■ 王 麗

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關(guān)于電子檔案歸檔管理的幾點(diǎn)思考
——以開灤集團(tuán)檔案館為例

■ 王 麗

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，電子檔案歸檔管理中存在的問題也日益顯現(xiàn)，本文以開灤檔案館為例，探討現(xiàn)代檔案管理如何加強(qiáng)電子檔案歸檔管理的問題，即應(yīng)選擇科學(xué)的電子檔案歸檔方式與途徑，建立切實有效的電子檔案歸檔管理體系，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

近年來，辦公自動化系統(tǒng)逐漸應(yīng)用于各行各業(yè)，隨著開灤集團(tuán)公司OA辦公自動化系統(tǒng)的投入應(yīng)用，電子文檔的管理與歸檔已成為檔案工作的重點(diǎn)。2005年起，開灤集團(tuán)檔案館及其下屬單位先后投資162萬元，與河北科怡科技公司合作，進(jìn)行綜合檔案信息管理平臺的建設(shè)，到2014年開灤直屬區(qū)域和下屬27個基層單位已實現(xiàn)了檔案信息資源網(wǎng)上共享。

如此，電子檔案將逐漸取代紙質(zhì)檔案成為開灤企業(yè)經(jīng)營活動的重要工具和真實記錄。而如何將電子檔案進(jìn)行安全、有效、科學(xué)的管理與歸檔成為我們檔案管理者面臨的一個亟待解決的課題。

一、電子檔案歸檔管理中會出現(xiàn)的問題

現(xiàn)代檔案管理中，電子檔案具備眾多優(yōu)點(diǎn)，如網(wǎng)絡(luò)傳輸可靠性、通用性，檔案處理方式自動化等，并且不怕潮濕、強(qiáng)光、高溫和蟲害等，復(fù)制備份也非常容易，具有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)勢，但是由于歷史原因，加之電子檔案自身的特殊性，我們在實際工作中發(fā)現(xiàn)電子檔案也同樣存在許多不可忽視的問題。

1、電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全性問題

準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性是電子檔案應(yīng)當(dāng)具備的重要屬性，是電子檔案之所以成為檔案的必要條件。但是，電子檔案的載體穩(wěn)定性差、易損壞，實踐證明，利用磁盤或其他存儲介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份并移交的方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。

這里，數(shù)據(jù)丟失包括兩方面的含義：第一，由于介質(zhì)本身的遺失所造成的數(shù)據(jù)丟失，這種數(shù)據(jù)丟失通常會造成無法彌補(bǔ)的后果。第二，由于介質(zhì)質(zhì)量所導(dǎo)致的數(shù)據(jù)無法讀取，如磁道損壞等，雖然這種數(shù)據(jù)丟失通?？梢圆捎媚承┘夹g(shù)手段進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，但介質(zhì)破壞程度較為嚴(yán)重時也無法進(jìn)行完全恢復(fù)。

為了防止數(shù)據(jù)丟失，我們檔案管理人員通常需要制作多份備份盤進(jìn)行歸檔，這樣做不僅加大了工作量，而且增加了存儲磁盤的數(shù)量，從而造成了存儲空間的浪費(fèi)。因此，選擇簡捷而安全的歸檔方式成為電子檔案管理工作的一項重要任務(wù)。

2、電子檔案歸檔管理體系的有效性問題

近年來，開灤綜合檔案信息管理平臺建立后，關(guān)于電子檔案的研究取得了不少成果，如《電子檔案的集成管理與體系創(chuàng)新》曾獲河北省煤炭行業(yè)企業(yè)管理現(xiàn)代化創(chuàng)新應(yīng)用成果一等獎。然而，與理論發(fā)展相比，實踐的進(jìn)展卻較為滯后。我們在指導(dǎo)基層時發(fā)現(xiàn)檔案管理人員通常不知道如何對電子檔案進(jìn)行正確而有效地管理，存在“不想管”、“不會管”的疑慮，從而造成許多歸檔電子檔案自生自滅和管理失控。

