童　敏　張旭紅　柳　寧

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淺析檔案信息資源的開發(fā)利用

童敏張旭紅柳寧

檔案信息資源的開發(fā)工作，是根據(jù)社會和單位需求，在保密和保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)基礎(chǔ)上，通過各種方式、方法對儲存的大量檔案信息進(jìn)行加工、整理，以信息產(chǎn)品形式提供利用并形成現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，并實(shí)現(xiàn)檔案商品價值的過程。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)的形勢下，如何突破傳統(tǒng)的檔案工作思維框架，建立起體現(xiàn)時代特征的工作機(jī)制，開發(fā)檔案信息資源，充分利用檔案的潛在價值，更好地為水利事業(yè)服務(wù)，是水利檔案部門值得探索的課題。

一、開發(fā)檔案資源關(guān)系剖析

1.檔案資源與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的關(guān)系

兩者相互制約，相互推進(jìn)。一切工作要以經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展為中心，要服從于現(xiàn)代化建設(shè)大局，是開展各項工作的出發(fā)點(diǎn)和最終歸宿。以長江三峽工程的研究與論證為例：20世紀(jì)50年代初開始，長江水利委員會組織了大批勘測設(shè)計及科研人員，做了大量細(xì)致的調(diào)查研究等基礎(chǔ)工作，提出建設(shè)長江三峽工程的規(guī)劃，先后設(shè)計了上百個三峽工程建設(shè)方案，形成了大量的檔案資料。詳盡的水文測繪資料和地質(zhì)資料為興建三峽大壩提供了科學(xué)依據(jù)。而三峽工程的實(shí)施，又大大豐富了有關(guān)檔案信息資源。兩者互為基礎(chǔ)、互相促進(jìn)、共同發(fā)展。

2.檔案信息質(zhì)量與數(shù)量的關(guān)系

檔案信息要內(nèi)容豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、成分充實(shí)、數(shù)量充足，才能有效地提供實(shí)際利用。檔案信息的數(shù)量與質(zhì)量是辯證統(tǒng)一的關(guān)系，沒有數(shù)量的質(zhì)量是不現(xiàn)實(shí)的，沒有質(zhì)量的數(shù)量是無意義的。檔案數(shù)量的增加畢竟有限，只有依靠先進(jìn)技術(shù)和科學(xué)管理，不斷提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量，挖掘檔案內(nèi)在價值，才能充分發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)和社會效益，這也是開發(fā)檔案資源、實(shí)現(xiàn)檔案潛在價值的必由之路。

3.檔案資源開放與保密的關(guān)系

《檔案法》明確規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會開放，經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年?！睓n案開放政策，為開發(fā)利用檔案、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)提供了廣闊的空間。但提高檔案開放度，不是不保密，而是對檔案保密工作提出了更高的要求。即該開放的要盡力開放，該保密的必須嚴(yán)格保住，不能掉以輕心。在此問題上，要切實(shí)避免把保護(hù)機(jī)密與開發(fā)利用檔案信息資源相對立，只有認(rèn)真把握住其中的“度”，使之更好地為經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)提供服務(wù)。

4.檔案開發(fā)利用與自我發(fā)展的關(guān)系

經(jīng)濟(jì)建設(shè)的持續(xù)發(fā)展，迫切需要包括檔案在內(nèi)的各類信息資源的支撐；這種需求也為檔案事業(yè)的自身發(fā)展和開放利用開辟了新的領(lǐng)域和市場。在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)的過程中，檔案的開發(fā)利用遇到了一系列新情況、新問題，有的涉及檔案體制、機(jī)制上的不適應(yīng)，有的涉及檔案服務(wù)方式、方法和手段上需要改革和提高，所有這些都將推動檔案事業(yè)的自我發(fā)展，逐步與市場經(jīng)濟(jì)的需求相接軌。

二、檔案信息資源開發(fā)利用實(shí)現(xiàn)辦法和途徑

1.建章立制，為檔案資源開發(fā)利用提供制度保障

對檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，必須建立健全以下制度：一是提供利用檔案的范圍必須劃分清楚；二是提供利用的手續(xù)必須明確、具體，便于利用者自覺遵守；三是對損壞、丟失、擅自抄錄和公布檔案等行為提出禁止條款。在實(shí)踐中，要做到既積極提供檔案利用為經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)服務(wù)，又堅持保密原則，確保檔案中所涉及的各項國家秘密的絕對安全。

2.增強(qiáng)檔案服務(wù)意識，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制

服務(wù)是檔案工作的生命線，檔案部門應(yīng)突出服務(wù)這個主題，進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，不斷提高服務(wù)能力。在服務(wù)態(tài)度上，應(yīng)主動、熱情、細(xì)致、周到，善于與用戶溝通和聯(lián)系，了解用戶的心理和需求，學(xué)會換位思考，把利用者的事當(dāng)作自己的事來辦。在服務(wù)時機(jī)上，應(yīng)緊跟形勢和政策，與時俱進(jìn)，及時提供水利事業(yè)發(fā)展需要的檔案信息。在服務(wù)方式上，實(shí)行自助查詢、來信來電查詢、網(wǎng)絡(luò)查詢等多種形式，為檔案利用者盡可能提供多種渠道的檔案查閱利用服務(wù)。

3.豐富館藏檔案信息資源，完善檔案信息資源結(jié)構(gòu)

館藏建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒的主題，沒有豐富、優(yōu)質(zhì)的館藏資源，檔案信息資源開發(fā)利用猶如“無源之水，無本之木”。首先，要完善覆蓋水利事業(yè)的檔案資源體系，對于關(guān)系水利建設(shè)的檔案信息資源應(yīng)優(yōu)先收集整理和開發(fā)利用，真正使檔案信息資源為水利事業(yè)各項工作的開展提供服務(wù)。其次，采取多種形式對檔案信息資源進(jìn)行共享，樹立“大檔案”意識，開展檔案機(jī)構(gòu)之間的相互協(xié)作，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息資源整合，實(shí)現(xiàn)更大范圍的檔案信息資源共享。

4.優(yōu)化檔案工作者的整體人員結(jié)構(gòu)和個體知識結(jié)構(gòu)

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作者對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較陌生，檔案部門應(yīng)引進(jìn)高科技人員，利用計算機(jī)前沿知識和檔案后臺管理技能，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。此外，必須加強(qiáng)對在職檔案工作人員的技能培訓(xùn)，使他們盡快熟悉現(xiàn)代化技術(shù)，不斷壯大適應(yīng)信息時代要求的檔案管理隊伍，使檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)不斷得到平衡和更新完善，以滿足新時期網(wǎng)絡(luò)時代檔案信息資源開發(fā)利用工作的要求，確保檔案事業(yè)能夠與時俱進(jìn)的發(fā)展。

三、結(jié)語

隨著科技的迅猛發(fā)展、社會的不斷進(jìn)步，水利事業(yè)各項工作也在不斷發(fā)展。水利檔案部門要充分認(rèn)識檔案信息開發(fā)利用的重大意義，站在新的起跑點(diǎn)，用新思路、新辦法全面推進(jìn)水利檔案信息資源建設(shè)和開發(fā)利用，促進(jìn)水利檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，為我國經(jīng)濟(jì)社會和水利事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)■

（作者單位：江蘇省水利廳機(jī)關(guān)后勤服務(wù)中心210029江蘇省太湖地區(qū)水利工程管理處215128江蘇省水利科教中心210029）

（專欄編輯：周權(quán)）