知該用戶是審稿人還是作者的情況下，利用“全部稿件”中的“更多檢索”功能十分便捷。在“流程參與人”中輸入姓名即可，由于在其他頁面均無“更多檢索”功能，而系統(tǒng)提供的稿件排序功能又很有限，推薦嘗試使用“更多檢索”功能檢索文章，以提高工作效率?，F(xiàn)在，知網(wǎng)已提供將站內(nèi)信關(guān)閉的服務(wù)，如果編輯部很少使用站內(nèi)信，可以考慮申請(qǐng)將其關(guān)閉。

代理功能是要引起每個(gè)編輯部重視的一個(gè)功能。所謂“代理”，是指當(dāng)編輯點(diǎn)擊后，立即以“代理”所對(duì)應(yīng)的賬戶登錄系統(tǒng)。這樣該編輯就可以以被代理人的名義處理稿件。大部分環(huán)節(jié)系統(tǒng)會(huì)記錄處理人，而系統(tǒng)并不能識(shí)別該用戶是否被代理，這就存在安全隱患。用戶被代理后可以更換為該用戶所擁有的任何一種身份，用戶作為作者、專家時(shí)，是沒有代理權(quán)限的。管理員因?yàn)椴惶幚砀寮?，既沒有代理權(quán)限，也不能直接被代理，但可以通過代理該管理員用戶擁有的其他身份轉(zhuǎn)換為管理員。這里的隱患主要指責(zé)編或主編代理其他作者、專家、編輯或主編，并已被代理任意處理稿件。建議編輯部取消代理權(quán)限，并只設(shè)一個(gè)僅有管理員身份的用戶，因?yàn)榇頇?quán)限是和編輯或主編修改用戶信息關(guān)聯(lián)的（如向?qū)＜屹x予作者身份的權(quán)限），所以喪失代理權(quán)限后，相關(guān)權(quán)限都不能保留（只有添加新專家的權(quán)限不受影響），如需操作只能由管理員完成。

（五）專家審稿

騰云依靠知網(wǎng)平臺(tái)提供了專家遴選庫。在2015年底的中國學(xué)術(shù)期刊未來論壇上，知網(wǎng)稱已全部核查了一遍庫內(nèi)信息的有效性。騰云系統(tǒng)提供的專家審稿單將每個(gè)選項(xiàng)設(shè)計(jì)為復(fù)選，這是考慮到復(fù)選框的打印效果較好。如果編輯部不介意，也可要求客服改為單選。每個(gè)編輯部都有自己的風(fēng)格，也可以向知網(wǎng)提供自己較成熟的審稿單植入在線系統(tǒng)中。在啟用新審稿單前，一定要仔細(xì)核對(duì)，否則以后修改時(shí)會(huì)有很多不必要的麻煩。我刊在使用審稿單一段時(shí)間后發(fā)現(xiàn)審稿單中的處理結(jié)果前3個(gè)選項(xiàng)是“可刊用、修后再審、修后可刊用”，這樣的排序不符合邏輯，所以就改為“可刊用、修后可刊用、修后再審”。修改后，發(fā)現(xiàn)之前審稿單的意見是按位置記錄的，并不會(huì)智能地和選項(xiàng)內(nèi)容鏈接，所以原來意見是“修后再審”的，現(xiàn)在都變成“修后可刊用”了。最后，我刊更換了審稿單模版，才將此問題繞過。

專家在審稿時(shí)，也偶有忘記點(diǎn)擊“完成提交”按鈕的情況發(fā)生，所以編輯同行如果碰到久未審回的稿件，可以提醒專家是否有此疏漏。

（六）錄用

稿件正常的錄用、安排刊期操作應(yīng)該是在流程中，而不是在組版中。組版主要的功能是查閱稿件，據(jù)知網(wǎng)工程師稱，在組版中安排稿件可能會(huì)有漏洞，稿件到已錄用狀態(tài)就已經(jīng)終結(jié)，該環(huán)節(jié)仍有流程回退功能。對(duì)于某些特殊稿件，在編輯部已錄用但尚未刊發(fā)該稿時(shí)，流程回退是有用的；當(dāng)稿件已刊發(fā)后，流程回退功能及組版管理對(duì)此類稿件的重新組版功能是多余的。目前騰云系統(tǒng)無法做到稿件的固化，而且在組版管理中對(duì)稿件重新安排刊期時(shí)不記錄處理人信息。這要求編輯部在出版前一定仔細(xì)核對(duì)騰云內(nèi)的稿件和計(jì)劃出版的是否一致，在出版后不要修改，以免出現(xiàn)重復(fù)出版或漏出之類的嚴(yán)重問題。

（七）其他

在使用騰云時(shí)，還有其他一些技巧和問題。環(huán)節(jié)觸發(fā)郵件的發(fā)件人可以是編輯部的公共郵箱，也可以是當(dāng)前處理人的郵箱。每個(gè)環(huán)節(jié)可以有不同設(shè)置，但是同一環(huán)節(jié)設(shè)置對(duì)編輯部的所有人是相同的。如果個(gè)別情況需要暫時(shí)修改，建議直接在發(fā)信對(duì)話框中修改發(fā)件人。在稿件或姓名后的黃色小箭頭是很有用的工具，相當(dāng)于鼠標(biāo)的右鍵，是一個(gè)常用工具。例如，要臨時(shí)向某個(gè)用戶發(fā)郵件，可以左鍵單擊該用戶后的黃箭頭，選取“發(fā)送郵件給該用戶”即可。如果遇到新出現(xiàn)的一些常見問題，建議利用網(wǎng)站及采編系統(tǒng)內(nèi)的公告功能，給予用戶及時(shí)、必要的提醒，方便用戶使用。

三、騰云的優(yōu)劣

每個(gè)采編系統(tǒng)都有自身的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)。與其他在線協(xié)同采編系統(tǒng)相比，騰云協(xié)同采編系統(tǒng)有以下優(yōu)勢(shì)：使用免費(fèi)；緊密與知網(wǎng)結(jié)合，可自動(dòng)檢測(cè)重復(fù)率，龐大的審稿專家?guī)?；用戶?shù)量大；更新升級(jí)較快；客服質(zhì)量較好。但它也有以下劣勢(shì)：系統(tǒng)穩(wěn)定性仍有提高的空間；與萬方數(shù)據(jù)不兼容；不支持用QQ賬號(hào)登錄；投稿時(shí)不支持自動(dòng)提取文章信息的功能；瀏覽稿件時(shí)的排序功能不強(qiáng)。希望將來騰云及其他采編系統(tǒng)能夠不斷完善，提高用戶的滿意度。

參考文獻(xiàn)：

［1］曾婷.期刊稿件采編系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀及展望［J］.江漢大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2012，40（4）：101-104.

［2］李啟正.國內(nèi)外期刊采編系統(tǒng)的特點(diǎn)與現(xiàn)狀［J］.新聞研究導(dǎo)刊，2015（10）：175.

［3］同方光盤股份有限公司.騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)［EB/OL］ . http：//find.cb.cnki.net/index.html . 2015-12-31.

［4］呂娟.芻議中國知網(wǎng)期刊采編系統(tǒng)的應(yīng)用［J］.貴州師范大學(xué)學(xué)報(bào)，2012，28（2）：40-41.

［5］申軼男，曹兵，佟建國，等.騰云科技期刊協(xié)同采編系統(tǒng)在使用中存在的問題及解決建議［J］.中國科技期刊研究，2014，25（2）：311-314.

中圖分類號(hào)：G255.2

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1674-8883（2016）01-0205-02