出現(xiàn)這種電子檔案歸檔管理不力的原因兩個方面，即缺少可操作性強(qiáng)和與電子檔案歸檔管理相配套的制度，檔案管理人員無法對電子檔案歸檔進(jìn)行有效的管理。所以，有效的電子檔案歸檔管理需要建立有效的管理體系，這依賴于具有較強(qiáng)的可操作性及較強(qiáng)配套性的管理制度。

雖然，開灤檔案管理遵循關(guān)于國家電子檔案歸檔管理的法規(guī)及規(guī)范，如《電子檔案歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，但是在根據(jù)這些宏觀制度制定本單位制度的過程中未能依據(jù)本單位實際情況進(jìn)行細(xì)化，而是復(fù)制國家級法律法規(guī)，從而致使一些檔案管理制度在實際工作中未能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

另外，由于電子檔案歸檔所涉及到的檔案和檔案管理在體制上分屬兩個體系，落實到基層單位也存在文和檔管理制度不協(xié)調(diào)的問題，由此檔案部門難以對電子檔案的前端工作實際實行有效的控制。就開灤檔案部門內(nèi)部來說，電子檔案歸檔管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也存在諸多不協(xié)調(diào)之處。

3、電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存性問題

開灤檔案館館藏十分豐富，實施數(shù)字化掃描工作后，開灤系統(tǒng)電子檔案數(shù)量為331130卷，602291件，439GB，占據(jù)了較大的比例，但其取代紙質(zhì)檔案仍有待時日。因此，電子檔案和紙質(zhì)檔案將共存于檔案管理體系中，兩者不是對立的，而是相輔相成的，紙質(zhì)檔案彌補(bǔ)了電子檔案在安全性方面的不足，可以作為真實穩(wěn)定的檔案備份進(jìn)行管理，而電子檔案則發(fā)揮其易于檢索和易于傳遞等優(yōu)勢，適應(yīng)飛速發(fā)展的信息技術(shù)的需要。

目前，在我國現(xiàn)行的檔案管理體系中，通常根據(jù)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存狀態(tài)的不同，實行雙軌制和雙套制兩種體制。雙軌制的特點(diǎn)是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時產(chǎn)生且同時流轉(zhuǎn)，如在辦公自動化系統(tǒng)中執(zhí)行發(fā)文流程，不僅需要在計算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行檔案的編制和審批，還需要按照發(fā)文處理流程將紙質(zhì)檔案同時報送公文處理人員。而雙套制的特點(diǎn)是，檔案在歸檔之后以電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式存在，如在辦公自動化中的收文流程結(jié)束時，將接收的電子檔案歸檔，同時將電子檔案轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔。

因此，雙軌制和雙套制如果配合使用，能夠使電子檔案和紙質(zhì)檔案相互結(jié)合，并建立相應(yīng)的配套制度是進(jìn)行電子檔案歸檔管理的重要任務(wù)。

二、電子檔案歸檔管理的建議

為了更科學(xué)、安全、合理和充分的利用電子檔案以滿足現(xiàn)代檔案工作的需求，針對電子檔案歸檔管理工作中存在的問題，我們應(yīng)采取以下措施：

1、使電子檔案以網(wǎng)絡(luò)傳輸為主介質(zhì)移交為輔，加強(qiáng)信息安全工作

電子檔案是網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，但是電子檔案的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此簡便而安全的歸檔方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存儲。

第一，隨著開灤各所屬單位計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要檔案被傳輸上網(wǎng)。而這些檔案是各業(yè)務(wù)管理部門在工作中形成的，反映了企業(yè)職能活動的概況，也按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了檔案格式的統(tǒng)一規(guī)范，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，這是歸檔的重點(diǎn)。

第二，對于那些未上傳到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上卻具有保存價值的電子檔案，則應(yīng)由電子檔案形成部門編目整理并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門移交歸檔，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子檔案歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。

