文/高艷萍

如何科學(xué)管理科技館科普展品檔案

文/高艷萍

隨著我國(guó)科技館科普展品數(shù)量的不斷增加，如何對(duì)科普展品檔案進(jìn)行科學(xué)管理成為了科技館發(fā)展中面臨的一項(xiàng)重大課題。科普展品檔案的科學(xué)管理不僅可以為新一代科普展品的研發(fā)提供依據(jù)，而且對(duì)科技館管理水平的提升也具有重要意義。因此，對(duì)科技館科普展品檔案管理工作進(jìn)行探索與創(chuàng)新，以科學(xué)的態(tài)度和理念對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與完善非常重要

信息化社會(huì)的到來(lái)奠定了信息在社會(huì)發(fā)展中的重要地位。在信息時(shí)代，人們對(duì)信息的需求量進(jìn)一步增加，信息的獲取除了要及時(shí)、全面之外，還要合理、準(zhǔn)確。若想滿足人們的這一需求，需要我們將這些文字性、圖像性以及實(shí)物性的信息進(jìn)行科學(xué)、合理的保管，以此來(lái)供人們使用，這些信息組合起來(lái)構(gòu)成的資料就是所謂的科普展品檔案。作為科技館管理工作的重要組成部分，科普展品檔案的管理直接關(guān)系著科技館未來(lái)的長(zhǎng)足發(fā)展，因此，必須對(duì)其給予高度重視。

一、提高科普展品檔案管理意識(shí)

科普展品檔案管理水平的高低對(duì)科技館發(fā)展帶來(lái)的影響是毋庸置疑的。對(duì)于科普展品檔案管理工作而言，管理意識(shí)的提升有助于各項(xiàng)檔案管理工作的順利開(kāi)展，對(duì)整體管理水平的提升具有推動(dòng)意義。管理意識(shí)包含的內(nèi)容有很多，除了服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、檔案意識(shí)之外，還包括主動(dòng)意識(shí)和信息化管理意識(shí)。結(jié)合我國(guó)當(dāng)前科技館的現(xiàn)狀來(lái)看，提高科普展品檔案管理意識(shí)，可以從以下幾個(gè)方面著手：

1、增強(qiáng)科普人員的服務(wù)意識(shí)

服務(wù)意識(shí)是科普展品檔案管理者必須具備一項(xiàng)基本素養(yǎng)，管理者需要對(duì)文字、圖像、影像以及實(shí)物等多種形式的文件材料和物品進(jìn)行詳細(xì)搜集、整理、審核、歸檔，以此來(lái)為公眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在上述環(huán)節(jié)中，最重要的就是審核工作，管理者只有對(duì)文件材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，才能夠切實(shí)提高科普展品檔案的整體質(zhì)量。由此可見(jiàn)，為了促進(jìn)科技館建設(shè)的蓬勃發(fā)展，必須對(duì)檔案管理的方式和方法進(jìn)行不斷創(chuàng)新。

2、增強(qiáng)科普人員的檔案意識(shí)

將有價(jià)值的科普展品檔案進(jìn)行搜集、整理、審核、歸檔是當(dāng)前科技館工作人員的分內(nèi)工作，如果無(wú)法完成這一工作，那就是不稱(chēng)職。所以，作為科技館檔案管理者，必須要做到對(duì)科普展品檔案充分掌握，并且了解公眾的實(shí)際需求，有意識(shí)的為其提供所需服務(wù)，特別是要求科技館檔案管理者要將各類(lèi)科普材料的整理和歸檔作為自己的責(zé)任和義務(wù)，全身心的投入到工作中，努力做好展品檔案管理工作，為廣大群眾帶來(lái)方便。

3、增強(qiáng)科普檔案人員的主動(dòng)意識(shí)

檔案管理人員對(duì)工作的態(tài)度是積極還是消極，直接關(guān)系著科普展品檔案作用是否能夠充分發(fā)揮。所以，要求管理人員必須具有主動(dòng)意識(shí)，積極投入到檔案管理工作中，不斷創(chuàng)新和完善檔案管理手段和方法，最大限度提高檔案管理水平。為了達(dá)到這一目的，科技館應(yīng)鼓勵(lì)檔案人員積極參與到各類(lèi)科普展品活動(dòng)中，以此來(lái)了解和掌握更多的科普展品資料，為更好的開(kāi)展檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4、增強(qiáng)科普檔案人員的責(zé)任意識(shí)

