■古遠師

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淺談縣級國家綜合檔案館建設的研究

■古遠師

縣級檔案館是國家檔案事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，它在社會中具有重要的價值和影響力。經(jīng)濟社會發(fā)展給城市帶來了光彩，我們的檔案館應該和城市的面貌形象相符合，檔案事業(yè)發(fā)展不能滯后。新檔案館建設已納入惠東縣2015年重點建設項目計劃，受到省、市檔案部門領導高度重視，先后多次來到惠東，會同縣領導進行考察與研究，爭取盡早啟動新檔案館建設，為廣大人民群眾以及社會團體提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務?？h檔案館要抓住歷史機遇，積極與各級領導溝通和匯報工作，提出有效的建館方案。

各地區(qū)縣級檔案館至今還存在一些不足和差距：館藏檔案種類單一、沒有特色等，使檔案資源數(shù)量不夠、利用率不足；檔案服務渠道不通暢等，不利于方便人民群眾的檔案利用；缺乏資金和專業(yè)人才，檔案人員安全意識不夠強等，確保不了檔案安全和保密；檔案館建設不能滿足形勢發(fā)展，辦公樓被其他單位占用，庫房面積不達標、不夠用，辦公設備落后，不利于檔案事業(yè)發(fā)展。研究怎樣打造一個縣級國家綜合檔案館，為檔案事業(yè)發(fā)展貢獻力量，是我們必須面對的重大問題。

一、縣級國家綜合檔案館基礎設施建設

為推進檔案事業(yè)發(fā)展、檔案工作穩(wěn)步前進，各級政府的領導應該給予大力支持，確保專項資金投入，加大保障力度。我們從新館選址、規(guī)劃布局、建筑設計等都要考慮到功能需要，嚴格按照《檔案館建設標準》、《檔案館建設設計規(guī)范》和《黨政機關辦公用房標準》的要求，建立有科學規(guī)劃、技術先進、功能齊全、富含地標性文化特色的現(xiàn)代化國家綜合檔案館。

行政管理部門想問題辦事情要以人民的根本利益為出發(fā)點，要以人為本、與時俱進，檔案館最主要的服務對象是人民群眾，所以新館選址應該在公共設施比較完善、環(huán)境良好、交通便利的地區(qū)，遠離有易燃、易爆和腐蝕性氣體的場所。新館建設要符合城市規(guī)劃的總體要求，最好能獨立建造，如果要與其他單位聯(lián)合建造，應該劃分好各自的管理區(qū)域。新館建設要考慮今后三十年進館的檔案數(shù)量之和以及各種要素，所以建筑面積一定要合理布置。

要完善“五位一體”功能用房建設，即檔案利用中心、電子文件備份中心、政府公開信息查閱中心、檔案保管基地、愛國主義教育基地，為檔案服務利用做好鋪墊。要合理把綠化帶、停車場和人行道等安排好，進行無障礙設計。新館的建筑要符合實際，不能盲目追求美觀，要考慮經(jīng)濟和環(huán)保節(jié)能，不用易燃的材料。廣東省檔案館的庫房采用了復合保溫墻體，取消了傳統(tǒng)的回廊設計，保證庫房內(nèi)部的保溫效果，有效防止溫濕度晝夜變化過大；庫房空調(diào)以及溫濕度系統(tǒng)也用了節(jié)能技術，實現(xiàn)了又經(jīng)濟又環(huán)保的效果。在條件許可的情況下，建設太陽能供電系統(tǒng)可以節(jié)約電費；建設雨水收集系統(tǒng)可以節(jié)約水費。為提高檔案的安全保障，設計好視頻監(jiān)控防盜系統(tǒng)、消防滅火系統(tǒng)、計算機安全系統(tǒng)等也是一項重要課題，檔案館現(xiàn)代化設備的完善程度直接影響檔案工作的發(fā)展，因此，縣級綜合國家檔案館應當具備現(xiàn)代化基礎設備，充分發(fā)揮各項功能。

二、加強檔案資源體系建設，科學整合館藏檔案

很多縣級檔案館存在館藏量少、單一的現(xiàn)象，但是我們不能為此而盲目追求數(shù)量而忽略館藏檔案的“含金量”，收集檔案資料的時候都要考慮是否有價值和利用率的高低。目前土地檔案、房產(chǎn)檔案、城建檔案、人事檔案、婚姻檔案、科技檔案等都是專業(yè)檔案，具有一定的特色、價值和利用率，它們分別由各自的主管部門管理，這種分散保管的檔案資源給利用者帶來不便，東跑一家西跑一家，耗費精力和時間。專業(yè)檔案是國家資源，如果能把專業(yè)檔案移交到同級別的國家綜合檔案館統(tǒng)一保管，那將會方便人民群眾查找檔案，還能解決縣級檔案館館藏量少、單一的問題，并且增加館藏特色。希望上級領導、縣級各個行業(yè)主管部門能統(tǒng)籌規(guī)劃，密切配合檔案行政管理部門，共建一個資源豐富的縣級綜合國家檔案館。