但是，無論利用何種途徑進(jìn)行電子檔案歸檔，必須由電子檔案形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后再移交給檔案部門，而非由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，借此保證電子檔案形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。因此，選擇網(wǎng)絡(luò)傳輸作為主要的電子檔案傳輸方式，輔以磁盤等電子介質(zhì)的移交，是適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

需要注意的問題是，要加強(qiáng)對信息安全的重視，如介質(zhì)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、應(yīng)用系統(tǒng)安全等幾個方面。對于具有一定保密級別的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)禁其在開放性網(wǎng)絡(luò)上載錄交流并嚴(yán)格控制其訪問與管理權(quán)限，且必要時可以對這些檔案進(jìn)行加密處理，并對密鑰進(jìn)行定期或隨時的更換。

2、建立切實有效的電子檔案的歸檔管理體系

第一，要制定電子檔案與紙質(zhì)檔案的配套管理辦法，這些方法應(yīng)該涉及電子檔案的歸檔范圍、歸檔整理要求、電子檔案備份要求、電子檔案移交與保管、電子檔案介質(zhì)要求、電子檔案的提供與利用和檔案管理人員職責(zé)要求等方面，例如運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行公文處理、行政管理。

電子檔案形成部門應(yīng)及時將這些重要憑證性和依據(jù)性的電子檔案制作備份，電子檔案要與紙質(zhì)檔案形成一一對應(yīng)關(guān)系，一個單位紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，兩種載體的基本保管單位要標(biāo)注互見號，紙質(zhì)檔案要標(biāo)注電子檔案的檔號，而電子檔案則標(biāo)注紙質(zhì)檔案的檔號，以便于利用。

第二，特別應(yīng)當(dāng)注意的是，電子檔案管理體系構(gòu)建中從電子檔案的形成到歸檔跨越了多個部門，這些部門通過了電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個有機(jī)的整體，有時工作互相交錯，職責(zé)界限難以區(qū)分清楚。所以，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)組織管理，由主要部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)并指定專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)。

第三，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案歸檔所涉及的問題更加廣泛，僅靠檔案部門很難獨(dú)立完成，應(yīng)采取電子檔案形成部門、檔案部門、計算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。

電子檔案形成部門應(yīng)熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子檔案的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)。檔案部門應(yīng)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用。計算機(jī)與信息管理部門既是電子檔案的形成單位又是設(shè)計和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子檔案歸檔制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)當(dāng)相互滲透、揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子檔案的歸檔中結(jié)成一體，共同形成質(zhì)量過關(guān)的電子文檔。

3、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

第一，隨著信息網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的進(jìn)步，管理信息化已是現(xiàn)代檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要方向，如今，在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案管理信息化已勢在必行。檔案管理信息化主要包括軟硬件環(huán)境建設(shè)和人員培訓(xùn)兩個主要方面，軟硬件環(huán)境建設(shè)主要是指數(shù)字檔案管理軟件、辦公自動化軟件和系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)。筆者建議購買技術(shù)成熟、性能穩(wěn)定、標(biāo)準(zhǔn)安全的軟件產(chǎn)品或系統(tǒng)，或者組織自有的開發(fā)人員根據(jù)檔案管理需求自行開發(fā)，且盡可能使各種軟件在一個集成的、一體化的和安全的環(huán)境中運(yùn)行。與此同時，應(yīng)該進(jìn)一步完善電子檔案和計算機(jī)軟硬件的保管設(shè)施和環(huán)境。

第二，人員培訓(xùn)主要是指應(yīng)通過各種形式的培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其能夠掌握檔案管理的理論知識、政策法規(guī)以及與電子檔案歸檔管理相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)，并且能夠因地制宜地制定和執(zhí)行電子檔案乃至檔案管理規(guī)章，使檔案管理工作逐漸適應(yīng)新形勢、新環(huán)境和新挑戰(zhàn)。

（作者單位：開灤集團(tuán)公司檔案館）