科普檔案管理具有復(fù)雜性和系統(tǒng)性，需管理人員樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，時(shí)刻都以職業(yè)道德為工作原則，對(duì)各項(xiàng)管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，力求做到最好，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)促進(jìn)科普展品發(fā)展。這樣一來(lái)，與科普展品相關(guān)的檔案資料才會(huì)越來(lái)越豐富，進(jìn)而為科技館日后科普展品的開(kāi)發(fā)提供依據(jù)，更有利于推動(dòng)科技館的可持續(xù)發(fā)展。

5、增強(qiáng)信息化管理意識(shí)

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用給科普展品檔案管理水平的提升提供了平臺(tái)，一直以來(lái)，科普展品檔案信息化管理的改革都是科技館的一項(xiàng)重要內(nèi)容，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的探索與研究，科普展品檔案管理信息化已基本完成，大大提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，為了使信息化管理最大限度的發(fā)揮作用，增強(qiáng)管理人員信息化意識(shí)至關(guān)重要。管理人員除了要熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)和多媒體等先進(jìn)設(shè)備之外，還要將其與科普展品檔案管理工作有效融合，利用信息化手段提升檔案管理水平。

6、提高領(lǐng)導(dǎo)科普檔案管理意識(shí)

提高領(lǐng)導(dǎo)科普檔案管理意識(shí)也是意識(shí)提升的一項(xiàng)重要內(nèi)容?？破照蛊窓n案管理是開(kāi)展科普展品工作的基礎(chǔ)，若想做好此項(xiàng)工作，必須得到科技館領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的支持。因此，提高領(lǐng)導(dǎo)科普檔案管理意識(shí)同樣至關(guān)重要。領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)要針對(duì)科技館運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的實(shí)際情況，建立健全的科普檔案管理制度，注重對(duì)管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的引用。對(duì)于檔案管理而言，領(lǐng)導(dǎo)的重視不僅是工作順利開(kāi)展的保障，而且也是管理水平提升的根本。

二、建立健全科普展品檔案管理制度

任何一項(xiàng)管理工作都需要有健全的制度作為支撐，科普展品檔案管理也不例外。盡管當(dāng)前大部分科技館對(duì)科普展品檔案管理的重要性都有了充分的認(rèn)識(shí)，并且對(duì)管理制度的完善給予了高度重視，但仍然存在一些有待完善的地方。結(jié)合實(shí)際情況，完善工作可以從以下兩個(gè)方面著手：

首先，管理者要做好科普展品知識(shí)產(chǎn)權(quán)維護(hù)工作。近年來(lái)，科普展品知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，不僅給展品持有人造成了困擾，同時(shí)也影響了科技館的長(zhǎng)足發(fā)展。因此，做好產(chǎn)權(quán)維護(hù)工作至關(guān)重要。一方面，科普展品檔案管理者需要對(duì)館內(nèi)全部科普展品的相關(guān)檔案進(jìn)行整理、歸檔，展品采購(gòu)入館之后，檔案管理者要對(duì)其購(gòu)置方式進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，同時(shí)在日后工作中詳細(xì)記錄與展品相關(guān)的各類(lèi)信息。根據(jù)入館的先后順序?qū)φ蛊愤M(jìn)行編號(hào)，為了避免將展品弄混，引發(fā)知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題，檔案管理人員還要在此基礎(chǔ)上根據(jù)采購(gòu)地和持有人進(jìn)行二級(jí)科目的編號(hào)設(shè)置?？破照蛊吩谌腽^后如果存在位置移動(dòng)、壞損修補(bǔ)等情況，應(yīng)該檔案中進(jìn)行詳細(xì)記錄，并將其歸置到展品的檔案中。在展品離館之后，應(yīng)確保其不再送回科技館之后，再對(duì)與之相應(yīng)的檔案予以銷(xiāo)毀，如果又被送回的可能，則應(yīng)將檔案保留。此外，為了避免由于檔案丟失造成的產(chǎn)權(quán)問(wèn)題發(fā)生，檔案管理者需要將每個(gè)科普展品的檔案進(jìn)行備份，使科普展品能夠有據(jù)可查。另一方面，完善檔案管理負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任制度。每一個(gè)科技館都應(yīng)該設(shè)置科普展品檔案管理部門(mén)，并制定相應(yīng)的責(zé)任制度，每天都需要安排相應(yīng)的管理責(zé)任人，管理責(zé)任人需要做好分內(nèi)的各項(xiàng)管理工作，對(duì)由于檔案管理人員引起的問(wèn)題，要追究到具體的人，并根據(jù)具體情況給予相應(yīng)的懲罰。