民生檔案是保障人民群眾合法利益、化解社會矛盾、調(diào)解民間糾紛的重要憑證?？h級檔案行政管理部門要會同民政、社保、計生、統(tǒng)計、教育等部門制定民生檔案的歸檔范圍和管理辦法，組織檔案員業(yè)務培訓，到鎮(zhèn)政府和村委會監(jiān)督指導民生檔案的工作。為服務好民生，要不斷整合民生檔案資源。農(nóng)村檔案以宅基地、山林土地、農(nóng)田、計生、社保、村民換屆選舉檔案等為重點；社區(qū)檔案以居民、人口、就業(yè)、特殊群體、社會救助、困難低保戶等為主?？h級國家綜合檔案館要切實做好各類民生檔案收集工作，把圍繞人民群眾根本利益有關的檔案接收進館，做好民生檔案的收集工作，對一些暫時不能進館的民生檔案，可通過掃描電子文件，檔案信息化共享民生檔案信息資源。

目前我縣檔案館的館藏主要是文書檔案，貼近百姓生活的檔案較少，缺少科技檔案等具有特色的檔案資源，因此必須要加大收集歸檔力度。我們應該圍繞社會熱點開展工作，把縣區(qū)重大活動、工程項目、重要事件和人物、僑批等各類檔案應收盡收，豐富館藏資源。

三、加強檔案利用體系建設，實現(xiàn)共享檔案資料

以前檔案館服務對象是以縣委縣政府、事業(yè)機構為主，但隨著社會進步與發(fā)展，人民群眾加強了檔案意識，檔案需要日益增長，如今我們的主要服務對象是老百姓，因此縣級檔案館必須提高服務質(zhì)量和拓展檔案服務水平，提供快捷、便利、一站式服務。我們要開展檔案宣傳教育活動，強化檔案服務功能。2015年1月惠州市龍門縣檔案局推出了公眾微信服務號“龍門檔案”，這是惠州市縣區(qū)檔案宣傳工作的創(chuàng)新，僅在四天內(nèi)閱讀量已經(jīng)突破三萬。在龍門檔案微信互動信息，讓廣大人民群眾更加了解檔案，加大了檔案事業(yè)發(fā)展的步伐。學生是祖國未來的花朵，通過學校和政府的組織，可以帶一批學生到國家綜合檔案館參觀和學習。讓學生知道什么是檔案，檔案工作者的職責和社會地位，介紹檔案館基本情況，如何登陸檔案館網(wǎng)站進行學習互動，重點是參觀愛國主義教育基地，培養(yǎng)學生愛國主義精神和民族責任感，給學生一次社會實踐交流和學習的機會。在國家綜合檔案館設立檔案志愿者隊伍，讓檔案服務力量強大起來，檔案志愿者隊伍可以根據(jù)社會需求把服務傳遞過去。

加強檔案信息化，推進數(shù)字檔案館建設。檔案事業(yè)未來發(fā)展趨勢必有檔案信息化這一項目，這項系統(tǒng)工程包括檔案信息資源的規(guī)劃和組織、開發(fā)利用、人才引進和培養(yǎng)、數(shù)據(jù)庫建設、網(wǎng)站建設等多方結合在一起，難度比較大，大部分縣級檔案館都不能獨立自主的完成，大多數(shù)采取外包服務形式。在當前縣級檔案館中既掌握檔案業(yè)務知識又熟悉計算機技術的全能型檔案人才非常缺乏，為提升檔案現(xiàn)代化、信息化建設，必須改善檔案館人員結構，引進檔案專業(yè)人才，培養(yǎng)一批縣級檔案領軍人物。檔案信息化、數(shù)字檔案館最終目的是實現(xiàn)檔案信息資源能共建共享，因此各單位需要選擇版本統(tǒng)一、安全性高、兼容性強的檔案管理軟件系統(tǒng)。完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設，提高新農(nóng)村檔案建設工作，提升鎮(zhèn)政府管理村級檔案的水平，借助檔案信息平臺和網(wǎng)絡推進城鄉(xiāng)檔案共建共享。

四、加強檔案安全體系建設，確保檔案安全管理

為確保檔案安全保密，縣級檔案館應該建立檔案管理制度以及領導責任制度，把檔案安全落實到位。要重視檔案保管保護設施設備建設，檔案館建筑材料盡量采用無污染、防水、防火、環(huán)保的材料，檔案庫房應該安裝監(jiān)控、防水、防火、溫濕度調(diào)控設備以及自動報警、滅火系統(tǒng)等。加強檔案庫房安全管理，實行專人管理，定期對庫房的電器設備進行安全檢查，保證庫房和消防通道整潔干凈，增強安全防范意識，完善突發(fā)事件應急制度。

要做好電子文件檔案的收集、保管、備份、利用等工作，保障檔案信息管理系統(tǒng)的信息安全。檔案信息化工作的電腦不要和外網(wǎng)連接，實行物理隔離，防止電腦病毒和黑客侵入。確定專人負責計算機管理，確保檔案信息安全。檔案館要遵守《保密法》的相關規(guī)定，嚴防檔案涉密事件的發(fā)生。地震、火災、洪水等災害會給檔案造成毀滅性的損失，為防止損失我們必須開展檔案備份工作，一套利用，一套封存，建立檔案備份異地存放管理，確保檔案安全得到充分的保障。

（作者單位：惠東縣檔案館）