其次，為了更好的為觀展人提供服務(wù)，使其更加詳細(xì)的了解展品信息。檔案管理人員需要盡可能多的收集與展品相關(guān)的資料信息，并對(duì)其進(jìn)行分析、整理，形成對(duì)展品全面、系統(tǒng)的介紹。同時(shí)要將這些資料作為附加檔案放在展品檔案中進(jìn)行有效保管。

三、加強(qiáng)科普展品檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

科普展品檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的高低對(duì)管理水平具有直接影響。在科技館飛速發(fā)展的今天，為了切實(shí)提高科普展品的檔案管理水平，建設(shè)一批具有高素質(zhì)、綜合能力強(qiáng)的管理工作隊(duì)伍勢(shì)在必行。結(jié)合我國(guó)當(dāng)前科技館科普展品檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，管理隊(duì)伍的建設(shè)應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：首先，要根據(jù)科普展品的不同類(lèi)型，培養(yǎng)與之相應(yīng)的管理隊(duì)伍，使每個(gè)檔案管理者的工作都有針對(duì)性和指向性，這樣更有利于管理效率和質(zhì)量的提升。其次，要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)工作開(kāi)展的形式有很多，比如說(shuō)，座談會(huì)、演講會(huì)、交流會(huì)等。為了使培訓(xùn)工作得以長(zhǎng)期、有效的開(kāi)展，應(yīng)該在不同類(lèi)型的管理隊(duì)伍中選擇綜合能力強(qiáng)的一人擔(dān)任隊(duì)長(zhǎng)，其主要職責(zé)就是定期組織本組人員開(kāi)展檔案管理工作的學(xué)習(xí)，同時(shí)對(duì)本階段管理工作開(kāi)展的現(xiàn)狀進(jìn)行分析、總結(jié)，進(jìn)而不斷實(shí)現(xiàn)自我提升，推動(dòng)檔案管理工作向著更好的方向發(fā)展。為了提高管理人員學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性，館內(nèi)可以建立健全的獎(jiǎng)懲機(jī)制，根據(jù)每組人員在某一階段的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)判，工作效率高的一組成員可獲得相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，反之，則給予相應(yīng)懲罰。這樣一來(lái)，檔案管理人員的積極性就會(huì)被充分調(diào)動(dòng)，進(jìn)而以更好的狀態(tài)投入到管理工作中，這對(duì)管理效率與質(zhì)量的提升是非常有利的。最后，科技館應(yīng)該加大對(duì)優(yōu)秀管理人才的吸納力度，從科技館可持續(xù)發(fā)展的角度出發(fā)，招賢納士，為科技館未來(lái)的長(zhǎng)足發(fā)展積累軟實(shí)力。

從本文的分析我們能夠看出，科普展品檔案管理是一項(xiàng)全面而又系統(tǒng)的工作，不僅需要管理人員樹(shù)立較強(qiáng)的管理意識(shí)，提升自身的綜合素質(zhì)，而且還要結(jié)合科技館運(yùn)營(yíng)的實(shí)際情況，制定科學(xué)、完善的管理制度。只有從上述幾個(gè)方面著手完善科普展品檔案的管理工作，才能夠切實(shí)提高檔案管理水平，為科技館的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(作者單位：延安科技館)